17. marec 2011 Bratislava

1. VšZP ADMIS Zmluvy a faktúry, IT procesy a iné zlepšeniaPeter Kubičko, Jozef Balun, Novitech, a.s. 17. marec 2011 Bratislava

2. Program prezentácie 1. časť - • Prepojenie skenovania zmlúv, objednávok a faktúr s ADMISom • ITIL procesy (framework) a ich customizácia pre prostredie VšZP 2. časť • Systém na riadenie programov a projektov • Rozšírenie prepojenia (bod 1) o workflowy na schvaľovanie zmlúv a došlých faktúr • Štruktúra ADMIS (minulosť, súčasnosť a potencialna budúcnosť) • Záver

3. Prepojenie ADMIS a skenovaných images ADMIS DMS Správa „images“ a súvislostí Správa registratúry Portal (APO, alebo Intranet) GUI/ API DB repozitar CS repozitar Skenovaci system Informix DB01 DB02 images

4. Prepojenie ADMIS a skenovaných images • Predpoklady • sú identifikátory obrazov ale bez väzieb • budú kapacity na vytváranie väzieb • nie všetky skenované dokumenty v CSR • permanentná dostupnosť obrazov v HLP • aj na HLP aj na ZLP (iba testovanie) • správa a príprava identifikátorov je v DMS • evidencia v CSR a skenovanie je nezávislé • dostatočný priestor na ukladanie • Požiadavky (interných používateľov) • mať možnosť pohodlne prezerať • vytvoriť online prístup pre viacerých (IE) • vytvoriť špeciálnu rolu • mať možnosť evidovať aj v CSR (niektoré) • evidovať sa budú všetky dokumenty • minimalizovať konflikty duplicity • využiť existujúce technológie v systéme • dostupná funkčnosť cez portál • rýchle odozvy, ergonómia ovládania • Skenovací system • (bez OCR a EBC): • - Zmluvy • Faktúry • Prílohy (objednávky, DL) • Výstupy: images, atribúty • Úložisko: lokálne disky Informix DB01 DB02 Správa „images“ a súvislostí

5. Prepojenie ADMIS a skenovaných images • Charakteristika riešenia • s využitím existujúcich technológií • export images a atribútov zo skenovania • dávkové spracovanie • funkcie na manuálne vytváranie väzieb • automatické a ukladanie cez DMS (IFX) • funkcie prístupné cez portál • integrácia s CSR • prístupy k funkcionalite len pre rolu • nasadenie a testovanie na ZLP • Požiadavky na súčinnosť • pri upresnení požiadaviek na riešenie • vytvorenie metodiky väzieb • sprístupniť informácie o images • pri migrácií resp. export/import • zosúladenie registratúrneho plánu • aktualizácia dokumentácie • organizácia školenia • testovanie a akceptácia

6. Prepojenie ADMIS a skenovaných images • Upresnenia • Harmonogram • Cena • Formalizácia – Zmluva 39/2008, Zmenový list

7. Program prezentácie 1. časť - • Prepojenie skenovania zmlúv, objednávok a faktúr s ADMISom • ITIL procesy (framework) a ich customizácia pre prostredie VšZP 2. časť • Systém na riadenie programov a projektov • Rozšírenie prepojenia (bod 1) o workflowy na schvaľovanie zmlúv a došlých faktúr • Štruktúra ADMIS (minulosť, súčasnosť a potencialna budúcnosť) • Záver

8. Implementácia ITIL vo VšZP Kde začať – nie sme na zelenej lúke • Service Strategy (Stratégia služieb) • Service Design (Návrh služieb) • Service Transition (Prechod služieb) • Service Operation (Prevádzka služieb) • Continual Service Improvement (Neustále zlepšovanie služieb) Ako implementovať (rôzne prístupy) • Analyzovať stav (AsIs), Navrhnúť procesy (ToBe), Výber SW • Využiť odporúčania a prispôsobovať fungovanie po malých krokoch • S alebo bez SW (využiť existujúci)

9. ITIL procesy pre VšZP Výhody • Štandardizácia poskytovania služieb • Štandardizácia SLA • Meranie služieb • Jednotný slovník • Možnosť využitia pre poskytovanie aj iných ako len IT služieb • Najdôležitejšie je vedieť vyvážiť konfliktné ciele: • Vnútorný pohľad IT – Vonkajší pohľad poslania organizácie • Stabilita – Vnímavosť • Kvalita služby – Náklady na službu • Reaktívne činnosti – Proaktívne činnosti Nerovnováha vyustí do zlej služby. Sledovanie „prevádzkového zdravia služby“ – „podstatné príznaky“

10. ITIM – Framework ITIL procesov

11. ITIM – SO.2 Incident Management Workflow

12. ITIM- SO.2 Incident Management Associations

13. ITIM framework

14. ITIL procesy pre VšZP Výhody • Štandardizácia poskytovania služieb • Štandardizácia SLA • Meranie služieb • Jednotný slovník • Možnosť využitia pre poskytovanie aj iných ako len IT služieb

15. Program prezentácie 1. časť - • Prepojenie skenovania zmlúv, objednávok a faktúr s ADMISom • ITIL procesy (framework) a ich customizácia pre prostredie VšZP 2. časť • Systém na riadenie programov a projektov • Rozšírenie prepojenia (bod 1) o workflowy na schvaľovanie zmlúv a došlých faktúr • Štruktúra ADMIS (minulosť, súčasnosť a potencialna budúcnosť) • Záver

16. Metodika pre systém na riadenie programov • Evidencia a kolaborácia tímov jednotlivých programov • Jednotná metodika riadenia programu • Monitorovanie a vyhodnocovanie programov Workbenchfrom framework XMI – XML interface Enterprise model fromframework Methodology

17. Team Team Team Team     Systém na riadenie programov a projektov Model MONITOROVANIE • Dokumentácia • popis procesov • Funkcionalita • - pravidlá • - šablóny • workflowy • kontextová nápoveda • ... 2 3 Definícia programov Ciele, opatrenia, projekty, zmluvy ZMLUVNÉ DODÁVKY REALIZÁCIA Aktivity plnenia REALIZAČNÉ PLÁNY  4 6 3 Zodpovednosť Zodpovednosť Zdroje Kontakty Fakturácia     Diskusie, komentáre, issue    CashFlow    5 7 1 EKONOMICKÝ ÚSEK PERSONALIZOVANÝ POHĽAD PLÁN BACK OFFICE PALUBNÝ PANEL 

18. Program prezentácie 1. časť - • Prepojenie skenovania zmlúv, objednávok a faktúr s ADMISom • ITIL procesy (framework) a ich customizácia pre prostredie VšZP 2. časť • Systém na riadenie programov a projektov • Rozšírenie prepojenia (bod 1) o workflowy na schvaľovanie zmlúv a došlých faktúr • Štruktúra ADMIS (minulosť, súčasnosť a potencialna budúcnosť) • Záver

19. Vzťah s b1 Prepojenie ADMIS a sken. images

20. Rozšírenie bodu1 o WF Z histórie • Analýzy pre produkčné WF – nevyužité • Viac ako 10 produkčných WF bolo navrhnutý • Schvaľovanie návrhov na ZS • Schvaľovanie poukázov a objednávok na ZP • Uzatváranie zmlúv s PZS • Spracovanie faktúr ....

21. Schvaľovanie vzorových zmlúv Proces Schvaľovanie vzorových zmlúv, dodatkov a príloh so stavovskými a procesnými organizáciami

22. Schvaľovanie vzorových zmlúv

23. Proces spracovania faktúr Formálna kontrola Vecná kontrola Cenová kontrola Daňová kontrola Odblokovanie na úhradu Schválenie Štart Koniec SKENOVANIE ADMIS DMS EIS

24. Popis riešenia

25. Dôvodyrealizáciea ciele Dôvody: • Odbúraniepapierovýchdokumentov • Včasnéplatenie (zľavy), zabráneniepenalizácii • Predchádzaniestratámfaktúr • Zdokumentovanieprocesov Ciele: • Skráteniedobyspracovania (2-3 týždne -> 5dní) • Prístup k elektronickýminformáciám • Nahradenieručnéhopodpisuinterným el. podpisom

26. ADMIS na začiatku a dnes

27. ADMIS v budúcnosti • Možné smery rozvoja ADMIS • Všeobecný cieľ: Poskytovanie služieb pre okolie • Podpora pre Procesné riadenie • Podpora manažérskeho riadenia (definícia, meranie, riadenie) • Podpora pre zlepšovanie IT služieb • Podpora pre bezpapierový úrad • Podpora a zvýšovanie miery elektronickej komunikácie s okolím • Podpora pre vytvorenie kolaboračného priestoru riadenia programov, projektov

28. Záver • Diskusia Ďakujem za pozornosť

29. VšZP ADMIS Zmluvy a faktúry, IT procesy a iné zlepšeniaPeter Kubičko, Jozef Balun, Novitech, a.s. 17. marec 2011 Bratislava