Константин Майоров Konstantin.Maiorov@bix.ru «БИКС» bix.ru тел. +7 ( 4 95) 644-24-13

1. Система автоматизации задач делопроизводствана базе платформы «Outlook Docflow»Демонстрация работы с протоколом   Константин Майоров Konstantin.Maiorov@bix.ru «БИКС» www.bix.ru  тел. +7 (495) 644-24-13

2. Пример процесса Согласование протокола совещания и контроль исполнения принятых решений Согласование 1) Подготовка проекта протокола Секретарь 2) Заполнение карточки Секретарь 3) Предварительная регистрация/ рассылка на согласование Секретарь 4) Согласование Согласующий 5) Сбор замечаний Секретарь 6) Контроль согласования Секретарь 7) Доработка Секретарь 8) Повторное согласование Согласующий 9) Утверждение Секретарь Исполнение 10) Формирование поручения Секретарь 11) Работа с поручением, отчет об исполнении Исполнители 12) Принятие отчета об исполнении Секретарь 13) Печать отчета об исполнительской дисциплине Секретарь Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

3. Согласование протокола совещания иконтроль исполнения принятых решений Согласование • Подготовка проекта протокола • Заполнение карточки протокола Секретарь 2 1 Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

4. 2 1 3 Прикрепление электронного документа к карточке Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

5. В системе предусмотрена возможность добавления скан-копии документа. Так выглядит закладка «Отсканированные документы» регистрационной карточки документа Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

6. Согласование протокола совещания иконтроль исполнения принятых решений Согласование 3) Предварительная регистрация/ рассылка на согласование Секретарь Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

7. В закладке «Ознакомление» карточки документа можно добавить список пользователей, которым необходимо ознакомиться с поручением. Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

8. Согласование протокола совещания иконтроль исполнения принятых решений Согласование (и повторное согласование) 4) Согласование Согласующий 1 2 Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

9. Согласование протокола совещания иконтроль исполнения принятых решений Согласование 5) Сбор замечаний Секретарь 6) Контроль согласования Секретарь Уведомление о согласовании, отклонении протокола. В том числе и нарушении сроков по согласованию Полная история работы с протоколом доступна на закладке «дополнительно» Карточки протокола Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

10. Согласование протокола совещания иконтроль исполнения принятых решений Согласование 7) Доработка Секретарь При нажатии на кнопку «Отклонено», карточка протокола закрывается и будет отправлена на доработку инициатору протокола Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

11. Согласование протокола совещания иконтроль исполнения принятых решений Согласование 9) Утверждение Секретарь Также доступна вся история согласования протокола на закладке «дополнительно» Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

12. Отчеты В Системе предусмотрен ряд отчетов для контроля исполнительской дисциплины. На данном экране – контроль деятельности сотрудников. Данные по отчету реестра документов можно выгрузить в Excel Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

13. Поиск протоколов Каждый участник процесса может осуществлять поиск по номеру документа, типу, дате создания, дате регистрации, по сотруднику и по истории документа Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

14. Преимущества решения • Отсутствует необходимость дополнительного обучения сотрудников работе с программой (при этом остается необходимость обучения сотрудников новым функциям и регламенту работы в условиях корпоративной политики делопроизводства и документооборота); • Решение работает на MS Exchange и MS Outlook поэтому для многих организаций не требует покупки дополнительных лицензий базового ПО • Возможность самостоятельно создавать принципиально новые бизнес процессы и модифицировать исходный код(передача полной технической документации и исходных кодов) • Надежность, доступная за счёт использования промышленных IT систем (кластеризация, полноценное резервное копирование и восстановление; поддержка транзакций, в том числе при операциях с файлами; интеграция с антивирусным ПО) Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

15. Технические характеристики Программные требования Microsoft Windows Server 2000-2003 Microsoft Exchange Server 2000-2003 Microsoft Outlook 2000 (XP, 2003) Аппаратные требования Клиент: от P2-300,64М (рекомендуется от P2-500, 128М) Сервер: от P3-600, 256M (рекомендуется от P3-2G, 1024М) Требования к каналам связи Клиент-Сервер: от 10Мб Сервер-Сервер: от 33,6 Кб (при построении распределенной системы) Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»

16. Спасибо!!!Вопросы? Для получения дополнительной информации доступа к демонстрационному серверу консультаций и организации презентации системы обращайтесь:   Константин Майоров Konstantin.Maiorov@bix.ru «БИКС» www.bix.ru  тел. +7 (495) 644-24-13