Outlook_03 - Freigabe von Postfächern für Kollegen

1. Möglichkeiten in Outlook Kollegen Teile eines Postfaches freizugeben (zur Ansicht, Urlaubsvertretung, …). Outlook_03 - Freigabe von Postfächern für Kollegen

2. Über den Menüpunkt [Extras] Über das Kontextmenü [Freigabe] Möglichkeiten des Zugriffes

3. Über den Menüpunkt [Extras] (Gilt für den PC, wo die Freigabe erfolgen soll) Über die Auswahl des Menüpunkt [Extras] [Optionen] und Wahl der Registerkarte [Stellvertretung] können Sie eine Person als Stellvertreter bestimmen. Bei [Hinzufügen] stellt Outlook das Adressbuch bereit, aus dem Sie den Ihren Stellvertreter auswählen können. Wenn Sie den Benutzer ausgewählt haben, können Sie ihm die Rechte in drei Stufen zuordnen und festlegen, ob er eine Zusammenfassung bekommt (empfehlenswert) oder auch privat gekennzeichnete Einträge einsehen kann.

4. Über den Menüpunkt [Extras] Der Benutzer bekommt, falls Sie die Option [Automatische Zusammenfassung…] aktiviert haben, in etwa folgende Mail: Ich habe Ihnen für meine Ordner die folgenden Berechtigungen erteilt: Kalender: Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern) Aufgaben: Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern) Posteingang: Stufe 2 (Elemente lesen und erstellen) Kontakte: Stufe 1 (Elemente lesen) Notizen: Keine Journal: Keine Um Ordner zu öffnen, für die Sie Zugriffsberechtigungen besitzen, zeigen Sie im Menü "Datei" auf "Öffnen", und klicken Sie dann auf "Ordner eines anderen Benutzers". Bei den meisten Ordnertypen können Sie auch im Navigationsbereich auf "Freigegebenen <Ordnertyp> öffnen" klicken, zum Beispiel im Kalendermodul auf "Freigegebenen Kalender öffnen". Sie werden auch Kopien der an mich gesendeten Besprechungsanfragen erhalten und diese in meinem Auftrag beantworten können.

5. Nun kann der Stellvertreter von seinem PC aus, auf die freige-gebenen Daten zugreifen, wenn er wie in der Mail beschrieben, über [Datei] [Öffnen] den Punkt [Ordner eines anderen Benutzers …] auswählt: Über den Menüpunkt [Extras] Bemerkung: Damit kann der Stellvertreter in Ihrem Posteingang bzw. den weiteren freige-gebenen Ordnern nachschauen. Diese ist aber nur solange sichtbar, bis er wieder in der Navigationsansicht auf den Posteingang klickt. Denn Aufruf über [Datei] [Öffnen] muss man immer wiederholen, um nachzuschauen, ob neue Post vorliegt, da es nicht Navigationsbereich angezeigt wird. Die Antworten und Weiterleitungen geschehen in Ihrem Namen (was ich bedenklich finde). Allerdings geht die Einrichtung einfach und schnell.

6. Über diese Möglichkeit kann man das Postfach und die Ordner im Navigationsbereich anzeigen lassen und die Rechte noch mehr differenzieren. Dies ist ein etwas höherer Aufwand, mit dem man mehr Einstellungen vornehmen kann. Damit man das Postfach im Navigationsbereich anzeigen lassen kann, muss als Erstes das Postfach an sich freigegeben werden. Danach folgen der Posteingang bzw. die Ordner und Bereiche für die Freigaben vorgesehen sind. Diese müssen alle einzeln freigegeben werden. Man erreicht die Freigabe über das Kontextmenü des entsprechenden Postfaches, indem man [Freigeben ….] wählt. Über das Kontextmenü [Freigabe]

7. In der Registerkarte [Berechtigungen] kann man beim [Hinzufügen …] das Adressbuch von Outlook nutzen, um z. B. Ihren Stellvertreter oder berechtigte Personen auswählt. Für die Navigationsbereichsfreigabe reicht die [Berechtigungsstufe:] Stufe 1. Natürlich können Sie individuell andere Optionen wählen. Über das Kontextmenü [Freigabe] In einem weiteren Schritt wiederholt man das Vorgehen, diesmal im Kontext mit dem Posteingang oder anderen freizugebende Bereichen bzw. Ordner. Auch hier genügte die Stufe 1 für den Stellvertreter.

8. Nun muss man noch das Konto mit seinen Eigenschaften im Navigationsbereich des Rechners vom Stellvertreter oder denjenigen der darauf zu greifen soll, hinzufügen. Auf dem Rechner des Stellvertreters kann man im Menü [Extras] die [E-Mail-Konten …] auswählen, um [Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten] zu können. In den Exchange Servereinstellungen nutzen wir die [Weiteren Einstellungen]. In der Registerkarte [Erweitert] fügen wir das Konto des zu vertretenden Benutzers ein. Über das Kontextmenü [Freigabe]

9. Bemerkung: Damit kann der Stellvertreter in Ihrem Posteingang bzw. den weiteren freigegebenen Ordnern nachschauen. Diese ist in der Navigationsansicht sichtbar und informiert dadurch unter anderem auch über neue Posteingänge. Die Antworten und Weiterleitungen geschehen in Namen des Stellvertreters, Ihren Name bzw. Adresse zu benutzen ist unzulässig. Die Einrichtung ist etwas aufwendiger, da auch Einstellungen auf Nutzer PC des Vertretenden geändert werden. Über das Kontextmenü [Freigabe]