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2. Oficialía MayorUnidad de Tecnologías de Información y Comunicaciones Sistema de Control de Gestión Institucional CGI Taller: Atención de Solicitudes 2013

3. Contenido ¿Qué es el CGI? Estructura del CGI Ingreso al Escritorio Web Usuarios del EW Ejercicio 1. Revisión de Solicitudes en el EW Acciones al recibir asuntos en el EW Ejercicio 2. Devolver un asunto. Modelo conceptual de Gestión de Documentos con el CGI Tipos de Atención Ejercicio 3. Turnar un asunto Ejercicio 4. Contestar Ejercicio 5. Revisar y Aceptar Respuesta Ejercicio 6. Descargar Estado que guardan los Asuntos Asuntos en “Proceso” Facilidades del Escritorio Web Ejercicio 7. Creación y uso de Expedientes Personales Ejercicio 8. Notificación de Asuntos Ejercicio 9. Generar un borrador Ejercicio 10. Adjuntar Archivos y Elementos Ejercicio 11. Trayectoria Flujo en la atención de asuntos – TURNOS Flujo en la atención de asuntos – RESPUESTAS Carpetas relevantes del EW Búsqueda de información Reportes Sitio Colaborativo del CGI

4. ¿Qué es el CGI? • Es una solución que facilita el manejo y control de la gestión de asuntos mediante el trabajo colaborativo, desde su recepción hasta su atención. 1 2 3 4 • Permite integrar documentos de fuentes impresas (utilizando un escáner) oelectrónicas (archivos o correo electrónico).

5. ¿Qué es el CGI? Cont… • La atención de los asuntos se realiza vía Web con el apoyo de herramientas de trabajo de oficina (Office Word y Outlook). • Incorpora el uso de firma electrónica avanzada (FIEL). • Esta preparado para registrar y llevar el control de las solicitudes que se generen desde la dependencia.

6. Estructura del CGI Módulo de Administración Módulo de Registro y Digitalización Escritorio WEB – Módulo de Seguimiento Solicitudes Respuestas Acuses de Recibo

7. Ingreso al Escritorio Web Ambiente Capacitación http://pegasuscap Ambiente Productivo http://pegasus Para acceder al EW debe utilizarse Internet Explorer versión 7 ó superior.

8. Usuarios del EW SEGUIMIENTO Oficina = Unidad Administrativa Usuario: Ejecutivo Titular Características: Sólo existe uno por oficina, es obligatorio que exista uno por cada oficina Funciones: Consultar, Devolver, Turnar, Contestar y Descargar los ASUNTOS que recibe o genera. Usuario: Secretario particular de un ejecutivo (SP) Características: Puede existir o no, puede haber uno o varios SP’s para un mismo ejecutivo. Funciones: Consultar, filtrar, Devolver, Turnar, Contestar y Descargar los ASUNTOS que recibe o genera su jefe, así como los asuntos del propio SP. Usuario: Secretaria del ejecutivo (SRIA) Características: puede existir o no, puede haber una o varias SRIA’s para un mismo ejecutivo, así como también puede haber SRIA’s para un SP. Funciones: Consultar, Devolver, Turnar, Contestar y Descargar los ASUNTOS que recibe o genera su jefe. Todo lo que la SRIA realice debe ser validado por su jefe, excepto devolver. Usuario: Ejecutivo. Características: Puede existir o no, puede haber uno o varios ejecutivos por cada Oficina. Funciones: Consultar, Devolver, Turnar, Contestar y Descargar los ASUNTOS que el Ejecutivo recibe o genera. Usuario: Supervisor. Características: Puede existir o no, puede haber uno o varios Supervisores por cada Oficina. Funciones: Solamente Consultar TODOS los ASUNTOS registrados en la oficina a la que pertenece.

9. Ejercicio 1. Revisión de Solicitudes en el EW

10. Ejercicio 1. Revisión de Solicitudes en el EW Indica el origen de la solicitud Indica el Folio de la solicitud, al dar clic sobre el muestra SIEMPRE la solicitud original Indica los datos del promotor de la solicitud, es decir quién originó el documento Indica los datos del usuario que nos envía o turna la información

11. Ejercicio 1. Revisión de Solicitudes en el EW Escritorio WEB Volante de turno enviado por otro usuario desde su EW Módulo de Registro y Digitalización Solicitud registrada por la Oficina de Recepción de Documentos u Oficialía de Partes

12. Ejercicio 1. Revisión de Solicitudes en el EW Información que ingresa al EW Solicitud capturada Módulo de Registro y Digitalización Recibido por email Solicitud generada Componente de Outlook Copia de Volante Volante Componente de Word Respuesta Copia Marcada de Respuesta Copia Automática de Respuesta Escritorio WEB

13. Ejercicio 1. Revisión de Solicitudes en el EW ¿Qué es y qué indica el No. de Folio?

14. Ejercicio 1. Revisión de Solicitudes en el EW ¿Qué es y qué indica el No. de Folio? • Cuando un asunto se registra en el sistema, éste le proporcionará un número de folio de forma automática, el cual contiene los siguientes elementos: • Origen: • Indica el tipo de remitente del asunto • Si remitente del asunto es un “Usuario interno” (de la SCT), el sistema generará un folio con origen “G” • Si remitente del asunto es un “Usuario externo” (ajeno a la SCT), el sistema generará un folio con origen “E”

15. Ejercicio 1. Revisión de Solicitudes en el EW ¿Qué es y qué indica el No. de Folio? • Prefijo • Cada oficina en el sistema cuenta con un prefijo para identificar los asuntos registrados en la Unidad Responsable, el prefijo es el número que cada unidad tiene presupuestalmente, así como la oficina interna de la unidad, por ejemplo, Oficina del Secretario, Secretaría Particular 100 00, Coordinación Administrativa 100 10, Coordinación de Asesores 100 20, etc. • Todos los folios tanto internos como externos contarán con el mismo prefijo de acuerdo a la oficina que registre el asunto.

16. Ejercicio 1. Revisión de Solicitudes en el EW ¿Qué es y qué indica el No. de Folio? • Año • Los siguientes dos dígitos indican el año en que sean registrados los asuntos en el sistema, ejemplo año 2011 = 11, 2012 = 12 y 2013 = 13. • Consecutivo • Número secuencial del registro de asuntos, el cual se asigna de forma automática por el sistema y se reinicia en 1 cada vez que se presenta el cambio de año.

17. Tipos de USUARIOS EXTERNOS SCT Presidencia de la República Oficina del C. Secretario Secretarías de Estado Subsecretarías Gobiernos de los Estados @ @ CON SISTEMA Empresas públicas y privadas Oficialía Mayor Particulares INTERNOS Direcciones Generales COFETEL , IMT y API’s Centros SCT *** SENEAM – CAPUFE SEPOMEX – AICM TELECOMM - ASA SIN SISTEMA

18. Estructura de Oficinas …

19. Estructura Organizacional Administrador de Oficina Administrador Principal (UTIC)

20. Acciones al recibir asuntos en el EW • Asignar Expediente • (opcional) • Turnar • Contestar • Descargar • Devolver

21. Ejercicio 2. Devolver un asunto. Si se trata de una “Solicitud Capturada” el asunto se devuelve al área de Captura, es decir, al módulo de “Registro y Digitalización de Documentos” El asunto será modificado en el MRDD El ejecutivo determina que el asunto “Recibido” no esta correctamente registrado o no le compete, por tanto “devuelve” el asunto al área que se lo envío. Si se trata de un “Volante” el asunto se devuelve al Ejecutivo que lo turnó, es decir, a la sesión de Escritorio WEB del remitente. Se validará si procede la devolución.

22. Ejercicio 2. Devolver un asunto. Una vez dado clic en devolver te aparecerá una ventana llamada “Comentarios de Devolución ” en donde podrás explicar el motivo de la devolución.

23. Ejercicio 2. Devolver un asunto. Para revisar un volante devuelto existen las siguientes formas: • Al iniciar sesión en el sistema CGI se le aparecerá una ventana de alerta con la notificación de un volante devuelto y dar clic en el mensaje. • Checar en la parte izquierda la opción volantes devueltos.

24. Ejercicio 2. Devolver un asunto. Al dar clic en “Ver Comentarios de la Devolución ” aparecerá una ventana con el texto que indica el motivo de la devolución, en dicha ventana se contará con dos opciones. Si se esta de acuerdo con la devolución se deberá dar clic en el botón “Aceptar”, en caso contrario, se deberá dar clic en el botón “Rechazar”. • En caso de que la devolución sea rechazada, se deberá indicar el motivo, lo cual regresará el documento a quién generó la devolución.

25. Modelo conceptual de Gestión de Documentos con el CGI Oficialía de Partes Registra y Asigna asunto 1 2 3 4a 4b Folio Usuarios envían asuntos en papel Ejecutivo lee, atiende, turna y/o contesta 4c

26. Modelo conceptual de Gestión de Documentos con el CGI 3b 3 3c 4a Sol. Sol. Vol. 1 Vol. 2 4b Resp Resp Resp 3 3b El Ejecutivo 1 se apoya en otro Ejecutivo 2 para que atienda el asunto turnándoselo. Para lo cual le genera un volante. 4c El Ejecutivo 2 recibe Solicitud Original más un volante de turno del Ejecutivo 1, lee ambos documentos y se apoya en otroEjecutivo 3 para que lo atienda turnándoselo, y así sucesivamente hasta llegar con el ejecutivo N que le dará atención. 3c El Ejecutivo 3 recibe Solicitud Original más un volante de turno del Ejecutivo 2, atiende y contesta, dependiendo del tipo de atención con que le fue turnado el Asunto

27. Tipos de Atención Su Atención Su Conocimiento Anexos Anexos Anexos Formularios Formularios Formularios MICROSOFT CORPORATION MICROSOFT CORPORATION MICROSOFT CORPORATION Word Word Word 1 2 1 2 No es necesario responder (aunque es posible). Tiene que elaborarse respuesta.

28. Tipos de Atención cont… Contestar al Interesado 1 Anexos Anexos Su Atención Formularios Formularios Respuesta al interesado MICROSOFT CORPORATION MICROSOFT CORPORATION Word Word 3 Contestar al Interesado 2 Su Atención 4 Copia de respuesta Anexos Copia de respuesta Oficio La respuesta se envía al origen del asunto e implícitamente el que delegó recibe copia de la misma

29. Tipos de Atención cont… Contestar a: Su Atención Anexos Formularios 1 2 3 4 MICROSOFT CORPORATION Word Contestar a: Su Atención Su Atención 1 Copia de respuesta Copia de respuesta Anexos Respuesta Oficio La respuesta se envía al usuario que señale el último que turna y deberá estar más arriba en el flujo, quien recibirá la respuesta. la revisará y validará. Los demás usuarios recibirán copia de la respuesta. El que reciba la respuesta deberá continuar con la atención del asunto.

30. Ejercicio 3. Turnar un asunto Sol. Vol. 1 Turnar Volante

31. Ejercicio 3. Turnar un asunto Destinatarios del Turno Prioridad y Fecha de Compromiso Tipo de Atención Instrucción del turno, texto libre

32. Ejercicio 4. Contestar Anexos Formularios MICROSOFT CORPORATION Word 1. Turnar Respuesta 2. Contestar

33. Ejercicio 4. Contestar Destinatario de la Respuesta, se indica automáticamente, es quién turnó el asunto y no puede ser modificado. Tipo de Respuesta, parcial o total Resumen de la respuesta, texto libre

34. Ejercicio 5. Revisar y Aceptar Respuesta Anexos 2 1 Formularios Revisa MICROSOFT CORPORATION Word Respuesta Comentarios 3 Modifica No 4 ¿Completa la Respuesta? Sí Se descarga el asunto del usuario que contestó 5

35. Ejercicio 5. Revisar y Aceptar Respuesta • Al abrir la respuesta esta deberá ser revisada para verificar su contenido, lo cual incluye los archivos anexos. • Después de la revisión, la respuesta deberá ser cerrada para proceder a aceptarla. La respuesta se cierra al cerrar la pestaña “Ver Respuesta”

36. Ejercicio 5. Revisar y Aceptar Respuesta • La Primer Pregunta se refiere a la revisión del contenido de la respuesta, para continuar con la aceptación se debe seleccionar la opción Si. • La Segunda Pregunta se refiere a la aceptación de la respuesta. Sí se cumple con lo solicitado se debe seleccionar la opción Sí. • En caso de que la respuesta NO cumpla con lo solicitado, se deberá seleccionar la opción No en la segunda pregunta e indicar el motivo del rechazo.

37. Ejercicio 6. Descargar • La acción descargar se realiza generalmente de forma “manual” cuando: • El asunto recibido cuenta con Tipo de Atención “Su Conocimiento” • El asunto recibido es una copia, sea este una Solicitud, un Volante o una Respuesta • El EW activará la opción “Descargar” cuando sea posible llevar a cabo la acción.

38. Ejercicio 6. Descargar • La acción descargar se realiza generalmente de forma “automática” cuando: • El asunto recibido es contestado y la respuesta enviada es aceptada • El asunto recibido es descargado por el usuario que nos lo turnó o por un usuario que se encuentra en un nivel superior en el flujo de atención 1. Turnar Turnar Respuesta Turnar 2. Contestar Turnar • El descargo automático dependerá de los usuarios que recibieron el asunto para atención antes que nosotros.

39. Estado que guardan los Asuntos Recibidos Turnados Contestados Vo. Bo. ESTADO: “EN PROCESO” ESTADO: “DESCARGADO” LOS ASUNTOS ESTARAN SIEMPRE DISPONIBLES EN LA CARPETA “SEGUIMIENTO” LOS ASUNTOS ESTARAN SIEMPRE DISPONIBLES A TRAVES DE “CONSULTAS”

40. Asuntos en “Proceso” • Los asuntos en proceso son aquellos que: • No han sido atendidos • No tienen respuesta final • No han sido descargados • Todos los asuntos en “Proceso” son considerados como “Pendientes” de atención y mientras se encuentren en este estado podrán ser turnados y/o contestados. • Los asuntos en “Proceso” podrán ser atendidos desde el submenú “Carpetas” o localizándolos a través de la búsqueda rápida.

41. Asuntos en “Proceso” Localizando los asuntos a través de estas opciones, estos pueden ser atendidos mediante las acciones de turnar, contestar, devolver o descargar, que se activan en la barra de herramientas, esto se debe a que los asuntos se encuentran en “Proceso”.

42. Facilidades del Escritorio Web • Además de las acciones con que cuenta el EW para dar atención a los asuntos, este Módulo dispone de otras facilidades que permiten al usuario hacer más practico su trabajo, entre las cuales destacan: • Creación y uso de Expedientes personales • Notificación de Asuntos mediante correo electrónico • Generar borradores • Adjuntar archivos y elementos • Trayectoria del asunto

43. Ejercicio 7. Creación y uso de Expedientes Personales • Además de los campos que conforman un asunto, los usuarios pueden crear expedientes personales para clasificar la información y posteriormente localizarla por este rubro. • Los expedientes personales son de uso OPCIONAL, sin embargo se recomienda que sean asignados a partir de que se recibe cada asunto. Esta vacio, no tiene expediente asignado

44. Ejercicio 7. Creación y uso de Expedientes Personales • Se puede seleccionar algún expediente ya disponible o crear uno nuevo. Para asignar un expediente solo deberá seleccionarlo de la lista y dar clic en el botón Aceptar.

45. Ejercicio 7. Creación y uso de Expedientes Personales • Una vez que se haya asignado el expediente, este se mostrará la columna del mismo nombre.

46. Ejercicio 8. Notificación de Asuntos • Es una facilidad que permite a los usuarios con perfil de ejecutivo, que operan el Módulo de Seguimiento del CGI, recibir correos electrónicos donde se les notifica que han recibido un nuevo asunto, un volante de turno o una respuesta en el sistema, de parte de otro usuario que también opera el CGI. • Esta facilidad es OPCIONAL, por lo tanto NO se activa automáticamente a los usuarios que disponen de ella. • La configuración de esta facilidad se detalla en el documento disponible en el sitio Colaborativo del CGI • -> http://colabora.sct.gob.mx/scgi • -> Biblioteca • -> 09 Servicio de Notificación de asunto recibidos

47. Ejercicio 9. Generar un borrador • El Escritorio Web permite guardar versiones de borrador de solicitudes, volantes o respuestas que posteriormente pueden ser modificadas para su envío definitivo. • Para generar un borrador, deberá dar clic en el botón “Guardar” en el formulario en el que se este generando el documento. • Los borradores que se generen estarán disponibles en la carpeta “Terminar Editar”

48. Ejercicio 9. Generar un borrador • Una vez que se haya guardado un borrador, el EW mostrará un mensaje indicando que el Documento fue guardado, haciendo referencia al número de folio. • Una vez guardado el borrador, este podrá ser localizado en la opción “Terminar Editar”. Para retomar el asunto este deberá seleccionarse, teniendo como alternativas modificarlo o en caso de que ya no sea de utilidad, eliminarlo.

49. Ejercicio 9. Generar un borrador • Al seleccionar la opción ”Modificar” se mostrará el formulario con la información registrada en el borrador, desde el cual podrá actualizarse el documento, ya sea para guardarse de nuevo o para enviarse.

50. Ejercicio 10. Adjuntar Archivos y Elementos • El Escritorio Web permite complementar las solicitudes, volantes o respuestas generadas añadiendo archivos electrónicos. • Esta facilidad esta disponible en la barra de herramientas del formulario en donde se este generando la acción. • Se pueden adjuntar elementos hasta por 20 MB para ser enviados a usuarios internos del sistema CGI y se recomienda que para usuarios externos al sistema no se exceda los 10MB • El Escritorio Web permite adjuntar archivo cualquier tipo de archivo de texto o imagen, así como archivos comprimidos (se recomienda utilizar el formato .rar)