iiiGO

1. iiiGO Innovatie & Integratie Ict Goeree-Overflakkee

2. Kennismaking iiiGO Werkgroep ICT Arnold van Wijk Henk Herweijer Jaap de Vos Henk van Oostenbrugge Jaap Hollaar Kerngroep ICT Jeroen Bolleman Frans Spaan Kay Doornink André Stoel Kees van den Tempel

3. Van heden naar toekomst IST Projectorganisatie IST Bedrijfsvoering SOLL bedrijfsvoering 1-1-2013 SOLL bedrijfsvoering 1-1-2015 IST Inform- en apl architectuur SOLL I en apl architect. 1-1-2013 SOLL I en apl architect. 1-1-2015 IST Technische infr SOLL Technische infr. 1-1-2013 SOLL Technische infr. 1-1-2015 IST ICT organisatie SOLL ICT organisatie 1-1-2013 SOLL ICT organisatie 1-1-2015

4. 20 jan: Inf- & app. architectuur 09:00: Welkom door Henk van Steeg 09:00  – 09:30 Kennismaking & HET Doel van de dag 09:30  – 10:30 Uitkomsten 13 januari 10:30  – 10:45 Pauze 10:45  – 11:30Stellingen applicatiebeheer (stemkastjes) 11:30 – 12:30 Bepalen IST , SOLL en route applicatielandschap 12:30 – 13:15 Lunch 13:15 – 14:00 Bepalen IST , SOLL en route applicatielandschap 14:00 – 15:00 Korte presentaties, Discussie, Hoe verder ? 15:00 afsluiting

5. PLANNEN op hoofdlijnen • Jan 2012 • Uitgangspunten bedrijfsvoering en dienstverlening • SOLL- informatie- en applicatie architectuur • 1 Feb – 1 maart 2012 • Specificaties opstellen • Aanbesteding starten • 1 maart – 15 mei • Plannen maken • Voorbereiding (data op orde, etc) • 15 mei – 1 juli 2012 • Implementatieplan afstemmen met leverancier • 30 juni 2012 • SCC gereed • Vanaf 1 juli – 1 dec 2012 • Implementatie applicaties

7. Jullie Rol Lid van een projectgroep Schrijven projectplan Aankoop systeem (indien nodig) Implementatie en migratie systemen Verandertrajecten (van 4 naar 1)  een goed functionerend informatiesysteem per 1-1-2013

8. Samen !!!!

9. Uitkomsten 13 januari Werkgroep ICT en Kerngroep bepalen kaders • Kaders informatievoorziening • Projectsturing herindeling • Verander-aanpak • Inkooptrajecten

10. Kaders(1)

11. Kaders (2)

12. Kaders(3)

13. Kaders(4)

15. Projectsturing hgp • StaatvoorHandzaamGemeentelijkProjectbesturingsmodel • Speciaalvoorgemeentenontwikkeld • Eenvoudigteleren en tegebruiken • Belangrijk: nietalleenstructuur, ookcultuur • Afgeleid van Prince2 • Document sjablonen

16. Projectsturingsmodel

17. Deel 2 Hét DOEL van de vandaag Concept applicatie architectuur SOLL Nadenken over inkoop en keuze applicaties De route van IST naar SOLL bepalen

18. Applicatie architectuur

19. Ad 1: Inkoop kost veel tijd: Prestatieinkoop • niet de opdrachtgever, maar juist de opdrachtnemer, als expert, het best in staat is om de opdracht vorm te geven en uit te voeren. • Weinig control en veel vertrouwen • Wij geven aan wat ons gewenste eindplaatje is • Dus geen kruisjes lijsten • Veel sneller dan oude procedure

20. Ad2: Randvoorwaarden selectie • ARHI: Alle contracten lopen door naar de nieuwe gemeente • Dus iedereen al op SIM, dan zonder problemen door zonder aan bestedingen en wel rechtmatig • Bestaande contracten: Kunnen we wel weg bij bijvoorbeeld een 5-jarig contract ? • Wat is looptijd contract? • Kunnen we het contract opzeggen? • Stuur kopie van het contract?

21. Ad 3: ROLverdeling: wie doet wat? i-Consulent Informatiearchitectuur Kennis van ICT Technische ondersteuning en beheer Applicatiebeheerder Vakkennis / Functionele eisen De brug naar de gebruikers Dagelijkse beheer van applicatie

23. STAP1: Samenhangende keuzes • Bepaalde Applicaties moeten bij elkaar (gekoppeld): • 1. EA: Gegevensdistributie, Gegevensmagazijn, Service bus, BAG, BGT, WOZ moetenbij elkaar • 2. EA: DMS / zakenmagazijn / KCC / sjablonen moeten bij elkaar • 3. Financieel pakket bij voorkeur sterk gekoppeld aan 1 • Vergunningen- subsidies bij voorkeur koppelen aan 2 • Soc. Zak, Burgerzaken/GBA pakket bij voorkeur in sterk gekoppeld aan 1 • Personeelsadministratie voorkeurgekoppeld aan GBA en financiën aan 3 • Tijdverantwoording en -registratie gekoppeld aan 3 • Geen noodzaaktot koppelen: • Toegangscontrole aan 3 • Geen keuze / monopolist • Website / digitaal loket / KCC • Belastingen naar SVHW • Nu geen keuze/ weet nog niet • Beheerpakketten, overige • Vicrea wel met Pink en centric • Geen Pink en Centric bij elkaar

24. STAP2: bepaling inkoop strategie • Bepalen: Investering + onderhoud over 4 jaar • Bij Europese aanbestedingen (>€ 200.000,-) bepalen wij niet de leveranciers. Dit doet de markt. • Vrije te kiezen (<€ 200.000,-) na besluit colleges / afwijken volgen IAP • Geen schijnonderhandeling bij zelfgecreëerde monopolist • Wel een onderhandelingstraject • Creëer alternatief • Twee Mogelijkheden • Middelharnis als standaard en uitbouwen • Aanbesteding zoals op vorige sheet

25. Stap 3: Aanbesteding in gang zetten • 27 jan: Brokken van € 200.000,-: procedure met voorselectie starten (duurt 30 dagen) • Februari: opzetten aanbestedingsdocumentatie • 1 maart: einde voorselectie, start aanbestedings-procedure (duurt 35 dagen) • 15 april: inleveren offertes • 15 mei: gunning

26. Stap 4: Hoe verder? Aankoopstrategie bepalen (a.s. woensdag) Voorselectie (vandaag, komende week) Februari SOLL applicatie architectuur Opdrachtbeschrijvingen per groep opstellen Bepaling projectgroepen / projectleiders Training Projectmanagement Specs t.b.v. aanbesteding Samen stoeien Maart e.v. Projectplan voor gezamenlijke inrichting Aankoop, implementatie, migratie, etc

28. Deel 3 Vragen aan en over applicatiebeheer 50 Stellingen Stemkastjes Plenair

29. Deel 4 Opdrachten Bepaal IST (zie posters) Bepaal SOLL Bepaal route

30. Opdracht 1 (voor lunch) Nadenken over de beste applicaties voor de nieuwe gemeente Bepaal de IST situatie Bepaal de SOLL situatie Kerngroep heeft vragenlijst uitgewerkt

31. Opdracht 2 (na de lunch) De route van IST naar SOLL bepalen Hoe gaan we van 4 pakketten naar 1 pakket? Hoe gaan we samen werken ? Hoe doen we datamigratie ? Kosten? Tijdsbesteding / mijlpalen ? Risico’s ? Kerngroep heeft vragenlijst uitgewerkt

33. Opvallend (1)

34. Opvallend (2)

36. Presentaties Groep Financiën Groep Databeheer Groep Beheer / GIS

37. En nu….. Wij benaderen jullie om de organisatie op te tuigen Wij hebben jullie nodig voor vakkennis, implementaties, verandertrajecten, etc: hou ons ook op de hoogte !!!! Dat begint vanaf komende week. Hou de communicatie in de gaten. O.a. 17 febr: workshop dienstverlening

38. Vragen/discussie

39. Voorstraat 88 4153 AN Beesd T: 31 (0)655 172.931 E: info@nativeconsulting.nl www.nativeconsulting.nl

40. Native Consulting Native is toonaangevend en vernieuwend in het verbeteren van bedrijfsstrategie, bedrijfsvoering, informatievoorziening, ICT én de bijbehorende operationele processen. Native is praktisch en resultaatgericht en maakt gebruik van visualisaties om ook directies, het college en de gemeenteraad in deze processen te betrekken. De visualisaties zorgen voor verbinding en overzicht. Native is onderscheidend in het delen van informatie en het verbinden van haar klanten; door gemeenten voor gemeenten.