Optimalizace řízení informatiky Magistrátu města Brna

1. Optimalizace řízení informatiky Magistrátu města Brna 2011 – 2012

2. Účel projektu • Zlepšení kvality a efektivity výkonu veřejné správy v oblasti veřejných služeb za pomoci zvýšení kvality řízení informatiky • Cíle projektu • Strategické plánování a tvorba koncepce rozvoje informatiky • MMB • Řízení kvality projektů informatiky MMB • Standardizace řízení projektů a projektového portfolia a jeho • zavedení do praxe cestou vytvoření projektové kanceláře MMB • Vyškolení pracovníků MMB

3. Prostředky dosažení cílů • Cílů bylo dosaženo realizací klíčových aktivit, vzájemně propojených, vedoucích k implementaci konkrétních opatření nastavených současně na dlouhodobou udržitelnost • Strategické plánování a tvorba koncepce rozvoje informatiky • MMB (Informační strategie města Brna) • Řízení projektů MMB (Management kvality informatiky MMB) • Standardizace řízení projektů a projektového portfolia a jejich • zavedení do praxe formou projektové kanceláře (Standardy • řízení a koordinace projektů informatiky) • Vzdělávání pracovníků

4. Důvody realizace projektu • Neexistovala informační strategie a strategické plánování • Nebyla jednotná metodika řízení projektů IT • Vyskytovaly se problémy při realizaci a následné udržitelnosti • projektů IT • Vyskytovaly se problémy s kvalitou na straně dodavatelů • Kvalifikace pracovníků úřadu v oblasti projektového řízení • nebyla dostatečná

5. Management kvality informatiky MMB • Politika a cíle jakosti (formulování globálních záměrů, strategie • a odpovědnosti za její naplňování) • Plánování jakosti (určuje procesy pro efektivní plnění cílů • jakosti) • Řízení jakosti (kdo řídí – nese odpovědnost) • Prokazování jakosti (prokazování jakosti = shody • s definovanými výstupy procesů) • Zlepšování (reakce na procesy monitorování, měření a analýzy) • Použitá metodika • Normy ISO 9001, 9004, 10005, 10006

7. Management kvality informatiky MMB – výstupní dokument • Definice pojetí kvality v podmínkách MMB • Analýza výchozího stavu • Návrh na zlepšení procesů řízení kvality • Management kvality • Plán kvality • Cíl kvality • Metrika cíle kvality • Kontrolní bod kvality v životním cyklu projektu • Postup přezkoumání kvality • Kdo odpovídá / řídí • Zdroje pro přezkoumání • Generický životní cyklus projektu • Návrh metodického pokynu (INA)

8. Standardy řízení a koordinace projektů informatiky, projektová kancelář • SWOT analýza současného stavu • Klíčové procesy • Managersky orientované procesy • Strategické plánování a řízení zdrojů • Řízení úkolů a komunikace • Financování • Smluvní management • Produktově orientované procesy • Navrhování a architektonické řešení • Řízení požadavků a změn • Kontrolně orientované procesy • Řízení kvality a rizik • Akceptační řízení

9. Klíčová aktiva projektů a analýza rizik • Klíčová aktiva (předmět řízení) projektů • Náklady projektu • Termíny projektu • Kvalita projektu • Image schopnosti uřídit projekt • Splnění zákonných požadavků • Hodnota projektového portfolia • Integrovanost projektového produktu • Týmová spolupráce • Ke všem aktivům definice • Hodnota aktiva (kritické, velmi významné, významné) • Popis hrozby (financování, termín, legislativa…) • Popis zranitelnosti • Konkrétní riziko • Návodná otázka na typ projektu • Předpoklad úspěchu

10. Návrh projektové kanceláře • Hlavní úlohy projektové kanceláře • Strategický integrační management (Informační strategie) • Projektový integrační management (Standardy řízení a koordinace • projektů informatiky • Architektonický integrační management (Standard architektury pro • základní rozvoj AIS) • Smluvní integrační management (Standard smluv na projektech • informatiky)

11. Standardy řízení a koordinace projektů informatiky – projektová kancelář • Návrh organizace, pravomoci a odpovědnosti jednotlivých rolí, uplatnění PDCA cyklu ve všech čtyřech oblastech • 6 etap postupného rozvoje systému projektového řízení a projektové kanceláře • Úloha projektové kanceláře podél generického životního cyklu projektu • Další dokumentace • Vorová projektová dokumentace • Zakládací listina projektu • Zápisy z jednání a kontrola úkolů • Akceptační protokoly • Předávací protokoly • Vzorová smluvní dokumentace • Kupní smlouva • Servisní smlouva • Implementační smlouva • Mandátní smlouva

12. Informační strategie města Brna (2012 – 2014) • Výchozí rámec – Strategie pro Brno • Realizační tým • Použité metody – SWOT, BSC • SWOT • Organizace informatiky a informatické procesy • Podniková architektura • Přínosy informatiky pro SMB a MMB • Spokojenost uživatelů • Sumarizace • BSC • ICT přínosy • ICT zákazníci • ICT procesy • ICT potenciál a zdroje

13. Sumarizační SWOT tabulka

14. 19 strategických cílů v základních čtyřech perspektivách

15. Strategická mapa (metoda BSC)

16. Vazba perspektiv BSC • Logika strategie vychází z toho, že dosažení strategických cílů pro zákazníka, tj. uživatele informačního systému, se odrazí v přínosech pro město Brno. Proto je ve strategii perspektiva ICT přínosy podmíněna dosažením cílů perspektivy ICT zákazníci. Přínosy jsou v informační strategii v souladu se Strategií pro Brno očekávány v těchto oblastech: • elektronická komunikace s občany a systémy • veřejné správy • podpora rozhodování pro všechny úrovně • řízení postavená na automatizovaných • agendách • kontrola a řízení kvality procesů úřadu • poskytování vhodně reprezentovaných • a strukturovaných informací • bezpečnost a dostupnost dat

17. Strategické řetězce I • Řetězec rozvoje informatiky • Sdílet ICT infrastrukturu • Zavést integrační datovou platformu a centrální úložiště dat • Posílit spolehlivost infrastruktury • Využívat vazby na základní registry a centrální systémy veřejné • správy • Jednoduše elektronicky komunikovat s občany • Umožnit elektronickou komunikaci s občany a systémy veřejné • správy • Řetězec rozvoje agend • Zavést integrační datovou platformu a centrální úložiště dat • Řídit a motivovat klíčové uživatele • Integrovat nejlepší aplikace (bestofbreed) • Strategicky plánovat a řídit architektonický rozvoj • Dosahovat vysoké spokojenosti klíčových uživatelů • Automatizovat agendy a podporu rozhodování pro všechny • úrovně řízení

18. Strategické řetězce II • Řetězec kvality a výkonnosti procesů • Řídit a motivovat klíčové uživatele • Posílit roli PK jako metodického a znalostního centra • Strategicky plánovat a řídit architektonický rozvoj • Standardizovat řízení bezpečnosti a kvality informací • Poskytovat údaje o průběhu procesů úřadu • Umožnit kontrolu a řízení kvality procesů úřadu • Poskytovat vhodně reprezentované a strukturované informace • Řetězec standardů a metodiky • Posílit roli PK jako metodického a znalostního centra • Standardizovat řízení bezpečnosti a kvality informací • Prosadit městské standardy informatiky • Metodicky sjednotit informatiku SMB • Poskytovat vhodně reprezentované a strukturované informace • Zaručit bezpečnost a dostupnost dat

19. Strategické projekty v návaznosti na BSC cíle • Na pokrytí 19 strategických cílů byly navrženy následující strategické projekty: • Integrační datová platforma (BSC cíle 2, 6, 15) • Základní registry (BSC cíle 10, 15) • Datový sklad (BSC cíle 2, 6, 13, 16, 17, 18) • Bezpečnost (BSC cíle 8, 14, 19) • Infrastruktura (BSC cíle 1, 5) • Procesy na styku s občany (BSC cíle 6, 11, 13, 15, 16, 17, 18) • Spolupráce klíčových uživatelů (BSC cíle 3, 6, 12, 15, 17) • Projektová kancelář (podpora strategických projektů, BSC cíle 4, 5, 6, 7, 9, 14) • Jednotný informační systém statutárního města Brna (BSC cíle 1, 10, 14)

20. Využití výstupů projektu Optimalizace řízení informatiky MMB Odbor městské informatiky v roce 2011 získal a v roce 2012 obhájil certifikát ISO 9001/2009na procesy projektového řízení při poskytování služeb ICT uživatelům MMB

21. Realizace strategických projektů • Průběžně jsou plněny projekty dle harmonogramu: • Integrační datová platforma • Napojení na základní registry • Bezpečnostní projekt • Spolupráce s klíčovými uživateli • Projektová kancelář • Implementace jednotného IS • v rámci SMB

22. Děkuji za pozornost Ing. Jaromír Emmer Odbor městské informatiky Magistrát města Brna emmer.jaromir@brno.cz