Storgruppsmöte 17 december

Införande av nytt ekonomisystem Storgruppsmöte 17 december • NEKK • Delprojekt ekonomihantering

Johan Agenda • Inledning & syfte med dagen • Status i utformningsarbetet • Utrullningsstrategi och grupperingar • Utrullningen ur förvaltningens perspektiv • Nästa steg • Fördjupning integrationer NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Johan Syfte med dagen Skapa en förståelse för hur utrullningen kommer gå till samt förvaltningarnas ansvar under utrullningen. NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Johan Nytt ekonomikoncept Nytt ekonomikoncept – NEKK bättre planering och styrning av ekonomin och inköpen i staden med hjälp av gemensam teknik och gemensamma arbetssätt. Delprojekt 1 Ekonomistyrning och uppföljning av verksamheten Chefer och ekonomer System NEKKSUS (2013) Delprojekt 2 Beställning till betalning med inköp och fakturor i samma system – e-handel?10 000 medarbetare System Gasell ersätts med system Winst 2.0 (2014) Delprojekt 3 Ekonomihantering för effektiv ekonomi-administrationEkonomiavdelningar System Horisonten ersätts med system Unit4 Agresso (2015) NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Johan Nyttoeffekter – vad delprojektet ska leda till Delprojektet syftar till att ersätta befintliga ekonomisystem MINSKADE UNDERHÅLLS & UTVECKLINGSKOSTNADER MÖJLIGGÖRA UTVECKLING MOT ÖNSKVÄRDA ROLLER Effektiva verksamhets-processer • Genom att styra upp indata, standardisera flöden och tillföra ny funktionalitet. • Genom att en mer standardiserad och integrerad lösning ger färre kopplingar och en mer homogen systemmiljö. Genom att effektivare verksamhets-processer skapar förutsättning för omfördelning av tid och arbetsuppgifter. • Färre applikationer & gränssnitt (A) • Färre & enklare inloggningar (A) • Standardiserade informationsflöden (S) • Goda exempel /best practise kommer användarna till godo (A+S) • Mer robusta integrationer (S) • Färre speciallösningar (S) • Upphandlad standardiserad molntjänst ger lägre driftskostnad (S) • Upphandlad standardiserad ekonomiapplikation ger lägre – genom delade – utvecklingskostnader (S) • Färre användare i ekonomisystemet reducerar behov av support- & underhållstjänster (S) • Tillgång till utökad funktionalitet som dagens systemlösning ej erbjuder. (A+S) • Färre användare i ekonomi-systemet (S) • Förändrade roller och ansvarsfördelning baserat på ny förvaltningsmodell (S) • = Utifrån ett användarperspektiv • (S) = Utifrån ett Stadenperspektiv NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17 Johan

Johan Staden i siffror…ca: • 530 000 invånare • 310 000 arbetstillfällen • 49 000 anställda i Göteborgs Stad • 30 000 anställda i Göteborgs Kommun • 30 miljarder i årlig omsättning (Kommun) • 12,2 miljoner huvudbokstransaktioner per år • 1 miljon leverantörsfakturor per år • 1 miljon kundfakturor per år • >100 kartlagda integrationer till/från ekonomisystemet NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Johan Färdplan NEKK 2011 2012 2013 2014 2015 Avtal Överlämnat Förberedelser Pilot Utrullning Utveckling Ekonomi-styrning(Hypergene) Avtal Överlämnat Förberedelser Pilot Utrullning Beställning till Betalning (Winst 2.0) Överlämnat Avtal Förberedelser Pilot Utrullning Ekonomisystem (Unit4 Agresso) Överlämnat Koncern-konsolidering(Cognos) Förberedelser Utrullning NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Andreas Utformnings- & uppsättningsprocessen Ekonomiapplikation MPG Utformnings- principer Design- specifikation Integrations- strategi Integrations- paket Nyttoeffekter och inriktningar Integrations- specifikation per integration Nyttoeffekter och inriktningar Utformning Kartläggning och mappning av integrationer Konfigurering Lokal Konfigurering Test ochleverans-godkännande Utveckling och test av integrationer Redo för produktions-sättning Redo för produktions-sättning Integrationer MIG MIG NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Lars Modell och process – viktiga utformningsfrågor under höstens arbete • Val av flera redovisningsenheter • Förändrad ordningsföljd i kodsträngen • Vidareutveckling av gemensam kod- och relationsstruktur • Gemensamma konteringsregler utifrån konto • Manuella utbetalningar till privatpersoner via kundreskontran, till organisationer via leverantörsreskontran • Gemensamt kund- och leverantörsregister för interna kunder (en förekomst) • Fakturering via försäljningsorder och artiklar • Attestflöden för BFO och försäljningsorder • Ny modell och process för investeringsredovisning och gemensamt anläggningsregister • Migrering främst via Excel • Insikter… • Komplext införande – tidigare/nuvarande lösningar kommer upp till ytan • Mångfacetterad verksamhet med olika behov utmanar gemensam lösning • Standardiserad lösning ger möjligheter men också begränsningar • Tight tidplan för utformning • Lokal systemuppsättning för att fylla/komplettera systemet återstår • Vissa områden utformas efter test och pilot • Olika funktioner för webb- vs klientanvändare Projektplan Delprojekt Ekonomihantering

Lars Förändrad kodsträng • Konsekvenser • Förslaget utnyttjar Agressos nuvarande och framtida funktionalitet på bästa sätt och skapar också möjlighet att vid behov ansluta moduler för Tid- och projekt och Serviceorder utan att befintlig struktur måste ändras eller att systemet måste anpassas. • Lokala ”krockar” och behov av anpassningar kan uppstå när gemensamma uppföljningsbehov flyttas från aktivitet till spec. • Avlämnande och mottagande system kan lämna och ta emot information utan större förändringar. • Möjliggör också att befintliga koder i största utsträckning kan återanvändas men ger också utrymme för ett fortsatt arbete mot mer gemensamma koder och dimensionsdefinitioner. • Användarna kommer att använda en annorlunda kodsträngsordning än tidigare. Winst och Nekksus – och ev. även andra system – kommer att behöva anpassas efter den nya kodsträngen. NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Bosse Utformnings- & uppsättningsprocessen Ekonomiapplikation MPG Utformnings- principer Design- specifikation Integrations- strategi Integrations- paket Nyttoeffekter och inriktningar Integrations- specifikation per integration Nyttoeffekter och inriktningar Utformning Kartläggning och mappning av integrationer Konfigurering Lokal Konfigurering Test ochleverans-godkännande Utveckling och test av integrationer Redo för produktions-sättning Redo för produktions-sättning Integrationer MIG MIG NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Bosse Migrering & Integration – viktiga utformningsfrågor under hösten • Gemensam integrationsstrategi • Kartläggning av befintliga integrationer • Mall för integrations- och filspecifikationer • Kartläggning av migreringsbehov. • Insikter… • Dagens integrationer – långt ifrån standardisade lösningar. • Standardiserade informationsflöden utmanar – engagemang och vilja kommer att behövas för att förändra. • Succesiv utrullning ställer krav på migrering och integrationer. • Tight tidplan för realisering av integrationer. NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Bosse Agenda • Inledning & syfte med dagen • Status i utformningsarbetet • Utrullningsstrategi och grupperingar • Utrullningen ur förvaltningens perspektiv • Nästa steg • Fördjupning integrationer NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Johan Utrullningsstrategi – principer • Lokala projektledare per förvaltning • Riktad kommunikation under införandet (gemensamma möten, möten per utrullningsgrupp och möten per förvaltning) • Utbildning i modell, process och system • Omfattar samtliga förvaltningar (ej bolag) • Winst 2.0 fullt utrullat innan nytt ekonomisystem rullas ut • Successiv utrullning med pilotgrupp och fyra utrullningsgrupper • Samtliga moduler driftsätts samtidigt på förvaltning • Absolut övergång för förvaltning – ingen bokföring parallellt i nytt och gammalt ekonomisystem • Bokslut under hela införandet görs alltid i ett system (Agresso eller Horisonten) • Gemensam utrullningsprocess för alla förvaltningar NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Johan Utrullningsgrupper =BTB =Nytt Ekonomisystem NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Johan Utrullningsgrupper Pilot - Grupp 1 (1/5)* Grupp 2 (1/10)* Grupp 3 (1/11)* Grupp 4 (1/1)* Grupp 5 2015 (datum ej bestämt) • Färdtjänstnämnden • Miljö- och klimatnämnden • Kommuncentrala poster (N900)** • Koncernenhet (KC01) • Testenheter • SDN Centrum • SDN Lundby • SDN Majorna-Linné • SDN Västra Hisingen • SDN Östra Göteborg • SDN Askim-Frölunda-Högsbo • SDN Norra Hisingen • SDN Västra Göteborg • SDN Örgryte-Härlanda • SDN Angered • Sociala resursnämnden • Kulturnämnden • Vuxenutbildningsnämnden • Byggnadsnämnden • Revisorskollegiet • Valnämnden • Överförmyndarnämnden • Nämnden för konsument och medborgarservice • Arkivnämnden • Kommunledningen • Nämnden för Intraservice • Utbildningsnämnden • Park- och naturnämnden • Fastighetsnämnden • Idrotts- och föreningsnämnden • Lokalnämnden • Trafiknämnden • Kretslopp och vattennämnden • Kommungemensamma integrationer samt funktioner för ekonomiadministrativa tjänster (Personec, IDP, Nekksus, Winst 2.0, BGC, Visma Collector, Extern CTD, leverantörsreskontraprocessen, kundreskontraprocessen) *Datum avser bokföringsdatum. **Start av vissa flöden – bokföringsstart i senare utrullningsgrupp NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Andreas Agenda • Inledning & syfte med dagen • Status i utformningsarbetet • Utrullningsstrategi och grupperingar • Utrullningen ur förvaltningens perspektiv • Nästa steg • Fördjupning integrationer NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Andreas = NEKK-projektet Utrullningsprocessen = Återkommande aktivitet = Lokalt arbete Aktiviteter vid driftsättning Förberedelsersystemuppsättningenligt instruktioner Förberedelser initiering projekt-organisation Förberedelser För- och efter-system FÖRBEREDELSER Införandeplan ochUtrullnings-grupper Instruktioner uppsättning Välkomstbrev med checklista inför driftsstarttill förvaltningen Möten modelloch integrationmed vissa förvaltningar(modell, process) Gemensammamöten Stormöten och per utrullningsgrupp ? UTBILDNING GO LIVE/DRIFTSTART KOMMUNIKATION & UPPFÖLJNING Uppföljning av mål per förvaltning Central utbildningfrån projektet Lokal utbildning Kommunikation Frågor ochutvecklingsförslag Nyhetsbrev Driftsstartper grupp avförvaltningar NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Andreas Ansvarsområden projekt och förvaltning (exempel) NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Andreas Exempel lokala förberedelser Begrepp och koder Migrering Vilka dimensioner, relationer, koder och relationsvärden som ska gälla i Agresso. Genomgång av kundinformation och anläggningar som ska läggas in i Agresso. Säkerställa informationsflöde, utveckla integration och genomföra ev. anpassningar i för-/eftersystem (enbart förvaltningar med egna integrationer) Konterings-regler Integration Definiera lokala behov utifrån centrala/gemensam uppsättning gällande konteringsregler. Aktiviteter och tidpunkter vid driftstart inkl. lokala övergångsregler (ex. hantering levfakturor, periodiseringar, fakturering, rapporter, mallar, avstämningar och uppföljning) Användare ochbehörigheter Driftsättning och övergång Lista lokala användare och mappa mot definierade roller utifrån nya processer. Koppla användare/roller till attestflöden. Kundfakturering Lokal utbildning Komplettera med manuella kunder, kundgrupper och artiklar utifrån projektets förslag. Upp-sättning av abonnemang. Lokal utbildningsplan och genomförande (all utbildning kommer ej genomföras av projektet) NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Johan Roller och ansvar på förvaltningen Tidplan &ambition Tydlighet & stöd Införandet kommer ställa stora krav på planering, koordinering och genomförande enligt tidplan Lokal projektledare Ekonomichef Lokalt systemansvarig(enbart fackförvaltningar med integrationer) • Ansvarig för information och förankring på förvaltningen • Projektets kontaktperson vid utformning, utbildning och utrullning • Engagera och driva det lokala införandet och förändringsarbetet i syfte att uppnå önskvärd nytta • Hålla sig á jour och informerad om projektets status och plan framåt • Förbereda mottagande av processer och systemlösning • Samla upp och förmedla frågor, behov av stöd och förslag/önskemål • Delta i möten/stormöten • Tillsammans med lokal systemansvarig driva arbetet med ev. förvaltningsspecifika integrationer (fackförvaltningar). • Ansvarar för att kommunicera och förankra projektet i förvaltningsledningen • Ansvarig för att säkerställa lokala resurser för införandet • Säkerställa att LPL har mandat och tid att genomföra förändringsarbetet • Ansvarig för att beslut kring det lokala införandet dokumenteras och kommuniceras • Ansvarig för att säkerställa finansiering för eventuella förändringar i för- och eftersystem för att möjliggöra integration till nytt ekonomisystem (fackförvaltningar) • Delta i möten/stormöten • Ansvarar för att säkerställa informationsflödet till/från nytt ekonomisystem • Tillsammans med lokal projektledare driva arbetet med ev. förvaltningsspecifika integrationer (fackförvaltningar). • Ansvarar för att genomföra eventuella anpassningar i för- och eftersystem för att möjliggöra integration till/från nytt ekonomisystem (fackförvaltningar) NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Johan Stöd för förvaltningarnas förberedelser 28 feb Nyhets-brev Detaljeradutrullnings-plan (DURP) 28 feb Viktiga principer för utrullningen? Vad är på gång? Utrullnings-strategi Vad behöver vi på förvaltningen göra nu? Återkoppling och svar till projektet? Vår/Höst Hur kommer jag i kontakt med projektet? Checklistor Instruk-tioner nekk@stadshuset.goteborg.se Lokalprojektledare (LPL) 15 april Utbildningsmaterial från projektet? Utbildnings-material 31 mars Hur presenterar och förankrar jag på hemmaplan? Presen-tations-material 20 mars Hur är systemlösningen utformad? Utformnings-principer Etc… Dokumenten publiceras (i takt med att de färdigställs) på projekthemsidan: quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Johan Dialog • Vilka utmaningar ser ni med införandet? • Hur kan vi (projektet och/eller förvaltningarna) hantera dessa? • Andra medskick och synpunkter till projektet? NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Johan Nästa steg • Initiera lokal projektorganisation • Initiera lokala förberedelser • Upprätta kontakt med systemleverantörer • Informera den egna organisationen • Initiera registervård • Inventera lokala rutiner och ekonomiprocesser (ej Nekksus & Winst) • Inventera användare • Förändrad kodsträng – lokala konsekvenser? • Passa på att genomföra förändringar i den lokala ekonomimodellen • Möten med projektet • Uppstartsmöten med piloterna och därefter resterande grupper • Demo av optioner (Tid/projekt, Service & Lager) 18 februari • Stormöte med LPL efter genomförd pilot - juni NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Bosse Översikt Nordea Inkasso Servicebyrå BGC Autogiro Inbetalningar Betalning Ärenden e–faktura p–faktura swefaktura Användarkonto Masterdata Huvudbok Anläggn.reskontra Kundreskontra Lev.reskontra Kund Kunddata Verksamhets system Bet. Information Reskontra Fakt.underlag Bokf.transar TDS Agresso Utbetalnings–information Autentisering Bokf.transar Kundregister Lev.register Betalningar & återrapport Master–data Ankomstbokning Slutbokning Leve–rantörer Bokf.transar Bokf.transar Betaln.info Nordea Kommungemensamma system Personec Nekksus Winst NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Bosse Leveransmodell Filintegration från verksamhetssystem till Agresso realiseras i ett tekniskt informationsflöde som styrs av format- och innehållsspecifikation från leverantören av Agresso (U4A). Filintegration till verksamhetssystem från Agresso realiseras i ett tekniskt informationsflöde som styrs av format- och innehållsspecifikation från respektive verksamhetssystemsleverantör. NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Bosse Format och innehåll BizTalk Agresso Import av försystems- transaktioner Rätt format, rätt info Verifiera format Fel format, rätt info Konvertera format Verifiera format Komplettera info mha regler t.ex. kodkomplettering Fil tillAgresso InData Fil frånVerksamhets system Rätt format, otillräcklig info Verifiera format Komplettera infomha regler Fel format, otillräcklig info Konvertera format Verifiera format Komplettera infomha regler NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Bosse Exempel faktureringsunderlag till kundfaktura och reskontra/huvudbok Avstämnings- underlag Avstämnings- underlag xxxx Autogiro Betalnings- uppdrag Avstämning Kundres- kontra Försystem Fsg.order Fsgorder LG04 (inkl Interna fsg. order med Internt kundid) CS15/ motsv Försystem Kodkomplettering Felhantering BizTalk Huvud- bok LG04/ motsv Externa kunder CS15 SO13 Fakturering Intern GL07 Kunder ABW Invoice ABW Invoice Internt till Winst CTD Papper E-faktura Svefakt (EDI) NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Bosse Integrationspaket Filspecifikation GL07 CS15 LG04 Tabellverk Mall för Integrations- specifikation Integrations- Specifikation för integration X Bilagor y-z Utveckling, test & drift Utarbetande av integrations specifikationen Mall för tidplan GODKÄNNANDE MIG/DPG Exempel på flödesscheman Modellfrågor försystems- integrationer NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Utveckling av integrationer Ta fram & godkänna integrations- specifikation Utveckling integrationer Bastest, Integrationstest & Systemtest Acceptanstest integrationer Produktions- Sättning integrationer NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Bosse Utveckling och test av integrationer Avlämnade system Tekniskt flöde/ICC Agresso Löpande direktkontakter och –avstämningar under hela processen Utveckling Utveckling Konfigurering Bastest Bastest Bastest Integrationstest Integrationstest Systemtest Integration Acceptenstest Pilotdrift NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Bosse Utrullningsgrupper Pilot - Grupp 1 (1/5)* Grupp 2 (1/10)* Grupp 3 (1/11)* Grupp 4 (1/1)* Grupp 5 2015 (datum ej bestämt) • Färdtjänstnämnden • Miljö- och klimatnämnden • Kommuncentrala poster (N900)** • Koncernenhet (KC01) • Testenheter • SDN Centrum • SDN Lundby • SDN Majorna-Linné • SDN Västra Hisingen • SDN Östra Göteborg • SDN Askim-Frölunda-Högsbo • SDN Norra Hisingen • SDN Västra Göteborg • SDN Örgryte-Härlanda • SDN Angered • Sociala resursnämnden • Kulturnämnden • Vuxenutbildningsnämnden • Byggnadsnämnden • Revisorskollegiet • Valnämnden • Överförmyndarnämnden • Nämnden för konsument och medborgarservice • Arkivnämnden • Kommunledningen • Nämnden för Intraservice • Utbildningsnämnden • Park- och naturnämnden • Fastighetsnämnden • Idrotts- och föreningsnämnden • Lokalnämnden • Trafiknämnden • Kretslopp och vattennämnden • Kommungemensamma integrationer samt funktioner för ekonomiadministrativa tjänster (Personec, IDP, Nekksus, Winst 2.0, BGC, Visma Collector, Extern CTD, leverantörsreskontraprocessen, kundreskontraprocessen) *Datum avser bokföringsdatum. **Start av vissa flöden – bokföringsstart i senare utrullningsgrupp NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Kontakt och mer information Nyhetsbrev nekk@stadshuset.goteborg.se https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk NEKK | Stormöte delprojekt Ekonomihantering | 2013-12-17

Storgruppsmöte 17 december