Förstudie angående förändringar av hantering och administration för LSS och LASS ärenden

1. Förstudie angående förändringar av hantering och administration för LSS och LASS ärenden Arbetsmöte 3 – 2005-11-28 Per-Erik Wellstedt, Know IT

2. AGENDA– Arbetsmöte 3, 2005-11-28 • 13.00-13.15 Presentation av samtliga deltagare • 13.15-13.45 Presentation av resultat framtaget i förstudien • 13.45-14.30 Arbetsmöte: Identifiera och enas om målen med att förändra kommunikationen mellan kommun och Försäkringskassan • 14.30-15.00 kaffe • 15.00-16.00 Arbetsmöte: Identifiera och enas om problembilden • 16.00-17.00 Arbetsmöte: Identifiera lösningar samt snabb riskanalys för att skapa en effektivare hantering av LASS

3. Deltagare i förstudien • Birgitta Svensk, (026-17 89 46), Gävle kommun • Kristina Kouva, (026-17 73 72), Gävle kommun • Michael Mattsson, (026-24 11 38), Sandvikens kommun • Staffan Björklund, (026-24 18 81), Sandvikens kommun • Per Thörnqvist, (0730-74 66 21), Know IT • Per-Erik Wellstedt, (0730-74 00 38), Know IT

4. Bakgrund– Hantering och administration av LSS och LASS • Tidsödande och krånglig process • Saknas kopplingar mellan kommunens system och Försäkringskassan • En utredning har gjorts som visar på dagens process och roller • Sandvikenskommun har lyft frågan inom Sambruk • Beslut har tagits att en PENG analys ska göras m.a.p. eventuella förändringar av: • Intern process • IT stöd • Informationsutbytet med Försäkringskassan, mfl • Deltagande medlemskommuner inom Sambruk • Sandviken • Jönköping • Gävle • Göteborg

5. Syfte/Mål – Genomföra PENG analys m.a.p. förändringar av hanteringen Text hämtat från utredning genomförd av Sandvikens kommun • För brukare • Skapa säkerhet genom information • För anhöriga / gode män • Skapa säkerhet genom information av utförda tjänster och händelser • För kommunen och Försäkringskassan • Underlätta ärendehanteringen och informationsutbytet • Underlätta intern kommunal administration

6. PENG – en metod– Prioritering Enligt NyttoGrunder • Kostnadssidan är ofta känd och lätt att kvantifiera • Intäktssidan bygger ofta på antaganden och svår att kvantifiera PENG metoden ger • Verktyg för att prioritera mellan investeringar • Sätter huvudmål och delmål • Bygger en nyttostruktur • Värderar även ’mjuka’ nyttor (=intäkter)

7. Nyttan med en PENG analys– Nyttan att nyttovärdera • Bättre besluts- och prioriteringsunderlag • Tydliga förbättringsmål • Fokus på det viktigaste i verksamheten • Ledningsengagemang • Bättre kommunikation och samsyn mellan verksamhet och IT • Bättre genomförande

8. Genomförande– Faser och leveransobjekt

9. Genomförande– Förberedelsefasen • Inläsning • Förberedelse inför arbetsmöte 1 • Arbetsmöte 1 (14 november) med representanter från deltagande medlemskommuner för att • Definiera mål, skapa insikt och beskriva objektet som ska analyseras • Beskriv problemen • Hitta lösningar och identifiera nyttor • Strukturera upp och dokumentera resultatet från arbetsmöte 1 • Skicka ut dokumentationen till deltagande medlemskommuner som får i hemläxa att granska identifierade nyttor samt ta fram underlag på dagens volymer och effektmål för nyttan.

10. Genomförande– Analysfasen • Förberedelse inför arbetsmöte 2 • Arbetsmöte 2 (24 november) med representanter från deltagande medlemskommuner • Uppdatering och revidering av tidigare identifierade nyttoeffekter • Värdera nyttoeffekterna, kartlägg direkta, indirekta samt svårvärderade nyttor • Dokumentera resultat av arbetsmöte 2 och beräkna nettonyttan samt nyttofaktorn • Skicka ut till deltagande medlemskommuner med hemläxan att revidera nyttor och dess värden samt fundera på risker och hinder • Kostnadsberäkningar för förändringar av hantering och administrationen för LSS och LASS

11. Genomförande– Kvalitetssäkringsfasen • Förberedelse inför arbetsmöte 3, som sker i samband med Sambruksdagarna i Södertälje (28-29 november) • Arbetsmöte 3 med representanter från deltagande medlemskommuner och Försäkringskassan • Mål, problem, vinster och riskanalys med fokus på kommunikationen mellan kommun och Försäkringskassa • Assistanskommitténs delbetänkande • Dokumentera resultat från arbetsmöte 3 och beräkna nettonyttan samt nyttofaktor • Skicka ut till deltagande medlemskommuner och Försäkringskassan för kommentarer

12. Genomförande– Slutleveransfasen • Färdigställande av dokumentation för leverans • Stapeldiagram • Nyttostruktur • Bilaga till nyttostrukturen • Hinder och risker samt åtgärder • Rekommendationer för nästa steg • OH-bilder • Färdigställ material inför presentation • Slutleverans och presentation av resultat

13. Genomförande– Tidplan

14. Resultat arbetsmöte 1– Prioriterade mål med förändringar av hantering och administration av LSS/LASS • Effektivisera processerna – kund, kommun och FK (tre prickar) • Standardiserade processer/rutiner (två prickar) • Kvalitetssäkra vad kunden får (två prickar) • Frigöra tid till annat (en prick) • Möjliggöra dialog med anhörig/gode män • Kunden ska få beslut utgående från kommun och Försäkringskassans gemensamma information

15. Resultat arbetsmöte 1 – Identifierade roller i LSS/LASS hanteringen • KUND – person som ansöker eller har beviljats stöd enligt LSS/LASS • ANHÖRIG – närstående till kund • GOD MAN – laglig företrädare • FÖRVALTARE – laglig företrädare • HANDLÄGGARE – myndighetsperson som öppnar, utreder, beslutar, är ansvarig, följer upp och dokumenterar i LSS ärenden • ENHETS- VERKSAMHETSCHEF – verkställer LSS eller LASS beslut • PERSONLIG ASSISTENT (kommun) – utför operativt beslut angående LSS/LASS hos kund • PERSONLIG ASSISTENT (privat företag) – utför operativt beslut angående LSS/LASS hos kund • PERSONLIG ASSISTENT (eget företag) – utför operativt beslut angående LSS/LASS hos kund • FACK – arbetstagarnas företrädare • ADMINISTRATÖR – tid, lön, försäkringskassekontakt, fakturering, rapportering, avtal • EXTRA RESURSER – vikarier, ersättare vid frånvaro • NÄMND (kommun) – tar formellt beslut kring LSS • FÖRSÄKRINGSKASSAN – tar yttersta beslutet gällande LASS, betalar ut stöd

16. Resultat arbetsmöte 1 – Identifierat innehåll (s.k. objekt) i hanteringen av LSS/LASS • Tillhandahållande ansökningsblankett • Upplysning och information till kund • Utforma ansökan • Mottaga ansökan • Informationsutbyte mellan handläggare och kund • Utredning inför beslut – rehab, läkarjournal, kommunregister, dialog med kund/gode man, hemesök • Ta beslut – handläggare • Överklagan • Skicka underlag till försäkringskassan • Upprätta avtal med kund/god man • Upprätta budget • Anställa assistent – avtal schema • Godkännande från facket • Upprättande av individuell plan tillsammans med kund • Beslut LASS från Försäkringskassan • Verkställa beslut • Tidrapportering assistent • Underlag till räkning • Underlag mot försäkringskassan • Utbetalning omkostnadsersättning • Personalmöten • Förändra schema personal

17. Resultat arbetsmöte 1 – Identifierade problem med hanteringen LSS/LASS • Saknas mobil rapporteringsmöjlighet av lön för tim-anst + avvikelse för övrigt • Försäkringskassan och kommun tar ej gemensamt beslut • Summering av timmar som ska redovisas till Försäkringskassan • Reg. Tiden hos kund (objekt) • Problem att anpassa assistentens kompetens mot kund • Brist av tid att genomföra kvalitetshöjande åtgärder • Ej avvikelsehantering • Svår balansgång vid rekrytering kund/kommunens önskan • Ej möjligt att få ut rapporter per kund – utförd tid samt övrig tid som använts • Varierande kundbehov -> schemaändring mkt arbete kring detta – krångligt system • Problem vid sammanställning av FK rapport – tidskrävande, ej underskrivna och sent inkomna rapporter • Problem att få kund/anhöriga förstå beslut • Problem att genomföra antal beslutade timmar kontra arbetstidslagen • Problem få ett snabbt beslut i ärendet • Olika anställningsavtal får ej tillämpa PAN enl. egen önskan • Facket effektiv bromskloss • Ej fullt utnyttjande av dataverktyg (datarädsla bland kollegor) • Olika budgethantering i Sverige • Många byten av assistenter hos kund – många anledningar = mycket schemaarbete • Problem med samarbetet med facket (upplevs som obstruktion) • Urgammalt lönehanteringssystem • Hantering av mer än 1000 rapporter per månad – rättas, räknas, sammanfattas • Tidsfaktor T3/FK till löne – få dagar på sig (chefer, löneadmin) = övertid • Tolkningsföreträde – FK? Handläggare !? • Svårplacerade tillsvidare anst. • Brist på gemensam utbildning för assistenter • Problem att man tappar objektiviteten i uppdraget (efter många år) • Problem med korta dagliga/nattliga insatser – omöjliga att schemalägga • Skillnader i svarstider och ledtider beroende på vem man pratar med – handläggartolkning (differenser) • Krånglig process att söka utökad tid för en kund vad gäller LASS beslut mot FK

18. Resultat – Nyttostruktur, arbetsmöte 2

19. Riskanalys– Arbetsmöte 2, 2005-11-24

20. Sammanfattning assistanskommitténs delbetänkande 2005-11-25 • Skärp uppföljningen och kontrollen av vad assistansersättningen används till. • Ställ alla som anordnar personlig assistans under tillsyn. • Inför krav på tillstånd för företag och kooperativ som utför personlig assistans. • Assistanskommitténs förslag innebär att länsstyrelserna får tillsyn över alla som anordnar personlig assistans. Kommittén föreslår också att alla företag och kooperativ som anordnar assistans ska ha tillstånd från länsstyrelsen. Det ska alltid finnas ett avtal mellan den assistansberättigade och dennes anordnare som reglerar förutsättningarna för assistansen. • Vidare föreslår Assistanskommittén att det genom en lagändring ska bli förbjudet att använda ersättning för personlig assistans till annat än kostnader för just detta. Kommittén vill också att minst 85 procent av den assistansersättning som en anordnare fått utbetald ska användas till löner för personliga assistenter, eller betalas tillbaka.

21. Genomgång dagens övningar– Arbetsmöte 3, 2005-11-28 (Fokus kommunikationen mellan kommun och Försäkringskassan • Diskussion – Hur påverkar assistanskommitténs delbetänkande? • Övning 1 - Identifiera målen med att förändra kommunikationen mellan kommun och Försäkringskassan • Övning 2 - Identifiera problembilden • Övning 3 - Identifiera vinster med att skapa en effektivare hantering av LASS • Övning 4 – Identifiera risker och hinder