Sabine Teichert EBSCO Information Services ASpB-Tagung, München 2005

1. Die optimale Nutzung von elektronischen Ressourcen durch deren Vernetzung und die Integration von Agentur-Dienstleistungen Sabine Teichert EBSCO Information Services ASpB-Tagung, München 2005

2. Einige aktuelle Thesen: • Das Handling von E-Journals ist leichter als das Handling von Print-Zeitschriften, daher ist keine externe Unterstützung notwendig. • Agenturen erbringen keine zusätzlichen Werte in der elektronischen Welt; ihr Fokus ist die gedruckte Zeitschrift. • Es ist preisgünstiger, direkt vom Verlag zu kaufen, da die Servicegebühr gespart wird und die Bibliotheken einen Rabatt vom Verlag erhalten. • Verlage gestatten den Agenturen nicht, Transaktionen zu übernehmen. 2

3. Was ist die Aufgabe der Agentur? Dienstleistungen und Produkt-entwicklungen, von denen sowohl Bibliotheken und ihre Nutzer als auch Verlage profitieren. 3

4. Titelinformation 50 Mitarbeiter Titeldatenbank 298.000 Preise Zahlungsinformationen Reklamationsinformationen E-Journal Informationen Titeländerungen/Recherchen Publisher Services 100 Mitarbeiter 78.000 Verlage Rechnungsprüfung Zahlungsverkehr Kundenservice für Verlage E-Journal Team Abteilungen in einer Agentur Kundenservice 4

5. Welchen Wert erbringen Agenturen? • “Traditionelle” Agenturleistungen auch für E-Journals • E-Ressource-Managementprodukte, Linking-Services und Datenbanken • Serviceleistungen, die Bibliotheken bei der Erwerbung und Verwaltung ihrer Elektronischen Ressourcen unterstützen. 5

6. E-Journal Life Cycle und Electronic Resource Management Acquire Evaluate Monitor Provide Access Provide Support Administer 6

7. Traditioneller Service, der auch in der “E-World” Anwendung findet • Vorauszahlung Ihrer Bestellung • Auftragskonsolidierung • Zahlungsnachweise • individuelle Rechnungsstellung • Datenaustausch, z.B. EDI Schnittstellen • Konsolidierte Erneuerungen • umfangreiches Berichtswesen • Ihr persönlicher Kundenbetreuer 7

8. License terms E-resource life cycle Order Trial use Price Pay Assess need/budget IP Addresses Evaluate Register User feedback Acquire Proxy Servers Catalog Usage stats Evaluate Monitor Provide Access Portals/Access lists Downtime analysis Campus authentication Review problems URL maintenance Provide Support Problem log Administer User IDs Hardware needs Admin module information Software needs Preferences (store) Contact info Holdings lists Print Troubleshoot/ triage Access restrictions Online Claiming View rights for use 8

9. Beispiele aktueller Fragestellungen 9

10. Fragestellungen • Der Workflow und die Aktivierung von E-Ressourcen beinhalten mehr Arbeitsschritte. Es sind mehr Personen aus unterschiedlichen Abteilungen involviert. • E-Journals sind auf unterschiedlichen Plattformen erhältlich. Die Zugangscodes sind je nach Plattform verschieden. • Welche Autorisierungsmethode kann für welche Plattform oder welches Produkt genutzt werden? 10

11. Fragestellungen • Wir nutzen einen Proxyserver und benötigen Unterstützung im tracking. Welche “Plattform” ist welchem Server zugewiesen? • Vertragserneuerungen benötigen sehr viel Zeit; wir möchten rechtzeitig erinnert werden. • Einige Titel müssen jedes Jahr wieder aktiviert werden. Es ist jedoch nicht einfach zu ermitteln, welche das sind und daran zu denken, dass sie aktiviert werden müssen. 11

12. Fragestellungen • Einige Verträge sind Mehrjahresverträge und haben price caps. Wer prüft die Einhaltung? • Unsere Einrichtung hat E-Only eingeführt, daher möchten wir Print kündigen. Ist das möglich, und gibt es Limitierungen (z.B. Titel)? • Wir haben mehrere E-Journal-Pakete abgeschlossen, und es ist sehr aufwendig, die Titel jedes Jahr erneut zu prüfen. 12

13. Fragestellungen • Wenn Nutzer Probleme mit dem Zugriff haben, an wen wenden wir uns? • Zugriffsprobleme können die unterschiedlichsten Gründe haben. Es ist schwierig, die richtige “Diagnose” zu stellen. • Bei so vielen Online-Angeboten ist es schwierig, die URLs und die Zugangscodes aktuell zu halten. • Wo erhalte ich aussagekräftige und vergleichbare Statistiken? 13

14. Bibliotheken möchten Unterstützung für dasManagement ihrer Electronic Resources 14

15. License terms E-resource life cycleLibraries Order Trial use Price Pay Assess need/budget IP Addresses Evaluate Register User feedback Acquire Proxy Servers Catalogue Usage stats Evaluate Monitor Provide Access Portals/Access lists Downtime analysis Campus authentication Review problems URL maintenance Provide Support Problem log Administer User IDs Hardware needs Admin module information Software needs Preferences (store) Contact info Holdings lists Troubleshoot/ triage Access restrictions Claiming View rights for use ERM 15

16. Electronic Resource Management • Woher kommen die notwendigen Informationen? • Nicht von ERM-Anbietern… • Von der Bibliothek…. • Oder vielleicht von EBSCO… 16

17. Services für ERM • EBSCONET: Online Abonnementsystem • EBSCOhost: Electronic Journals Service • A-to-Z: alphabetische Titelliste • LinkSource: Link Resolver • Referenz- und Volltextdatenbanken • MetaPress • Schnittstellen zu Bibliothekssystemen 17

18. 18

19. Was zu dem folgenden Bild führen kann … 19

20. License terms EBSCO’s Services Order Trial use Price Pay Assess need/budget Evaluate* IP Addresses Register User feedback Acquire Proxy Servers* Catalogue Usage stats Evaluate Monitor Provide Access Portals/Access lists Downtime analysis Campus authentication Review problems URL maintenance Provide Support Problem log Administer User IDs Hardware needs* Admin module information* Software needs* ESS EBSCONET Preferences (store)* Contact info* Holdings lists EJS Troubleshoot/ triage* Access restrictions A-to-Z Claiming* View rights for use LinkSource 20 * Reflects future services

21. Spezieller Service für E-Journals • Kompetente Teams für die Abwicklung von E-Jns • Verarbeitung von Online-Bestellugnen • Unterstützung bei der Registrierung • Erfassung von PIDs/SIDs - Verlagsnummern • Mitteilungen über Registrierungsanforderungen • Information an Verlage über IP-Adressänderungen • Automatische Registrierung • Unterstützung bei Änderungen, z.B.: • Abonnement • Format • Bezugsmöglichkeiten 21

22. 1 4 2 3 5 6 7 Processing of E-Journals Ohne Agentur Administrator Publisher site E-Journal Gateway Publisher site Publisher site Publisher site • CUSTOMER • Place order • Get SID/PID • Register • Add to gateway • Add to A-to-Z list • Add to link resolver • Catalog • Add to Locals at A&I • Add to Locals at FT A-to-Z List 8 A&I database 8 A&I database 8 A&I database Link resolver 9 9 Full text database 9 Full text database Full text database OPAC 22

23. 1 3 2 Processing of E-Journals Mit Agentur Order processing Administrator Publisher site EBSCOhost EJS • CUSTOMER • Place order • Get PID/SID • Register • Export titles from EJS & update holdings • Agent • Order • Add to EJS • Add to SmartLinks • Add to A-to-Z list • Add to LinkSource • MARC updates for OPAC Publisher site Publisher site Publisher site EBSCO A-to-Z 4 A&I database 4 A&I database EBSCOhost A&I SmartLinks LinkSource Full text database 4 Full text database 4 EBSCOhost Full text Wie eine Agentur den Prozess der Erwerbung und Verwaltung unterstützen kann. OPAC 23

24. “E-Agentur” - Serviceleistungen E-Journal-Prüfung • Erhalten Sie das, wofür Sie bezahlen? • verzögerte, eingestellte und verkaufte Titel, Titeländerungen Kundenspezifische Reports • Auswertung der Vorteile beim Bezug eines Verlagspaketes oder in einem Konsortium • Aufzeigen der Kostenersparnis für rabattierte Printtitel • Reports über Kostenersparnis • andere kundenspezifische Reports 24

25. “E-Agentur” - Serviceleistungen Bestandsliste der elektronischen Zugriffsinformation • Wo kann der Zugriff auf den Titel erfolgen? • Was benötigt der Verlag, um den Zugriff zu liefern ? One-stop Kundenservice • Was geschieht, wenn Sie keinen Zugriff erhalten? An wen wenden Sie sich? • Zu wievielen Verlagen müssen Sie Kontakte unterhalten ? • Wer hat die Zahlungsinformationen? 25

26. „E-Agentur“ - Serviceleistungen • Reklamationen: z.B. kein Online-Zugriff • Sofortige Bearbeitung: Telefon oder per E-Mail • Übermittlung von Daten: IPs, Zahlungsnachweise • Technischer Support für die Bibliothek • Preisermittlung und Unterstützung bei derAusarbeitung von Lizenzverträgen, z.B. für Elsevier, Ovid, Nature • Konsortial- und Globalverträge (Betreuung der Kundenverträge) • Informationen über elektronische Zeitschriften: • Parallelversionen, Änderungen der Verlagsmodelle • Per E-Mail (online paid letter) • Generelle Aufstellung der Verlagsmodelle, Archive etc. • Neuigkeiten aus der Verlagswelt: z.B. EBSCO Newsletter 26

27. “E-Agentur” - Serviceleistungen Bei Bestellung durch die Agentur profitiert die Bibliothek durch die: • Automatische Aktualisierung, von z.B. EJS • Automatische Aktualisierung, von z.B. A-to-Z • Automatische Aktualisierung von, z.B. LinkSource • Automatische Aktualisierung von, z.B. Smart Links • Automatische Aktualisierung von, z.B. OPAC 27

28. Vorteile für die Bibliothek • Reduzierung der Komplexität • Unabhängigkeit von Verlagen • Zentrale Administration und dezentraler Zugriff und Nutzung • Kopplung von Serviceleistungen: Services von anderen Anbietern und EBSCO Services aufgrund von Linking Technologien • Vielfalt von Angeboten und technischen Möglichkeiten wie persönliche Profile, „Look and Feel“ der Bibliothek durch zum Beispiel Anzeigen des Logos, Statistiken • Kontinuierliche Produktentwicklung von einem finanziell stabilen und angesehenem Partner • Reduzierung der Kosten durch die optimale Auschöpfung der angebotenen Resourcen, z.B. kein Einzelartikelbezug notwendig 28

29. License terms EBSCO’s Services Order Trial use Price Pay Assess need/budget Evaluate* IP Addresses Register User feedback Acquire Proxy Servers* Catalogue Usage stats Evaluate Monitor Provide Access Portals/Access lists Downtime analysis Campus authentication Review problems URL maintenance Provide Support Problem log Administer User IDs Hardware needs* Admin module information* Software needs* ESS EBSCONET Preferences (store)* Contact info* Holdings lists EJS Troubleshoot/ triage* Access restrictions A-to-Z Claiming* View rights for use LinkSource 29 * Reflects future services

30. Vielen Dank! steichert@ebsco.com