Tietohallintojohtaja – Dataförvaltningschef Irma Nieminen

1. TULOSSA: SÄHKÖINEN ASIANHALLINTA - SALAMAPÅ KOMMANDE: ELEKTRONISK ÄRANDEBEHANDLING - SALAMA JärjestöseminaariSäätytalo13.10.2009 Tietohallintojohtaja – Dataförvaltningschef Irma Nieminen

2. Opetusministeriön hallinnonalan tietohallintostrategia Strateginen linjaus 2: Sähköinen hallinto Hallinnonalalla siirrytään kaikessa hallinnon sisäisessä ja virastojen välisessä toiminnassa yksinomaan sähköiseen asiointiin ja sähköiseen hallintoon. Tämä tarkoittaa sitä, että siirrytään pois rinnakkaisesta paperien avulla tapahtuvasta käsittelystä. Eri toiminnot käydään yksittäin läpi ja kehitetään prosesseja ja tietojärjestelmiä siten, että paperien avulla tapahtuvasta käsittelystä voidaan luopua. Samalla mahdollistetaan sähköinen asiointi kansalaisille ja yhteisöille.

3. LÄHTÖKOHDAT SÄHKÖISEN HALLINNON KEHITTÄMISELLE Numerotietoja • Kopioita / tulosteita opetusministeriössä • 0,5 milj. kpl / kk ~ 6 milj. kpl / v • 1430 kpl / henkilö / kk • 68 kpl / henkilö / työpäivä

4. Sähköisen asianhallinnan nimi Ylijohtaja Håkan Mattlin, OPM / Hallinto-osasto: SALAMA Perustelut: • se sisältää sähköä • se iskee nopeasti • se on erittäin dynaaminen • se on helppo lausua • ei sisällä ä- tai ö-kirjaimia • on jotenkin johdettavissa sanoista: - SÄHKÖINEN ASIANHALLINTAJÄRJESTELMÄ - HARAVAsta, joka viittaa käsityöhön, siirryttäisiin dynaamisempaan ympäristöön.

5. Sähköisen asianhallinnan (SALAMA) rakenne ja tärkeimmät komponentit eAMS Asianhallintaj ä rjestelm ä Talous- hallinto S ä hk ö inen kirjaamo Netra Harkinnan- varaiset valtion- avustukset Tulossuun- nittelu / Tulosohjaus Prosessi X Sähköinen - S ä hk ö inen arkisto asiointi - rajapinta K ä ytt ä j ä - Asiakas- rekisteri hallinta ” S ä hk ö inen ty ö p ö yt ä” VAPA Vetuma PRH YTJ VTJ

6. Sähköinen allekirjoitus virkakortti Verkkolomakkeet~100 % Paperilomakkeet~ skannaus Sähköposti SALAMA SALAMA ja sähköinen tiedonhallinta SALAMA Sähköposti Lomake.fi i Post (ekirje) ~ Prosesseja * Valtionavustukset * Koulutuksen järjestä- mislupa * Lausunnot (ulkoiset / sisäiset) * Tulossuunnittelu/ Tulosohjaus * Henkilöstöhallinto: Lomat, virkavapaudet * Työryhmän asettaminen Ar- kis- toin- ti Pal- velu- pyyn- tö Re- kis- te- röinti Val- mis- telu Pää- tös Toi- meen- pano Vas- taan- otto VAPA Netra Talous- ja henki- löstöhallinnon järjestelmä SALAMA sisältyy sähköi-nen arkisto Sähköisen asioinnin alusta Työryhmä-palvelu Sähköinen työpöytä

7. Sähköinen valtionavustusprosessi: Asiointi – vastaanotto – rekisteröinti – käsittely - päätöksenteko www.minedu.fi Sähköisen asioinnin -alusta Opetusministeriö, Opetushallitus, Museovirasto, Taiteen keskustoi- mikunta Sähköi- nen asiointi Valtion- avustuk- set Asiointi Vastaanotto S A L A M A Hakemukset + Liitteet LOMAKE • Tietojen • rekisteröinti • osasto • yksikkö • esittelijä Hakija PÄÄTÖS Pankkitunnisteet Sirullinen henkilökortti OMA ARKISTO Vetuma

8. MILLOIN ON TULOSSA ? Sata salamaa iskee tulta . . . SALAMA – perustoiminnallisuus • opetusministeriön ja muiden SALAMA-organisaatioiden käytössä alkuvuodesta 2010 Valtionavustushakemusten sähköinen jättäminen, vastaanotto, käsittely ja päätökset • hakijoiden käytössä syksyllä 2010 • hakemusten ja liitteiden jättäminen ja päätökset sähköisessä asiointipalvelussa • hakemusten ja liiteasiakirjojen automaattinen vastaanotto, rekisteröinti, käsittely ja päätöksenteko SALAMA-järjestelmässä • asiakasrekisteri (yhteinen asianhallinnan perustoimintojen kanssa)

9. K i i t o s " Hiiri se kissalle takkia ompeli " TIETOJÄRJESTELMIEN SUUNNITTELU JA TOTEUTTAMINEN S A L A M A Sähköinen säilyttäminen SALAMA-aineistolle Merkittävä askel sähköiseen hallintoon ja sähköiseen asiointiin