YHDISTYSKOULUTUS 24.11.2004 Yhdistysten verkkoviestintä

1. YHDISTYSKOULUTUS 24.11.2004 Yhdistysten verkkoviestintä

2. Verkkoviestintä • www-sivujen, sähköpostin, erilaisten ryhmäalustojen kautta tapahtuvaa vuorovaikutusta, asiointia sekä palvelua

3. Verkon valtit • Nopeus • Tehokkuus, taloudellisuus • Vaihtoehtoisuus, hyperlinkit • Vuorovaikutteisuus • Tietojen saatavuus • VALTEISSA PIILEE KARIKOITA • Päivitykset • Valinnan vaikeus • Kukaan ei vastaa

4. WWW-sivut • toiminnan ja palveluiden markkinointia • tiedon välittämistä • mielenkiinnon herättämistä • positiivisen maineen luomista • muodostaa toiminnasta kokonaiskuvan

5. Hyvä www-sivu • Tekninen toimivuus • Latautuu nopeasti • Toimii eri koneissa ja eri selaimissa • Ajantasaista sisältöä, ylläpidon helppous • Antaa mahdollisuuden palautteeseen • Yhteystiedot, sähköposti, lomake • Sisältö, rakenne ja graafinen ilme • Selkeä ja yksinkertainen • Ymmärrettävä • Kohderyhmän ehdoilla • Poikkeus vahvistaa säännön

6. Miksi? Mitä? Kenelle? Miten? • Www-sivuston sisältöä suunniteltaessa tulisi pitää mielessä: • Mihin sivuilla tähdätään? Mikä on niiden funktio? • Kuka saattaisi olla sivuista kiinnostunut? Eli mikä/mitkä on/ovat kohderyhmät? • Millaisia intressejä kohderyhmällä on? • Minkälaiset käyttötaidot he omaavat? • Onko sisältö sellaista, että sitä olisi syytä päivittää aika ajoin • vai onko se muuttumattomaksi tarkoitettu dokumentti? Jos sivusto sisältää ajankohtaiseksi tarkoitettua tavaraa, on muistettava myös päivittää. • Vastuutahon nimeäminen

7. Koska www-tekstit ovat hypertekstejä, rakenteen ei välttämättä tarvitse eikä kannata olla lineaarinen jatkumo • Ruudulta lukeminen on raskaampaa kuin paperilta lukeminen. Vältä liian tiivistä asettelua. Käytä listoja, väliotsikoita, vaakaviivoja tms. • Sivustoa rakentaessa kannattaa keskittyä yhtenäisen asettelun, värityksen, kuvituksen ja johdonmukaisten sivujen välisten yhteyksien (linkitys) luomiseen.

8. Sivulta toiselle navigoinnin tulisi olla mahdollisimman helppoa. • Jos sivuillanne on linkkejä, sivuston käyttäjää palvelisi paremmin, jos ko. linkin yhteydessä kerrotaan, miksi linkki on hyödyllinen ts. mitä tietoa sieltä on löydettävissä. • Jokaisella www-sivulla pitäisi olla tieto siitä, kuka sen on tehnyt, koska viimeksi päivitetty. • Huomioi tekijänoikeussäännökset

9. Työvaiheita • Organisointi, vastuut • Sisällöllinen valmistelu ja suunnittelu • Aineiston keruu • Toteutus / toteutuksen hankinta • Testaus • Julkistaminen • Päivittäminen • Jatkokehittely ja uudistaminen

10. Verkkoteksti • Verkkotekstiä silmäillään; tiiviys, selkeys ja lyhyys.Hyvä verkkoteksti vaatii myös • Ymmärrystä viestintävälineestä • Tietoa verkon rajoista ja rajattomuudesta • Pitkien tekstien ongelmia voidaan välttää hypertekstirakenteella • Teksti pitää jakaa lyhyisiin kappaleisiin, koska yhdellä näytöllä ei tulisi olla puolikasta A4-paperia enempää tekstiä. • Kirjoitetun sisällön ja taiton lisäksi tekstille antaa merkityksiä sen ulkoasu, muun muassa tekstityyppi, sen laatu ja koko. • Myös valitun tekstityypin on oltava mahdollisimman yksinkertainen. Päätteettömät tekstityypit toimivat näytöllä paremmin kuin päätteelliset • Verkossa teksti on samanarvoista kuvan ja äänen kanssa, eikä hallitsevaa kuten lehdessä tai alisteista kuten televisiossa.

11. Kuvat www-sivuilla • Kuva on verkkoviestinnän keskeinen mediaelementti • Kuvan kykyä kertoa enemmän kuin teksti tulisi käyttää varsinkin verkkoviestinnässä, jossa pitkien tekstien lukeminen on hankalaa • Sivun käyttöliittymän kuvitus suunnitellaan usein muun graafisen ilmeen mukaan, kohderyhmän ehdoilla • Kuvitus ei saa estää tai vaikeuttaa sivujen selausta

12. Kuvat nettiin • Kuvien digitointi (skannaus, digikamera) ja käsittely kuvankäsittelyohjelmalla • Kuvatiedostomuodot • Käytä oikeaa kuvaformaattia. Oikean formaatin eli tiedostomuodon valinnalla voidaan olennaisesti keventää kuvien kokoa. • Kuvien formaatteja kannattaa käyttää: • PNG- ja GIF-formaatteja erilaisten kaavioiden esittämisessä. • JPG-formaattia valokuvien esittämisessä. • Muita formaatteja, kuten esimerkiksi BMP, ei kannata käyttää, koska selaimet eivät tue niitä.

13. www-sivujen teon historiaa ja nykypäivää. • Teknologioita HTML, ASP, CSS, PHP,ASP XHTML, XML, HTML, ASP.NET, Javascript ja työkaluja (Apache, Dreamweaver, Flash, Frontpage, IIS, MySQL… ?!? • Muistiollakin (Notepad) pääsee alkuunWebistä löytyy ohjeita esim: http://www.cs.tut.fi/%7Ejkorpela/webjulk/ • Yhä enemmän käytetään sivuston taustajärjestelmänä tietokantapohjaisia julkaisujärjestelmiä. • Julkaisujärjestelmä - riittää, kun osaa tekstinkäsittelyä vastaavat alkeistaidot • Staattiset HTML-sivut <> tietokantapohjaiset dynaamiset sivut • Navigointirakenteen ylläpito ja ulkoasun vaihtaminen helppoa • Käyttäjienhallinta – eri sivujen ylläpidon hajauttaminen. • Sivuston toiminnallisuuden laajentaminen intra- tai ekstranet sivustoksi • Sivuston ylläpito – yksinkertaisimmillaan sisältöä päivitetään www-selaimella, • Tietokannasta saadaan sama sisältö listattua eri tavoin

14. Verkon hyödyntäminen jäsenviestinnässä • Sivuston kehittäminen vuorovaikutteisemmaksi edistää jäsenten keskinäistä vuorovaikutusta ja päätöksentekoon osallistumista • Intranet sisäisenä viestinnän välineeksi • Jäsentiedotteet • Verkkokeskustelut • Taitavasti toteutettu verkkokeskustelu sopii moneen tarkoitukseen: kokoukseen, ideariiheen, jäsenten väliseen vuoropuheluun tai kysymys-vastaus –palveluun. • Sisäinen tiedostopankki tiedostoille • Muut jäsenpalvelut ja hallinnon apuvälineet esim. jäsenrekisteri verkossa

15. Sähköposti • Yhdistykselle oma sähköpostiosoite • Toimijat vaihtuvat, sähköpostiosoite säilyy • Sähköpostilista sisäisen tiedottamisen jakelukanavaksi, taloudellisuus ja nopeus. • Sähköpostikirjoittaminen vaatii kirjoitus- ja palvelutaitoa • Tapa käyttää sähköpostia antaa kuvan yhteisön palvelun laadusta ja toiminnan tehokkuudesta.

16. Suupohjan palveluportit • Käynnissä Suupohjan palveluportit-hanke jonka tavoitteena on asumis- ja hoivapalvelujen sekä seudun yhdistysten verkkopalvelujen kehittäminen. • Asuminen • Palveluun kootaan tietoa alueen palvelutuottajista, toteutetaan seudullinen asunnonetsijän sähköinen palvelu sekä yhteistyöfoorumi palvelujen tuottajille. • Hoiva • Palveluun kootaan tietoa alueen palvelutuottajista sekä hoivapalvelujen käyttöön liittyvää ja sitä helpottavaa tietoa. Tarkoitus myös suunnitella yhteisiä verkkopalveluja, joita palveluntuottajat voisivat hyödyntää omassa työssään.

17. Suupohjan palveluportit • Yhdistykset • Yhteiseen palveluun kootaan kattavat tiedot seudun yhdistyksistä ja näiden palveluista. • Hanke tukee osaltaan ja syventää seutuportaalin www.suupohja.fi kehittämistyötä • Seudullisilla verkkopalveluilla on tulevaisuudessa yhä tärkeämpi rooli yritysten, kuntien, valtionhallinnon ja muiden organisaatioiden yhteistoiminnassa, kuluttajien asioinnissa näissä organisaatioissa sekä yhteisöjen kuten kuntien ja yhdistysten yhteisten asioiden hoidossa.

18. Nyt • yhdistyksillä hyvin erilaiset valmiudet hyödyntää verkkoa, tarvitaan koulutusta ja tukea • tiedot yhdistyksistä hajallaan, Suupohja.fi kokoaa • vanhentunutta tietoa • tietojen ylläpitoa ei ole hajautettu, päivitys yhden henkilön varassa, työlästä -> hajautettu sisällöntuotanto • käytössä vanhentunutta tekniikkaa, tarvitaan uusia välineitä

19. Tavoitetila • Kattavat tiedot seudun yhdistyksistä ja näiden palveluista yhdessä paikassa (yhdistyshakemisto). • Tukee verkon hyödyntämistä yhdistysten ulkoisessa tiedottamisessa • seudullinen vapaa-ajan verkkolehti osana seutuportaalia • järjestöjen ja julkisen sektorin yhteistyönä seudullinen liikunta/harrastuspaikkarekisteri, harrastuskalenteri • Tukee verkon hyödyntämistä yhdistysten sisäisessä jäsenviestinnässä ja yhteistoiminnassa (Intranet ratkaisut). • Toteutetaan uusia, yhteisiä monistettavia verkkopalveluja esim. erilaisia varausjärjestelmiä (tilat, kalusto) • Tiedon ylläpito tulisi hajauttaa niille joilla tieto on, ylläpidon tekninen helppous. • Uusien tekniikoiden käyttöönottaminen myös järjestöjen verkkopalveluissa

20. Suupohja.fi välineenä • Tapahtumatiedotuswww.suupohja.fi/tapahtumat • Uutiset