RAMMEAVTALER

1. Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten RAMMEAVTALER Innlegg på fagseminar: Valg av reklamebyrå Torsdag 1. november 2007 v/Vera Hovelsen

2. Desentralisert innkjøpsorganisasjon med mer enn 4000 innkjøpere Virksomhetsleder er ansvarlig Vi handler for 10 mrd eksternt Vi handler for 3 mrd internt Ca. 1 mrd på rammekontrakter Oslo kommune

3. Hva er en anskaffelse? • Ikke definert fullt ut i verken regelverket om offentlige anskaffelser eller i Oslo kommunes interne regelverk • Kjøp, leie eller leasing av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider • Både fra eksterne og interne leverandører • ALT SOM GENERERER FAKTURA!

4. Anskaffelsesregelverket Eksternt regelverk: • Lov om offentlige anskaffelser • Forskrift om offentlige anskaffelser Internt regelverk: • Oslo kommunes regelverk for virksomhetens ansvar for gjennomføring av anskaffelsesprosessen

5. Formål • Lovens § 1, forskriftens § 1-1Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. • Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med høy integritet, slik at allmennheten kan ha tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.

6. Grunnleggende krav i regelverket Lovens § 5, forskriftens § 3-1 • God forretningsskikk og høy forretningsmessighet • Likebehandling/ikke forskjellsbehandle • Konkurranse • Forutberegnelighet • Gjennomsiktighet • Etterprøvbarhet • Objektive og ikke-diskriminerende kriterier

7. Ressurs- og miljøbevisste anskaffelser • Lovens § 6, forskriftens § 3-1(8) • Oppdragsgiver skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til; • livssykluskostnader, • universell utforming og • miljømessige konsekvenser • av anskaffelsen

8. Overtredelsesgebyr • Lovens § 7b, egen forskrift • Ulovlig direkte anskaffelser • Skjæringspunktet er kunngjøring • Anskaffelser over kr 500 000 skal kunngjøres med mindre eksplisitt unntak i forskriften • Inntil 15 % av anskaffelsens verdi • Ilegges av KOFA

9. Internt regelverk Oslo kommunes regelverk om virksomhetens ansvar for gjennomføring av anskaffelsesprosessen • Vedtatt av byrådet 9. mars 2006, sak 1046/06 • Fremkommer i rundskriv 8/2007 • Intern instruks • Formålet er å tydeliggjøre den enkelte virksomhets ansvar for å gjennomføre anskaffelsesprosessen

10. OK regelverk om virksomhetensansvar i anskaffelsesprosessen Lov om offentlige anskaffelserForskrift om offentlige anskaffelserForsyningsforskriften

11. Hva er en rammeavtale? Definisjon (forskriftens § 4-2, bokstav f): En rammeavtale er en avtale som er inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører. Avtalen har til formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder.

12. Hvorfor rammeavtale? • Stordriftsfordeler • Økt samordning • Bedre pris og kvalitet • Ivaretakelse av miljøkrav • Ressurseffektivt • Tidsbesparende • Reduksjon i omkostninger

13. Hvorfor rammeavtale? Anskaffelsesprosessen Behovet oppstår Behovet mettet AVROP/BESTILLING RAMMEAVTALER Planlegging Kunngjøring • Konkurranse • Åpen/begrenset • Forhandling • Direkte • osv Evaluering/ forhandling Inngåelse av kontrakt Faktura/ betaling Kontrakts-oppfølging

14. Inngåelse av rammeavtale • Behovsvurdering • Markedsundersøkelse • Valg av prosedyre • Kunngjøring av konkurransen • Kvalifikasjonsvurdering • Tildelingsvurdering • Kontraktsinngåelse

15. Særskilte vilkår • Maksimal varighet på fire år, med mindre særskilt unntak • Partene må være definert i rammeavtalen og kontraktene innenfor avtalen kan kun inngås mellom disse • Kan ikke gjøres vesentlige endringer • Oppdragsgiver må ikke misbruke rammeavtaler eller anvende dem på en måte som hindrer konkurranse

16. Særskilt om varighet Hovedregelen er at varigheten ikke kan være lenger enn 4 år, verken for rammeavtalen eller tildeling av enkeltkontrakten Kontrakts-undertegning - rammeavtalen Bestilling/avrop Ferdig levering Hvor lang tid (mnd/år)? 4 år

17. Tre ”typer” rammeavtaler • En rammeavtale med en enkelt leverandør • En rammeavtale med flere leverandører om den samme ytelsen, der alle vilkårene er fastlagt i rammeavtalen • En rammeavtale med flere leverandører om den samme ytelsen, der ikke alle vilkår er fastlagt i rammeavtalen → Rammeavtaler med flere leverandører = parallelle

18. Tildeling av kontrakter innenfor rammeavtaler Enleverandør ogalle vilkårfastsatt på forhånd: 1. Først inngåelse av rammeavtalen som fastsetter alle vilkårene med leverandørene. 2.Så tildeling av enkeltkontrakter innenfor rammeavtalen, på grunnlag av vilkårene fastsatt i rammeavtalen. Ikke ny konkurranse.

19. forts. tildeling av kontrakter Enleverandør og alle vilkårikkefastsatt på forhånd Tilbudet kan suppleres eller presiseres Vilkår: det skal foregå skriftlig og partene må ikke foreta vesentlige endringer i avtalevilkårene

20. forts. tildeling av kontrakter Flere leverandørerog alle vilkår fastsatt på forhånd: 1. Først inngåelse av rammeavtalen: • Del III: Rammeavtalen fastsetter alle vilkårene med leverandørene, minimum 3 leverandører dersom ”tilstrekkelig egnede tilbud” – tildelingskriterier. • Del II: Ikke krav til 3 leverandører. Må foreta konkret vurdering – tildelingskriterier.

21. forts. tildeling av kontrakter 2. Tildeling av enkeltkontrakterpå grunnlag av vilkårene fastsatt i rammeavtalen • Må være en mekanisme for fordeling av de enkelte kontrakter mellom rammeavtaleleverandørene • A/B/C – leverandører • Hoved-/supplerende leverandører • Prosentvis fordeling • Tidsmessig fordeling

22. forts. tildeling av kontrakter Flereleverandører og alle vilkår er ikke fastsatt på forhånd: 1. Først inngåelse av rammeavtalen med minimum 3leverandører, tildelingskriterier 2. Etterfølgende minikonkurranse mellom rammeavtaleleverandørene

23. Minikonkurranse • Kan presiseres hva som etterspørres – obs ”vesentlighetskravet” • Kan være andre tildelingskriterier enn ved tildeling av rammeavtalen, eller de kan presiseres - må fremgå av kunngjøring eller konkurransegrunnlag • Rammeavtaleleverandørene gis en viss frist for å utarbeide tilbudet - fortrolig

24. Felles for rammeavtaler • Hvem som er parter i rammeavtalen må fremgå av kunngjøringen • Ikke mulig å føye til nye leverandører til en inngått parallell rammeavtale • Meddelelse om tildeling av rammeavtale ihht. § 13-3 og § 22-3 (begrunnelsesplikt) • Meddelelse om tildeling av det enkelte kontrakt i minikonkurranse: god forvaltningsskikk tilsier at de enkelte leverandører får tilbakemelding

25. Eks: Rammeavtale med minikonkurranse • Konsulenttjenester – inngåelse av avtaler med flere leverandører innen et visst område • Tildelingskriterier for rammeavtalen: • Pris, oppdragsforståelse/metode, evne til å overføre kompetanse, leveransesikkerhet • Tildelingskriterier for den enkelte kontrakt: • Pris, leveringstid, tilbudt personell, løsningsforslag, oppdragsforståelse

26. Særskilt om reklamebyrå • Kategori (13) • Prioritert tjeneste • Terskelverdi på 1,7 millioner kroner ekskl. mva.

27. Reklamebyrå • Ett byrå per konkurranse? • Ett byrå til alle oppdrag? • Ett byrå til visse oppdrag og enkeltkonkurranser om resten?