Riktlinjer och rekommendationer för e-post hantering

1. Riktlinjer och rekommendationer för e-post hantering • E-post är ett snabbt och effektivt sätt att kommunicera. • En nackdel är dock den stora mängden e-post, som alla • mer eller mindre drabbas av och som gör att det kan bli • svårt att prioritera och sortera. • Hantering av e-post för den enskilde behöver därför • effektiviseras och underlättas.

2. E-post med bilagor Använd i möjligaste mån webben vid bilagor som vänder sig till en stor målgrupp. Bilagor skapar stora störningar, då de belastar servern onödigt mycket. En bilaga på 2Mb som skickas till 100 personer blir 200Mb.

3. E-post med bilagor 2MB 100 personer = 200MB

4. E-post med bilagor För e-post bilagor som läses hemma kan det bli stora problem, alla har inte bredband.

5. Tips från coachen… • Rubriken ska vara kort och informativ; - då kan mottagaren bedöma brevets innehåll utan att behöva öppna det • Undvik för mycket layout;- det ser olika ut i olika datorer • Tänk på att allt du skriver har GU som avsändare och uppfattas som Gus ansikte utåt • Räkna med att fler än mottagaren kommer att läsa ditt meddelande; - tänk dig att ditt mail fungerar som ett ”vykort” inte som ett ”brev”

6. Fler tips • Även ett litet fel i avsändaradressen kan leda till att brevet skickas till fel person • Tänk först efter om e-post är det bästa sättet att kommunicera • Skicka inte vidare kedjebrev, virusvarningar eller rykten

7. Riktlinjer för riktade utskick • Använd i första hand veckobladet för info riktad till hela institutionen; - skicka sådana meddelande till Inger Wiberg som sammanställer veckobladet på fredagar. • Info som behöver finnas tillgänglig längre tid läggs ut på hemsidan; - fler underrubriker kommer att skapas på hemsidan i takt med att behovet identifieras. • Skapa egna sändlistor för utskick till grupper inom institutionen; - sändlistor kommer bli möjligt att bygga upp inom en snar framtid.