1 / 69

BIK 6501

BIK 6501. Dag 5 Prosjektorganisering og prosjekt-gruppen Grunnmønsteret for en prosjektorganisasjon Samvirket prosjekt og basisorganisasjonen Prosjektgruppens etablering og utvikling Prosjektkultur Pensum: K&G 5, 7; BHG 6, 8. Hva er en organisasjon? Ulike definisjoner som vanlig.

chul
Download Presentation

BIK 6501

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. BIK 6501 Dag 5 Prosjektorganisering og prosjekt-gruppen • Grunnmønsteret for en prosjektorganisasjon • Samvirket prosjekt og basisorganisasjonen • Prosjektgruppens etablering og utvikling • Prosjektkultur • Pensum: K&G 5, 7; BHG 6, 8

  2. Hva er en organisasjon? Ulike definisjoner som vanlig. En organisasjon er en gruppe personer som ved hjelp av et system av regler sikter på å nå bestemte mål ved hjelp av koordinert virksomhet. En gruppe med gjensidig forståelse og forventninger til resultat av felles handlinger. Flere som samarbeider om aktiviteter i retning av felles mål.

  3. Prosjektet i forholdet til basisorganisasjonen Adskilt prosjektorganisasjon (selvstendig prosjekt) Matrise Uten endring i basisorganisasjonen (avdelingsinternt prosjekt)

  4. Avdelingsinterne prosjekter

  5. Matriseorganisasjon Prosjekt- koordinering

  6. Autonom prosjektorganisasjon

  7. Svak prosjektmatrise Prosjekt- koordinering

  8. Sterk prosjektmatrise Prosjekt- koordinering

  9. En prosjektklassiker Matrise Funksjonell Prosjektisert 0 % 100% Antall i prosjektarbeid Antall i linjearbeid Svak matrise Sterk matrise 0 % 100% Ingen koordinator Deltid Heltid Full-tid prosjekt- leder Prosjekt- kontor Autonom gruppe Koordinator Fra Robert Youker, Organizational Alternatives For Project Managers, 1977

  10. Organiseringsform og prosjektsuksess 100 80 60 40 Grad av selvstyre Feilrate 20 0 Linje Svak matrise Balansert Sterk matrise Autonom matrise prosjektgruppe Fra Larson/Gobeli: Organizing for Product Development Projects, Journal of Innovation Management, 1988

  11. Roller og funksjoner

  12. Prosjektorganisasjonen STYRINGS- GRUPPE REFERANSE- GRUPPE PROSJEKT- LEDER REFERANSE- GRUPPE ADMINISTRATOR PROSJEKTMEDARBEIDERE PROSJEKTGRUPPEN

  13. Styrende rolles ansvarsområder • Avklarer: • Bakgrunn, behov og formål • Effektmål • Rammer • Spesielle ansvarsforhold • Beslutter: • Start, stopp • Beslutningspunktene • Store endringer • Nedleggelse • Godkjenner: • Mål og planer • Prosjektorganisasjonen • Sluttleveransen • Bistår med å: • Sikre ressurser • Finne prosjektleder

  14. Beslutningspunktet Kost/nytte-analyser Overliggende strategi Mottakers situasjon og trender Marked NYTTE- Kundens situasjon Konsekvenser SITUASJONEN BESLUTNINGS- PUNKT Bruk av ressurser i Avvik RESSURS- prosjektet PROSJEKT- Usikkerhet TILGANG Fremgang STATUS Prosjektporteføljen Endringer Forpliktelse og overbevisning

  15. Prosjekteier – hva er det? ? 1. Hva er det? • Prosjektets sponsor - betaler prosjektet og høster fruktene fra senere drift. • Bruker av prosjektleveransen - ønsker derfor å sikre best funksjonalitet. • Prosjektansvarlig - sikre best mulig gjennomføring av prosjektet. • Prosjektets beskytter - ved hjelp av sin innflytelse sikre prosjektet mot ødeleggende krefter. 2. Viktige alternative oppgaver:

  16. Styringsgruppen Brukere Mottakere Linjeledere Andre som skal leve med resultatet Viktige interne interessenter

  17. Medlemmene av styringsgruppen skal • være enige om basisorganisasjonens overordnete mål • støtte prosjekteier og prosjektleder • bruke egen kompetanse og innflytelse • informere tilbake til egen avdeling • bistå med å skaffe ressurser Er medlemmene av styringsgruppen besluttende eller rådgivende?

  18. Man sitter ikke i en styringsgruppe. Man ARBEIDER i en styringsgruppe!

  19. Det er uenighet i lærebøkene om forholdet styringsgruppe og prosjekteier! • Beste moderne praksis (PROS/PROMIS/Telenor etc.): • Prosjekteier skal være en person • Prosjekteier kan utnevne en styringsgruppe der prosjekteier er sjef • Prosjektleder kommuniserer oppover primært med prosjekteier • KG og SAJ: Prosjekteier utnevner styringsgruppe som kommuniserer med prosjektleder • SAJ: Prosjekteierbegrepet finnes ikke • BHG: Styringsgruppe representerer kunden • Praksis i offentlig virksomhet: Prosjekteier er gjerne en organisasjon. Styringsgrupper gjør ofte mer arbeid enn prosjektgrupper (mer status å være i en styringsgruppe?

  20. Prosjektkart - PLPmodellen PLP er utviklet av SND, brukes nå av Innovasjon Norge – Se www.plputvikling.no Prosjekteiere Oppdragsgiver Styringsgruppe PA Ressurseiere Premissgivere Referanse gruppe PL Prosjektmedlemmer Brukere, anvendere

  21. Støttende funksjon Råd ?

  22. Mottaker

  23. Et større prosjekt - og et mindre

  24. To prosjektorganisasjoner

  25. ”Joint venture” GRUPPE A C B PROSJEKT- LEDER ADMINISTRATOR PROSJEKTMEDARBEIDERE PROSJEKTGRUPPEN

  26. Delprosjekter • Når er det nødvendig? • Hvordan dele inn prosjektet?

  27. 5 delprosjekter? Utvikle flaske- automat Produksjons- forberedelse Mekanikk Elektronikk Programvare Grensesnitt mot bruker

  28. Eller to delprosjekter... Delprosjekt ”Grensesnitt” Grensesnitt mot bruker Programvare Elektronikk Produksjons- forberedelse Mekanikk Delprosjekt ”Boksen”

  29. Organisering av selve prosjektgruppen • Kjerneteam? • Trekkspillorganisasjon? • Deltidsansatte? • Interne ansvarsforhold? • Hvem organiserer? • Hierarki? • Matrise? • Deltakere fra mange organisasjoner? AGH

  30. Diskusjonstema • Hvordan skal man få prosjektorganisasjonen til å fungere best mulig? • Hvordan skal man få til samvirket mellom prosjektet og basisorganisasjonen?

  31. Grupper – byggesteiner i organisasjoner

  32. Organisering av prosjektgruppenNår skjer det?Hvem skal være med?Hvem velger?Avtaler?

  33. Organisering av selve prosjektgruppen • Kjerneteam? • Trekkspillorganisasjon? • Deltidsansatte? • Interne ansvarsforhold? • Hvem organiserer? • Hierarki? • Matrise? • Deltakere fra mange organisasjoner? AGH

  34. Organisering og oppstart • Etableringen av prosjektgruppen • Definering av prosjektets suksesskriterier • Gruppens arbeidsmetoder (Hvordan) BHG kap. 6 Når er prosjektoppstart?

  35. Viktige punkter • Sikre at alle ressurser er tilgjengelig og med klare avtaler • Sikre et arbeidsklima som gir fortrolighet og gjensidig respekt • Avklare roller og ansvar og sørge for felles forståelse av dette • Etablere prosjektgrupper og sette i gang teambyggingsaktiviteter • Sikre at vi har de fem nøkkelord på plass • Unngå tvil

  36. Å sette sammen prosjektgruppen Klassisk angrepsmåte: Utgangspunkt i de aktivitetene som utføres og finner personer som er dyktigst til å utføre dem BHG s.116

  37. En alternativ måte å velge prosjektmedlemmer på • Hvem er interessert i prosjektet? • Hvem er ivrig til å bidra og ser prosjektet som nødvendig? • Hvem har de spesifikke kunnskapene som trengs? • Hvem kan stå som representant for viktige interessentgrupper? • Hvem forstår prosjektets motstandere? • Hvem har den rette innflytelse? • …. hvem egner seg til prosjektleder for disse menneskene

  38. Struktur eller empati • Generelt gjelder: • Jo mer oppgaven kan programmeres jo større behov er det for en strukturert organisasjon. • Jo mindre oppgaven kan programmeres, jo større behov er det for å tenke menneskelige relasjoner.

  39. Husker vi denne? • Fra rent spesialistprosjekt til rent prosessorientert prosjekt • Ulike PSO-leveranser? pso Rent spesialistprosjekt Rent prosess- orientert prosjekt Ulike team/grupper?

  40. Isomorf (ensartet) gruppestruktur Gruppestruktur er ensartet - resultat kan bli uensartet KG kap 5.2

  41. Spesialisert gruppestruktur

  42. Flat teamstruktur

  43. Kirurgisk gruppestruktur

  44. Det handler egentlig om integrasjonsstyring

  45. Prosjektplanlegging er ”konjunktiv”, prosjektgjennomføring er ”komplementær” • Konjunktive oppgaver – alles bidrag er nødvendig, sluttproduktet er ulikt fra det den enkelte kan komme opp med – prosjektplanlegging) • Komplementære oppgaver – oppgaven kan brytes ned og oppgaver fordeles, resultat av planlegging

  46. Hvordan få teamet til å fungere? Skal vi si team eller gruppe?

  47. Hvå påvirker gruppers yteevne? Fremmer Hindrer

  48. ? Yte- evne Kvalitet? Kvantitet? ??????

  49. Hva påvirker gruppers yteevne? • Tillit • Forpliktelse • Trygghet • Antall • Polarisering • ….. Finn optimalpunktet – og det er avhengig av oppgaven

  50. KG s.139 Utføring Team- sam- arbeid Norming Avslutning/sorg Storming Forming Negativ Positiv Synergi?

More Related