SPISOVODSTVO I UREDSKO POSLOVANJE

1. SPISOVODSTVOI UREDSKO POSLOVANJE Ivana Posedi, prof. ivana.posedi@gmail.com 098/9815465

2. PISARNICA je unutarnja ustrojstvena jedinica koja obavlja poslove primanja i pregleda pismena i drugih dokumenata, koju su dužna ustrojiti sve tijela državne uprave • PISMOHRANA je dio pisarnice koja obavlja poslove čuvanja i izlučivanja pismena i drugih dokumenata, u koju se preuzimaju dovršeni spisi (predmeti), organizira korištenje, obrada, izlučivanje pismena i drugih dokumenata, vodi evidenciju o registraturnoj građi, brine se za cjelovitost i sređenost cjelokupne registraturne i arhivske građe, nadzire je i čuva te obavlja poslove u svezi s predajom gradiva nadležnom arhivu sukladno posebnim propisima o arhivskoj djelatnosti.

3. DOKUMENTACIJA je cjelina koju čine svi spisi i dokumentacijske zbirke koji nastaju ili se koriste u poslovanju ili se nalaze u istom sustavu upravljanja • DOKUMENT je svaki zapis, bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade (rukopis, tisak, crtež, slika, zvučni zapis, filmski i video zapis, elektronički zapis i dr.), koji sadržajem i strukturom čini raspoznatljivu i jednoznačnu cjelinu povzanih podataka. • ELEKTRONIČKI DOKUMENT je bilo koja vrsta elektroničkog zapisa koji nema svojstvo elektroničke isprave • ELEKTRONIČKA ISPRAVA jednoznačno povezan cjelovit skup podataka koji su elektronički oblikovani (izrađeni pomoću računala i drugih elektroničkih uređaja), poslani, primljeni ili sačuvani na elektroničkom, magnetnom, optičkom ili drugom mediju

4. PISMENO je podnesak ili akt • PODNESAK je pismeno kojim stranka pokreće postupak • AKT je pismeno kojim tijelo odlučuje o predmetu postupka • PRILOG je svaki pisani sastavak ili slikovni prikaz (tablica, slika, crtež ili slično) kao i fizički predmet koji se prilaže uz podnesak ili akt radi nadopune, pojašnjenja ili dokazivanja njegovog sadržaja; • SPIS je jedinica sastavljena od jednog ili više dokumenata koji se odnose na isti postupak ili predmet, odnosno proistekli su iz obavljanja istog postupka ili predmeta.

5. PREDMET je skup radnji koje se obavljaju u okviru istoga postupka ili aktivnosti. • DOSJE je jedinica koju čine predmeti (predmetni dosje) ili dokumenti (dosje dokumenata) koji se odnose na istu osobu, stvar ili pojavu. • SERIJA je cjelina dokumentacije koja se sastoji od istovrsnih dokumenata, spisa ili dosjea, poredanih po nekom rastućem nizu (npr. abecedno ili kronološki).

6. RAZREDBENI (KLASIFIKACIJSKI) PLAN DOKUMENTACIJE je hijerarhijski uređen plan organizacije dokumentacije. • DOKUMENTACIJSKA ZBIRKA su dokumenti, spisi, evidencije, baze podataka, pomoćna, poslovnai tehnička dokumentacija, koji su uređeni i kojima se rukuje kao cjelinom.

7. UREDSKO POSLOVANJEje skup pravila, mjera u postupanju s pismenama, njihovu primanju i izdaavanju pismena, njihovoj evidenciji i dostavi u rad, obradi, korištenju, otpremanju, čuvanju, izlučivanju i predaji nadležnom arhivu ili drugom nadležnom tijelu. • SPISOVODSTVO je cjelovit sustav upravljanja informacijskim i dokumentacijskim resursima u organizaciji, cjelovitost se izvodi iz ukupnosti poslovnih funkcija stvaratelja i obuhvaća cjelovitu dokumentaciju stvaratelja.

8. INFORMACIJE I DOKUMENTACIJA-UPRAVLJANJE SPISIMA- ISO 15489 • ISO (međunarodna organizacija za normizaciju) • ISO 15489 – informacije i dokumentacija – upravljanje spisima • SPISI su informacije koje, kao dokazno sredstvo i informaciju, stvara, zaprima i čuva neka organizacija ili osoba u izvršenju svojih pravnih zadaća ili u obavljanju posla

9. Spis podrazumjeva: • da su informacije zapisane • da je taj zapis stalan i postojan • da se zapis opaža i da se njime postupa kao s cjelinom • da je izražena veza zapisa s poslovanjem

10. ZAHTJEVI ZA UPRAVLJANJEM SPISIMA-OSOBINE KOJE SPIS MORA IMATI • Autentičnost • Pouzdanost • Integritet • Iskoristivost

11. Sustav upravljanja spisima • Jedan od osnovnih zahtjeva za svaki sustav upravljanja spisima jest onaj koji traži da obuhvati svu dokumentaciju koju treba obuhvatiti i da s druge strane ne sadrži nešto što netreba sadržavati.

12. SVOJSTVA KOJE MORA IMATI SPISOVODSTVENI SUSTAV (prema normi ISO 15489) • POUZDANOST - treba biti u stanju trajno i redovno funkcionirati • INTEGRITET – potpunost i neizmjenjenost • SUKLADNOST – sukladno propisima i normama • CJELOVITOST – obuhvatiti cjelovito poslovanje • SUSTAVNOST – kontinuirano i rutinski

13. SPISOVODSTVENE FUNKCIJE 1. utvrđivanje politike i programa upravljanja spisima 2. oblikovanje uvođnje i održavanje sustava 3. Određivanje koji spisi i dokumentacija trebaju nastati u poslovanju 4. Određivanje rokova čuvanja 5. Utvrđivanje evidencijskog sustava 6. Zaprimanje spisa u sustavu za upravljanje spisima 7. Evidentiranje i opis 8. Orgaizacija i klasifikacija spisa

14. 9. upravljanje dokumentacijskim ciklusom 10. Pohrana i čuvanje spisa 11. Pristup i korištenje spisa 12. Odluka i postupak sa spisima po isteku roka čuvanja 13. Dokumentiranje postupka u upravljanju spisima 14. Nadzor i praćenje sustava za upravljanje spisima

15. Utvrđivanje politike i programa upravljanja spisima • Organizacije trabaju utvrditi i dokumentirati politiku za upravljanje spisima. • Svrha ove politike treba biti stvaranje i upravljanje autentičnim, pouzdanim i iskoristivim spisima koji mogu podržavati poslovne funkcije i aktivnosti tako dugo dok je to potrebno.

16. Metodologija oblikovanja sustava • prethodno istraživanje • analiza poslovnih aktivnosti • identifikacija zahtjeva za spisima • analiza postojećih sustava • identifikacija strategija za udovoljenje zahtjevima za spisima • oblikovanje spisovodstvenog sustava • uvođenje spisovodstvenog sustava • provjera nakon uvođenja

17. Određivanje rokova čuvanja • Osnovne potrebe same organizcije • Zaštita prava i interesa orgnizacija i drugih osoba • Informacijska potpora osiguranju • Evidencijska vrijednost • Informacijska vrijednost neovisno o potrebama poslovanja • Simbolička vrijednost • Umjetnička vrijednost i reprzentativnost • Materijalna vrijednost

18. Zaprimanje spisa u sustav za upravljenje spisima • Da se evidentira svaki ulazak jedinice dokumentacije u sustav i to odmah čim se to desi (i u slučaju da se radi o o dokumentaciji zaprimljenoj iz različitih izvora i na različite načine) Evidentiranje i opis • Evidentiraje i opis jedinica dokumentacije najbolje obaviti odmah pri zapirmanju u sustav istovremeno s registriranjem

19. Upravljanje dokumentacijskim ciklusom • Obikovanje i izrada jedinice dokumentacije • Zaprimanje i registracija jedinice • Upravljanje kretanjem jedinice u obradi • Arhiviranje • Pregled i provjera pohranjene dokumntacije • Kopiranje, preoblikovanje migracija • Korištenje • Vrednovanje • Izlučivanje, uništenje ili predaja ustanovi

20. Pohrana i čuvanje spisa • Sustav čuvanja spisa u cjelini treba odgovoriti na 3 zahtjeva: 1. kako zaštiti spise od oštećenja, gubitka i nestanka 2. kako spriječiti neovlašten pristup i korištenje 3. kako osigurati da vitalna poslovna dokumentacija i informacije “prežive” nepogode, nesreće i katastrofe

21. Pristup i korištenje spisa • dva različita aspekta korištenja spisa : • upravljanje pravima pristupa • mogućnost pronalažnja i dohvata spisa koji odgovaraju određenom korisničkom zahtjevu

22. Dokumentiranje postupaka u upravljanju spisima • Dokumentiranje svih radnji koje su obavljne na spisima

23. ORGANIZACIJA I KLASIFIKACIJA SPISA • Svrha klasifikacije je definiranje strukture dokumentacije, • Prikaz hijerarhijskih odnosa među jedinicama i višim cjelinama dokumentacije • Olakšati odlaganje, pretraživanje, vrednovanje i izlučivanje te dostupnost gradiva

24. KLASIFIKACIJSKI PLAN • CJELOVIT KLASIFIKACIJSKI PLAN MORA: • obuhvatiti svu dokumentaciju i • temeljiti se na funkcijama stvaratelja KLASIF. PLAN JE I TEMELJ ZA IZRADU ZBIRNOG POPISA DOKUMENTACIJE

25. POJAM I SVRHA • Evidentiranje i organiziranje dokumenata u službenom komuniciranju, a ne sadržajna obrada • Svrha je lakše pretraživanje

26. PROPISI KOJI DEFINIRAJU UREDSKO POSLOVANJE • Uredba o uredskom poslovanju NN 7/2009 • Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata ("Narodne novine" broj 38/88.) • Sudski poslovnik NN 158/2009 • Javnobilježnički poslovnik NN 38/94, 82/94, 37/96, 151/05 i 115/12 • Pravilnici o unutarnjem redu državnih tijela • Interni propisi pojedinih organizacija

27. OSTALI PROPISI • Zakon o općem upravnom postupku NN 47/2009 • Zakon o pravu na pristup informacijama NN 172/2003 • Zakon o zaštiti osobnih podataka NN 41/08, 118/06, 103/03 • Zakon o tajnosti podataka NN 79/07 • Zakon o informacijskoj sigurnosti NN 79/07 • Zakon o računovodstvu

28. RAZDOBLJA UREDSKOG POSLOVANJA • do 1957. godine • od 1958. do 1987. godine • od 1988. godine do danas • od 2010. godine, pismena u elektronskom obliku

29. TEMELJNI POJMOVI UREDSKOG POSLOVANJA • Pisarnica • Pismohrana • Dokument • Elektronički dokument • Elektronička isprava • Pismeno (podnesak ili akt) • Prilog • Predmet • Dosje • Brojčana oznaka (klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj)

30. TEHNIČKE JEDINICE • svežanj • kutija • knjiga • fascikl • mapa • mikrofilmska rola • magnetska traka • cd....

31. PROPISANI POSTUPCI U UREDSKOM POSLOVANJU • primitak, otvaranje i pregled pošiljki • upisivanje pismena u evid. knjige • dostavljanje pismena u rad • administr.-tehnička obrada akata • otpremanje akata • razvođenje akata u upisniku • rokovnik predmeta • stavljanje predmeta u pismohranu i čuvanje

33. PRIMITAK, OTVARANJE I PREGLED POŠILJKI • akte prima za to ovlašteni zaposlenik • zaposlenik koji prima akte provjerava akte, nedostatke, oštećenja, plaćanje pristojbi • stavlja otisak prijemnog štambilja na akt • razvrstava akte prema vrsti postupka • raspoređuje ih na referente ili org. jedinice

34. UPISIVANJE PISMENA U EVIDENCIJE PISMENA akti se upisuju u urudžbene zapisnike i up upisnike pod: • klasifikacijskom oznakom i • urudžbenim brojem nakon toga ti brojevi se upisuju u prijemni štambilj

35. Prijemni štambiljREPUBLIKA HRVATSKA brojčana oznaka i naziv tijela

36. EVIDENCIJE PISMENA • Konvencionalne (u obliku uredkih knjiga) • Elektroničkom obliku (baze podataka) • Urudžbeni zapisnik – neupravni postupak • Upisnici – upravni postupak Pomoćne evidencije: • Kazala ili imenici – abecedna knjiga • Dostavne knjige – za praćenje kretanja • Knjiga pismohrane – popis grdiva odloženog u pismohranu

37. Urudžbeni zapisnik

38. Upisnik predmeta upravnog postupka prvog stupnja

39. Upisnik predmeta upravnog postupka drugog stupnja

40. SASTAV KLAS. OZNAKE I URUDŽBENOG BROJA • KLASIFIKACIJSKA OZNAKA: • oznaka sadržaja • oznaka vremena • oznaka oblika • URUDŽBENI BROJ: • oznaka mjesta nastanka • oznaka vremena • rednog broja unutar predmeta

41. KLASIFIKACIJSKA OZNAKA klasifikacijska oznaka vrijeme oblik

42. URUDŽBENI BROJ mjesto nastanka akta god. redni nastanka br. akta

43. Povezivanje i prijenos spisa • Ako se isti prdmet vodi pod dvije ili više klasifikacijskih oznaka obavit će se povezivanje tih klasifikacijskih oznaka u odgovarajućoj evidenciji • Dalje će se voditi pod klasifikacijskom oznakom pod kojom je predmet prvi put upisan • Kod ostalih upisa predmeta označit će se u odgovarajućoj rubrici veze pod kojom će se klasifikacijskom ozakom dalje voditi

44. Omot spisa predmeta • Prilikom prvog podneska, odnosno akta, otvara se omot spisa i podnesak, odnosno akt se stavlja u omot spisa u koji se ulažu i ostala pismena tog predmeta • Na unutarnjoj stranici omota spisa kronološki se vodi evidencija primljenih akata odnosno podnesaka • Podnesci, odnosno akti se slažu kronloški prema datumu njihova primitka odnono nastanka tako da se na vrhu nalazi pismeno koje je zadnje nastalo ili primljeno

45. Omot spisa nupravnog akta

46. DOSTAVLJANJE PISMENA U RAD • pismena se dostavljaju u rad putem interne dostavne knjige • primitak potvrđuje potpisom ovlašteni službenik unutarnj. ustrojstvene jednice i raspoređuje ih pojedinim službenicima

47. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKTA Zaglavlje KLASA/Razradbena oznaka: UR.BROJ: Datum: Naziv i adresa primatelja Predmet: Tekst ________________________________ ________________________________ Potpis i pečat Obavijest o prilozima: Obavijest o dostavljanju NEUPRAVNI AKT OBAVEZNO SADRŽI: • ZAGLAVLJE (podaci o pošiljatelju) • OSOBNO IME, ODNOSNO NAZIV I ADRESU PRIMATELJA • KRATKU NAZNAKU PREDMETA • TEKST AKTA • POTPIS OVLAŠTENE SLUŽBENE OSOBE • OTISAK SLUŽBENOG PEČATA OSIM OSNOVNIH AKT SADRŽAVA I DRUGE PODATKE (ako postoje): • VEZU BROJČANIH OZNAKA • NAZNAKU PRILOGA • NAZNAKU KOME SE DOSTAVLJA OSIM PRIMATELJA

48. AKT U UPRAVNOM POSTUPKU Zaglavlje Uvodni dio (preambula) Naziv: Izrijeka (dispozitiv) Obrazloženje Pouka o prvu na žalbu Prilozi: Dostavljanje: Potpis i pečat • ZAGLAVLJE • UVOD ILI PREAMBULU (u kojoj se poziva na propis na temelju kojeg se izdaje) • NAZIV AKTA (rješanje, dozvola ili sl.) • IZREKA ILLI DISPOZITIV (u kratkim se crtama iznosi sadržaj akta) • OBRAZLOŽENJE DISPOZITIVA • POUKA O PRAVNOM LIJEKU (sadrži rok u kojem se žalba podnosi i naziv tijela kojem se podnosi, ukoliko je žalba moguća) • PRILOZI • DOSTAVLJANJE • POTPIS SLUŽBENE OSOBE I PEČAT

49. OTPREMANJE AKATA • akti se otpremaju putem dostavne knjiga za poštu ili dostavne knjige za mjesto

50. RAZVOĐENJE AKATA • službenik koji po spisu postupa određuje uputu o razvođenju spisa predmeta • u upisnik ili urudžbeni zapisnik upisuje se datum razvođenja, oznaka a/a i rok čuvanja za dovršene predmete • na omote spisa stavlja se oznaka “r” i datum kad nastupa rok za predmete koji se stavljaju u rokovnik.