Neues Reisekostenrecht ab 2014 für ambulante Pflegedienste und Pflegekräfte

Neues Reisekostenrecht ab 2014 für ambulante Pflegedienste und Pflegekräfte

Agenda • Definitionen • Fahrtkosten • Verpflegungsmehraufwendungen • Übernachtungskosten • Fazit 1 2 3 4 5 Referent: Ivonne Beutler, StBin

Definitionen • Erste Tätigkeitsstätte • Erstmals Definition der regelmäßigen Arbeitsstätte im Gesetz § 9 Abs. 4 EStG • Alle ambulanten Pflegekräfte hatten bisher eine regelmäßige Arbeitsstätte dort, wo die Leitung ihren Sitz hat und somit der Austausch mit der Pflegedienstleitung bzw. den Kollegen stattfand und die Pflegedokumentation verrichtet wurde. • Definiert als: • ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten • Der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Referent: Ivonne Beutler, StBin

Definitionen • Erste Tätigkeitsstätte • dauerhafte Zuordnung: • die der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag festlegt (dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegungen) • fehlt eine Festlegung : • oder ist diese ungenau, erfolgt die Zuordnung nach quantitativen Kriterien: • Typischerweise arbeitstäglich oder • je Woche zwei volle Arbeitstage oder ein Drittel der vereinbarten Arbeitszeit, • und der Arbeitnehmer dort seine eigentliche Tätigkeit erbringt Referent: Ivonne Beutler, StBin

Definitionen • Erste Tätigkeitsstätte • Empfehlung: • Prüfung der Arbeitsverträge zum 01.01.2014 • Steuerrecht folgt der arbeitsvertraglichen Festlegung Bezüglich der Frage, ob eine ambulante Pflegekraft eine erste Tätigkeitsstätte hat, sind die Antworten auf zwei Fragen ausschlaggebend: • Hat der Arbeitgeber für die Pflegemitarbeiter eine bestimmte ortsfeste betriebliche Einrichtung dauerhaft als erste Tätigkeitsstätte arbeits – oder dienstrechtlich festgelegt? • Soll der Arbeitnehmer dauerhaft an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden? Referent: Ivonne Beutler, StBin

Fahrtkosten • bei Fahrten Wohnung und Arbeitsstätte (erste Tätigkeitsstätte) • Entfernungspauschale • wie bisher 0,30 € je vollen Entfernungskilometer • nicht steuerfrei erstattungsfähig aber • Erstattung + pauschale Besteuerung durch AG (15%) möglich • Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte, • auch anzuwenden bei Fahrten zu festgelegten Treff- oder Sammelpunkten • Statt Ansatz der Fahrtkosten Begrenzung auf Entfernungspauschale • Hinweis: • bis Veranlagungsjahr 2013 können nach der neuen BFH – Rechtsprechung 0,30 € pro gefahrenen Kilometer geltend gemacht werden Referent: Ivonne Beutler, StBin

Fahrtkosten • bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit • Ansatz in Höhe der tatsächlich entstanden Aufwendungen • Individueller Kilometersatz • abgeleitet aus den Gesamtkosten des jeweiligen Kfz für 12 Monate • Ansatz bis zur wesentlichen Änderung der Verhältnisse (Ablauf AfA-bzw. Leasingzeitraums) • Unterlagen sind zum Lohnkonto zu nehmen • Ersatzweise pauschale Kilometersätze, • Typisierend nach Art des benutzten Verkehrsmittels • Pkw wie bisher 0,30 € je Kilometer • Aufwendungen für laufenden Betrieb des Kfz abgegolten Referent: Ivonne Beutler, StBin

Fahrtkosten • Fahrtkosten / öffentliche Verkehrsmittel • Bahn, Bus, Taxi, Schiff, Flugzeug • Wahl der höheren Tarifklasse ist zulässig • Taxikosten, z. B. für Fahrt zum Bahnhof • Kosten für Mietwagen • Fahrpreis plus Zuschläge • Fahrkarten/Rechnungen sind als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren • es genügt auch, wenn sich aus anderen Unterlagen wie Hotelrechnungen, Korrespondenz die Auswärtstätigkeit ergibt • Fahrtkosten müssen dann geschätzt werden • Kosten Bahncardkönnen steuerfrei ersetzt werden, wenn dies im Ergebnis für AG günstiger ist Referent: Ivonne Beutler, StBin

Verpflegungsmehraufwendungen • Verpflegungsmehraufwendungen • Nur noch zweistufige Staffelung • Bei einer Abwesenheit von mind. 8 h: 12 € • Bei einer ganztägigen Abwesenheit: 24 € • Bei mehrtägigen Reisen: • An- und Rückreisetag 12 € • ohne Mindestabwesenheitszeit • Ausland: jeweiliger Länderpauschbetrag • 3 Monatsfrist bleibt grundsätzlich • Neubeginn bei Unterbrechung von „mindestens 4 Wochen“ • Greift laut Formulierung im Gesetz • Gesetzesbegründung besagt: auch bei Urlaub oder Krankheit Referent: Ivonne Beutler, StBin

Verpflegungsmehraufwand • Eintägige Auswärtstätigkeit • Haben die ambulanten Pflegekräfte keine erste Tätigkeitsstätte, liegt an jedem Arbeitstag eine eintägige Auswärtstätigkeit vor. • Bei Abwesenheit von mehr als acht Stunden kann der Arbeitgeber einen Pauschbetrag von 12 € steuerfrei an die betroffenen Arbeitnehmer auszahlen. • Zahlt der Arbeitgeber grundsätzlich keine Verpflegungspauschalen an die Pflegekräfte, können die Arbeitnehmer diese als Werbungskosten ansetzen. Referent: Ivonne Beutler, StBin

Verpflegungsmehraufwand • Beispiele • Eine ambulante Pflegekraft hat eine Vollzeitbeschäftigung. • Arbeitstage 250 Tage • Urlaubstage 30 Tage • Krankheitstage 16 Tage • Tage der Auswärtstätigkeit 204 Tage • Maximale Pauschale 12 € x 204 Tage = 2.448 € Referent: Ivonne Beutler, StBin

Verpflegungsmehraufwand • Dienstreise: • Der Arbeitnehmer A ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie am Zwischentag ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitnehmer A erhält vom Arbeitgeber keine weiteren Reisekostenerstattungen Referent: Ivonne Beutler, StBin

Übernachtungskosten • Übernachtungskosten • tatsächliche Aufwendungen für eine Unterkunft als WK • AG kann anstelle der tatsächlichen Kosten ohne Nachweis folgende Pauschalen steuerfrei erstatten (LStR 9.7 Abs. 3) : • Im Inland 20 € je Übernachtung • Im Ausland ausgehend von den Pauschalen laut Ländertabelle • bei privater Mitnahme von Personen, nur die Aufwendungen, die bei alleiniger Nutzung angefallen wären abzugs- bzw. erstattungsfähig • Zeitliche Begrenzung: • 48 Monate, danach nur Höchstbetrag für doppelte Haushaltsführung • nach 48 Monaten im Inland höchstens 1.000 € im Monat • Zeit beginnt neu nach Unterbrechung von mindestens 6 Monaten Referent: Ivonne Beutler, StBin

Übernachtungskosten • Übernachtungskosten • Beispiel private Mitnahme von Personen: • Der Arbeitnehmer wird auf einer einwöchigen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit von seinem nicht berufstätigen Ehegatten begleitet. Die Übernachtungskosten für das Doppelzimmer betragen 120 € für zwei Personen. Die Kosten für das Einzelzimmer hätten 100 € betragen. Die Übernachtungskosten sind nur i. H. der Kosten für ein Einzelzimmer (100 €) beruflich veranlasst. Referent: Ivonne Beutler, StBin

Fazit • Reisekostenreform bringt finanzielle Vorteile für ambulante Pflegedienste bzw. ihre Arbeitnehmer • Wesentliche Neuerung: • Ambulante Pflegekräfte haben in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte und sind damit auswärts tätig. • Reisekosten können vom Arbeitgeber steuer – und sozialversicherungsfrei ausgezahlt oder vom Arbeitnehmer im Rahmen der persönlichen Veranlagung als Werbungskosten geltend gemacht werden. • Im Wesentlichen handelt es sich um die Verpflegungspauschalen bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden. Referent: Ivonne Beutler, StBin

Erstattungen durch Arbeitgeber • Rechtsgrundlage • § 3 Nr. 16 EStG • Steuerfreier Arbeitgeberersatz/ Werbungskostenabzug möglich für • Fahrtkosten • Mehraufwendungen für Verpflegung • Übernachtungskosten • Reisenebenkosten • Nicht erstattungsfähig • Aufwendungen für Bekleidung, Koffer u.a. Reiseausrüstung, selbst wenn diese Gegenstände nur für die Auswärtstätigkeit angeschafft wurden Referent: Ivonne Beutler, StBin

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