Uso y no abuso de las redes sociales en la empresa

1. Uso y no abuso de las redes sociales en la empresa Uso y no abuso de las Redes Sociales en la Empresa<br />Alfredo Vela Zancada (@alfredovela)<br />1<br />

2. La importancia de las redes sociales para las empresas<br />En la actualidad cada vez son menos las empresas que no se dan cuenta de la importancia actual y futura de las redes sociales como una extensión más de la empresa.<br />Algunas de las actividades que las empresas pueden realizar en ellas son:<br />Fortalecer la imagen de marca.<br />Realizar campañas de promoción de amplio impacto a bajo coste.<br />Monitorizar la reputación online de la empresa.<br />Dar servicios de valor añadido a sus clientes y proveedores.<br />Permiten una adaptación sencilla a los dispositivos móviles.<br />Satisfacer la demanda de la sociedad en este campo.<br />Pero no siempre se hace bien y por ello se producen malos usos o abusos por parte de las empresas.<br />2<br /> La importancia de las redes sociales para las empresas<br />En la actualidad cada vez son menos las empresas que no se dan cuenta de la importancia actual y futura de las redes sociales como una extensión más de la empresa.<br />Algunas de las actividades que las empresas pueden realizar en ellas son:<br />Fortalecer la imagen de marca.<br />Realizar campañas de promoción de amplio impacto a bajo coste.<br />Monitorizar la reputación online de la empresa.<br />Dar servicios de valor añadido a sus clientes y proveedores.<br />Permiten una adaptación sencilla a los dispositivos móviles.<br />Satisfacer la demanda de la sociedad en este campo.<br />Pero no siempre se hace bien y por ello se producen malos usos o abusos por parte de las empresas.<br />2<br />

3. La importancia de las redes sociales para las personas<br />Al igual que en el caso de las empresas los individuos se han percatado del valor de su presencia en las redes sociales.<br />Algunas de las ventajas que consiguen son:<br />Mantenimiento sencillo de la red de contactos.<br />Acceso a personas lejanas a muy bajo coste.<br />Fáciles de llevar en el teléfono.<br />Divertimento.<br />Establecimiento amplio de contactos profesionales.<br />Pero cuando un individuo forma parte de una empresa se pueden presentar faltas de coherencia entre empresa y persona que hay que evitar.<br />3<br /> La importancia de las redes sociales para las personas<br />Al igual que en el caso de las empresas los individuos se han percatado del valor de su presencia en las redes sociales.<br />Algunas de las ventajas que consiguen son:<br />Mantenimiento sencillo de la red de contactos.<br />Acceso a personas lejanas a muy bajo coste.<br />Fáciles de llevar en el teléfono.<br />Divertimento.<br />Establecimiento amplio de contactos profesionales.<br />Pero cuando un individuo forma parte de una empresa se pueden presentar faltas de coherencia entre empresa y persona que hay que evitar.<br />3<br />

4. ¿Está regulado el uso de redes sociales en las empresas por parte de los trabajadores?<br />En la gran mayoría de las empresas no existe regulación alguna sobre el uso de las RRSS por parte de los trabajadores en su relación con la empresa.<br />Más preocupante es todavía que ni tan siquiera se hayan dado cuenta de la necesidad de este tipo de regulación.<br />Peguntas tan sencillas como estas nunca tiene respuesta:<br />¿Qué dice el reglamento de régimen interior de la empresa del uso de las redes sociales en relación con la misma?<br />¿Esta reglamentado el uso de las cuentas y perfiles de la empresa en relación con el uso particular del trabajador?<br />¿Qué canales de comunicación se pueden utilizar para el uso de información sensible para la empresa?<br />4<br /> ¿Está regulado el uso de redes sociales en las empresas por parte de los trabajadores?<br />En la gran mayoría de las empresas no existe regulación alguna sobre el uso de las RRSS por parte de los trabajadores en su relación con la empresa.<br />Más preocupante es todavía que ni tan siquiera se hayan dado cuenta de la necesidad de este tipo de regulación.<br />Peguntas tan sencillas como estas nunca tiene respuesta:<br />¿Qué dice el reglamento de régimen interior de la empresa del uso de las redes sociales en relación con la misma?<br />¿Esta reglamentado el uso de las cuentas y perfiles de la empresa en relación con el uso particular del trabajador?<br />¿Qué canales de comunicación se pueden utilizar para el uso de información sensible para la empresa?<br />4<br />

5. ¿Está regulado el uso de redes sociales por parte de las empresas para el control de sus trabajadores?<br />Cómo en el caso anterior, tampoco se reglamenta que acceso pueden tener las empresas a los perfiles de los trabajadores y que uso pueden hacer de la información obtenida por estos canales.<br />Se quedan sin respuesta preguntas como las siguientes:<br />¿La empresa puede visualizar los perfiles particulares de los trabajadores?<br />¿Es lícito prohibir a los trabajadores hablar sobre la empresa con sus perfiles particulares?<br />¿La empresa puede obligar a sus empleados a borrar sus perfiles profesionales?<br />¿Qué departamento o persona es el encargado de estos temas?<br />5<br /> ¿Está regulado el uso de redes sociales por parte de las empresas para el control de sus trabajadores?<br />Cómo en el caso anterior, tampoco se reglamenta que acceso pueden tener las empresas a los perfiles de los trabajadores y que uso pueden hacer de la información obtenida por estos canales.<br />Se quedan sin respuesta preguntas como las siguientes:<br />¿La empresa puede visualizar los perfiles particulares de los trabajadores?<br />¿Es lícito prohibir a los trabajadores hablar sobre la empresa con sus perfiles particulares?<br />¿La empresa puede obligar a sus empleados a borrar sus perfiles profesionales?<br />¿Qué departamento o persona es el encargado de estos temas?<br />5<br />

6. Motivos para usar las RRSS en las empresas por sus trabajadores.<br />Existen muchos motivos “razonables” para usar RRSS en las empresas, algunos de ellos son:<br />Si eres el Community Manager de la empresa o porque trabajas en una empresa que ofrece servicios de CM para terceros.<br />Si utilizas cuentas de empresas para las relaciones con otros trabajadores, clientes y/o proveedores.<br />Para potenciar la marca de la empresa, cuando ello forma parte del trabajo.<br />La mayoría del resto del uso de las RRSS por parte de los trabajadores dentro de su horario de trabajo es difícil de justificar.<br />6<br /> Motivos para usar las RRSS en las empresas por sus trabajadores.<br />Existen muchos motivos “razonables” para usar RRSS en las empresas, algunos de ellos son:<br />Si eres el Community Manager de la empresa o porque trabajas en una empresa que ofrece servicios de CM para terceros.<br />Si utilizas cuentas de empresas para las relaciones con otros trabajadores, clientes y/o proveedores.<br />Para potenciar la marca de la empresa, cuando ello forma parte del trabajo.<br />La mayoría del resto del uso de las RRSS por parte de los trabajadores dentro de su horario de trabajo es difícil de justificar.<br />6<br />

7. Casos en los que una empresa hace mal uso de las RRSS<br />Algunos casos donde las empresas hacen mal uso o abuso de las RRSS son:<br />No hacer uso de las RRSS.<br />Cuando “obligan” a los trabajadores a utilizar el Social Media sin la formación adecuada y sin un plan de trabajo fijado.<br />Cuando las utilizan para “poner a parir” a la competencia.<br />Cuando habilitan un servicio de atención al cliente y/o empleados y no lo realizan adecuadamente.<br />Cuando su Community Manager comenta a la empresa que se habla mal de la misma y le sueltan el típico “arréglalo que para eso te pagamos”.<br />Cuando contratan servicios a terceros para la gestión del Social Media de la empresa sin saber que compran.<br />Cuando visualizan los perfiles de sus empleados sin tener fines profesionales.<br />Cuando se limitan a la monitorización de su reputación online sólo en el horario de trabajo. ¿el resto del tiempo no sucede nada?<br />7<br /> Casos en los que una empresa hace mal uso de las RRSS<br />Algunos casos donde las empresas hacen mal uso o abuso de las RRSS son:<br />No hacer uso de las RRSS.<br />Cuando “obligan” a los trabajadores a utilizar el Social Media sin la formación adecuada y sin un plan de trabajo fijado.<br />Cuando las utilizan para “poner a parir” a la competencia.<br />Cuando habilitan un servicio de atención al cliente y/o empleados y no lo realizan adecuadamente.<br />Cuando su Community Manager comenta a la empresa que se habla mal de la misma y le sueltan el típico “arréglalo que para eso te pagamos”.<br />Cuando contratan servicios a terceros para la gestión del Social Media de la empresa sin saber que compran.<br />Cuando visualizan los perfiles de sus empleados sin tener fines profesionales.<br />Cuando se limitan a la monitorización de su reputación online sólo en el horario de trabajo. ¿el resto del tiempo no sucede nada?<br />7<br />

8. Ejemplo de lo peligroso que es no estar en las redes: fotografía falsa de McDonald’s difundida en Twitter<br />El cartel decía: <br />Los afroamericanos deberían pagar 1,50 dólares extra como “una medida de seguridad debida en parte a una cadena de robos”. Además, en el cartel podía verse un número de teléfono que correspondía a KFC<br />¿Qué hubiera pasado si no se estuvieran monitorizando las redes sociales?<br />8<br /> Ejemplo de lo peligroso que es no estar en las redes: fotografía falsa de McDonald’s difundida en Twitter<br />El cartel decía: <br />Los afroamericanos deberían pagar 1,50 dólares extra como “una medida de seguridad debida en parte a una cadena de robos”. Además, en el cartel podía verse un número de teléfono que correspondía a KFC<br />¿Qué hubiera pasado si no se estuvieran monitorizando las redes sociales?<br />8<br />

9. Consecuencias que causa el mal uso de las redes sociales por la empresa<br />9<br /> Consecuencias que causa el mal uso de las redes sociales por la empresa<br />9<br />

10. . Casos en los que un trabajador en la empresa hace un uso inadecuado de las RRSS<br />Hay quién nada más llegar al trabajo abre en el ordenador su FaceBook, Twitter, correo electrónico personal, … y su trabajo no lo requiere<br />Hay quien utiliza las cuentas de la empresa para hablar mal de la misma. (igual con las cuentas personales)<br />Hay quien utiliza las cuentas de la empresa para hablar mal de su jefe, de sus clientes, de sus proveedores, de sus productos, … (igual con las cuentas personales)<br />El uso del correo de la empresa para fines personales, para enviar “esos PowerPoints divertidos” o los videos de YouTube, o ….<br />Cuando se publica material sensible de la empresa en distintos lugares del Social Media.<br />Uso inadecuado de dispositivos móviles para el acceso a las redes sociales.<br />10<br />

11. . Algunos tweets sobre jefes<br />11<br />

12. . Algunos tweets sobre clientes<br />12<br />

13. . El abuso del Social media “es consentido” por la sociedad<br />Dicho abuso no es mal visto en general por la sociedad y se utilizan frases con las siguientes para justificarlo:<br />Si es que todo el mundo lo hace…<br />Yo también tengo derecho a un rato de relax<br />Es que ahora no tengo nada que hacer y me aburro<br />Siempre se ha hecho esto …<br />Cuanto tiempo tiene la gente libre…<br />Si no se intenta mitigar esta mala praxis, lo que se conseguirá es que cada vez sea más abundante, por los que ya lo hacen y por los compañeros de los anteriores que al ver que no sucede nada imitan el comportamiento.<br />13<br />

14. . Consecuencias que causa el abuso de las redes sociales en la empresa<br />14<br />

15. . Algunas distracciones online y lo qu cuestan<br />15<br />

16. . La productividad ha aumentado con los avances tecnológicos, las RRSS no deben ser menos<br />16<br />

17. . Las pérdidas de tiempo en la empresa tienen un elevado coste económico<br />17<br />

18. . Cuánto tiempo se pierde online<br />18<br />

19. . El mal uso de las RRSS por los trabajadores ocasiona pérdidas en las empresas<br />19<br />

20. . ¿Debe restringirse el acceso al Social Media en el trabajo?<br />20<br />

21. . La procrastinación no solo es causa de las RRSS<br />21<br />

22. . Cómo actuar ante dichos abusos<br />No hay un libro blanco de qué hacer en estos casos, porque depende de algunos factores cómo:<br />Si se ha incumplido o no algún precepto legal.<br />Si se ha incumplido alguna norma de régimen interno.<br />El daño ocasionado, coste económico, coste en reputación online,…<br />La intencionalidad del infractor.<br />Pero algunas ideas que pueden ayudar son:<br />Formar al personal en cómo actuar en las redes sociales.<br />Explicar claramente el reglamento de régimen interior y la legislación implicada.<br />Hablar con los interesados explicando que sus conductas son inadecuadas, y sancionar cuando sea necesario.<br />22<br />

23. . La dualidad de trabajador de una empresa y el perfil profesional personal<br />A veces se producen conflictos entre la marca de empresa y la marca personal.<br />Es habitual que los trabajadores de una empresa dispongan de perfiles profesionales en redes cómo Linkedin, Xing, Viadeo, … ¿cómo actuar en estos casos por parte del trabajador y de la empresa?<br />¿Hay que obligar a los trabajadores a utilizar un canal de comunicación controlable por la empresa? (Ej. No a mensajes en FaceBook o Linkedin con los perfiles personales)<br />En ocasiones un trabajador dispone de un blog personal con carácter profesional donde puede verter opiniones que van en contra de los intereses de la empresa, ¿qué hacemos en este supuesto?<br />23<br />

24. . Algunas preguntas sobre las que reflexionar sobre la mala praxis en el uso del Social Media<br />¿Las empresas pueden y/o deben utilizar los perfiles de las RRSS en los procesos de selección de personal?<br />¿Los trabajadores deben publicar fotografías realizadas en los espacios y eventos de la empresas en sus perfiles?<br />¿Lo qué sucede durante el tiempo de fuera de la jornada de trabajo en relación con la empresa se debe regular?<br />¿Los objetivos personales en las redes pueden ir en contradicción con los de la empresa?<br />24<br />

25. . Ideas para evitar/mitigar el mal uso de las RRSS en la empresa<br />Integrar el uso del Social Media dentro del reglamento de régimen interior de la empresa y explicarlo a los trabajadores de la misma.<br />Establecer clausulas contractuales sobre el uso de las RRSS por parte de los trabajadores y el respeto hacia la imagen, datos, trabajadores, clientes y proveedores de la empresa.<br />Atajar a tiempo cualquier abuso o mal uso de las RRSS en la empresa.<br />Dar a conocer quién el la persona o departamento responsable para consultas de este tipo.<br />Actualizar todas estas ideas con los cambios que se vayan produciendo.<br />25<br />

26. . Si la empresa retrasa el acometer estas tareas, cuando intente hacerlo puede ser demasiado tarde<br />26<br />

27. . Gracias por su atención<br />www.revistaformacion.com<br />alfredovela.wordpress.com<br />infografiasencastellano.com<br />lasotrasinfografias.com<br />27<br />