1 / 23

Arkivmøte 11. juni 2013

Arkivmøte 11. juni 2013. Status Rett i Mappa – Arkivprosjektet VIGO FOT samarbeidet v/Kari Skjølberg Daglig leder i FOT. Daglig leder i FOT. 2 års prosjektstilling som startet 1. juni 2012 Integrasjoner Rett i mappa Nytt prosjekt er integrasjoner av IOPer til sakarkiv.

ash
Download Presentation

Arkivmøte 11. juni 2013

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Arkivmøte 11. juni 2013 Status Rett i Mappa – Arkivprosjektet VIGO FOT samarbeidet v/Kari Skjølberg Daglig leder i FOT

  2. Daglig leder i FOT • 2 års prosjektstilling som startet 1. juni 2012 • Integrasjoner • Rett i mappa • Nytt prosjekt er integrasjoner av IOPer til sakarkiv

  3. FOT-samarbeidet – overordnet mål Bedre tjenester for våre innbyggere Bedre løsninger for våre brukere Kostnadseffektive løsninger Produktivt og kostnadseffektivt samarbeid

  4. FOT-fylkene Finnmark fylkeskommune Nord-Trøndelag fylkeskommune Sør-Trøndelag fylkeskommune Oppland fylkeskommune Vestfold fylkeskommune Vest-Agder fylkeskommune

  5. Bakgrunn FOT-samarbeidet • Starte som et samarbeid i 2008 mellom 6 fylkeskommuner om felles kravspesifikasjon for sakarkiv systemet P360 – en fylkesoptimal løsning • Utvikle integrasjoner sammen for å • Journalføre arkivverdige elevdokumenter • Bedre kvalitet og gjenfinning • Spare kostnader på utvikling og testing

  6. Prioriterte områder i FOT-avtalen Optimal anvendelse og utnyttelse av funksjonalitet i eksisterende løsning Dokumentfangst av arkivverdig informasjon, herunder integrasjon med fagsystemer Informasjonsdeling ved å gjøre dokumenter tilgjengelig for brukere og samarbeidspartnere Løsningens funksjonalitet og utforming

  7. Dokumentfangst av arkivverdig informasjon, herunder integrasjon med fagsystemer Hovedmålet med prosjektet er å utvikle og produksjons-sette en integrasjon fra BizTalk mot sakarkivsystem BizTalk-integrasjonsløsning henter data fra et eller flere fagsystemer Løsningen gjøre arkiveringsprosessen mer kostnadseffektiv med nødvendig kvalitet og sikkerhet på dataoverføringen. Det er store mengder dokumenter som i dag arkiveres med manuelle rutiner, og gevinstpotensialet er følgelig stort med en automatisert integrasjon

  8. fortsetter…. Prosjektet har utviklet en løsning som rendyrker konseptet med bruk av BizTalk og WebService mot alle fagsystemer. Det det er utviklet en generell modul (Importsenter) i arkivsystemet P360 som tilbyr en WCF-Service. Denne skal kunne ta imot data for arkivering fra et antall fagsystemer og aggere med logikk tilpasset for hvert enkelt avgivende fagsystem.

  9. Arkitekturprinsipp Fagsystem Bestilling/krav til leverandør WS som trekker data ut av fagsystem og kan avleverer data til BT. Ta i mot data. SOA – BizTalk løsning Så generisk at den med få tilpasninger kan hente data fra nye fagsystem Sakarkiv løsning Importsenter som parametersettes av kunde ved ny integrasjon

  10. Løsningen Fagsystem Web service BizTalk P360 WS

  11. Ny BizTalk modell

  12. Fagsystem 3 (Extens) Fagsystem 4 (Skolearena) Fagsystem 2 (Vigo) WS WS WS Fagsystem 1 SOA (Biztalk) Fagsystem 5 (Its Learning) WS WS Importsentret FOT-P360

  13. Hva er Rett i mappa • Integrasjon fra Extens, Skolearena, SATS og etter hvert IT’sLearning tilP360. • Hvilke dokumenter er det som overføres fra fagsystemene til sakarkivsystemet i Rett i mappa prosjektet? • Varsel • Karakterutskrift • Vitnemål

  14. Hvordan skjer dokumentfangsten?

  15. Gevinster – rett i mappa • Bedre kvalitet og service. • Håndtering av dokumentasjonen i henhold til Riksarkivets krav og lover og regler. • Besparelser (gevinst/nytteverdi) • For 7.500 elever i den videregående skolen i Oppland genereres hvert år 30.000 varsler og 15.000 kompetansebevis. • Beregnet arbeidstid min 6 min pr. dokument ved manuell håndtering For 45.000 dokumenter blir det 5.000 timer i året til en kostpris på kr. 600/time utgjør dette 3 mill i året i spart arbeid for de videregående skolene i Oppland.

  16. VIGO integrasjon Kravspesifikasjon Designdokument Testdokumentasjon Dokumentasjon av løsningen

  17. Funksjonell kravspesifikasjonfra Vigo til sakarkivsystemets elevmappe

  18. Teknisk kravspesifikasjon IKT-Strategi Retningslinjer for integrasjoner i STFK

  19. Design dokument

  20. Test dokumentasjon

  21. Hvorfor integrere Manuell overføring er lite effektivt og en stor feilkilde. Derfor er det nødvendig med integrasjoner for å effektivisere dataoverføringer og å fjerne feilkildene.

  22. Gave til brukerne

  23. Gevinster – Integrasjon mot Vigo • Bedre kvalitet og service. • Håndtering av dokumentasjonen i henhold til Riksarkivets krav og lover og regler. • Besparelser (gevinst/nytteverdi) • I forbindelse med opptak av elever genereres det ca 100.000 til 150.000 transaksjoner i Sør-Trøndelag • Beregnet arbeidstid min 10 min pr. dokument i manuell håndtering For 150.000 transaksjoner blir det med beregnet manuell arbeidstid på 10 min pr transaksjon i overkant av 8 årsverk. Hvis ett årsverk utgjør kr 500.000 så er gevinsten ca 4.5 mill i året • Gjenfinning av dokumenter • Avverge mulige rettsaker

More Related