Lokaal B estuur Overpelt

1. Lokaal Bestuur Overpelt Samenwerking Gemeente(n) – OCMW – AGB GO Efficiency en financiële voordelen door Annemarie Caerts – financieel beheerder Overpelt

2. Automatisering 1990 - samenwerking VZW SPORT CULTUUR 1 server LOKAAL BESTUUR GEMEENTEHUIS OCMW POLITIE Afzonderlijke pakketten Na hervorming in een eigen netwerk Vanaf 2006 in gemeentelijk netwerk

3. Voordelen van deze parralelle structuren • Geen transparantie • Geen duidelijke allocatie van middelen en mensen • Personeelsleden die functioneren in twee organisaties en op 1 plaats worden geëvalueerd • Noodzakelijke ondersteuning is niet toewijsbaar aan een organisatie • Ingewikkeld kluwen waarbij doorfacturatie niet meer mogelijk is • Onnodige kosten • Dubbele administratie /rapporteringen met specifieke vragen per bestuur • Binnen dezelfde gebouwen wordt gewerkt door personeelsleden van verschillende organisaties met verschillende leidinggevenden. • Communicatie vanuit verschillende besturen, geen eenheid van leiding. • Gemeenschappelijke servers • Gemeenschappelijke systeembeheerder • Gemeenschappelijk pakketten Nadelen

4. Centralisatie diensten Personeel Financiën Onthaal Inkomende briefwisseling (één centrale dienst) Postverzendingen Overheidsopdrachten (één dienst voor de gehele organisatie) ICT Nieuwe organisatiebehoeften • Geautomatiseerde processen • Centraal aanspreekpunt voor dossiervorming en dossieropvolging • Afsplitsing taken in verband met overheidsopdrachten • Duidelijke taakverdelingen • Nieuwe beleidsaccenten

5. Organogram Lokaal Bestuur

6. Financieel Beheerder Managementteam

7. ”NIEUWE” STRUCTUUR LOKAAL BESTUUR OCMW GEMEENTEHUIS AGB

8. De oprichting van het sociaal huis in 2008 • De welzijnsdiensten smolten samen • Lokaal sociaal beleidsplan • De personeelsleden van beide organisaties werkten samen en personeel van het gemeentehuis verhuisde fysiek naar het OCMW-gebouw • Door deze personeelsleden werd deelgenomen aan de team-vergaderingen van het OCMW en het diensthoofd werd de secretaris van het OCMW • Sinds 2012 is de samenwerking gemeente overschrijdend en is Corsaism gemeente Neerpelt en Opglabbeekopnieuw in aanbesteding gegaan. Een open marktvraag met een kritische kijk. • Tussen deze besturen gebeurt uitwisseling van WorkFlows (zie verder) Bredere samenwerking

9. De evaluatie van de betreffende personeelsleden kon niet meer gebeuren door het verantwoordelijke bestuur • Er werd een nieuw logo en briefpapier ontworpen en er ontstond een entiteit zonder rechtspersoonlijkheid en met een gedeelde adressering. • De boekhoudkundige verrichtingen konden niet correct toegewezen worden • De gesplitste databestanden bleven bestaan • Tevens diende aanzienlijke wijzigingen aan de website aangebracht te worden Problemen

10. De vzw sport en de vzw cultuur zijn voor het gebouwenbeheer overgebracht in het AGB • Einde 2005 was deze vennootschap opgericht • Inzake patrimonium werd er een transparant beleid ingevoerd • De exploitatie werd pas op 01/01/2009 overgedragen aan het AGB en de vzw’s gaan in vereffening Oprichting AGB

11. Start van de externe doorlichting in 2009 • Bouw van een dienstencentrum • We besloten om de doorlichting, die oorspronkelijk was voorzien voor het behoefteplan van het Sociaal Huis, uit te breiden voor al de personeelsleden van de gemeente en het OCMW • Er werd een werkgroep opgericht die op geregelde tijdstippen vergaderde om deze audit te begeleiden • Deze audit werd voorgesteld aan al de personeelsleden; en omvatte een vergaande samenwerking tussen gemeente en OCMW • De implementatie zal gepaard gaan met de invoering van een gezamenlijk loket voor gemeente, OCMW en AGB. Doorlichting

12. 01/09/2010 : Gezamenlijk bespreken van de 3 afzonderlijke budgetten; ter verhoging van de transparantie • Operationele samenvoeging van het MAT (managementteam)van gemeente en OCMW en ook zo rapporteren ifv het lokaal overleg • Toewijzing als piloot voor de invoering van BBC voor het budget 2011. • Samenwerking in het kader van de opmaak van de budgetten • Volledige samenwerking op dienstniveau voor volgende afdelingen • boekhouding • personeel • secretariaat (voor verzending en inkomende en uitgaande briefwisseling) • patrimonium • verzekering • overheidsopdrachten • informatica Stappenplan

13. Audit - PDC opzetten

14. Corsa is een modulair pakket dat volledig naar eigen behoefte (door eigenmedewerkers) kan worden ingericht BEVAT oa VOLGENDE ONDERDELEN • POST: Volledige digitalisering documentenstroom (dmvoa. Barcodescanning) • ARCH: Automatische dossiervorming door documenten verplicht aan dossiers te koppelen • WHO: Up-to-date klantenbestand door koppeling met lokaal bevolkingsbestand en VKBO (+ gekoppelde aan GoogleMaps) • AGENDA: Rechtstreeks koppeling naar agenda’s van CBS,GR … • WORKFLOW : Hiermee kunnen alle vorige modules op eender welke wijze van en naar elkaar worden gebonden BIJKOMENDE (aparte) MODULES • E-INVOICE : Digitalisering van inkomende facturen, met een XML koppeling naar de boekhoudingen • IMPORT/EXPORT : Ter import/export van alle modules (oa. Aansturing extranet voor gemeenteraadsleden) CORSA (DMS Document-Dossierbeheersysteem)

15. Door de eenvoud van gebruik van deze WorkFlow-module werden een reeks applicaties door onze eigen mensen geschreven, zo oa. • Bouwvergunningen • Milieuvergunningen • Stedenbouwkundige attesten/inlichtingen • Verkavelingsvergunningen • Bouw/milieumisdrijven • Leegstand • Klachten-Meldingen procedure • Contractenbeheer • Bezwaarschriften gemeentebelastingen • Volledige administratieve opvolging Buitenschoolse Kinderopvang • OCMW administratieve opvolging documenten (via koppeling uit pakket van Logins/Cevi) • Pedicurecheques • Rolstoelvervoer • Steunaanvragen • Huishoudhulp • Minder Mobielen Centrale • Diverse overeenkomsten mbt serviceflats • Verwarmingstoelage • Beheer verzekeringen (polissen en schadegevallen) • .......... WORKFLOWS Waar nodig bestaan XML uitwisselingen met externe databases zoals vergunningenregister, EPB ….

16. PDC-structuur(Producten & Diensten Cataloog) • Via een aparte STUKSOORT(PDC) maken diensten hun eigen fiches, die ism ICT-dienst kunnen leiden tot volledige interneen/ofexterne procedures • Eigen ontwikkelde WorkFlowszorgen tevens voor de : • aansturing “website” • aansturing “Digi-Balie” • Centrale Balies gebruiken PDC-fiches voor • Informatie voorziening • Effectief starten procedures • 200 fiches effectief in gebruik CORSA ism WEBSITE en E-GOUVERNEMENT

17. GEMEENTE CORSA WORKFLOW CORSA PDC-FICHES EXTERNE HOST CORSA WORKFLOW

18. Dank u