Implementando IBSTracker Start-Up de IBSTracker OVERVIEW

1. Implementando IBSTracker Start-Up de IBSTracker OVERVIEW IBSolution – Impressão Controlada www.ibsolution.com.br Fone: 11 3877-0047

2. Agenda do Start-Up Parabens, sua empresa adquiriu o IBSTracker, esse é o nosso Start-Up e vamos conhecer nossa agenda nos próximos 3 dias 1 Overview para todos os envolvidos no uso do produto Treinamento para area técnica de instalação de Client´s 2 Treinamento para area de Logística Treinamento para área técnica interna 3 Treinamento para área Financeira e de medições de Contadores Agenda livre para duvidas, instalações e/ou customizações necessárias Todo o material será disponibilizado eletronicamente para as pessoas envolvidas no treinamento Page 2

3. Benefícios Diretos 4 Motivos que fizeram sua empresa aderir ao IBSTracker 1 Gerar alertas técnicos para seu departamento técnico de campo e interno 2 Gerar relatórios de faturamento na data de corte 3 Proteger seu cliente pois quando alguém colocar uma máquina na rede voce saberá e poderá agir 4 Totalmente em Background, invisível e transparente ao cliente Page 3

4. Técnico Estoque Vendas Faturamento Integração Administrativo Como Processo pode Melhorar ? Quais Departamentos o IBSTracker afeta e pode ajudar ? Equipamentos enviam alertas por e-mail para seu departamento técnico interno e de campo O envio de alertas fornece a sua empresa pró-atividade e redução de deslocamentos desnecessários Com a integração com seu ERP sua empresa mais controlada e custos mais enxutos Equipamentos enviam alertas de trocas de toner com contadores para programação de envio e medição de rendimento Equipamentos enviam contadores físicos por email automatizando proessos e o produto disponibiliza relatórios Page 4

5. Aumentar a Receita do seu Projeto de Outsourcing. Reduzir custos operacionais e despesas redundantes Oferecer pró-atividade para seus clientes Atendimento de SLA controlado Melhorar controle de estoques Eliminar visitas desnecessárias no campo Apresentar uso da tecnologia para seus clientes Reduzir tempo de faturamento -> $$ em caixa mais rápido e eficiente Eliminar erro humano para fechamentos e levantamento de contadores Entre outros benefícios, ex. Diminuição de chamados técnicos Conceito de IBSTracker Por que Gerenciar Dispositivos alocados em clientes remotamente ?? Page 5

6. Ciclo do IBSTracker Como é o dia-a-dia do Gerenciador em seu cliente Captura via SNMP equipamentos instalados, novos equipamentos, trocas de equipamentos e etc. Alertas de manutenção, troca de toner, atolamentos e etc. TEMPO REAL Busca de novos equipamentos Alertas Faturamento Varreduras Relatórios de faturamento de equipamentos para gerar NF para o cliente Atividade de atualização 10-12 vezes ao dia para gerar menos trafego de rede no cliente e captura de dados Page 6

7. Conceito de IBSTracker Por que Gerenciar Dispositivos alocados em clientes remotamente ?? Definição: Rastreia a rede dos clientes do parceiro, encontra os dispositivos de impressão, mapeia e coleta informações em periodos agendados. IBSTracker DataBase Servidor Seguro Dedicado Backup 12 horas SLA 2 horas Totalmente protegido Full 4mb banda SQL Server Redundância EUA - Utah HOSTING UOL IBSTracker Server IBSTracker Web Services https / ssl IBSTracker Cliente https / ssl IBSTracker Admin IBSTracker DataBase Local Page 7

8. Conceito de IBSTracker Por que Gerenciar Dispositivos alocados em clientes remotamente ?? Rejeição do Cliente a enviar informações: Explique o conceito de segurança apresentado. O mesmo que os bancos utilizam Somente os dados dos dispositivos trafegam. Nenhum, absolutamente nenhum dado do usuário ou do que foi impresso é trafegado Não peça, apresente o novo modelo tecnológico Caso tenha que pedir: Ex: ...Estaremos implantando um novo sistema para coleta de informações e tudo a partir de agora será automático. Caso tenha que dar explicações, mostre estes slides Page 8

9. Conceito de IBSTracker O que o IBSTracker Client faz ? Descobre dispositivos de impressão, Coleta informações, gera alertas e envia para o IBSTracker Web Services conforme agendado • Descobre dispositivos de impressão através de um Range de IP configurado no software • Coleta informações dentro do periodo agendado dos dispositivos que ter que ter informações coletadas • Verifica o status dos dispositivos dentro da periodicidade especificada • Alerta quando o toner estiver abaixo de um dado limite • Verifica o status do toner (sempre que o dispositivo permitir) e notifica quando o toner foi trocado antes do tempo • Sincroniza tudo que foi feito com o IBSTracker web services IBSTracker Cliente Page 9

10. Conceito de IBSTracker O que é coletado pelo IBSTracker Definição: Abaixo os itens coletados pelo IBSTracker Cliente (alguns modelos de equipamentos não oferecem todas as informações) IBSTracker Cliente Nome – nome do dispositivo. Modelo – modelo da impressora. Número de Série – número de série da impressora. Servidor de Impressão – Impressora é local ou de rede. Total de páginas impressas Total de páginas coloridas impressas Total de cópias Total de cópias coloridas Total de impressões (fax-copia-impressões) Total de impressões cor fax-(copia-impressões) Faxes – total de faxes impressos pela multifuncional. Scans – número de páginas escaneadas. Nível do Toner – porcentagem disponível do toner Localização – localização da impressora. Notas – alguma informação sobre o dispositivo. Page 10

11. Conceito de IBSTracker O que é ALERTADO pelo IBSTracker Definição: Abaixo os itens que podem ser monitorados pelo IBSTracker Cliente (alguns modelos de equipamentos não oferecem todas as opções) IBSTracker Cliente Não encontrada Atolamento Papel Porta Aberta Offline Sem Papel Toner baixo Sem toner Serviço Requisitado Bandeja de entrada vazia Bandeja de saida cheia Sem bandeja de entrada Sem bandeja de saída Outros códigos de erro PCR (Troca prematura de cartucho) Page 11

12. Conceito de IBSTracker IBSTracker Admin Definição: É o módulo que configura a usabilidade do produto e mostra as informações integradas dos clientes do parceiro IBSTracker DataBase • Consultas • Visualizar quantidade de dispositivos em rede e locais do cliente •  Consultar contadores de todas os dispositivos de todos os clients •  Consultar contadores baseado em range de data de início e data final (gerado automaticamente uma média por período) •  Consultar alertas de serviços • Deve ser utilizado por: FINANCEIRO, AREA TÉCNICA e LOGISTICA IBSTracker Server IBSTracker Web Services IBSTracker Admin IBSTracker DataBase Local Page 12

13. Tipos de Gerenciamento de Dispositivos Existem soluções para departamento de vendas, técnico, faturamento e estoque Vendas Técnico, Faturamento e Estoque • Ferramenta para desenvolver novos clientes • Levantamento de dados preciso e rápido • Projetos mais enxutos e rentáveis • Email de problemas que o equipamento apresentar, incluindo problemas mai técnicos com códigos. O suporte interno pode internvir e sanar o problema remotamente sem abrir chamado • Relatórios de contadores já com ( atual menos o anterior ) • Email de toda troca de toner e peças com contadores, possibilidade de gerenciar estoque e ainda medir duração de insumos Page 13

14. Perguntas sobre o IBSTracker Perguntas Frequentes sobre Gerenciamento de Dispositivos Quais medidores o IBSTracker pode coletar ?? • O IBSTracker pode coletar contadores de equipamentos conectados em rede através do protocolo SNMP ( Simple Network Management Protocol ) O IBSTracker separa contadores de Cópias, Fax, Scanner e Impressão ?? • Depende. Alguns equipamentos, através de sua MIB ( caixa preta de cada fabricante ) fornecem informações separadamente e outros equipamentos fornecem as informações conjuntas. Essa é uma limitação do fabricante O IBSTracker pode coletar contadores de impressoras locais ( USB e paralela ) ?? • SIM, através de um client instalado na estação é possível gerenciar também impressoras localmente conectadas como USB, Paralela e IP Page 14

15. Perguntas sobre o IBSTracker Perguntas Frequentes sobre Gerenciamento de Dispositivos O IBSTracker pode coletar informações de localidades remotas ?? • Sim. Se houver conectividada na rede ele pode controlar equipamentos em outros locais, se não houver, basta instalar um client na outra rede para que ele possa gerenciar os dispostivos Como o IBSTracker envia os dados?? É seguro ?? • O IBSTracker envia os dados através de um client para um WebServer e utiliza HTTPS ( porta 443 ) portanto 100% seguro, mesma porta utilizada para transações bancárias e compras na internet de forma segura Posso excluir ou adicionar equipamentos pelo admin? • SIM, pelo Admin voce pode incluir equipamentos ou remove-los do controle do IBStracker sem ter de ir ao cliente Page 15

16. Perguntas sobre o IBSTracker Perguntas Frequentes sobre Gerenciamento de Dispositivos Como faço para meu cliente e/ou meus funcionarios alocados não alterem nada ?? • Como o IBSTracker funciona em Background ele fica transparente ao cliente, suas principais funções rodam a noite e são protegidas por senha Em quais sistemas posso integrar ?? • Em qualquer sistema. O IBSTracker tem como base fornecer informações seguras mas de forma simples para que o cliente possa integrar em seu ERP utilizando arquivos XML ( fale com seu desenvolvedor de ERP, ele saberá ) A IBSolution tem algum painel de visualização • SIM. Estamos Desenvolvendo uma interface tanto para revenda quanto para o cliente visualizar de forma amigável os relatórios de contadores e alertas técnicos que os equipamentos enviem. É um módulo adicional pois nem sempre é necessário uma vez que os clientes possuem seus ERP´s e preferem integrar Page 16

17. Perguntas sobre o IBSTracker Perguntas Frequentes sobre Gerenciamento de Dispositivos Qual a diferença entre o IBSTracker e um software de bilhetagem ?? • O software de bilhetagem gera relatórios gerenciais para tomada de decisão como implementar cotas, proibir uso de recursos coloridos, fornecer relatórios de sustentabilidade porém não nos da volumes de cópias com aferição adequada e quando pode fornecer pois existem módulos adicionais para incluir cópias em softwares de bilhetagem e normalmente são caros, como ainda dependem de linguagem é normal um software de bilhetagem ter erros entre 3 %e 6% e ainda sem a cópia fica impossível realizar o faturamento através dele, nesse caso o gerenciador é a solução de gerenciamento do dispositivo, portanto, pode ser utilizado em conjunto com qualquer software de bilhetagem e ainda trazer facilidade em medir as 2 soluções sendo que o gerenciador fornece contadores físicos, totalmente seguros para realizar seus faturamentos eletrônicamente Page 17

18. Passos para Implementar IBSTracker • Passo 1 – Levantamento da situação atual • Quantos clientes existem • Quantos equipamentos existem por cliente • Como é feito hoje a coleta de contadores com os clientes • Passo 2 – Levantamento da situação atual • Quais as marcas e modelos dos equipamentos utilizados • Checar e se necessário testar a conformidade dos equipamentos com o IBSTracker • Montar plano alternativo para os equipamentos que o IBSTracker não coleta informações • Passo 3 – Implantação e Treinamento no Parceiro • O parceiro nomeia o técnico responsável e as demais pessoas que farão o treinamento no IBSTracker Cliente e Admin. • O módulo administrativo e eventualmente o banco de dados local são instalados • Definir como os alertas serão utilizados, os níveis de toner e o PCR • Utiliza-se a estrutura de rede e os dispositivos instalados no parceiro para o “shake-down” apronto final. • IMPORTANTE DEFINIR AS PESSOAS QUE IRÃO UTILIZAR E PARTICIPARÃO DO START-UP e QUEM DARA O SUPORTE DE 1º. NIVEL INTERNO Page 18

19. Passos para Implementar IBSTracker • Passo 4 – Implantação em Cliente(s) teste • O parceiro nomeia os clientes teste e envia seus técnicos para a instalação do IBSTracker Cliente no cliente. Caso seja necessário irá acompanhado por um especialista da IBSolution • Com este passo executado todas as dúvidas em relação ao produto, seus aspectos de segurança, transmissão de dados e funcionalidade estarão resolvidos. • Passo 5 – Implantação do IBSTracker Geral • Montar o cronograma para a implantação definindo a data de encerramento da implementação nos clientes • Preparar o anúncio para os clientes • Enviar anúncio para os clientes • Iniciar a implementação nos clientes Page 19

20. Anunciar a seus clientes IBSTracker É importante anunciar a seus clientes pois mostra sua pró-atividade Prezado Cliente A XYZ tem o prazer de anunciar a implantação de novas tecnologias de coleta de informações e geração de alertas para seu parque de impressoras e multi-funcionais. Esta nova tecnologia irá coletar automaticamente e diariamente os contadores dos equipamentos, eliminando assim a necessidade de ligações para seu departamento ou a ida de um técnico para a coleta destas informações. Outro aspecto importante é que esta tecnologia irá gerar alertas para substituição de toner e também quando houver falha no equipamento, fazendo com que a antecipação ao problema, reduza significativamente os volumes de chamado técnico e aumentando a satisfação de seus usuários. Caso queira, o sistema pode enviar diariamente as informações de contadores dos equipamentos, ou poderemos, enviar um relatório de contadores diários antecipadamente a fatura ou juntamente com ela. Os requisitos técnicos, operacionais e de segurança para a instalação e execução desta aplicação será passada pelo nosso departamento técnico. Podemos adiantar que a solução é 100% segura, somente trafega informações sobre os equipamentos, em conexão segura (https) e encriptada através de SSL. Contamos com sua colaboração para esta implantação, visando benefícios mútuos para nossas empresas Atenciosamente Page 20

21. Anunciar a seus clientes IBSTracker • Passo 6 – Implementando o lado Administrativo • Montar o plano de acompanhamento pelo administrativo para um acompanhamento paralelo dos contadores manuais e os automáticos • Verificar as discrepâncias e eventualmente corrigi-las • Definir a data de corte • Passo 7 – A Área Comercial e o IBSTracker • Apresentação da Tecnologia • Treinamento como fazer a coleta de informações via Pen-Drive • Como utilizar as informações • Montando uma proposta Page 21

22. Pontos Importantes a ressaltarmos Observações importantes e o que esperar da solução Envio de dados Integração Confiabilidade • Como dito anteriormente, alguns equipamentos não enviam dados separadamente de contadores, isso é devido a MIB que é a caixa preta de cada fabricante em seus equipamentos e impossível de ser acessado e/ou alterado • Também como já dissemos o Gerenciador é preparado para integrar com ERP´s para automatizar ainda mais seus processos internos, seu fornecedor de ERP poderá fazer essa integração sem maiores problemas • Como dito também a IBS possui um módulo de visualização para faturamento - adicional • O Gerenciado e a IBS sabem que a confidencialidade é um ponto de extrema importancia em qualquer projeto, portanto é possível enviar ou não cópia dos emails e alertas ao cliente, auditar seus faturamentos, controlar envios, evitar perdas desnecessárias e 100% controlado por você ! Page 22

23. Onde o IBSTracker atua em um Projeto de Outsourcing ? Em termos de soluções de software onde o Gerenciador atuam no processo • CULTURA de clientes, trabalha ANTES da impressão Bilhetagem • Trabalha APÓS a impressão, contador físico, a idéia é ter instalado em TODOS os seus clientes Softwares em Projetos de outsouricng IBSTracker Advancec • Planejamento de filas, instalação de drivers, compartilhamento de filas e etc. Consultoria e Montagem de ambiente de impressão Ex. IBSPRO Page 23

24. Perguntas ? ? ? IBSolution – Impressão Controlada Fone: 11 3877-0047 ibsolution@ibsolution.com.br www.ibsolution.com.br suporte@ibsolution.com.br IMPORTANTE Como Disponibilizar a Documentação?? - Email - Cópia no Pen-Drive Page 24