Slovenska standardna davčna inšpekcijska datoteka

1. Slovenska standardna davčna inšpekcijska datoteka Boris Hervatič Ljubljana SIR ISACA, 12.02.2008

2. UVOD V Uradnem listu Republike Slovenije številka 59, z dne 04.07.2007, je bil objavljen »Pravilnik o vsebini, obliki, načinu in rokih za predložitev izpisa podatkov iz elektronsko vodenih poslovnih knjig in evidenc zavezanca za davek«. S pravilnikom, s katerim je tudi naša država skladno z Zakonom o davčni službi vpeljala v prakso priporočila držav EU in OECD se določajo vsebina, oblika, način in roki za predložitev izpisa podatkov iz elektronsko vodenih poslovnih knjig in evidenc zavezanca za davek v postopkih davčnega nadzora. Pravilnik, ki se je začel uporabljati s 01.01.2008 predpisuje, da morajo vsi zavezanci za davek, ki elektronsko obdelujejo podatke, na zahtevo davčnega organa v postopku davčnega nadzora predložiti izpis podatkov iz svojih elektronsko vodenih poslovnih knjig in evidenc v urejenih strukturiranih računalniških datotekah v vsebini, obliki in na način, ki je določen v prilogi pravilnika. SIR ISACA, 12.02.2008

3. S pravilnikom uvaja Davčna uprava Republike Slovenije v postopke davčnega nadzora »Slovensko standardno davčno inšpekcijsko datoteko«, za katero se sicer v angleški literaturi uporablja izraz »Standard audit file« - standardna revizijska datoteka. Po definiciji Evropske komisije, davčnih uprav držav EU in OECD je to datoteka, v katero so iz izvornega računovodskega sistema zavezanca za davek zapisani davčno pomembni podatki za določeno časovno obdobje, ki jih lahko zaradi standardizirane vsebine, oblike in formata uslužbenci davčne uprave preprosto nadalje obdelujejo, da bi preverili pravilnost davčnih obračunov zavezanca za davek. SIR ISACA, 12.02.2008

4. PRAVNI TEMELJI • Pravne temelje za izdelavo inšpekcijske datoteke najdemo v 38. in 39. členu Zakona o davčnem postopku, smernice za definiranje »Standardne davčne revizijske datoteke« pa najdemo v dveh dokumentih, ki jih je izdal OECD: • Guidance note: Guidance on Tax Compliance for Business and Accounting Software in • Guidance note: Guidance for the Standard Audit File – Tax (SAF-T) • V prvem dokumentu je naveden niz standardov, ki naj bi se jih uporabilo pri razvoju knjigovodskih računalniških programov z namenom, da se minimizira stroške za doseganje skladnosti z zahtevami finančnih oblasti, v drugem pa je priporočena vsebina standardne davčne revizijske datoteke podrobno definirana in opisana. • Smernice so seveda pisane tako, da spoštujejo posebnosti v sodni in davčni zakonodaji, ki se od države do države razlikujejo. SIR ISACA, 12.02.2008

5. Razvijalce programske opreme spodbujajo, da zagotovijo da: • Ima programska oprema možnost izvoza podatkov, potrebnih za pripravo informacije o plačanih davkih; • Imajo uporabniški programi izčrpno in razumljivo dokumentacijo, ki bo uporabnikom in revizorjem olajšala razumevanje delovanja programa in njegovega povezovanja z okoljem in sistemom, v katerem deluje; • Ima programska oprema vgrajene primerne notranje kontrole, ki zagotavljajo njeno zanesljivo delovanje; • Programska oprema tvori primerne revizijske sledi, ki bodo omogočile revizorjem izvajati revizijo njenega delovanja; • Bo elektronske kontrolne zapise možno preveriti in potrditi s primernimi programi za izvajanje nadzora; • Bo možno programe testirati z računalniškimi revizijskimi tehnikami; • Bo programska oprema omogočala revizorjem hiter dostop do podatkov za preverjanje njihove resničnosti in skladnosti z veljavnimi predpisi; • Bodo postopki za arhiviranje zagotovili celovitost in čitljivost elektronsko shranjenih podatkov v času ter njihovo dostopnost revizorjem. SIR ISACA, 12.02.2008

6. Finančne oblasti pa spodbujajo da: • Začnejo z izvedbenim načrtom, ki naj vključuje dvostransko in večstransko sodelovanje z drugimi finančnimi oblastmi; • Preučijo možnosti vzpostavitve postopkov overovljanja in sodelovanja z ostalimi državami članicami OECD; • Sodelujejo z razvijalci poslovne programske opreme in knjigovodskimi servisi s ciljem, da se te Smernice vgradijo v njihove knjigovodske programske pakete; • Vgradijo te Smernice v svoje razvojne postopke izgradnje poslovne programske opreme; • Sodelujejo z razvijalci poslovne programske opreme s ciljem, da bi le ti vgradili v svoje programe možnost avtomatskega izvoza podatkov, potrebnih za elektronsko izpolnjevanje davčnih obveznosti; • Uporabljajo SAF-T pristop v svojih revizijskih in potrditvenih postopkih; • Sodelujejo s pomembnimi vladnimi ustanovami, poslovnimi združenji in drugimi organizacijami, kot so na primer razvijalci knjigovodske programske opreme in zasebnimi revizorji, z namenom širjenja teh Smernic in SAF-T-a ter vzpostavitve primernih ureditvenih pravil; • Sodelujejo s pomembnimi vladnimi ustanovami, poslovnimi združenji in drugimi organizacijami, kot so na primer inštituti za standardizacijo z namenom, da se določi do kakšne mere se lahko prevzame mednarodne standarde; • Sodelujejo pri bodočem delu in raziskavah na Smernicah z namenom, da se pripravi priporočen niz neodvisnih preizkusov, primernih tudi za davčne namene. SIR ISACA, 12.02.2008

7. VSEBINA INŠPEKCIJSKE DATOTEKE • Upoštevajoč omenjene smernice in predlagane podatke, ki naj bi jih vseboval SAF-T, smo v Sloveniji sprejeli pravilnik, ki določa podatke, ki jih bodo morali zavezanci za davek na zahtevo davčnega organa v postopku davčnega nadzora predložiti davčnemu organu. Ti so: • podatki glavne knjige (izpis glavne knjige), • podatki o odbitnem DDV (izpis odbitka DDV) in • podatki o obračunanem DDV (izpis obračunanega DDV). • Nahajati se bodo morali v treh ločenih računalniških datotekah, katerih oblika in vsebina je podrobno opisana v prilogi pravilnika. • Datoteke so tekstovnega (ASCII) formata, zapisane s kodno stranjo CP1250, fiksne dolžine, s podpičjem kot ločilom med posameznimi polji in vrsticami. Podatki bodo morali biti zapisani na standardnih računalniških hranilnih medijih (disketa, CD, DVD) in predloženi uradni osebi davčnega organa, ki opravlja davčni nadzor. SIR ISACA, 12.02.2008

8. Izpis podatkov glavne knjige obsega koledarsko ali poslovno leto. V datoteko se bodo zapisovali podatki glavne knjige, kakor je opredeljena v Slovenskih računovodskih standardih. Podatki o odbitnem DDV se bodo zapisovali za koledarsko leto, kakor so izkazani na ustreznih listinah: prejeti računi, knjigovodske listine o plačilih in izplačilih, knjigovodske listine o naknadnih popravkih odbitnega DDV, uvozne carinske deklaracije, odločbe carinskega in davčnega organa ter druge listine, ki so pomembne za odbitek DDV. Podatki o obračunanem DDV se bodo zapisovali za koledarsko leto, kakor so izkazani na ustreznih listinah: izdani in prejeti računi, knjigovodske listine o plačilih in izplačilih, knjigovodske listine o naknadnih popravkih obračunanega DDV, izvozne carinske deklaracije, odločbe carinskega in davčnega organa ter druge listine, s katerimi se dokazuje izvozna dobava kot tudi vse druge listine, ki so pomembne za obračun in plačilo DDV. SIR ISACA, 12.02.2008

9. IZPIS GLAVNE KNJIGE.TXT SIR ISACA, 12.02.2008

10. IZPIS ODBITKA DDV.TXT SIR ISACA, 12.02.2008

11. IZPIS OBRAČUNANEGA DDV.TXT SIR ISACA, 12.02.2008

12. RAZLIKA MED INŠPEKCIJSKO DATOTEKO IN SAF-T Že bežna primerjava med vsebino datotek, kot jih predpisuje naš pravilnik in priporočeno vsebino revizijske datoteke, kot jo priporoča SAF-T nam razkrije, da so v naših treh datotekah zajeti praktično vsi podatki, ki jih SAF-T priporoča kot obvezne, razlika je le v osnovnih informacijah o podjetju, na katerega se podatki nanašajo in ki morajo biti po našem pravilniku napisane na računalniškem hranilnem mediju, na katerem so datoteke shranjene, SAF-T pa jih priporoča kot obvezen zapis v datoteki. Podobno velja tudi za podatke o dobaviteljih in kupcih. Medtem ko SAF-T sicer kot neobvezne priporoča zelo podrobne podatke o dobaviteljih in kupcih, naš pravilnik predvideva le ime in sedež firme ter njeno identifikacijsko številko za DDV, kar se sicer sklada z obveznimi priporočenimi podatki po SAF-T. Ostali podatki v datotekah, ki jih predpisuje naš pravilnik, se skladajo z obveznimi priporočenimi v SAF-T, ob upoštevanju naših knjigovodskih posebnostih. SIR ISACA, 12.02.2008

13. Seveda pa bo za zavezance za davek, ki ne bodo mogli zagotoviti predpisanih datotek, še vedno obstajala možnost, da podatke predložijo v drugačnem formatu (na primer v datotekah tipa Excel, dBase, Access, Oracle, SQL, DB2, XML ...) ali obliki (spremenljiva dolžina polj, drugačna dolžina polj, drugačni datumski zapisi, drugačni številčni zapisi, drugačna ločila med polji, itd.), vendar pa bodo morale datoteke vsebovati najmanj vse predpisane vsebinske podatke. Za konec lahko ugotovimo, da se za zavezance za davek s sprejemom tega pravilnika njihove obveznosti ne bodo prav nič povečale, saj so morali na podlagi 38. člena Zakona o davčnem postopku na zahtevo davčnega organa v postopkih davčnega nadzora že sedaj predložiti svoje podatke v elektronski obliki. Bistvena sprememba je le v tem, da so sedaj zavezanci za davek že v naprej seznanjeni z vsebino in obliko podatkov, ki jih morajo predložiti davčnemu organu na njegovo zahtevo. SIR ISACA, 12.02.2008

14. ZAKLJUČEK Slovenska standardna davčna inšpekcijska datoteka ne bo uporabna samo za DURS, ampak jo bodo lahko uporabljali tudi sami zavezanci za davek za svoje poslovne potrebe, notranji revizorji zavezancev za davek, zunanji revizorji, Računsko sodišče Republike Slovenije in druge nadzorne institucije v Republiki Sloveniji. A sam obstoj inšpekcijske datoteke nikakor še ne pomeni tudi avtomatsko zagotovilo za popolne in pravilne podatke. Res je, da bo v veliki večini primerov rednega inšpekcijskega nadzora poslovanja zavezanca za davek rutinski pregled inšpekcijske datoteke popolnoma zadoščal, a za podrobnejše in natančnejše preglede sama inšpekcijska datoteka ne bo zadoščala. V primerih, ko bo DURS želel preveriti popolnost in pravilnost podatkov, ki mu jih je zavezanec za davek v postopku davčne inšpekcije predložil v obliki inšpekcijske datoteke ali v drugi obliki, ki zadošča zahtevam pravilnika, bo še vedno moral pristopiti h klasičnemu pregledu papirne dokumentacije oziroma k pridobivanju drugih podatkov v elektronski obliki. SIR ISACA, 12.02.2008

15. Vprašanja ?Hvala za pozornost ! SIR ISACA, 12.02.2008