210 likes | 412 Views
SPISOVODSTVO. ISO 15489. ISO 15489. INFORMACIJE I DOKUMENTACIJA-UPRAVLJANJE SPISIMA. SPISOVODSTVO I UREDSKO POSLOVANJE. CJELOVIT SUSTAV UPRAVLJANJA INFORMACIJSKIM I DOKUMENTACIJSKIM RESURSIMA U ORGANIZACIJI, CJELOVITOST SE IZVODI IZ UKUPNOSTI POSLOVNIH FUNKCIJA STVARATELJA
E N D
SPISOVODSTVO ISO 15489
ISO 15489 INFORMACIJE I DOKUMENTACIJA-UPRAVLJANJE SPISIMA
SPISOVODSTVO I UREDSKO POSLOVANJE • CJELOVIT SUSTAV UPRAVLJANJA INFORMACIJSKIM I DOKUMENTACIJSKIM RESURSIMA U ORGANIZACIJI, CJELOVITOST SE IZVODI IZ UKUPNOSTI POSLOVNIH FUNKCIJA STVARATELJA • RUKOVANJE DOKUMENTACIJOM U OBRADI PREDMETNIH POSTUPAKA, NE UKLJUČUJE SVE SPISE KOJE SUSTAV MORA OBUHVATITI
ISO 15489 • CILJ UVOĐENJA • KORISTI OD UPRAVLJANJA SPISIMA
CILJ UVOĐENJA • NORMIZACIJOM POSTUPAKA U UPRAVLJANJU SPISIMA POSVETITI SPISIMA POZORNOST I ZAŠTITU DA SE MOGU USPJEŠNO KORISTITI KAO IZVOR INFORMACIJA I DOKAZNO SREDSTVO
KORISTI OD UPRAVLJANJA SPISIMA SPISI OMOGUĆUJU: • UREDNO I UČINKOVITO OBAVLJANJE POSLA • DOKUMENTIRANJE DONOŠENJA ODLUKA I OBLIKOVANJA POLITIKE • UDOVOLJANJE ZAKONSKIM ZAHTJEVIMA • ZAŠTITU INTERESA ZAINTERESIRANIH STRANA • USPOSTAVU IDENTITETA • OČUVANJE PAMĆENJA
KAKO POSTIĆI TAJ CILJ • SPISOVODSTVENIM SUSTAVOM
PRIJE UVOĐENJA SUSTAVA TREBA UTVRDITI: • NORMATIVNO OKRUŽENJE • POLITIKU I ODGOVORNOSTI • ZAHTJEVE ZA UPRAVLJANJEM SPISIMA-OSOBINE KOJE SPIS MORA IMATI • OSOBINE KOJE SPISOVODSTVENI SUSTAV MORA IMATI
NORMATIVNO OKRUŽENJE • STATUT I ZAKONI • OBVEZUJUĆE NORME I POSTUPCI • PRIHVAĆENE SMJERNICE • USVOJENA PRAVILA PONAŠANJA • OČEKIVANJA ZAJEDNICE
POLITIKA I ODGOVORNOSTI • STVARATELJI TREBAJU UTVRDITI, DOKUMENTIRATI, ODRŽAVATI I OBJAVITI POLITIKU I ODGOVORNOSTI U UPRAVLJANU SPISIMA
ZAHTJEVI ZA UPRAVLJANJEM SPISIMA-OSOBINE KOJE SPIS MORA IMATI • AUTENTIČNOST • POUZDANOST • INTEGRITET • ISKORISTIVOST
OSOBINE KOJE MORA IMATI SPISOVODSTVENI SUSTAV • POUZDANOST • INTEGRITET • SUKLADNOST • CJELOVITOST • SUSTAVNOST
OBLIKOVANJE SUSTAVA: • METODOLOGIJA OBLIKOVANJA • POSTUPCI OBUHVAĆENI SUSTAVOM • NADZOR I PROVJERA • OSPOSOBLJAVANJE
METODOLOGIJA OBLIKOVANJA SUSTAVA • PRETHODNO ISTRAŽIVANJE • ANALIZA POSLOVNIH AKTIVNOSTI • IDENTIFIKACIJA ZAHTJEVA ZA SPISIMA • ANALIZA POSTOJEĆIH SUSTAVA • IDENTIFIKACIJA STRATEGIJA ZA UDOVOLJENJE ZAHTJEVIMA ZA SPISIMA • OBLIKOVANJE SPISOVODSTVENOG SUSTAVA • UVOĐENJE SPISOVODSTVENOG SUSTAVA • PROVJERA NAKON UVOĐENJA
POSTUPCI OBUHVAĆENI SPISOVODSTVENIM SUSTAVOM • ODREĐIVANJE KOJE DOKUMENTE PRIHVATITI U SUSTAV • ODREĐIVANJE KAKO DUGO DRŽATI SPISE U SUSTAVU • PRIHVAĆANJE SPISA U SUSTAV • POHRANA I RUKOVANJE • PRISTUP • PRAĆENJE • STAVLJANJE SPISA NA RASPOLAGANJE • DOKUMENTIRANJE POSTUPAKA U UPRAVLJANJU SPISIMA
NADZOR I PROVJERA • REDOVITO TREBA PROVODITI NADZOR RADI PROVJERE JESU LI SPISOVODSTVENI POSTUPCI I POSTUPCI U UPRAVLJANJU SPISIMA U SKLADU S POLITIKOM I ZAHTJEVIMA ORGANIZACIJE I OSTVARUJU LI PRETPOSTAVLJENE CILJEVE
OSPOSOBLJAVANJE • ORGANIZACIJA TREBA ORGANIZIRATI STALNI PROGRAM OSPOSOBLJAVANJA ZA SPISOVODSTVO NAMIJENJEN SVIM POJEDINCIMA KOJI SU ODGOVORNI ZA DIO ILI ČITAVU POSLOVNU AKTIVNOST ORGANIZACIJE, STVARAJUĆI U SVOM RADU SPISE I UKLJUČUJUĆI TE SPISE U SPISOVODSTVENI SUSTAV
ODRŽAVANJE SUSTAVA • PRIRUČNIK SPISOVODSTVA • OBRAZOVNI TEČAJEVI I USAVRŠAVANJE
ORGANIZACIJA I KLASIFIKACIJA SPISA • SVRHA KLASIFIKACIJE JE DEFINIRANJE STRUKTURE DOKUMENTACIJE, • PRIKAZ HIJERARHIJSKIH ODNOSA MEĐU JEDINICAMA I VIŠIM CJELINAMA DOKUMENTACIJE • OLAKŠATI ODLAGANJE, PRETRAŽIVANJE, VREDNOVANJE I IZLUČIVANJE TE DOSTUPNOST GRADIVA
KLASIFIKACIJSKI PLAN • CJELOVIT KLASIFIKACIJSKI PLAN MORA: • OBUHVATITI SVU DOKUMENTACIJU I • TEMELJITI SE NA FUNKCIJAMA STVARATELJA
OBLIKOVANJE JEDINICA DOKUMENTACIJE DOKUMENTI KAO OSNOVNI ZAPISI UDRUŽUJU SE U VIŠE JEDINICE: • PREDMETNI SPIS • DOSJEI I SERIJE DOSJEA • SERIJE POJEDINAČNIH DOKUMENATA • SPECIFIČNE DOKUMENTACIJSKE ZBIRKE • SLUŽBENE I POSLOVNE EVIDENCIJE