Konferens och evenemang

1. Konferens och evenemang Konferenser

2. Konferenser • Konferens – Från latinets conferre = sammanföra • Med ordet konferens menar man en sammankomst för att träffas och diskutera • Normalt sett är en konferens alltid tidsbegränsad med specifika mål • Konferenser är i regel mindre sammankomster än kongresser • De flesta konferenser har inga förutbestämda intervaller och platsen för konferensen varierar • En konferens har i regel en längd på en till två dagar • Den brukar kombineras med aktiviteter inom eller utanför konferensanläggningen • Ledtiden för konferensen är ofta kortare än ett år

3. Olika typer av konferenser • Konferens till sjöss • Flygplatskonferens • Konferens utomlands • Konferens på distans • Incentive • Event • Symposium • Seminarium • Kick-off • Workshop • Årsmöte • Bolagsstämma

4. Konferensanläggningar • Konferenshotell • Kursgård • Slott eller herrgård • Spahotell • Fjällhotell • Vildmarkshotell • Flygplatshotell • Tåg • Färja

5. Planera och administrera konferenser • Vid planering av en konferens börjar man med att skaffa sig en överblick över utbudet av konferensställen • Typen av konferens får avgöra vem man vänder sig till • Det finns olika sätt att söka information om olika konferensanläggningar: • Studera annonser i dagstidningar • Kontakta konferensanläggningar • Kontakta resebyråer • Söka information via internet

6. Välja anläggning • www.konferens.se • Konferensguiden som är utgiven av SKD Konferensservice AB • Innehåller ca 250 olika typer av konferensanläggningar

7. Välja anläggning • www.informus.se • Informus är ett bra hjälpmedel som vill boka på egen hand • På sajten kan man finna information om mer än 4000 aktörer

8. Välja anläggning • www.svenskamoten.se • Svenska möten är en medlemsorganisation för mer än hundra anläggningar över hela landet • Här sätts miljö och kvalitet i första rummet

9. Välja anläggning • De flesta hotell har konferensmöjligheter, framför allt de stora hotellkedjorna • Svenska Kyrkan har 25 stifts- och kursgårdar • IOGT-NTO-rörelsen har ett tjugotal kursgårdar • Flera fackförbund har egna kursgårdar • För konferenser på bussar, tåg och båtar får man vända sig direkt till dessa bolag

10. Artist- och talarförmedlingar • Vid större konferenser är det vanligt att man anlitar någon känd person som konferencier eller underhållare • Det finns ett antal artist- och talarförmedlingar, som har ett nätverk av lämpliga kandidater och kan förmedla dessa • I en förmedlares uppgift ingår att ta reda på syftet med ett evenemang och att matcha den bästa talaren för ändamålet • Några företag som förmedlar talare är: • Content – www.content.se • SAJ Förmedlingsbyrå – www.saj.se • Talarbyrån – www.talarbyran.se • Talarforum i Skandinavian – www.talarforum.com

11. Boka konferens • Checklista • Ankomstdatum och tid • Avresedatum och tid • Antal deltagare • Antal hotellrum • Typ av rum • Typ av sittning i konferenslokalen • Antal grupprum • Konferensutrustning • Måltider • Förfrågan • Telefonbokning • Bokningsbolag • Förfrågan via e-post • Preliminärbokning • Bekräftelse

12. Detaljplanering • Ungefär en vecka före konferensen brukar konferensanläggningen ringa upp kunden för att göra en detaljplanering • Vid detaljplaneringen måste allt stämmas av: meny, dryck, specialkost, antal deltagare, logi, speciella önskemål osv • Det är viktigt att vara noggrann • Allt måste vara på plats och fungera väl när konferensgruppen anländer • Det är en fördel om en och samma konferensvärd kan följa en bokning genom hela processen • Det underlättar kontakten mellan beställaren och anläggningen • Planeringen blir mer personlig och missförstånd minskar

13. Ankomst • Konferensvärden ska läsa igenom bokningen dagen före konferensen och checka av deltagarlistor och tidsschema • Antalet anmälda deltagare ska stämma med tanke på logi och måltider • Ofta anländer den konferensansvarige före konferensgruppen för att göra en sista avstämning • När konferensgruppen anländer ska konferensvärden finnas i receptionen för att hälsa välkommen • Konferensvärden ska bocka av på deltagarlistan, fördela rum och nycklar • En välkomstskylt med företagets namn ska vara uppsatt

14. Under dagen • En konferensvärd kan ha olika arbetsuppgifter beroende på konferensanläggningens storlek • På större anläggningar står man helt till konferensdeltagarnas förfogande • På mindre anläggningar kan man ha hand om kaffe- och lunchservering vid sidan om att arbeta i receptionen • Det är viktigt att deltagarna möter konferensvärden kontinuerligt under dagen för att kunna få bra service • När konferensen är slut gör konferensvärden en uppföljning tillsammans med gästen • Om gästen har några synpunkter eller förslag på förbättring är det viktigt att ta dessa till sig

15. Konferenslokaler • Vilka lokaler man behöver beror till stor del på vilken typ av konferens det är • Att se, höra och sitta bra är förutsättningarna för att varje deltagare ska behållning av en konferens och kunna prestera något • Ofta bokar man ett stort rum för gemensamma genomgångar eller föredrag och ett antal mindre arbetsrum för smågrupper • Man måste också planera för den lämpligaste placeringen av bord och stolar • Här talar man om olika typer av sittningar

16. Öar

17. U-bord

18. Styrelsesittning

19. Skolsittning

20. Biosittning

21. Konferensutrustning • Många konferensgäster menar att det absolut viktigaste för en lyckad konferens är en väl fungerande utrustning • Skrivtavla • Blädderblock • Pennor • Filmduk • AV-list • Konferensskåp • Projektorer • Diaprojektorer • Dataprojektorer • Styrsystem