Challenges and transformation of finance in the mid market

1. Challenges and transformation of finance in the mid market

2. Bert Moser • CFO Unica Installation Group

3. Jan Boekelman • CFO Kuiken

4. Ton Mens • CFO Agio Cigars

6. ROYAL AGIO CIGARSFinance in Transformation Drs. A.P.M. Mens RA RC 12 december 2007

7. ROYAL AGIO CIGARSAGENDA • Royal Agio Cigars, een overzicht • Historische rol F&A • Ontwikkeling F&A als Business partner

8. ROYAL AGIO CIGARS ORGANISATIE • Familie bedrijf, opgericht in 1904 • Verkoop volume: ca. 800 miljoen sigaren, omzet ca. 110 mln Euro • Traditioneel, stabiel en gezond bedrijf • 2800 werknemers • Eigen verkoop organisaties in Nederland, Belgie, Frankrijk, Duitsland en Italie, verder export naar meer dan 100 landen • Productie – organisaties in Nederland, Belgie, Sri Lanka, Dominicaanse Republiek

9. ROYAL AGIO CIGARS MERKEN • KERNACTIVITEIT: PRODUCTIE EN VERKOOP VAN SIGAREN • VERDER: TOELEVEREN BOBINES AAN COLLEGAFABRIKANTEN • TOELEVEREN MACHINES AAN SIGARENINDUSTRIE

10. ROYAL AGIO CIGARSOntwikkelingen in industrie • Marktomstandigheden • Groei in ontwikkelgebieden • Lichte stagnatie binnen EU • Overstap sigarettenroker naar cigarillo’s • Sterke toename regelgeving, met als belangrijkste factoren • Rookverbod (openbare ruimten, horeca) • Verbod op allerlei vormen van promotie • Health warnings

11. Promotie  grotendeels verboden Product health warnings op verpakking beperkte communicatiemogelijkheden Plaats verbod op roken op werkplek, in horeca distributie ofwel aanwezigheid is van zeer groot belang schapruimte is beperkt en duur sterke concurrentie in het schap ROYAL AGIO CIGARSImpact op marketing instrumenten

12. ROYAL AGIO CIGARSStrategische heroriëntatie • Verdere uitbouw export activiteiten, met name richting ontwikkelgebieden • Aziatische markt • Oost-Europa & Rusland • Binnen EU - Sterke nadruk op relatie met detaillist • Implementatie Customer Relationship Management (CRM) binnen EU • Uitnutten data uit externe bronnen • Focus op distributie en loyaliteit

13. Strategische heroriëntatieFinance: En nu……? ROYAL AGIO CIGARS

14. ROYAL AGIO CIGARSHistorische rol F&A • Met name blik op historie • Geen business partner • Excel rapportages en analyses o.b.v. Cobol systemen, veelal handmatig “overgeklopt” • Lange doorlooptijd, dus relatief weinig rapportagemomenten per jaar

15. ROYAL AGIO CIGARS Gewenste Rol F&A Finance als navigatiepartner • Faciliteren strategisch omvormingsproces • Nadrukkelijke rol spelen richting de business • Veranderingen initiëren • Trekkersrol richting gebruikersgroepen commercie en productie (gaat toch goed….) • Kostenbewustzijn en marktkennis verhogen door inzichtelijkheid cijfers • Integratie data vanuit diverse (externe) bronnen

16. ROYAL AGIO CIGARS De weg naar vernieuwing loopt via IT • 2001: Keuze en implementatie van MFG-pro ERP pakket (rapportages via Powerplay) • 2005: Implementatie Siebel CRM • 2006: Oriëntatie op gebruik Business Intelligence om over de verschillende systemen heen te rapporteren • 2007: Keuze voor Cognos • 2007: Cognos 8 t.b.v. analyses en ad-hoc rapportages • 2007: Cognos Enterprise Planning

17. ROYAL AGIO CIGARSVeranderingstraject • Doel: meer inzicht in en voor business • Achtergrond: cultuur bedrijf, goed renderend • No need of urgency < > noodzakelijke heroriëntatie • Grip op buitenlandse vestigingen

18. ROYAL AGIO CIGARSVoorwaarden die F&A gesteld heeft: • Standaardisatie (wereldwijd en cross-functional) • Toegankelijkheid data <> Autorisatie • One version of the truth • Instrumenten aanbieden die business partners de gelegenheid bieden om scenario’s te kunnen toetsen op financiële haalbaarheid.

19. Cognos 8 Queries- Reports-Analyses Meta data laag DWH Externe data ERP CRM ROYAL AGIO CIGARSSchematische weergave Cognos Planning

20. Commercieel Productie Financieel ROYAL AGIO CIGARSGebruikersniveau’s Intern Extern Directie Management • Financieel:Medewerkers van : • Mgmt accounting • Financial accounting Commercieel:Districtmanagers Key-account managers Vertegenwoordiger

21. ROYAL AGIO CIGARSStatus BI • Business heeft inzicht gekregen (2-ledig) • Historische data worden op goede wijze vastgehouden • Commercie: Inzichtelijkheid in cijfers en activiteiten • Productie: Efficiency en uitval resultaten voor eerste fabriek in ontwikkeling • Finance is volwaardiger geworden en gegroeid richting business partner

22. ROYAL AGIO CIGARSPlannen met Business Intelligence • Verdere integratie van externe brongegevens • Karakteristieken • Grote variatie in formats • Kostbaar • Verdere ontwikkeling rapportages in Cognos • Gebruik van dashboards voor directie • Focus op accountability verder ontwikkelen • Sturen op afwijkingen • Aandacht fasegewijs verleggen van achteraf rapporteren en analyseren naar toekomst gericht acteren

23. ROYAL AGIO CIGARSLeerpunten • Als Financial moet je om durven gaan met het delen van informatie en anderzijds zoveel mogelijk grip houden op validatie (voorkomen van Financial Engineering) • Aandacht voor autorisatie • Integratie van data uit diverse systemen en bronnen was eye-opener • Maar: Onderschat aansluiting data uit diverse bronsystemen niet. • Historisch vasthouden van data is zeer handig, maar informeer de gebruikers zoveel mogelijk over achtergronden • Veelvuldig informeren van projectsponsors over stand van zaken

24. Vragen: Vragen?

25. Groot voordeel om bij een familiebedrijf aan een DGA te rapporteren

26. Er zit meer ondernemerschap in familiebedrijven

27. In een familiebedrijf is het lastiger om de financiële functie te professionaliseren

28. Er zit meer ondernemerschap in familiebedrijven

29. Financiëring van bedrijven door de familie staat groei in de weg

30. In hoeverre is het werken voor een DGA een gevaar voor de beroepsethiek?

31. Moet de CFO statutair directeur zijn in een familiebedrijf?