ABM-teori - Kort innføring ABC Forum 16. oktober 2008

1. ABM-teori - Kort innføringABC Forum16. oktober 2008 Posten Norge AS

2. ABC - hva er D? Posten Norge AS

3. Ressurser/ innsatsfaktorer anvendes for å utføre ulike Ressursdriver Aktiviteter som utføres for ulike Aktivitetsdriver Kalkyleobjekt ”Den sentrale tanken i ABC” Konsumerer Konsumerer Konsumerer Posten Norge AS

4. ABC - Activity Based Costing • Sentrale begreper: • Ressurser • Aktiviteter • Kostnadsdrivere • Ressursdrivere • Aktivitetsdrivere • Kostnadsobjekter • Sentrale tanker: • Kostnadsobjekter forbruker aktiviteter • Aktiviteter forbruker ressurser, som koster penger

5. Utviklingstrekk i sammensetningen av kostnadene Bedriftskostnader Indirekte kostnader - Lojalitetskostnad/kunde drevet Direkte fremstillingskostnader - Produkter/tjenester Før Nå Posten Norge AS

6. Kostnader følger prosesser - Ikke organisasjonskart! Tjenestekostnad - ABC metode Konsern Administrasjon Logistikk For- retnings- utvikling Bank - annet Post - Brev Utle- ering Leveran-dører Markeds- føring Innlev- ering Sort- ering Trans- port Kostnadsdrivere - hva dimensjonerer kostnadene? Posten Norge AS

7. Forutsetninger for effektiv drift Lønnsomme investeringer Riktig prising av interne og eksterne produkter, tjenester og kundegrupper Akseptabel kapasitetsutnyttelse Rasjonell organisering og drift Forutsetter Kjennskap til reelle kostnader ved ulike aktiviteter, produkter og kundegrupper Kunnskap om hvordan kostnadsdrivere kan styres/påvirkes • Bevisstgjøring av faktorer • som påvirker kostnader ved • ulike aktiviteter (kostnadsdrivere) Posten Norge AS

8. Kundefokusert prosess styring Forretnings- strategi Økonomisk styring Endrings- ledelse Prestasjons- måling Fem hovedkomponenter i en kunde-fokusert tilnærming • Kundefokusert forretnings-strategi • Markedsstrategi - segmentering • Produktstrategi • Konkurrent analyse • Kunde lønnsomhet • Produkt lønnsomhet • Virksomhets lønnsomhet • Kritiske risiko faktorer • Verdikjede fokuserte prosesser • Optimaliserings fokusert kultur • Kontinuerlig forbedring av prosessene • Skape og forankre en kundefokusert kultur • Konsistens mellom strategi, holdninger og handlinger • Skape miljø for læring og vekst • Skape et sterkt og kreativt analysemiljø forankret i kundefokuset • Balansert målstyring • Belønning • Resultatdeling Posten Norge AS

9. Krav til ledelses-informasjons-system • Minimumskrav til et moderne ledelses informasjons system er at det kan rapportere langs de tre dimensjonene: 1 Produkt Kunde Resultat enhet 1 2 2 3 3 Posten Norge AS

10. …kalkyler er viktige i den økonomiske styringen av virksomheten… ”Ulike beslutninger krever ulike kalkyler” Posten Norge AS

11. Ulike kalkylemetoder • Bidragskalkylen - DB = pris - variable kostnader; variable kostnader varierer med produsert volum og er ofte definert svært snevert • Selvkostmetoden - målsetningen er å få kostnadene over på produktene; tradisjonelt ved enkle fordelingsnøkler (fullkostmetode) • Aktivitetsbasert kalkulasjon - langsiktig “selvkostorientert bidragskalkyle”

12. Aktivitetsbasert kalkulasjon • En kalkyle som fordeler langt mer kostnader enn en tradisjonell bidragskalkyle (derfor selvkostorientert) • men som fremdeles holder en betydelig del av kostnadsmassen utenfor, da den skiller mellom kostnader på ulike nivåer (derfor bidragskalkyle) ”ABC er ingen fullkostmetode”

13. Kostnader (ressurser) Direkte materiell Direkte lønn Indirekte lønn Andre kostnader Aktiviteter Produkter / Tjenester Brukere/ markeder Aktivitetsbasert kostnadsfordeling Et kostnadssystem som fokuserer på aktiviteter som kostnadsbærer En aktivitet er en hendelse, oppgave, eller stykke arbeid med en spesifikk mening. Kostnadene forbundet med disse aktivitetene danner grunnlaget for henføring av kostnader til kostnadsobjekter Posten Norge AS

14. Hvorfor aktiviteter? • Aktiviteter er hva vi gjør • Aktiviteter presiserer ressursforbruk • Aktiviteter ”driver”/dimensjonerer kostnader • Aktiviteter utfordrer alternativer • Aktiviteter fokuserer virksomhetens mål • Aktiviteter kompletterer kontinuerlige forbedringer • Aktiviteter er kompatible med kvalitetsarbeide • Aktiviteter forstås av personalet • Aktiviteter ”linker” planlegging og kontroll • Aktiviteter ”linker” penger og kvalitet • Aktiviteter beskriver helheten • Aktiviteter synliggjør at prosessene går på tvers • Aktiviteter støtter langsiktighet Posten Norge AS

15. Aktivitetstilnærming kan brukes både til operasjonelle og strategiske forandringer Effektive tjenesteleveranser Operasjonelt fokus Strategisk fokus “Gjøre de riktige tingene” “Gjøre tingene riktig” Velger de aktivitetene vi bør utføre Utføre aktiviteter mer effektivt • Aktivitetsstyring • Ressursplanlegging • Oppfølging av kostnadsdrivere • Benchmarking • Tjeneste og produktutvikling • Endringer i tjenestetilbud • Brukersegmentering • Leverandørforhold • Bruker/kundeforhold • Konkurranseutsetting

16. ABC/M - Balansert forretningsplan • Produkt/tjenestekalkyler • Riktigere Tjenestekostnader • Riktigere kostnadsvurderinger ABC/M • Lønnsomhetsstyring • Kunde/bruker lønnsomhet • Lønnsomhet pr. • markeds-/brukersegment • Produkt-/tjeneste lønnsomhet • Prissetting • Aktivitetsstyring • Trimme prosesser • Kvalitetsstyring • Redusere gjennomløpstider • Minske sløsing og kostnader • Prestasjonsmåling • Effektivitet • Produktivitet • Utnyttelse

17. Overordnet kostnadsstruktur Totale kostnader Avdelingskostnader (enhet) Divisjonskostnader Konsernkostnader Konsernfelles kostnader Divisjonsfelles kostnader Avdelingsspesifikke kostnader Divisjonsfelles kostnader Avdelingsspesifikke kostnader Prosjekt/produktgr. avhengige kostnader Indirekte avdelingskostnader Indirekte prosjekt/produkt/kunde avhengige kostnader Direkte prosjekt/produkt/kunde avhengige kostnader

18. Direkte Faste Indirekte Variable Annen kostnadsinndeling ABC Kompletterende Etablert “Expenses are fixed only when managers fail to do anything to reduce them”Cooper/Kaplan Kapasitet Kunde Produktgr og Ordre Enhet/stykk

19. Kostnadshierarki i aktivitetsbasert kalkulasjon Bedriftsnivå Kunde/-ordre Produktgruppe Produktnivå

20. Ledig kapasitet representerer en ressurs som kan realiseres • Ubenyttet kapasitet må kvantifiseres • Ubenyttet kapasitet fordeles ikke til kalkyleobjektet • Sentrale tanker: • Ledig kapasitet kan benyttes til alternativ produksjon eller • produksjon av større volumer av eksisterende produkter/tjenester eller • bygges ned

21. Kapasitetsutnyttelse - Ulike begreper ”Tilgjengelig kapasitet”= ”Praktisk kapasitet” må defineres ”Tilgjengelig kapasitet” er ikke lik”Teoretisk kapasitet” ”Ubenyttet kapasitet”= ”Praktisk kapasitet”–”Benyttet kapasitet”

22. Transaksjons driver Antall Varighetsdriver Tidsforbruk (norm) ”Intensity” driver Direkte måling Volumbaserte Proporsjonalitet Strukturelle Kompleksiteten Nyhetsbaserte utvikling/endring Kostnadsdrivere – Ulike inndelinger Eksempel I Eksempel II Posten Norge AS

23. ABC-filosofi “It is better to be basically correct - than to be precisely wrong”

24. Elementer i et ABC-Prosjekt Tre hovedområder for utvikling: • Økonomifaglig utvikling av produkt- og kundelønnsomhetskalkyler (økonomiske modeller) • Statistikkfaglig og metodemessig utvikling av kostnads- og inntektsundersøkelser (datafangst) • Utvikling av integrerte EDB-løsninger (datatekniske beregningsmodeller, applikasjoner, utstyr)

25. Optimal modell Balansert fokus på alle områder Økonomifaglig- plattform Datafangst Teknisk løsning Maksimere nytteverdi

26. “Å bli best” Vellykket styring er når alt kommer til altikke den dokumentasjon og de metoder vi anvender,men avhengig først og fremst av den enkeltes - overbevisning - engasjement - holdning/innstilling

27. Hva er ABC/M? • ET SYSTEMATISK VERKTØYfor å påvise skjult fortjeneste og tap • ET LEDELSESVERKTØYfor å styre driften mot lavere kostnader • ET STRATEGISK LEDELSESVERKTØY- til å velge tjenester, markeder og kunder- til å utvikle en bedre struktur på aktivitetene for å oppnå bedre lønnsomhet ABC ABM ABM

28. Da er vi kommet… ...til veis ende mht teori Posten Norge AS