AMUE 29 MARS 2004 Présentation détaillée du module de réinscription et de consultation à distance

1. AMUE 29 MARS 2004 Présentation détaillée du module de réinscription et de consultation à distance Christiane Nantier, Jean-Christophe Leblanc, Thierry Pailhas, AMUE M. Joseph Elie, Informaticien, Université de Rouen M. Anthony Nutten, Informaticien, Université de Lille 3

2. Plan • Présentation générale du domaine • Préalables à l’exploitation du domaine • Préparation fonctionnelle • Préparation technique • Le module de réinscription • Le module de consultation • Conclusion : la liste apoweb • Questions / Réponses

3. S Apogée : Séminaire détaillé : réinscription par le Web 1ère partie : Présentation générale du domaine

4. Introduction - Migration du domaine de réinscription télématique vers une technologie web- Fonctionnalités offertes du module web identiques à celle de la télématique (hors consultation des IA)

5. Le module Web Apogee Regroupe :- un outil de réinscription administrative pour les étudiants s’étant déjà inscrit dans l’établissement, une ou plusieurs années auparavant. - un outil de consultation des IA pour l’année en cours

6. S Apogée : Séminaire détaillé : réinscription par le Web L’outil de réinscription

7. Périmètre Cet outil permet : - la réinscription administrative d’un étudiant (avec ou sans paiement par CB). - la gestion des demandes de pièces justificatives aux étudiants à la suite de leur réinscription- l’édition du récapitulatif des informations saisies par l‘étudiant- l’envoi d’un message électronique de confirmation de la demande de réinscription à l’étudiant à l ‘adresse précisée par l’étudiant.

8. S Apogée : Séminaire détaillé : réinscription par le Web L’outil de consultationdes données de l’IA

9. Périmètre Cet outil permet pour tous les étudiants inscrits administrativement :- la consultation (résumé ou détail)des informations relatives à leur IA s’ils ont une IAE en cours pour l’année universitaire ouverte dans Apogée. - la demande d’édition (résumé ou détail) de cette IA

10. S Apogée : Séminaire détaillé : réinscription par le Web 2ème partie : Préalables à l’exploitation du domaine

11. Préalables • L’application livrée n’est pas « prête à l’emploi ». L’établissement doit mener des opérations spécifiques : • Préalables organisationnels :personnalisation du module web (personnaliser les libellés affichés) et préparation de la campagne de réinscription (Paramétrage du référentiel Accès à distance + création du contenu des pages d’aide du module Web) • Pré-requis techniques : installation du module et intégration dans le site web existant

12. Accès à distance Composition du module Web L’outil de réinscription et de consultation est composé : - du référentiel Accès à distance (ex Télématique) utilisé pour préparer la campagne d’inscription par le web- du module web permettant la réinscription et la consultation à distance par les étudiants. Son interface visuelle est personnalisable par les établissements.

13. S Apogée : Séminaire détaillé : réinscription par le Web Préalables organisationnels

14. Préalables organisationnels La campagne de réinscription doit être préparée.Il s’agit : - de préciser les conditions d’accès à une VET (dans la SE) + définir les correspondances entre VETs (cas des doublants cadre du LMD)-depuis le domaine Accès à distance (ex télématique): - de définir pour chaque Centre de Gestion (CGE) les étapes concernées par l’inscription à distance - de dresser la liste des pièces justificatives à fournir par les étudiants - éventuellement, de saisir des laissez-passer d’inscription à certains étudiants Acteurs concernés : les services de scolarité

15. S Apogée : Séminaire détaillé : réinscription par le Web Paramétrage duréférentiel

16. Paramétrage du référentiel - Paramétrage depuis le domaine « Accès à distance » (ex Télématique), par le menu « Inscription Web »- Menu visible si la variable applicative TEM_WEB est positionnée à « O » 

17. Paramétrage du référentiel - Les données du référentiel « Accès à distance »  sont un sous-ensemble des données du référentiel Apogée.- Toute modification du référentiel se répercute donc immédiatement au référentiel « Accès à distance »- Une typologie d’inscription est accessible à l’étudiant lors de sa réinscription à distance si elle a été déclarée comme telle dans les tables de référence et dans l’écran de gestion des CGE et des VET associées

18. S Apogée : Séminaire détaillé : réinscription / consultation par le Web Les tables de référence

19. Les tables de référence : principes communs - Les données des tables de référence ne sont pas modifiables (en ajout, suppression, mises Hors Service…) au niveau du référentiel Accès à distance - 1 table deréférence = 1 question posée à l’étudiant lors de sa réinscription

20. Les tables de référence : principes communs - Le témoin AD (Accès à distance) désigne les données affichées dans l’écran web- Une donnée de la table de référence sera affichée sur le web si elle est en service et que son témoin AD est coché Le témoin AD d’une donnée ajoutée dans le référentiel est par défaut décoché!

21. Les tables de référence : principes communs - Le témoin PC (Prise en compte) indique si la nomenclature permet à l’étudiant la réinscription par le web

22. Les tables de référence : principes communs - Le libellé web associé à une valeur correspond au libelléaffiché dans les écrans web- N° d’ordre (facultatif) : si renseigné, indique l’ordre d’affichage des valeurs dans les écrans web; sinon, les valeurs sont affichées triées par ordre alphabétique du libellé web- Témoin ES (en service) : précise la mise en service de la valeur. Non modifiable.

23. Impacts des mises à jour des libellés web La modification du libellé web associé à une valeur du référentiel a un impact sur la taille de la boîte déroulante dans les écrans web. La taille de la boîte s’ajuste sur la taille du libellé le plus long.=> Tests afin de vous assurer que l’ergonomie générale de l’écran après les modifications est satisfaisante!

24. Impacts des mises à jour des libellés web Exemple : - Avant modification du libellé web d’une valeur- Après modification du libellé web d’une valeur : la LOV déroulante, après s’être agrandie au maximum à droite, s’élargit à gauche en réduisant la place occupée par le libellé de la question.

25. Nomenclatures gérées par les tables de référence • Individu - Profession- Financement- Établissement- Situation individu- Sécurité sociale- Enseignement- Échange international

26. S Apogée : Séminaire détaillé : réinscription / consultation par le Web Les CGE à distance

27. Définition des caractéristiques des CGE à distance • Écran CGE / VET- Témoin CGE à distance : détermine si le CGE est habilité à recevoir des inscriptions par le web

28. Définition des caractéristiques des CGE à distance • Gère les VET rattachées au CGE à distance ouvertes à la réinscription par le web- Le lien VET / CGE doit avoir été effectué au préalable dans le domaine SE- 1 VET = 1 CGE à distance à déterminer (même si au niveau SE, la VET a été liée à n CGE)

29. Définition des caractéristiques des CGE à distance • Une VET est proposable à la réinscription par le web si: - elle est rattachée à un CGE à distance (témoin « Cge à distance » coché) - le témoin « AD » est coché pour ce CGE - la date de réinscription de l’étudiant est comprise entre les dates Début / Fin (AD, Ecran CGE/VET) • La mise à jour de ces données étant réalisée en simultané sur le web, décocher d’abord le témoin « Cgeà distance » avant de mettre à jour les VET ouvertes aux inscriptions par le web, puis cocher de nouveau le témoin « Cge à distance ». Les mises à jour doivent être effectuées en dehors des heures d’inscriptions.

30. S Apogée : Séminaire détaillé : réinscription / consultation par le Web Généralités sur le paiement par le Web

31. Paiement par le web • Se fait exclusivement par un mode de paiement CB- Paramétré au niveau: - établissement : fonction de la règle de Gestion TE01 du référentiel Accès à distance: - variante 1 : le paiement web est autorisé(un mode de paiement web doit alors être défini) - variante 2 : le paiement web est interdit - Centre de Gestion : oblige/permet/interdit le paiement par CB [Écran CGE/VET]- La RG TE01 est prioritaire / paramétrage du CGE- Possibilité de déporter la partie paiement en ligne auprès d’un site de paiement partenaire

32. S Apogée : Séminaire détaillé : réinscription / consultation par le Web Les règles de gestion

33. Les règles de gestion • S’appliquent au niveau Établissement- Témoin A : indique si la RG est activée- Témoin D : indique que la RG peut être désactivée- Plusieurs variantes possible, possibilité de saisir des valeurs de paramètres

34. La règle de gestion : TE01 • Autorise / interdit pour l’établissement, le paiement à distance par carte bancaire- Si paramétrée à 1, le paiement à distance est autorisé sous réserve que dans le référentiel, un mode de paiement Carte Bancaire existe - Si paramétrée à 2, le paiement à distance est interdit

35. La règle de gestion : TE01 - Un seul mode de paiement de type Carte Bancaire peut être défini : témoin Web coché [menu Établissement / Données spécifiques / Mode de paiement]- Cas d’un paiement externe: définir un mode de paiement spécifique (témoin carte et libellé non cochés)

36. La règle de gestion : TE02 Rappel : un étudiant doit avoir eu au moins une inscription administrative dans l’établissement sous Apogée pour pouvoir être réinscrit par le web- Si la règle TE02 est active (témoin A coché), le nombre d’années universitaires antérieures au cours desquelles la dernière inscription de l’étudiant est recherchée doit-être précisée en paramètre 1- Si la règle TE02 est inactive (témoin A décoché), aucun contrôle dans le temps ne sera effectué.

37. La règle de gestion : TE03 • La réinscription par le web d’un étudiant ayant déjà une IAen attente de paiement (effectuée par le domaine IA ou à distance) et dépendant d’un CGE à distance peut-être paramétrée: • variante 1 : autorise la réinscription par le web à l’ étudiant; l’ancienne inscription en attente de paiement sera alors annulée • variante 2 : interdit la réinscription par le web à l’ étudiant

38. La règle de gestion : TE04 • variante 1, le statut de l’étudiant est: - initialisé avec la valeur « Etudiant » - modifiable par l’étudiant avec comme valeurs possibles, les statuts dont le témoin « AD » est coché • variante 2, le statut de l’étudiant est: - initialisé avec la valeur du paramètre 1 - pas affiché sur le web - non modifiable

39. La règle de gestion : TE05 • variante 1, si le profilcalculé de l’étudiant est « Normal », il est: - affiché sur le web - modifiable par l’étudiant avec comme valeurs possibles, l’un des profils dont le témoin « AD » est coché • variante 2, le profil de l’étudiant est: - calculé - pas affiché sur le web - non modifiable

40. La règle de gestion : TE06 Cette règle permet de déterminer un nombre de VET maximum auxquelles l’étudiant peut s’inscrire par le web- Si la règle est active (témoin A coché), le nombre maximum de VET doit être indiqué par l’établissement en paramètre 1- Si la règle est inactive (témoin A décoché), aucun contrôle ne sera effectué. L’étudiant peut donc s’inscrire à autant de VET proposées qu’il le souhaite Cette RG est prioritaire à la règle « Centre de Gestion » qui indique un nombre de VET maximum auxquelles l’étudiant peut s’inscrire par le web pour 1 CGE donné!

41. La règle de gestion : TE07 • variante 1, la situation sociale de l’étudiant est: - initialisé avec la valeur « Normale » - modifiable avec comme valeurs possible, des situations sociales dont le témoin « AD » est coché (sauf valeur Boursier) • variante 2, la situation sociale de l’étudiant est: - initialisée avec la valeur « Normale » - pas affiché sur le web - pas modifiable

42. La règle de gestion : TE08 En fonction de l’état d’avancement de délibération des VET (différent de T[erminé]), la liste des VET proposées à l’étudiant peut ne pas être complète. - Si la règle est active (témoin A coché), affichage d’un écran web à l’étudiant lui précisant que tous ses résultats ne sont pas disponibles le jour de sa réinscription - Si la règle est inactive (témoin A décoché) : pas d’affichage du message ci-dessus.

43. La règle de gestion : TE09 Permet de proposer ou non un changement de filière à l’étudiant.- active (témoin A coché) : le changement de filière est proposé - inactive (témoin A décoché) : le changement de filière n’est pas proposé

44. La règle de gestion : TE10 Cette règle rend obligatoire ou non la saisie d’une assurance responsabilité civile pendant la réinscription par le web:- Si la règle est active (témoin A coché), la saisie est obligatoire- Si la règle est inactive (témoin A décoché), la saisie n’est pas demandée

45. La règle de gestion : TE11 Cette règle permet à l’établissement de choisir le niveau d’accès à l’application de consultation par le web par l’étudiant: -paramétrée à 1 : pas de consultation possible des IA- paramétrée à 2 : consultation de l’IA en mode résumé - paramétrée à 3 : consultation des IA en mode résumé et détail

46. La règle de gestion : TE12 Cette règle permet à l’établissement de choisir de permettre ou non l’envoi d’un message électronique de confirmation de fin de réinscription à l’étudiant: - active (Témoin A coché) : l’étudiant doit saisir une adresse électronique et le bouton Envoyer est disponible. - inactive (Témoin A décoché) : pas affichage du bloc d’envoi d’un message de confirmation dans l’écran de fin de l’inscription.

47. La règle de gestion : TE13 Cette règle indique le montant maximum des paiements CB Web: - active (Témoin A coché): paramètre 1: valeur du montant maximum accepté. - inactive (Témoin A décoché): pas de contrôle

48. S Apogée : Séminaire détaillé : réinscription / consultation par le Web Les pièces justificatives

49. Les pièces justificatives L’établissement peut paramétrer la production par l’étudiant de pièces justificatives en fonction de ses caractéristiques (ex: nationalité) et de son inscription. La demande des pièces justificatives s’effectue dans l’écran web de fin de réinscription.La définition des PJ se fait au travers de 2 écrans du référentiel à distance :- Ecran « Pièce justificative »- Ecran « Demande de pièces justificatives par motif »

50. Les pièces justificatives - Ecran « Pièce justificative » : permet de définir les PJ qui peuvent être demandées à l’étudiant lors de son IA par le web