ANSD Réflexions sur l’externalisation des opérations de saisie de données d’enquêtes

1. ANSDRéflexions sur l’externalisation des opérations de saisie de données d’enquêtes

2. I - Contexte et objectifs • doter le Sénégal d’un système statistique national performant. • Saisie et apurement dans les délais requis. • L’objectif principal de cette réflexion : se donner les moyens de disposer à temps des données de qualité.

3. II - DIAGNOSTIC DE LA SITUATION • Retards constatés dans les délais d’exécution de certaines opérations • Appréciation négative faite sur le traitement des données • Basée sur des expériences de l’ex DPS et de la période transitoire vers l’Agence • Questionnaires : ratures, inversion de l’ordre de remplissage, données manquantes, calculs inexacts etc.

4. II - DIAGNOSTIC DE LA SITUATION(suite) II.1 Le cas du RGPH2002 • Démarrage tardif de l’opération (deux ans après la collecte) • Le premier local mal situé • Coupures intempestives de courant • Problèmes de supervision • Aucun moyen de déplacement

5. II - DIAGNOSTIC DE LA SITUATION(suite) • Le tiers du personnel envoyé en renfort à la codification • Contrôles dévolus à la codification différés à la fin de la saisie • Pas de réflexion sur l’apurement à faire après la saisie • Problème de gestion du personnel • Recours aux services d’anciens retraités

6. II - DIAGNOSTIC DE LA SITUATION(suite) • Mauvaise gestion des sacs de DR • Recours à un GIE pour finaliser la saisie • Nouvelles conditions de rémunération définis - paiement à la tâche (nombre de questionnaires saisis par agent) • Manque d’un bon dispositif de contrôle de la qualité des données • Recommandations faites par le Census Bureau (Etats-Unis) non appliquées • Quatre mois de saisie à Derklé = deux mois de saisie au Point E.

7. II - DIAGNOSTIC DE LA SITUATION(suite) • II.2 La saisie des enquêtes Trois problèmes notés : • Le dépassement des délais (saisie et apurement trop longs) • La mauvaise qualité du remplissage des questionnaires  • Le défaut d’accompagnement et de communication entre informaticiens et statisticiens

8. II - DIAGNOSTIC DE LA SITUATION(suite et fin) • Nouvelles méthodes de traitement appliquées sur les dernières enquêtes : • Nouveau mode de recrutement des agents de saisie • Verrouillage du programme de saisie • Relecture des questionnaires avant la saisie • Double saisie • Efficacité des méthodes démontrée par : • Les délais respectés • Une bonne qualité des données

9. III - PROPOSITIONS DE SOLUTIONS • Sur l’organisation de la collecte :  • Améliorer le processus de recrutement des enquêteurs • Améliorer l’encadrement sur le terrain : • une meilleure implication du personnel permanent • moyens importants de déplacement • meilleure sensibilisation des populations cibles

10. III - PROPOSITIONS DE SOLUTIONS • Evaluer les agents enquêteurs • Mettre en place un système de sanction/motivation lié à la validation des questionnaires reçus • Etablir une liste rouge des agents qui n’ont pas donné satisfaction lors de précédentes opérations  • Insister surtout sur les bonnes pratiques d’enquêtes

11. III - PROPOSITIONS DE SOLUTIONS • Sur l’exploitation des données : • Modèle de traitement des données des enquêtes MICS et EDS : verrouillage et système de codification complet • Prévoir la relecture des questionnaires avant la saisie (vérification, comptage, corrections des questionnaires) • Prévoir la double saisie • Liste rouge des agents qui n’ont pas donné satisfaction lors des précédentes opérations.

12. III - PROPOSITIONS DE SOLUTIONS • III-1 Recommandations • Forte interaction entre toutes les étapes d’une enquête • Régler globalement les difficultés • Envisager les retours de terrain • Nécessité d’une forte implication et d’une bonne collaboration entre tous les acteurs dans le processus

13. III - PROPOSITIONS DE SOLUTIONS • III-1 Recommandations • S’assurer de la bonne qualité des questionnaires avant de les transmettre à un cabinet • Ne pas s’orienter vers une semi externalisation (terrain exécuté par l’agence et la saisie par un cabinet) • Toutes les enquêtes devraient être entièrement réalisées et exploitées soit par l’Agence ou bien par un cabinet privé avec une collaboration du personnel de l’Agence.

14. III - PROPOSITIONS DE SOLUTIONS D’autres éléments d’appréciation qui peuvent aussi influencer les orientations de l’Agence : • Le type d’enquête  • Le financement  • Le mode d’exécution et la volonté d’asseoir une meilleure compétitivité de l’Agence

15. III - PROPOSITIONS DE SOLUTIONS 1) Le type d’enquête Une enquête peut être initiée de plusieurs façons : • Par l’Agence Nationale de la Statistique et de la Démographie  • Par un partenaire ou bailleur de fonds (UNICEF, Banque mondiale, membres du SSN)  • Dans le cadre d’une coopération régionale (AFRISTAT) : la même enquête étant réalisée dans tous les pays membres

16. III - PROPOSITIONS DE SOLUTIONS 2) Le financement • Les coûts supplémentaires (marges bénéficiaires du cabinet, etc.) qui pourraient en découler = bénéfices pour l’Agence ? • Accord du bailleur pour intégrer les charges qui en découlent dans le budget.

17. III - PROPOSITIONS DE SOLUTIONS 3) La réalisation technique • Dépérissement technique du personnel de l’agence • Risque pour les structures extérieures commanditaires d’études de confier ces opérations directement à des bureaux d’études • Nombre limité de cabinets spécialisés dans le traitement de données d’enquêtes • Les plus connus sont : SYSCOM, CRDH et SONAGROSOL

18. III - PROPOSITIONS DE SOLUTION III-2 Solutions • L’Agence est entièrement autonome : • peut décider de confier toute l’exploitation à un cabinet • son rôle se limite à valider les données • Les enquêtes monographiques, les enquêtes auprès des unités de production et des entreprises, les enquêtes auprès des ménages. • Ne pas dissocier les opérations de terrain et le traitement informatique : le tout est confié à un cabinet.

19. III - PROPOSITIONS DE SOLUTION • L’Agence est semi-autonome : • Opérations à dimension régionale : enquêtes MICS, enquêtes 123 ou EDMC • Les programmes informatiques sont réalisés par l’organisme partenaire et mis à la disposition de l’Agence • Les décisions prises par consensus sont mises en œuvre au niveau de chaque pays • Les Partenaires apportent des appuis techniques du début à la fin du projet • L’Agence devrait faire entièrement les enquêtes et le traitement.

20. III - PROPOSITIONS DE SOLUTION • L’Agence est dépendante du commanditaire : • Experts qui viennent avec leurs méthodes et programmes, • Enquêtes SASDE et EDS • Rôle de l’ANSD : recruter un personnel et assurer le suivi de l’exploitation. • L’Agence devrait faire entièrement le terrain et superviser le traitement.

21. III - PROPOSITIONS DE SOLUTION • Cas particulier du RGPH : • Une opération très délicate et coûteuse • Un système d’organisation efficient doit être mis en place depuis la confection du budget (phase très importante), la cartographie, la collecte, la codification et la saisie qui sont toutes très liées. • Se limiter à confier le recrutement et la supervision administrative des agents contractuels à un cabinet • L’Agence exécute et supervise toutes les opérations techniques • Une surcharge d’enquêtes peut amener à confier des activités à un cabinet.

22. III - PROPOSITIONS DE SOLUTION D’ autres éléments à prendre en compte dans la réflexion : • La décentralisation de la saisie au niveau des régions • L’introduction des NTICs (la collecte en ligne par le WEB • Les PDA (ordinateurs de poche) • Le traitement des questionnaires par lecture optique)

23. IV. CHOIX D’UN CABINET • Rigueur dans le processus de sélection des cabinets • Compétences avérées dans la conduite des grandes enquêtes ou des enquêtes nécessitant des techniques spécifiques • Etablissement d’un cahier de charges spécifique à chaque enquête • Processus de validation clairement établi

24. V. CONCLUSIONS • Gestion de la confidentialité des données individuelles ? • Respect des étapes • Pour le recensement : réfléchir sur les méthodes d’imputation et de redressement • La réalisation de l’enquête pilote • Renforcer le personnel et mettre les moyens adéquats • Promouvoir le développement de compétences internes à tous les niveaux : personnel d’enquêtes, statisticiens et informaticiens

25. V. CONCLUSIONS • Ces réflexions devront permettre à l’Agence de réunir à chaque fois tous les éléments qui vont l’aider à prendre la décision qui lui convient • La possibilité de s’orienter vers une externalisation doit être prise en compte dés la confection du budget

26. MERCI DE VOTRE ATTENTION