BIK 6500

1. BIK 6500 PROSJEKTSTYRING/OPPFØLGING • Prinsipper for styring og oppfølging • Metoder for prosjektstyring • Prosjektstyring på forskjellige nivåer • Avslutningen av prosjektet Pensum: AGH 8, SAJ 4

2. Skapes Planlegges Planlegges og organiseres og organiseres Startes Gjennom- Omplan- Kon- Gjennom- føres legges trolleres føres Av- Nytt Evalueres Nytt sluttes initieres initieres PROSJEKTSTYRING OG -OPPFØLGING Prosjektstyring omfatter alle deler av prosjekt- arbeidet. Oppfølging ligger i gjennom- føringen

3. Styringssløyfen (Westhagen)

4. Oppfølging • Rapportere • Sammenlikne plan - situasjon og konstatere eventuelle avvik • Analysere avvik • Beslutte om tiltak • Handle (iverksette tiltak) NB! Bruk av betegnelsene ”styring” og ”oppfølging” er ikke konsekvent.

5. Prosjektoppfølging Planleggingen var feilfri - det var gjennomføringen som sviktet! Tidligere norsk samferdselsminister om Romeriksporten

6. Vi følger opp prosjektet for å • måle fremgang og effektivitet, slik at oppsatte mål kan nås • beholde oversikten, slik at vi ser når endringer er nødvendige • motivere deltakerne, slik at de står på for å nå resultater • få erfaringer for planlegging og gjennomføring av fremtidige prosjekter • ….

7. OPPFØLGINGSPRINSIPPER • Ikke byråkratisk og ulystbetont rapportering • Oppfølgingskriteriene skal være definert på forhånd • Rapportering på plandokumentet • Fast periodisert/mønster i rapporteringen

8. OPPFØLGING PÅ FORSKJELLIGE NIVÅER Ved beslutningspunkter På milepælsnivå På aktivitetsnivå

9. Prosjektmodell LEDELSESMODELLEN BESLUTNINGSPUNKT MILEPÆL ARBEIDSMODELLEN

10. Beslutningspunktet

11. To hovedgrunner til at prosjekter avsluttes (SAJ) • Prosjektet avsluttes fordi målet er nådd • Prosjektet avsluttes uten at målet er nådd

12. Oppfølging på milepælsnivå

13. Milepæler brukes til å • forenkle oppfølging • synliggjøre viktige resultater • klargjøre viktige grensesnitt • gi økt trykk og produktivitet • bidra til et helhetssyn • sørge for stimuli og utfordring • bekrefte fremgang

14. RAPPORT PÅ MILEPÆLSNIVÅ Ferdig- tidspunkt Plan Milepæler Rapport

15. Oppfølging på milepæler Sannsynlig forsinkelse Ferdig Mållinje Fremdriftslinje Fullføringsgrad T (Oppfølgingstidspunkt) Tidsavvik

16. Oppfølging på milepæler, alternativ metode

17. OPPFØLGINGSBESLUTNINGER Flytte milepæler i tid Senke ambisjonsnivået Tilføre ytterligere ressurser Omfordele arbeidet

18. Oppfølging på aktivitetsnivå

19. Oppfølging på aktivitetsnivå VI MÅLER: Tidsforbruket Pengeforbruket Bruken av menneskelige ressurser Bruken av materiell og andre fysiske ressurser ? ? Hva har vi fått for det vi har puttet inn

20. Innhenting av informasjon • Sørg for skriftlig kommunikasjon for å redusere muligheter for misforståelse (Husk: Misforståelse er en vanlig form for forståelse) • Vær oppmerksom på tendensen til overoptimistisk informasjon Fra Roger Burke: Project Management - Planning & Control Techniques

21. OPPFØLGINGSKRITERIER PÅ AKTIVITETSNIVÅ Holder tidsplanen Ressurs- og tidsrapportering JA NEI Ingen problemer Diskuter: - konsekvensen - årsaken Holder ressurs estimatet JA • Diskuter: • estimeringen • planleggingen Diskuter: - alle spørsmål NEI

22. Oppfølging av aktiviteter i Gantt-skjema Oppfølgingstidspunkt

23. RESSURSER OG KOSTNADER KR TID Kostnad Å fullføre Brukt til dato Under (Over) Revidert prognose Grunnlinje estimat Oppgave Sum

24. Enkel økonomisk framdriftsrapport for hverdagsprosjekter (SAJ)

25. Virkelig/planlagt kostnad kontra fremdrift Budsjett Virkelige kostnader Kostnad Fremdrift

26. Eksempel på tabell for multippel progresjonsanalyse (SAJ)

27. Edderkoppdiagram for multippel progresjonsanalyse (SAJ)

28. ÅRSAKER TIL AVVIK Planlegging Styring Teknologi Organisering Sosialt Risikovurdering Kontrakt FEIL I :

29. Endringer • Fange opp endringsforslag • Utrede forslagene - finne konsekvenser • Beslutte formelt • Oppdatere planer og kommunisere beslutning • Sørge for at endringen gjennomføres Endringshåndtering hører til prosjektets kvalitetssystem

30. Fallgruver i prosjektoppfølging • Planen egner seg ikke til oppfølging • Prosjektet er lite synlig og vanskelig å følge opp • Dårlige resultater rapporteres ikke eller rapporteres for sent • Vi håper og tror at ting skal bedre seg • Prosjektledelsen er ikke tilstedeværende • For mye vekt på det som er lett å måle • For mye fokus på korttidsresultater • Vi overser det som ikke kan kontrolleres • Vi ignorerer endringer i omgivelsene

31. Møter

32. OPPFØLGINGSMØTER • Styringsgruppemøter • Hyppighet, Varighet, Deltakelse, Temaer • Prosjektgruppemøter • Hyppighet, Varighet, Deltakelse, Temaer

33. Prosjektmøter • Oppgavebehandling • Prosjektstyring • Fellesskap og engasjement • Informasjon og høring • Forhandling • ….. Formål med møtet:

34. Oppgavebehandling: Ide- og problemløsning Bestemte emner Viktig å bli ferdig, ingen stram tidsplan Ad hoc Deltagere velges avhengig av emne Prosjektmøter

35. Prosjektstyring: Informere om status Beslutte grunnlag for videre arbeid Avholdes regelmessig Ofte faste deltagere Prosjektmøter

36. Gode møteregler for hverdagsprosjekter (SAJ)

37. Rapportering, informasjon, kommunikasjon

38. PROSJEKTRAPPORT Hvor er du, sammenlignet med hvor du burde være? Hva ligger forut og hvordan kan det påvirke deg? Hvor kommer du til å ende, sammenlignet med hvor du sa du ville ende?

39. Prosjektrapport • Leveransestatus • Tidsplan- og budsjettavvik • Konsekvenser av avvik uten korrigerende tiltak • Usikkerhet • Tiltak som er/vil bli gjennomført av prosjektledelsen • Forslag til tiltak for godkjenning av prosjekteier/styrings-gruppe • Diverse

40. SE FRAMOVER MAKSIMAL RISIKO Konsekvens Moderat risiko Høy risiko Minimal risiko Moderat risiko Sannsynlighet

41. KRAV TIL ”OPPFØLGINGSSYSTEMER” S systemet må være lesbart T total prosjektet i fokus Y ytelse må kunne måles R rapportering må skje regelmessig I ingenting må overlates til tilfeldighetene N negative utfall må oppdages raskt G glade meldinger må få sin plass

42. INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Valg av programvare Når du velger, glem ikke å se framover: Kostnad mot funksjonalitet Kapasitet mot enkelhet Kompatibilitet med andre systemer Dokumentasjon, støtte i startfase, støtte i gjennomføring

43. INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Å bruke verktøy uten å forstå prosjektledelse, setter deg bare i stand til å lage dårlige rapporter raskere. HER ER NOE PROGRAMVARE IKKE KAN GJØRE: Finne feil Ta beslutninger Samle inn data Løse de kritiske problemene Noen av de største problemer har med mennesker å gjøre, her er programvaren til liten hjelp TENK SELV

44. INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Nødvendig mengde: ”hva mottaker vil og bør vite” – ”hva som forventes at mottaker allerede vet” = hva informasjonen bør inneholde.

45. Magefølelse er ikke dumt How does your project feel ? (Move the yellow ball on the line) Very good Good Bad Fra IPM Status report, if Skadeforsikring

46. Prosjektavslutning

47. Hva med overleveringen? • Hvem er mottaker internt? • Er det noen ekstern mottaker? • Har overleveringen vært planlagt? • Begin with the end in mind!

48. LÆRING GJENNOM PROSJEKTARBEID • Erfaringsoverføring innenfor prosjektet • Erfaringsoverføring mellom prosjekter • Bevisste læringsaktiviteter Hva kan du som prosjektleder gjøre med det ?