1 / 8

Nordic Sea Office Oy Ab

Beskrivning av NSO:s sjölöneadministrationstjänster. Nedanstående basbeskrivning ger en bild av hur servicekonceptet och systemen fungerar.

arav
Download Presentation

Nordic Sea Office Oy Ab

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Beskrivning av NSO:s sjölöneadministrationstjänster Nedanstående basbeskrivning ger en bild av hur servicekonceptet och systemen fungerar. Som en del av serviceavtalet för sjölöneberäkning får kunden bruksrätten till Finnfox-programvaran för inmatning och underhåll av person-, arbetstids- och löneuppgifter. NSO använder HPS-sjöpersonalsystemet för behandling av löne-, sjukfallsuppgifterna samt löneberäkning och rapportering. NSO erbjuder flexibla lösningar för olika förhållanden, och anpassar tjänsten till kundens önskemål och behov. Nedanstående schematiska bild presenterar baskonceptet. Enligt avtal kan tjänsten utökas till att täcka olika rapporterings-, uppföljnings- samt sjuklönehanteringsbehov. För små organisationer är också en förenklad form av inrapportering av lönedata baserad på Excel ark möjlig . Nordic Sea Office Oy Ab

  2. ”Workflow” för sjölöneadministration, mera omfattande tjänst, Web-gränssnitt i bruk Web-anslutning Underh. av person-uppgifter Period inmatning Arbets- tids- registrering Löne-uppgifts- registrering Data- överföring till kundens system : Betalningsuppgifter, Finnfox, Bok-föring, Bas- rapportering samt övrig rappor- tering Sjuk- löne-hantering Sjuk-anmälan, Regress, FPA. Rapport gene- rator samt underhåll och granskning Beställaren Finnfox ombordsystem Tiedon-siirto Sjöpersonalsystemet HPS Leverantören Behandling av lönedata Elektroniska lönespeci- fikationer & dokument Överföring av löne- uppgifter Rapportering & uppföljning Hårdvara, mjukvara & system- utveckling Nordic Sea Office Oy Ab

  3. Basbeskrivning av sjölöneadministrationstjänsterna, Finnfox 1 (2) Basuppgifterna i ombordsystemet • 1. Personuppgifter • Beställaren skapar och underhåller personuppgifterna i Finnfox systemet ombord • eller på kontoret. Uppgifterna överförs elektroniskt till NSO. Arbetsavtalen skapas • på basen av dessa uppgifter. Ombord eller på kontoret kan man också följa upp • certifikat, läkarintyg etc. samt köra diverse alarmlistor. • 2. Systemuppgifter • Ombordsystemet innehåller period-, löneartsuppgifter, kostnadsställen, befattnings-, • lönekoder, dags-, dygns- samt arbetstypskoder m.m.. Dessa definieras i samabete • med beställaren och används för att omvandla arbetstidsuppgifterna till avtalsenliga • lönetransaktioner. • 3. Basuppgifter för befattningskoder • Hänför sig till avtalstolkningar vid personliga avtal. Kan skapas om beställaren så • önskar. Nordic Sea Office Oy Ab

  4. Basbeskrivning av sjölöneadministrationstjänsterna, Finnfox 2 ( 2) Ombordsystemets funktion • 1. Inmatning av uppgifter • Underhåll av periodschema, registrering av arbetstid och perioduppgifter. • 2. Kontroll • Ombord skapas arbetstidsjournal och timjournal som granskas och överförs till • NSO i t.ex. PDF-format. • 3. Kaptens kassa • Underhålls och redovisas ombord. Uppgifter på de anställdas förskott, rese- • ersättningar etc. överförs till NSO som lönetransaktioner (kassatransaktioner) för • löneberäkningen. • 4. Lönetransaktioner • Efter kontroll överförs lönetransaktionerna till NSO vid månadskörningen eller vid slut- • avräkningar. Vid överföringen skapas ett lönearts-sammandrag på personnivå. Nordic Sea Office Oy Ab

  5. Basbeskrivning av sjölöneadministrationstjänsterna, HPS 1 ( 4) HPS - systemets basuppgifter (HPS = personaladministration, löneberäkning och sjukfallshantering) • 1. Basuppgifter • NSO skapar och underhåller bestående basuppgifter såsom lönearter, rederi-, skatte- • uppgifter, socialskyddsavgifter etc.. Förändringar görs på anmodan av kunden. • 2. Registrering av lönedata • NSO registrerar förändringar till t.ex. skatteuppgifterna under året enligt material från • kunden. Vid början av nytt skatteår söker NSO nya uppgifter från skatteförvaltningen. • NSO uppdaterar lönetabellerna och personliga avtal enligt uppgifter från kunden. • Förändringar i personliga ålderstillägg görs på basen av kundens anmälan. • 3. Underhåll • NSO underhåller de årliga numeriska parameteruppgifterna såsom pensions-, • socialskydds-, arbetslöshetsavgiftsprocenter etc. • 4. Bokföring • NSO sänder bokföringsunderlaget till kunden enligt överenskommelse antingen i • elektronisk form eller på papper. Nordic Sea Office Oy Ab

  6. Basbeskrivning av sjölöneadministrationstjänsterna, HPS 2 ( 4) HPS - systemfunktion Månadsuppgifter Uppgifterna från ombordsystemet överförs till HPS-systemet antingen i samband med månads- eller slutavräkningskörningarna. NSO räknar lönerna inom överens- kommen tid och levererar följande uppgifter till beställaren. 1. Lönespecifikationer i pdf-format till beställaren. Om så önskas får löntagaren specifikationen hemsänd via E-brev på beställarens bekostnad. 2. Bankfil till beställarens betalsystem. 3. Betalningslista på banktransaktionerna. 4. Bokföringsunderlag för sjölönerna (pdf-form samt filöverföring). 5. SPK - månadsanmälan om förändrade arbetsförhållanden. 6. Lista på fackföreningsavgifter samt betalfil. 7. Månadsskatteredovisning. 8. SPK-redovisning. 9. SSB-/Utbildningsfondredovisning. 10. Fartygssammandrag - rapport, som avstäms mot bokföringsunderlaget. 11. Ledighetsreserveringsrapport. 12. Saldouppgifter till fartyget -rapport och fil för ombordsystemet. 13. Rapport på riktade lönekostnader. 14. Lönelista. Alla personer i alfabetisk ordning. 15. Tjänstgöringsstatistik till SFV, (mönstringsrapport). 16. Underlag för ansökan om sjöfartsstöd (Sverige). Nordic Sea Office Oy Ab

  7. Basbeskrivning av sjölöneadministrationstjänsterna, HPS 3 ( 4) HPS - systemfunktion Årsuppgifter Årsrapporteringen levereras i pdf-form samt som överföringsfiler 1. Skatteredovisning som avstäms mot de månatligen redovisade summorna samt rapporter på lönetransaktionsnivå. 2. SPK- anmälan om arbetsfårhållande. Mönstringsrapport. 3. Rapport för ansökan om sjöfartsstöd (SFV Finland). Rapporten levereras två gånger per år månaderna 1 - 6 samt 7 - 12. Uppgifter som levereras vid behov 1. Löneintyg 2. Tjänstgörings-/arbetsintyg 3. Övriga rapporter enligt överenskommelse. Nordic Sea Office Oy Ab

  8. Basbeskrivning av sjölöneadministrationstjänsterna, HPS 4 ( 4) HPS -systemets användning över Web-gränssnitt Funktioner som kan utföras över Web-gränssnitt Beställaren kan enligt överenskommelse (ingår ej i baspaketet) få tillgång till vissa funktioner över Web-gränssnitt (Internet browser). Följande funktioner är för närvarande möjliga. 1. Sjuklöne- och sjukkostnadshantering, inklusive sjukanmälan, FPA, regress och ansökan till försäkringsbolag. 2. Avsökning och uppdatering av personuppgifter. 3. Avsökning och uppdatering samt utskrift av tjänstgöringshistorik. 4. Avsökning av elektroniskt lönekort. 5. Avsökning och uppdatering av semester, vederlags- och fridagssaldon. 6. Utskrift till papper eller fil av standard lönerapporter. Förutom dessa är det möjligt att genom överenskommelse också skapa tilläggsfunktioner om kunden så önskar. Om tilläggsfunktioner avtalas alltid separat. 7. T.ex. utvidgad rapportering (t.ex. personaladministration). Nordic Sea Office Oy Ab

More Related