SÜREÇ YÖNETİMİ

1. SÜREÇ YÖNETİMİ H. Ömer GÜLSEREN gulseren@gmail.com

2. İçerik • Sistem Kavramı • Fonksiyonel Yönetim • Neden Süreç Yönetimi? • Süreç Nedir? • Süreçlerin Hiyerarşisi ve Sınıflandırılması • Süreç Yönetimi Adımları • Süreçleri Belirleme • Süreç Sahiplerini Belirleme • Süreçleri Tanımlama (Tanıtım Kartları) • Süreçlerin Performansını Ölçme • Süreçleri İyileştirme

3. HEDEFE ULAŞMANIN ÖNÜNDEKİ ENGEL “Adı FloranceChadwick olan yüzücü, Manş Denizi’ni her iki yönde geçen ilk kadındı. Bu denemeyi ilk gerçekleştirdiği sabah, su, vücudu uyuşturacak kadar soğuktu ve sis o kadar yoğundu beraberindeki tekneleri güçlükle seçebiliyordu. Milyonlarca insan televizyonlarından onu izliyordu, köpekbalıkları ve dondurucu soğuğun etkisini hiçe sayarak 15 saat yüzdü. Yakındaki bir teknede bulunan annesi ve antrenörü karaya çok yaklaştığını ve devam etmesini söyledilerse de o,kendisini sudan çıkarmalarını istedi. Azimli yüzücü kıyılara yarım mil kala sudan çıkışının nedenini şöyle açıkladı: “Karayı görebilseydim, başarabilirdim!” Vazgeçmesinin nedeni ne yorgunluk ne de soğuktu… Tek neden sis yüzünden karayı görememekti.”

4. SİSTEM ?

5. Sİstemnedİr? • Sistem, en iyi parçaların bir araya getirilmesinden oluşan bir koleksiyon değildir. • Sistem, sistemi meydana getiren bütün unsurların birbiriyle uyum içerisinde çalışmasıdır. • Her süreç bir sistemdir.

6. Sistemin Başarısı • Sistemin tüm öğeleri, sistem amacını gerçekleştirmek için birlikte ve uyum içinde çalışırsa iyi sonuçlar alınabilir. • Bir kurumda hedef sistem iyileştirmekse, sistemin temel öğelerinin tamamının nasıl işlemekte olduğunun incelenmesi gerekecektir.

7. ZAMAN Fonksiyonel Yönetim “Süreçlerle Yönetim” Dikey, Fonksiyonel Yönetim Organizasyonu Yatay, Süreçlerle Yönetim Organizasyonu Süreçlerle çakışan Fonksiyonel Yönetim Organizasyonu Fonksiyonlarla Çakışan Süreçlerle Yönetim Organizasyonu

8. Fonksiyonel Yönetim Fonksiyonel Yönetimin temel kavramları hiyerarşi ve iş bölümüdür. İş, belli bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelen, birbirini takip eden işlemlerden oluşur. Yatayda ilerler. İş, hiyerarşik düzeylere göre dikeyde gerçekleşmez.

9. BÖLÜM1 BÖLÜM2 BÖLÜM3 BÖLÜM4 GERÇEK İŞ AKIŞI (SÜREÇ) Fonksiyonel Yönetim “Süreçlerle Yönetim” Gerçek anlamda iş, fonksiyonlar/bölümler dahilinde kalmamakta ve yatay olarak bölüm sınırlarını aşarak gerçekleşmektedir.

10. YÖNETİMDE YENİ YAKLAŞIMLAR • Stratejik Yönetim • Kalite Yönetimi • İnsan Kaynakları Yönetimi • Kriz Yönetimi • Süreç Yönetimi • Süreçlerle Yönetim • Proje Yönetimi • Değerlerle Yönetim • …….

11. Neden Süreç Yönetimi? -1- • Çalışanların fikir ve önerilerine ihtiyaç duyuyor musunuz? • Çalışanların fikir ve önerilerine değer veriyor musunuz? • Çalışanlar motive olmuş ve işlerini benimseyerek çalışıyor mu? • İnsana önem veren bu yönetim anlayışıyla çalışanlara kendilerini ve becerilerini geliştirme olanağı tanıyor musunuz?

12. Neden Süreç Yönetimi? -2- • Bütün faaliyetleri ölçülebilir duruma getirmek • Ölçemediğiniz şeyi iyileştiremezsiniz Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz • Fonksiyonel yönetimden süreç yönetimine geçiş ihtiyacı var. • Hiyerarşik dikey yapıdan iş akışına göre yatay yapı

13. Neden Süreç Yönetimi?-3- • Kaynakların etkili ve verimli kullanabilme • Daha hızlı karar alabilme • Öncelikleri yapabilme • Müşteri memnuniyeti

14. Neden Süreç Yönetimi? -4- • Ürün, hizmet süreçlerinin sonunda elde edilir. • Süreç Yönetimi faaliyetlere odaklanarak etkinliğinin ve verimliliğin artmasını sağlar. "Kötü bir süreç, işin gerçek yapılma zamanının on katı fazla zamanda çalışır. İyi süreçte ise zaman kayıpları yok edilmiştir." Bill Gates "Düşünce Hızında İş" isimli kitabı

15. EĞİTİMDE SÜREÇ YÖNETİMİ

16. 5.SINIF S.BİL. ÖĞRETİM SÜRECİ 4.SINIF S.BİL. TÜRKÇE RESİM-İŞ MATEMATİK

17. 5.SINIF S.BİL. ÖĞRETİM SÜRECİ TEDARİKCİ TÜRKÇE RESİM-İŞ 4.SINIF S.BİL. MATEMATİK Oran ve orantı Türkçe’yi Doğru kullanma HARİTA ÜZERİNDE VERİLEN BİR UZUNLUĞUN GERÇEK UZUNLĞUNU ÖLÇME BECERİSİ Türkçe, Matematik, Resim-İş, 4.Sınıf Sosyal Bilgiler Dersleri ve Öğretmenleri Renkleri tanıma ÖĞRENME ÖĞRETME FAALİYETİ Uzunluk Ölçüleri Bilgi Beceri Davranış GİRDİ GİRDİ GİRDİ GİRDİ İŞLEM ÇIKTI

18. SÜREÇ YÖNETİMİ

19. SÜREÇ NEDİR? SÜREÇ; Bir amaca ulaşmak için yapılan işlemler Amaç Yapılan işlerdir

20. SÜREÇ NEDİR? Müşteri Çıktı İşlem Karar Tedarikçi Girdi İşlem

21. Süreç Örneği Örnek: Helva yapmak • Başlatan: Helvayatalep • Girdiler:Un, yağ, şeker, su, ocak, kap-kacak, tarif • Süreçadımları: Yağıerit Unukavur Su veşekerekle Karıştır Ocaktanindir • Çıktı: Helva

22. Süreç Öğeleri • Başlatan:birihtiyaç, talepveyagörev • Girdi: işlemler için gerekli olanlar • Tedarikçi: girdileri sağlayanlar • SüreçAdımları: yapılanişlemler • Çıktı: işlemler sonucunda elde edilenler • Müşteri: çıktıları kullananlar

23. Süreç Nedir?(Faaliyet Zinciri) ‘Müşteri’ için bir değer oluşturmak üzere, bir grup girdiyi kullanarak, bunlardan çıktılar elde etmeyi amaçlayan, Tekrarlanabilen Ölçülebilen Bir sahibi ve sorumluları olan Organizasyonel(jenerik süreçler) hiyerarşi gerektirmeyen Fonksiyonlar (birimler/bölümler) arası ve birbirine bağlı değer yaratan faaliyetler ve işlemler dizisidir. Girdiler Çıktılar Tedarikçiler Tedarikçiler Müşteriler Müşteriler Faaliyetler Faaliyetler Faaliyetler Faaliyetler Ürün/Hizmet Ürün/Hizmet

24. Süreç Nedir? Performans Göstergeleri GİRDİ ÇIKTI SÜREÇ AKIŞI KAYNAK BİLGİ BECERİ DAVRANIŞ TUTUM DEĞER Amaçlanan birçıktı’yı elde edebilmek için, kullanılan çeşitli girdiler üzerinde katma değer yaratan faaliyetler olarak tanımlanabilir.

25. SÜRECİN ÖĞELERİ

26. Süreç Yönetimi Nedir? • Kurumsal faaliyetlerin süreçler bazında tanımlanarak, stratejik gelişmeler doğrultusunda • yürütülmesi, • güncelleştirilmesi, • iyileştirilmesi ve • geliştirilmesidir.

27. SÜREÇ; Bir amaca ulaşmak için yapılan işlemler Süreç Yönetimi: Bir kurumun stratejik amaç ve hedeflerine ulaşması için; • Kurumun yaptığı işlerin belirlenmesi, • Sahiplendirilmesi, • Tanımlanması, • Etkin ve verimli çalışmasının sağlanması, • Performansının ölçülerek iyileştirme fırsatlarının oluşturulması ve • İyileştirmelerin önceliklendirilerek gerçekleştirilmesi • amacıyla yapılan faaliyetlerdir. Amaç Yapılan işlerdir

28. Süreçlerle Yönetim Nedir? Süreç Yönetimi : süreçleri yönetmek Süreçlerle Yönetim : Yönetim işini süreçlere odaklanarak yapmak demektir. Bir yönetim anlayışıdır. Süreç yönetimi süreçlerleyönetimin bir aşamasıdır.

29. SÜREÇLERİN HİYERARŞİSİ VE SINIFLANDIRILMASI

30. Süreçlerin Hiyerarşisi

31. Süreçlerin Hiyerarşisi TEMEL SÜREÇLER ALT SÜREÇLER DETAY SÜREÇLER

32. Süreçlerin Hiyerarşisi

33. Süreçlerin Sınıflandırılması

34. Süreçlerin Sınıflandırılması

35. SÜREÇ YÖNETİMİ ADIMLARI SÜREÇLERİ BELİRLEME SÜREÇLERİN SAHİPLARİNİBELİRLEME SÜREÇLERİN TANITIM KARTLARINI HAZIRLAMA SÜREÇLERİ İYİLEŞTİRME SÜREÇLERİN PERFORMANSINI ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME

36. SÜREÇ YÖNETİMİ ADIMLARI SÜREÇLERİ BELİRLEME SÜREÇLERİN SAHİPLARİNİBELİRLEME SÜREÇLERİN TANITIM KARTLARINI HAZIRLAMA SÜREÇLERİ İYİLEŞTİRME SÜREÇLERİN PERFORMANSINI ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME

37. Süreçlerin Belirlenmesi Aşamasında Yapılması Gerekenler • Vizyon / Misyon / Temel değerler nedir? • Müşteriler kimdir? • Kurumdan istenen, beklenen sonuçlar nelerdir? • Her yıl tekrarlanan işler nelerdir? • Çıktılar nelerdir? • Müşteri beklentileri nelerdir? • Çıktılarla iş performansının ilişkisi nasıldır? • Müşteriye değer katan ürünler nelerdir?

38. 1. Vizyon, Misyon ve Stratejilerden Hareketle Süreç Belirleme

39. 2. Faaliyetlerin Analizinden Hareketle Süreç Belirleme

40. 3. Sonuçların Analizinden Hareketle Süreç Belirleme

41. 4. Kurumun Hizmetleri/Ürünleri ve Kullanıcılardan Hareketle Süreç Belirleme PROSEDÜR SÜRECİN ETKİLİLİĞİ=İstenen sonuçlara ulaşma düzeyi EFFECTIVENESS (Bir etkinliği ya da süreci gerçekleştirmek için belirlenmiş yol/yöntem) Ability to achieve desired results (Focus of ISO 9001:2000) SÜREÇ Çıktı Girdi ÜRÜN (Birbiriyle ilişkili/etkileşen etkinlikler takımı) (Bir sürecin sonucu) EFFICIENCY OF İZLEME VE ÖLÇME FIRSATLARI SÜRECİN VERİMLİLİĞİ=Ulaşılan sonucun kullanılan kaynaklara göre değerlendirilmesi PROCESS = Results achieved vs resources used (Öncesinde, süreçte ve sonrasında) (Focus of ISO 9004:2000)

42. Kurumun Hizmetleri/Ürünleri ve Kullanıcılardan Hareketle Süreç Belirleme (YEĞİTEK) • ÜRÜNLER • Sınav • Yayın (TV, Radyo) • Eğitim Materyalleri • Teknoloji Hizmeti • KULLANICILAR • Öğrenci, aday, kamu çalışanı • Öğrenci, genel izleyici • Öğrenci, öğretmen, vatandaş • Öğrenci, öğretmen, kamu-özel kurum ve kuruluşları • TEMEL SÜREÇLERİ • Sınav yapmak • Yayın yapmak • Görsel ve işitsel eğitim-öğretim materyalleri hazırlamak • Teknoloji hizmeti sunmak

43. 5. Modellerden Hareketle Süreç Belirleme EFQM Mükemmellik Modeli

45. GRUP ÇALIŞMASI - 1 Çalıştığınız Okulun / Kurumun yasal yükümlülüklerini, misyonunu, faaliyetlerini, hizmet sunduğu müşterilerini ve sahip olması gereken temel yeteneklerini dikkate alarak; • Süreçleri Belirleyiniz. • Belirlenen Süreçleri Sınıflandırınız. • Temel Süreçler, • Destek Süreçler ve • Yönetsel Süreçler • Belirlemiş olduğunuz bir temel sürecin alt süreçlerini belirleyiniz ( 30 dakika )

46. SÜREÇ YÖNETİMİ ADIMLARI SÜREÇLERİ BELİRLEME SÜREÇLERİN SAHİPLERİNİBELİRLEME SÜREÇLERİN TANITIM KARTLARINI HAZIRLAMA SÜREÇLERİ İYİLEŞTİRME SÜREÇLERİN PERFORMANSINI ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME

47. Süreç Sahibinin; • SORUMLULUKLARI : • Süreç standartlarının oluşturulması • Sürecin etkinliğinin gözden geçirilmesi • İyileştirme fırsatlarının belirlenmesi • İyileştirmelerin hayata geçirilmesi • ÖZELLİKLERİ : • Süreci tanıyan • İyileştirme çalışmalarına yatkın • İyileştirmeye açık konuları tespit edebilen • İyileştirme ekiplerini yönlendirebilen • Fonksiyonel önyargılara sahip olmayan

48. SÜREÇ YÖNETİMİ ADIMLARI SÜREÇLERİ BELİRLEME SÜREÇLERİN SAHİPLARİNİBELİRLEME SÜREÇLERİN TANITIM KARTLARINI HAZIRLAMA SÜREÇLERİ İYİLEŞTİRME SÜREÇLERİN PERFORMANSINI ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME

49. SÜREÇ TANITIM KARTI İÇERİĞİ • Sürecin Etkilendiği Süreçler • Sürecin Etkilediği Süreçler • Etkinin Tanımı • Sürecin Performans Göstergeleri • Sürecin Performans İzleme ve Ölçme Yöntemi • Süreç Performans Ölçüm Sıklığı ve Tarihi • Süreç Revizyon Tarihi ve No • Süreç No • Süreç Adı • Sürecin Amacı • Sürecin Sınırları • Süreç Sahibi • Süreç Aktiviteleri • Süreç Girdisi • Süreç Çıktısı • Tedarikçileri • Müşterileri • Kaynakları

50. Akış Diyagramının Hazırlanması