Yhdistyskoulutus

1. Yhdistyskoulutus Kampuksen opiskelijajärjestöt Kuopio 3.-6.4.2006 Tero Kankaanperä

2. Tarkoitus • Koulutuksen tarkoituksena on antaa uusille yhdistyksen aktiiveille eväitä tehtävistään suoriutumiseen ja hallituksen työskentelyyn osallistumiseen. • Jo pitempään yhdistyksessä toimineille tarkoitus on kerrata keskeiset asiat ja tarjota mahdollisuus pohtia oman ja yhdistyksen toiminnan kehittämistä

3. Sisältö • Koulutuksen aikana käydään läpi: • yhdistystoiminnan perusteet (3.4. S21) • perusperiaatteet ja normit: yhdistyslaki, yhdistyksen säännöt, muut lait ja asetukset • kokouskäytännöt (5.4. S12) • asioiden käsittelemisen vaiheet, kokouksen toimihenkilöiden tehtävät, äänestysmenettelyt • yhdistystalous (6.4. S21) • kirjanpito, tilinpäätös, tilintarkastus, verotus, yleishyödyllisyys, arvonlisävero, työnantajuus • tapahtumanjärjestäminen (10.4. Lukema) • Matti Reinikainen ja Janne Mertanen • vastuukysymykset, ohjelma • yhdistyksen tilan arvioinen ja toiminnan kehittäminen (sovitaan erikseen)

4. Kokouskäytännöt 5.4.2006 klo 16.30 - 19.00 S12

5. Kokouskäytännöt • Osassa annetaan välineitä jouhevaan päätöksen tekoon ja täysivaltaiseen osallistumiseen siihen • Osaan liittyy YLE Kantin tuottama kommentoitu taltio Farmasian opiskelijayhdistys Fortis ry:n syyskokouksesta 2005 • Käsitellään mm. Yhdistyslain määräykset kokouksiin liittyen, kokouksen kulku, asioiden käsittelyn vaiheet, äänestysmenettelyt ja –järjestykset, vaalitavat ja ehkä joku vinkki kiperiin tilanteisiin

6. Kokous • kokousmenettelyt perustuvat lakiin ja yleiseen käytäntöön • erityisesti hallituksen kokouksia ei ole säädelty YhdL • yhdistyksen kokouksista on määräyksiä: • kokous on pidettävä määrättynä aikana • ylimääräisen kokouksen pitäminen • päätösvalta jäsenillä • esteellisyys • kokouskutsu • pöytäkirja • mitätön tai moitteenvarainen päätös

7. Kokous Ellei säännöissä toisin määrätä: • päätöksen tekojärjestys (YhdL 27 §) • äänioikeus on 15 vuotta täyttäneellä yhdistyksen jäsenellä (YhdL 25 §) • asiamiestä ei voi käyttää (YhdL 25 §) • osallistumisesta kokoukseen ei tarvitse ilmoittaa etukäteen (YhdL 25 §)

8. Mikä kokous on? • Kokous on järjestäytynyt päätöksenteon muoto, jota käytetään kun asiasta/asioista on päättämässä useampi kuin kaksi ihmistä • Kokouksen tärkein – ja ainoa – tehtävä on tehdä päätöksiä • Hyvin järjestetty kokous etenee päätöksestä päätökseen kuin juna tiettyjen välivaiheiden kautta • Kokous on n määrän kertoja toistuva silmukka, jossa toistetaan vaiheita: esittely, keskustelu, esitys, (äänestys,) päätös • Kokous, vaikkakin sosiaalinen tilanne, ei ole koolla sosiaalisen funktion vuoksi

9. Kokouskutsu • Kenen kokous? (yhteisö) • Mikä kokous? (toimielin) • Missä? (paikka) • Koska? (aika) • Mitä? (asialista) • Päiväys ja allekirjoitus

10. Työjärjestys • Kokouksen avaus • Laillisuus ja päätösvaltaisuus • Kokouksen toimihenkilöt • Työjärjestys 5 – x N kappaletta sisällöllisiä pykäliä x + 1. Kokouksen päättäminen • Mahdollisia vakiopykäliä • Ilmoitusasiat • Pöytäkirjantarkastaminen • Muut esille tulevat asiat (meta)

11. Asialista vs. esityslista • Asialista on suppeampi kuin esityslista • Asialistassa ei tehdä päätösesityksiä, esityslistassa ne ovat valmiina • Asialistoja käytetään yleensä yhdistyksissä, esityslistoja julkishallinnossa • Esityslista tarvitsee esittelijän • Esityslistamaiset piirteet yhdistyksen (hallituksen) kokouksen asialistalla voivat olla ihan hyvä asia • Helposta asiasta ei pidä tehdä turhan vaikeaa • Joka tapauksessa listalle tulevista asioista päättää puheenjohtaja, joskus jonkun muun kanssa yhdessä

12. Pöytäkirja • Perustuu kokouskutsuun, asia- tai esityslistaan ja kokouksen työjärjestykseen • Tärkein sisältö ovat kokouksessa tehdyt päätökset! • Pöytäkirja on todiste päätöksestä • Suppein on päätöspöytäkirja • Selostuspöytäkirja on hiukan laveampi • Keskustelupöytäkirja on kokouksen litterointi • Pöytäkirjasta käyvät ilmi kaikki samat asiat kuin kokouskutsusta sekä: • Täsmälliset alkamis- ja päättymisajat • Läsnäolijat • Puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkastajat, ääntenlaskijat ja muut kokouksen toimihenkilöt

13. Pöytäkirjaote • Muuttamaton ote tietyistä kokouksen pykälistä/päätöksistä • Sisältää kokouksen alun ja lopun muodollisuudet • Oikeaksi todistus • Tarvitaan esim. pankille tilinkäyttöoikeuksien muuttamiseen tai valtakirjaksi liitolle yhdistyksen valtuutuspäätöksestä

14. Kokouksen avaus • Puheenjohtaja koputtaa nuijaa kolme kertaa pöytään tai hankkii järjestäytyneen hiljaisuuden muulla keinoin kokoustilaan • Kokouksen tai hallituksen puheenjohtaja tai muu yhdistykselle merkittävä henkilö voi käyttää avauksessa tervehdyspuheenvuoron • Puheenjohtaja toteaa avaamisajan pöytäkirjaa varten • Syytä tehdä ajallaan • Voidaan aloittaa myös aikaisemmin, mikäli KAIKKI kokouksessa äänivaltaiset henkilöt ovat paikalla • Puheenjohtaja kopauttaa nuijaa merkiksi kokouksen avaamisesta

15. Laillisuus ja päätösvaltaisuus • Todetaan laki ja sääntömääräiset ehdot kokouksen lailliselle koollekutsumiselle ja päätösvaltaisuudelle • Todetaan ehtojen toteutumisen arvioimiseksi tarvittavat tapahtumat ajankohtineen ja todetaan läsnäolijat • Todetaan edellisten perusteella laillisuus ja päätösvaltaisuus • Yhdistyksen kokouksen päätösvaltaisuudelle ei yleensä aseteta ehtoja • Jos ehdot eivät täyty, todetaan se ja harpataan kohtaan kokouksen päättäminen • Jos kokous pidetään vastoin määräyksiä se voidaan moittia kanteella nurin seuraavat 3 kk

16. Järjestäytyminen • Tarvittaessa hallituksen ensimmäisessä kokouksessa ja aina yhdistyksen kokouksessa • Yhdistyksen kokoukselle voidaan määrätä puheenjohtaja säännöissä • Jonkin asian käsittelyssä esteellisiä henkilöitä tai henkilöitä, jotka joutuvat poistumaan kesken kokouksen, ei pidä valita kokouksen toimihenkilöiksi • Yleinen käytäntö valita samat henkilöt pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi ei ole hyvä • Mieluiten yhdistyksen jäseniä, mutta ei välttämätöntä

17. Työjärjestys • Kokouskutsun mukana lähetetty asia- / esityslista • Asioiden käsittelyjärjestystä voidaan muuttaa (huomioitava sääntöjen asettamat rajoitukset) • Muiden asioiden käsitteleminen vaatii yleensä määräenemmistön tai yksimielisyyden, voi olla mahdotontakin • Työjärjestyksen muuttaminen kokouksen edetessä on huonoa tapaa • Esityslistan pykälän muuttaminen käsitellään työjärjestysmuutoksena, asialistan pykälien sisällön muuttaminen on helpompaa

18. Vakiopykälät • Läsnäolo- ja puheoikeudet • niille, joilla ei ole äänivaltaa tai läsnäolo-oikeutta sääntömääräisesti • voidaan myöntää laillisuus ja päätösvaltaisuus kohdassa tai erillisessä pykälässä • kokouksella on aina oikeus kutsua asiankäsittelyn kannalta tarpeellisia asiantuntijoita kokoukseen • Pöytäkirjantarkastaminen • jos ei käytetä pöytäkirjantarkastajia TAI • jos tarpeen tehdä HETI • Ilmoitusasiat • ei päätöksiä • merkitään tiedoksi • Muut esille tulevat asiat • ei ole hyvä käsitellä merkittäviä asioita • Mieluiten keskustelun jälkeen seuraavaan kokoukseen • Vain kokouksen kuluessa käsiteltävistä asioista johtuvia asioita

19. Kokouksen päättäminen • Puheenjohtaja toteaa asiat käsitellyiksi • Voidaan pitää myös kiitos-puheenvuoro • Todetaan kokouksen päättymisen aika (sama kello kuin alussa) • Kopautetaan nuijaa

20. Nuijan käyttäminen • Puheenjohtaja käyttää nuijaa merkiksi päätöksestä • Päätös voi merkitä päätösen tekemistä tai keskustelun päättämistä • Rytmittää kokousta • Helpottaa osallistujien kokouksen seuraamista • Voidaan käyttää hiljaisuuden ja järjestyksen palauttamiseen

21. Asiankäsittelyn vaiheet • Pykälän avaaminen [KOPS] • Asian esittely • Keskustelun avaaminen [KOPS] • Puheenvuorojen jakaminen ja rajaaminen • Keskustelun päättäminen [KOPS] • Esitysten toteaminen [KOPS] • Äänestys-/vaalijärjestyksestä päättäminen [KOPS] • Äänestys- /vaalitavasta päättäminen [KOPS] • Äänestysrauhan julistaminen [KOPS] • (Kokoustauon määrääminen ja päättäminen [KOPSX2] • Äänestyksen tuloksen julkistaminen [KOPS] • Kokouksen päätöksen toteaminen [KOPS] • Eriävien mielipiteiden ja vastalauseiden kirjaaminen [KOPS] • Ponsien äänestäminen [KOPS] • Asian käsittelyn päättäminen [KOPS]

22. Asian esittely • Asian parhaiten tunteva läsnäolija tai määrätty esittelijä esittelee asian riittävässä laajuudessa ja objektiivisesti • Esittelijä tekee myös päätösesityksen • Asiaa esiteltäessä on annettava kaikki tarvittava tieto päätöksen pohjaksi • Esittelyssä on syytä pysyä asiassa ja faktoissa – jaarittelu ja arvaileminen ei kuulu siihen • Lyhyen ja yksinkertaisen asian voi esitellä myös puheenjohtaja • Asian esittelyä varten kokoukseen voidaan kutsua asiantuntija/-oita

23. Keskustelu • Puheenvuorot pyydetään kättä nostamalla, nappia painamalla, ”puheenjohtaja”, kirjallisesti paperilla tai muutoin tilanteeseen sopivalla tavalla (menettelytapajärjestys) • Puheenvuoroissa pysytään asiassa ja se esitetään tiiviisti • Puheenvuorot jaetaan pääsääntöisesti pyytämisjärjestyksessä, pl. etuoikeutetut puheenvuorot • Esittelijälle tai hallitukselle voidaan antaa vastauspuheenvuoroja väliin • Puheenvuoroissa voidaan ilmaista mielipidettä/kannatusta, esittää kysymyksiä tai tehdä vastaesityksiä • puheenvuorojen pituutta ja keskustelun pituutta voidaan rajata kohtuulliseksi • lähetekeskustelu / yleiskeskustelu / yksityiskohtainen käsittely

24. Puheenvuorot • Esitys / esityksen poisvetäminen • Kannatus / vastustus • Lykkääminen / Kiireellisyys (rajoittaa asian käsittelyä) • Hylkääminen • Työjärjestys / tauko (etuoikeutettu puheenvuoro) • Kommentti / repliikki • Kysymys • välihuuto

25. Esityksen tekeminen • Asiaan liittyvää esitystä tulee aina kannattaa, muutoin se raukeaa • Henkilöön liittyvää esitystä ei tarvitse kannattaa • Kannattajan tulee olla äänivaltainen kokouksessa • Esityksen voi vetää pois keskustelun kuluessa, samoin kannatuksen • Esitys on hyvä varata käsille myös kirjallisena • Esityksen tulee olla selkeä, tiivis ja yksiselitteinen • Esitystään on syytä puolustaa keskustelussa ja huonomuistista puheenjohtajaa vastaan

26. Äänestys • Avoimia äänestystapoja • Kädennosto • Punainen/vihreä/valkoinen lippu • Nimenhuuto • Koneelliset äänestystavat • Salaisia äänetystapoja • Suljetut liput (toteutettavissa myös nimenhuudolla) • Marmorikuulat • Koneelliset äänestystavat • Varsinaisen äänestyksen tulos on kirjattava pöytäkirjaan • Koeäänestyksessä mitataan valtasuhteita ja haetaan selvää ratkaisua

27. Äänestysmenettely • Parlamentaarinen (YhdL) • Äänestyksen voittaa se mielipide, jota on kannattanut yli puolet äänestyksessä annetuista äänistä • Ehdoton enemmistö • Kaksi ehdotusta vastakkain kerrallaan > äänestysjärjestys • Kollegiaalinen • Äänestyksen voittaa se mielipide, jonka hyväksi useimmat äänet on annettu • Kaikki ehdotukset kerralla äänestyksessä • Ei voi äänestää tyhjää • Äänet annetaan nuorimmasta vanhimpaan • Vanha reliikki, käytössä hyvin vähän (vrt. yliopistohallinto ja tuomioistuimet)

28. Äänestysjärjestys • Yksityiskohtainen • Lykkäys vs. käsittelyn jatkaminen • Vastaehdotusten ääripäät vastakkain likenevässä sarjassa • Vastaehdotusten voittaja vs. pohjaesitys • Voittaja vs. hylkäys • Lyhyt • Lykkäys vs. käsittelyn jatkaminen • Hylkäys vs. pohjaesitys • Pohjaesitys vs. KAIKKI vastaehdotukset • Pohjaesitys vs. etäisin vastaehdotus • Voittaja vs. seuraavat vastaehdotukset likenevässä sarjassa • Ryhmittäinen • Lykkäys vs. käsittelyn jatkaminen • Hylkäys vs. kaikki ehdotukset • Status quo vs. muutokset • Vastakkaiset suunnat vastakkain • Voittajan keskinäiset äänestykset

29. Määräenemmistö äänestyksessä • YhdL ja säännöt säätävät määräenemmistön mm. sääntöjen muuttamiseen ja yhdistyksen purkamiseen • määräenemmistön on laissa ¾, mutta säännöissä voidaan määrätä esim. jopa 5/6 määräenemmistöstä • yleensä asia käsitellään normaalia äänestystapaa käyttäen valmiiksi kokonaispaketiksi, jonka hyväksymisestä/hylkäämisestä äänestetään lopuksi määräenemmistöllä • voi johtaa pattitilanteeseen • voidaan myös esittää kysymys: vastustaako joku hyväksymistä, jolloin voidaan hiljaisuus todeta yksimielisyydeksi

30. Vaali • Vaali on henkilövalinnasta käyty äänestys • Sopuvaalissa ehdokkaita on yhtä monta kuin täytettäviä paikkoja • Jos täytettäviä paikkoja on yksi tai useampi, käytettävissä on erilainen valikoima vaalitapoja • Yhden paikan täyttämiseen ei voida käyttää suhteellisia vaalitapoja • Vaali on useimmiten salainen, mutta ei välttämättä! • Vaalia edeltää ehdokkaiden kelpoisuuden tarkastus • Vaalijärjestys on useimmiten lain tai sääntöjen mukainen! • vaalissa voi äänestää myös ”mustaa hevosta” ellei sitä ole erikseen säännöissä kielletty

31. Vaalitavat (yksi paikka) • Yksivaiheinen (kollegiaalinen) menettely • YhdL oletusarvoinen vaalitapa ellei säännöissä muuta määrätä! • ratkaisu yhdellä äänestyksellä • eniten ääniä saanut valitaan • Kaksivaiheinen menettely • kun säännöissä näin erikseen määrätään! • presidentin vaalin vaalitapa • ensimmäisellä kierroksella karsitaan ehdokkaat kahteen eniten ääniä saaneeseen • toisella kierroksella äänestetään kahden ehdokkaan välillä • ”Kolmivaiheinen menettely” eli eliminoiva kierrosvaalitapa • äänestetään kunnes joku saa yli puolet äänistä ja tiputetaan joka kierroksella heikoin ehdokas pois • Paavin valinnassa eliminoimaton menettely

32. Vaalitavat (useita paikkoja) • enemmistövaalitapa • jokainen äänestäjä antaa yhden äänen enintään niin monelle ehdokkaalle kuin on täytettäviä paikkoja, eniten ääniä saaneet valitaan • korostaa enemmistön merkitystä, hyvin heikko vähemmistön suoja • YhdL oletusarvoinen vaalitapa ellei säännöissä muuta erikseen määrätä • suhteelliset vaalitavat • kun niin yhdistyksen säännöissä erikseen määrätään! • henkilökohtainen suhteellinen vaali (YhdL 29§ kohta 3) • suhteellinen listavaali (YhdL 29§ kohta 1) • henkilökohtainen suhteellinen listavaali (YhdL 29§ kohta 2) • muu säännöissä erikseen kuvattu suhteellinen vaalitapa • esim. siirtoäänijärjestelmä (STV)

33. Suhteellinen listavaali (YhdL 29§ kohta 1) • ”[toimitetaan] ehdokaslistoja käyttäen siten, että kukin ääni annetaan ehdokaslistalle kokonaisuudessaan, jolloin kullakin ehdokaslistalla ensimmäisenä oleva saa vertausluvukseen ehdokaslistan saaman koko äänimäärän, toisena oleva puolet äänimäärästä, kolmantena oleva yhden kolmasosan äänimäärästä ja niin edelleen ja valituiksi tulevat määräytyvät ehdokkaiden vertauslukujen mukaisessa järjestyksessä ” • ei vaalia listan sisällä, järjestys ennalta määrätty • listat suunniteltava huolella • äänestäjät voivat kokea turhauttavaksi, kompromisseja

34. Henkilökohtainen suhteellinen listavaali(YhdL 29§ kohta 2) • ”[toimitetaan] ehdokaslistoja käyttäen, mutta siten, että kukin ääni annetaan jollekin ehdokaslistassa olevalle ehdokkaalle, jolloin kullakin ehdokaslistalla ääniä eniten saanut saa vertausluvukseen ehdokaslistan saaman koko äänimäärän, toisena oleva puolet äänimäärästä, kolmantena oleva yhden kolmasosan äänimäärästä ja niin edelleen ja valituiksi tulevat määräytyvät ehdokkaiden vertauslukujen mukaisessa järjestyksessä” • d’Hondt menetelmä, tunnetuin • käytössä eduskunta, kunnallis-, EU- ja edustajistovaaleissa • Ruotsissa ja Norjassa käytössä hieman poikkeava Sainte-Laguën menetelmä, jossa vertailuluvun kaavassa edellisten paikkojen määrä kerrotaan kahdella (matalampi kynnys, ei sorra pieniä niin voimakkaasti) • voidaan yhdistää edellisen kanssa rinnakkaiseksi

35. Henkilökohtainen suhteellinen vaali (YhdL 29§ kohta 3) • ”[toimitetaan] ehdokaslistoja käyttämättä siten, että vaalissa jokainen annettu ääni jaetaan vaalilippuun merkittyjen ehdokkaiden kesken ensimmäisenä olevan ehdokkaan saadessa yhden äänen, toisena olevan puoli ääntä, kolmantena olevan yhden kolmasosan ääntä ja niin edelleen ja valituiksi tulevat määräytyvät ehdokkaiden saamien äänien mukaisessa järjestyksessä” • yhdistyksissä todennäköisesti suosituin • toimivin kun selviä valtaryhmittymiä ei ole • variaatioita syntyy siitä, pitääkö ottaa kantaa kaikkien paikkojen täyttämiseen vai ei

36. Siirtoäänivaali (STV) • äänestäjä toimii kuten henkilökohtaisessa suhteellisessa vaalissa • äänet lajitellaan ykkösäänten mukaan, hylätyt ja tyhjät äänet poistetaan ja ykkösäänet lasketaan • lasketaan läpimenokynnys, joka onq =∑Ä/n+1, jossaq = läpimenokynnysÄ = ehdokkaan saama äänimäärän = täytettävien paikkojen määrä • enemmän kuin läpimenokynnyksen verran ykkösääni saaneet ovat tulleet valituiksi, ylimäärää tai tasatilannetta voidaan ratkoa esim. seuraavien äänten perusteella tai arvalla • jos paikkoja on täyttämättä, siirretään läpimenneiden ehdokkaiden läpimenokynnyksen ylittävä äänimäärä kakkosäänten saajille näiden saamien äänten suhteessa • mahdollisesti kynnyksen ylittäneet todetaan valituiksi • jos jaettava ylimäärä loppuu, mutta paikat eivät ole täynnä, pudotetaan heikoin ehdokas ja tehdään hänen kakkosäänistään ylimäärän siirto • järjestelmän tavoite on minimoida ”hukatut/tuhlatut” äänet • käytössä esim. Irlannissa, Maltalla ja Suomessa SYL:n liittokokouksessa

37. Äänestysliput • tyhjä valkoinen paperi kelpaa, mutta on leimattava • äänestyksessä / vaalissa voi käyttää vain sitä varten jaettuja äänestyslippuja • ylimääräiset sutut (nimet, kuvat, numerot) äänestyslipussa johtavat sen hylkäämiseen • äänestyslippuja tarkastelevat vain ääntenlaskijat ja tarvittaessa kokoukseen puheenjohtaja ja sihteeri • äänestysliput säilytetään suljetussa kuoressa kunnes pöytäkirja on saanut lainvoiman • ääntenlaskennan pöytäkirja säilytetään yleensä pöytäkirjan liitteenä

38. Eriävä mielipide / vastalause • kokouksen päätökseen tyytymätön voi aina jättää eriävän mielipiteen / vastalauseen • eriävä mielipide on perusteltu, vastalause ei tarvitse perusteluja • perustelut voi sanella tai jättää kokouksessa, mutta yleensä niiden jättämiselle kirjallisesti on myös määräaika kokouksen jälkeen • eriävä mielipide / vastalause on olennainen vastuukysymyksiä ratkaistaessa • eriävää mielipidettä ei voi jättää jos ei ole tehnyt vastaesitystä ja äänestänyt vastaan