Zasady opracowania projektów, przygotowanie i składanie wniosków oraz wybór i realizacja projektów

1. Zasady opracowania projektów, przygotowanie i składanie wniosków oraz wybór i realizacja projektów Wspólny Sekretariat Techniczny Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia2007-2013 ul. Bohaterów Westerplatte 23 65-078 Zielona Góra Tel.: +48 68 454 3663 www.plbb.eu

2. Wspólny Sekretariat Techniczny rozpoczął swoją działalność 3 listopada 2008 r Zgodnie z postanowieniami państw członkowskich biorących udział w Programie na siedzibę WST wybrano Zieloną Górę. Pracownicy Sekretariatu pochodzą z Polski i z Niemiec.

3. WST– Zadania Przyjmowanie i rejestracja wniosków o dofinansowanie; Ocena formalna i merytoryczna wniosków; Przygotowywanie posiedzeń Komitetu Monitorującego, organizacja posiedzeń, przygotowywanie podstaw decyzji, sporządzanie protokołów itd.; Współpraca przy realizacji i monitorowaniu Programu; Doradztwo beneficjentom; Działania informacyjno-promocyjne.

4. Liczba złożonych wniosków

5. Liczba złożonych wniosków w podziale na priorytety

6. Posiedzenia Komitetu Monitorującego w roku 2009 9-10 marca 2009 r. – Frankfurt/Oder 5-6 maja 2009 r. – Gorzów Wlkp. 28-29 lipca 2009 r. – Cottbus 4-5 listopada 2009 r. – Zielona Góra

7. Liczba i wartość wniosków zatwierdzonych przez KM 37 wniosków o łącznej wartości 46.635.276 €

8. Wartość zatwierdzonych wniosków na dzień 20.11.2009

9. Liczba i wartość podpisanych umów 15umów o łącznej wartości 26 670 028, 64

10. Procedura aplikowania

11. Obszar wsparcia

12. Kto może aplikować? jednostki samorządu terytorialnego, ich związki i stowarzyszenia,  jednostki administracji państwowej i jednostki samorządowe utworzone w celu zapewnienia usług publicznych, instytucje edukacyjne i kulturalne,  uczelnie wyższe, organizacje pozarządowe non profit, kościoły i związki wyznaniowe, instytucje otoczenia biznesu.

13. Cykl życia projektu

14. Dokumenty aplikacyjne dostępne sąna stronie internetowej Programu www.plbb.eu w zakładce: „Dla wnioskodawcy”/”Dokumenty aplikacyjne”

15. Formularz wniosku Wniosek o dofinansowanie powinien być przygotowany bardzo starannie. Wszystkie punkty wniosku powinny być wypełnione(jeśli nie zaznaczono inaczej). Wniosek wypełniany jest w jednakowym brzmieniu w języku polskim i niemieckim.

16. Wnioskodawca dostarcza wniosek osobiście, listem poleconym lub przesyłką kurierską do Wspólnego Sekretariatu Technicznego w Zielonej Górze; lub do Regionalnych Punktów Kontaktowych (w celu przekazania wniosku do WST, RPK otrzymuje stosowne upoważnienie od wnioskodawcy)‏.

17. Kompletny wniosek powinien zawierać: • oryginał formularza wniosku wraz z załącznikami numer 1, 2, 3, 8,13,14 w identycznej wersji polskiej i niemieckiej, • pozostałe załączniki, które wypełnić należy w języku Partnera projektu oraz każdorazowo dwie kopie wszystkich dokumentów • Oryginał – polska wersja + 2 kopie • Oryginał – niemiecka wersja + 2 kopie • Najlepiej w 6 osobnych segregatorach

18. elektroniczną wersję wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami 1, 2, 3 (CD); • Obowiązuje format WORD !!! • pozostałe załączniki wystarczy przedłożyć w wersji papierowej; • wypełnienie wniosku w innym niż polskim i niemieckim języku lub odręcznie powoduje odrzucenie wniosku.

19. Oryginały wniosku o dofinansowanie • muszą być kompletne; • nie powinny być zszyte; • wszystkie strony oryginału wniosku wraz z załącznikami muszą być ponumerowane i podpisane przez osobę upoważnioną; • łączna liczba wszystkich stron oryginału wniosku wraz z załącznikami musi być podana na ostatniej stronie oryginału wniosku wraz z załącznikami.

20. Za ocenę formalną wniosku odpowiedzialne jest WST WST – pismo do BW BW (10 dni roboczych) – odpowiedź na uwagi WST WST – zamknięcie oceny formalnej, przekazanie wniosku do oceny merytorycznej

21. Ocena merytoryczna Ocena merytoryczna (jakościowa), dokonywana przez polskich i niemieckich ekspertów, podzielona jest na dwa etapy – ocenę strategiczną i ocenę operacyjną. Każde z kryteriów posiada odpowiednią wagę i oceniane jest w skali od 0 do 5: 0 - brak informacji lub nie spełnia kryterium 1 - słabo 2 - dostatecznie 3 - dobrze 4 - bardzo dobrze 5 - doskonale PRZYKŁAD: Jeżeli np. ekspert w kryterium S2 ocenia projekt jako dobry, a więc przyznaje 3 punkty, mnoży je następnie przez wagę tego kryterium, czyli 2 - co daje wynik 6 punktów.

22. Zaznaczenie odpowiedzinie przy kryterium S1 powoduje odrzucenie wniosku. Eksperci proszeni są o każdorazowe podanie uzasadnienia do oceny projektu w odniesieniu do każdego z kryteriów, a na końcu o podsumowanie oceny całościowej. Ekspert winien dokonać oceny danego kryterium biorąc pod uwagę określone podkryteria. Polscy eksperci oceniający wnioski w ramach panelu ekspertów - nie oceniają kryteriów opisowych S5 i O2 .

23. Ocena charakteru transgranicznego oraz jakości partnerstwa dokonywana jest przez: WST Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego Kancelarię Stanu Kraju Związkowego Brandenburgia polskie i niemieckie biura Euroregionów

24. Maks. liczba punktów Minimum kwalifikacyjne Rekomendacja (TAK/NIE) 1. OCENA STRATEGICZNA 65 39 2. OCENA OPERACYJNA 35 21 ŁĄCZNIE (1+2) 100 60 PODSUMOWANIE OCENY MERYTORYCZNEJ

25. Ocena merytoryczna - wyniki • uwagi, komentarze, zalecenia, dodatkowe warunki sformułowane przez ekspertów; • liczba punktów zostaje zapisana w podstawie decyzji, przygotowywanej dla członków Komitetu Monitorującego przezWST; • podstawa decyzji zawiera rekomendację projektu(pozytywną bądź negatywną)

26. Głosowanie na posiedzeniu KM • informacja o wynikach oceny formalnej i wnioskach odrzuconych; • formułowanie warunków - głównie na podstawie podstaw decyzji; • protokół uzgodnień sporządzony przez WST; • po odrzuceniu wniosku nie ma możliwości odwołania się od decyzji KM

27. Podpisanie umowy o dofinansowanie • weryfikacja spełnienia warunków nałożonych przez KM (na podstawie zatwierdzonych przez KM protokołów); • przygotowanie umowy wraz z załącznikami do umowy o dofinansowanie przez WST; • umowa o dofinansowanie zawierana jest pomiędzy Instytucją Zarządzającą a Beneficjentem Wiodącym; • na tym etapie powinno być już podpisane porozumienie partnerskie;

28. Umowa o dofinansowanie • Do jej przygotowania niezbędne są: • NIP i numer statystyczny firmy (REGON) - tylko polscy beneficjenci wiodący; • potwierdzona kopia umowy z bankiem o otwarciu konta (waluta: EUR z podaniem BIC/SWIFT i IBAN); • dane banku (adres, nazawa), w którym prowadzony jest rachunek dla projektu; • pełnomocnictwo dla osoby upoważnionej do podpisania umowy w imieniu partnera wiodącego – (jeżeli dotyczy);

29. Umowa o dofinansowanie - cd. • kopie potwierdzoną za zgodność z oryginałem pozwolenia na budowę lub zgłoszenia budowy (por. wyjaśnienie 6.9 we wniosku) – tylko projekty infrastrukturalne; • aktualny wniosek i aktualny harmonogram rzeczowo- finansowy po polsku i po niemiecku – jeżeli były sformułowane przez KM warunki, bądź nastąpiły inne zmiany we wniosku (np. dane teleadresowe beneficjenta wiodącego)

30. Za przygotowanie umowy odpowiedzialne jest WST Umowa jest przekazywana do IZ WST zaprasza BW na podpisanie umowy

31. Po podpisaniu umowy o dofinansowanie rozpoczyna się procedura związana z raportowaniem

32. Terminy raportowania – raport cząstkowy Beneficjenci 5 dni na złożenie okresowych raportów cząstkowych do kontrolera Kontrolerzy 45 dni od uzyskania dokumentów na wystawienie certyfikatu i odesłanie go do partnera Beneficjent Wiodący Zebranie certyfikatów od partnerów i przygotowanie raportu całościowego dla WST 7 dni od otrzymania od partnerów zatwierdzonych raportów cząstkowych raz z certyfikatami Okres sprawozdawczy (kwartały liczone od daty zawarcia umowy o dofinansowanie) Czas (miesiące) 57 dni Od zakończenia okresu sprawozdawczego Przekazanie raportu cząstkowego Przekazanie przez BW raportu całościowego wraz z certyfikatami do WST

33. Terminy raportowania – raport całościowy Beneficjenci 20 dni na złożenie okresowych raportów cząstkowych do kontrolera Kontrolerzy 45 dni od uzyskania dokumentów na wystawienie certyfikatu i odesłanie go do partnera Beneficjent Wiodący Zebranie certyfikatów od partnerów i przygotowanie raportu całościowego dla WST 20 dni od otrzymania od partnerów zatwierdzonych raportów cząstkowych raz z certyfikatami Okres sprawozdawczy (kwartały liczone od daty zawarcia umowy o dofinansowanie) Czas (miesiące) 85 dni Od zakończenia okresu sprawozdawczego Przekazanie raportu cząstkowego Przekazanie przez BW raportu całościowego wraz z certyfikatami do WST

34. W uzasadnionych przypadkach, szczególnie jeśli Program jest zagrożony ryzykiem anulowania zobowiązań wynikającym z zasady n+3/n+2, Instytucja Zarządzająca może zwrócić się do Beneficjenta Wiodącego o przedłożenie dodatkowego raportu z postępu realizacji Projektu, na warunkach określonych przez Instytucję Zarządzającą.

35. BW na podstawie wszystkich otrzymanych od partnerów projektów raportów cząstkowych za dany okres sprawozdawczy oraz certyfikatów z kontroli I stopnia sporządza: raport z postępu realizacji projektu w okresie sprawozdawczym wraz z zestawieniem wydatków, który składa się z części ogólnej, rzeczowej, finansowej, wniosku o płatność i zestawienia wydatków (faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej).

36. Raportu z postępu realizacji projektu składany jest w WST oryginale i kopii w obu wersjach językowych oraz w wersji elektronicznej. Kwota poświadczonych do refundacji z EFRR widniejących wydatków w załączonych certyfikatach kontroli I-go stopnia, może być rożna od wnioskowanej kwoty refundacji z EFRR (widniejącej w Raporcie). Raport ten jest przesyłany do WST w celu weryfikacji.

37. Każdy Raport z postępu realizacji projektu otrzymuje unikalny numer. Numer ma następujący format: [numer wniosku o dofinansowanie] – XX/R, gdzie XX to kolejny numer raportu złożonego w ramach projektu a R jest symbolem dokumentu. Poprawnie nadany numer raportu powinien mieć 28 znaków.

38. W pierwszej kolejności WST dokonuje weryfikacji formalnej. Następnie prowadzona jest weryfikacja merytoryczna. Raport sprawdzany jest przez WST w ciągu 15 dni roboczych od dnia rejestracji w WST. Ponieważ weryfikacja formalna i merytoryczna przebiega równolegle - termin 15 dni dotyczy obu części weryfikacji. WST weryfikuje przesłany raport z dokumentacją źródłową będąca w posiadaniu WST tj. wniosek aplikacyjny, umowa o dofinansowanie projektu, poprzednie raporty z postępu realizacji projektu etc.

39. W przypadku zastrzeżeń WST, co do zapisów znajdujących się w Raporcie, pracownik WST wyjaśnia wątpliwości oraz ewentualne błędy drogą elektroniczną z przedstawicielem BW. W przypadku wykrycia błędów WST prosi drogą elektroniczną o korektę i przesłanie skorygowanego sprawozdania. W przypadku, gdy WST nie ma zastrzeżeń co do treści Raportu, zaakceptowany przez WST dokument przekazywany jest do IZ.

40. Bardzo dziękuję za uwagę!Wspólny Sekretariat Techniczny ul. Bohaterów Westerplatte 23, 65-078 Zielona Góra tel. +48 68 45 43 663