SharePoint 2010 for Information Architects

1. SharePoint 2010for Information Architects Markus Böhm Microsoft Schweiz GmbH markusb@microsoft.com

2. Agenda • SharePoint Architekturelemente • Daten in SharePoint • SharePoint Listen vs. Datenbanken • Content-Typen • Übergreifende Suche • Dokumente

3. SharePoint «Org chart» IIS List Item Site WebPart Site Collection Web Application ApplicationPool WebPart Page List

4. Physische Datenspeicherung List Tasks List Tasks List Tasks Site spHome Site ProductXY Site CustomerABC IIS SiteCollection / SiteCollection /sites/products SiteCollection /sites/customers WebApplication SharePoint - 80 ApplicationPoolSPPool

5. «Informations-Inseln» List Tasks List Tasks List Tasks Site spHome Site ProductXY Site CustomerABC IIS SiteCollection / SiteCollection /sites/products SiteCollection /sites/customers WebApplication SharePoint - 80 ApplicationPoolSPPool

6. Service Applications Leistungen «zentral» zur Verfügung stellen List Tasks List Tasks List Tasks Service Application Search Site spHome Site ProductXY Site CustomerABC IIS SiteCollection / SiteCollection /sites/products SiteCollection /sites/customers WebApplication SharePoint - 80 WebApplication SharePoint - 80 ApplicationPoolSPPool

7. Werkzeugkasten

8. Information Architect - Toolset SharePoint Designer PowerShell

9. Daten in SharePoint Von SharePoint Listen, Entity Frameworks und externen Contenttypen

10. Variante 1: Datenhaltung in SharePoint Listen

11. Beispiel einer SharePoint Liste

12. Auswahl einer Ansicht

13. Standard SharePoint Liste

14. Gehört zu einer Site Erbt Security der Site, kann aber abweichen – bis hin zu Row-Level-Security Spalten mit Vielzahl an Datentypen Ordner als Strukturierungsmittel «beliebig viele» Einträge Verschiedene Ansichten um Listeneinträge zu präsentieren SharePoint Liste

15. Einstellungen auf Ebene WebApplication

16. Weitere Optimierungsmöglichkeiten Auf Ebene Liste: Auf Ebene View:

17. Variante 2: Entity Framework

18. Entity Framework in Visual Studio 2010

24. Gegenüberstellung (beta)

25. Variante 3: External Content Types

26. External Content Types im SharePoint Designer

36. Entscheidungshilfe Listen ad hoc, separate Instanzenmiteigener Security External Content Type 3rd Party Daten, offline Nutzung Entity Framework EinezentraleListemitvielenparallelenTransaktionen

37. Von Daten zu Dokumenten - InfoPath Formulare Demo

38. Aktiviere Feature«SharePoint Server Enterprise Site Collection features» Im Ribbon wird die Aktion «Customize Form» eingeblendet Form erstellen und publizieren Zusammenfassung

39. Listen wiederverwenden

40. Arbeiten mit Templates Liste mit individuellen Anpassungen List Tasks Site Project ABC IIS SiteCollection / WebApplication SharePoint - 80 ApplicationPoolSPPool

41. Arbeiten mit Templates List Template myTasklist Gallery List Template List Tasks Save as Template Site Project ABC Site TopLevelSite IIS SiteCollection / WebApplication SharePoint - 80 ApplicationPoolSPPool

42. Arbeiten mit Templates List Template myTasklist Gallery List Template List Tasks List Tasks Site Project ABC Site Project DEF Site TopLevelSite IIS SiteCollection / Create List WebApplication SharePoint - 80 ApplicationPoolSPPool

43. Bemerkungen • Galleries gibt es auch auf Ebene der Subsites – die Wiederverwendbarkeit des Templates gilt dann nur für den entsprechenden Teilbaum • Achtung: • Das Erstellen einer Liste aus einem Template erzeugt eine eigenständige Kopie dieser Liste. • Wie kann ich bei vielen Listen die Strukturen zentral «im Griff behalten» ?

44. Content-Typen

45. Weitergeführt aus SharePoint 2007 Beschreibt «Struktur» und «Verhalten» einer Informationen (Policies, Workflows, ...) Listen können CT’s zugeordnet werden Es wird eine Kopie des CT erstellt Ich kann nachträgliche Änderungen an der Struktur des CT an alle betreffenden Listen weitergeben Content-Typ (CT)

46. Mit Hilfe von Content-Typen können Informationen Listen-übergreifend abgefragt werden Werkzeug: Content Query Web Part Nachteil: Einsatz nur innerhalb einer Site Collection Daten übergreifend abfragen

47. Demo Content-Typen und Site Templates

48. SiteCollection A kennt Content Type «Contract» Site Collection A übernimmt die Rolle eines Hub Der Hub stellt den CT «Contract» über die «Metadata Service Application» alle Interessierten zur Verfügung Site Collection B nimmt die Rolle eine Spoke ein Der Spoke konsumiert die Content Typen über die «Metadata Service Application» Der Content-Type «Contract» steht im Spoke als ReadOnly Version zur Verfügung! Publikation läuft über einen TimerJob – neue Content-Typen sind daher nicht unmittelbar im Spoke sichtbar! Demo Neu: Site Collection übergreifende CT

49. Liste in einer Site speichert Daten im lokalen Context der Site Mit Hilfe von Content Typen können Informationen «Site übergreifend» abgefragt werden (CQWP) – aber nur innerhalb einer Site Collection CT Hub/Spoke hilft bei der Pflege zentraler Informationsstrukturen – die Informationssuche bleibt aber auf Site Collection eingeschränkt Zwischenstand

50. Metadaten in SharePoint 2010