LA FORMACI N DE USUARIOS EN ARCHIVOS: MODELOS Y ESTRATEGIAS PARA UN MEJOR USO DE LA INFORMACI N

1. LA FORMACIÓN DE USUARIOS EN ARCHIVOS: MODELOS Y ESTRATEGIAS PARA UN MEJOR USO DE LA INFORMACIÓN Ramon Alberch i Fugueras Director del Sistema de Archivos de Cataluña Director de la Escuela Superior de Archivística y Gestión de Documentos (ESAGED) de la Universidad Autónoma de Barcelona

2. Una breve consideración inicial: informar para orientar vs. Informar para formar. La mayoría de los recursos se orientan a facilitar el acceso del usuario a los instrumentos de descripción y, cada vez más, a los documentos. A pesar de su aparente modernidad (documentos digitales, recursos web, bases de datos, catálogos online) devienen meros facilitadores de información estructurada, sólo en parte útiles para la formación.

3. Tendencia a presentar los recursos como productos híbridos que oscilan entre el objetivo de informar y formar. Es preciso clarificar ambos ámbitos. Una formación orientada de manera abrumadora a los estudiantes y a los profesionales de la archivística.

4. 2. La tipología de usuarios: un abanico amplio y diverso Incremento de las tipologías y de su diversidad. Una enumeración encaminada a una posible segmentación: usuarios internos y externos. Usuarios internos: personal de la propia institución u organización; gerentes y gestores; profesionales implicados en las políticas de implementación de sistemas de gestión documental; políticos.

5. Usuarios externos: investigadores profesionales; investigadores aficionados; estudiantes y docentes; ciudadanos con intereses muy plurales. Más que nuevas tipologías de usuarios existen nuevas formas de acceso a los documentos (Internet, web), que enriquecen los perfiles y el número de usuarios.

6. 3. Modelos y estrategias La asignación de recursos, la planificación de la acción formativa (presencial, semipresencial o online), la detección de las necesidades formativas y la infraestructura física y tecnológica. Desarrollo de procesos de formación basados en el uso de las TIC (sistemas y aplicaciones multimedia) que permiten la realización de un aprendizaje interactivo, flexible y accesible.

7. Objetivos: proporcionar conocimientos adquirir nuevas habilidades y capacidades aportar nuevos valores y cambiar actitudes

8. Una formación segmentada orientada a crear producto específicos en base a la autoformación y las tutorías electrónicas. Una función cooperativa en complicidad con entidades, asociaciones, departamentos de formación y universidades. Una formación plural, en la medida que existen perfiles específicos en cada uno de los segmentos detectados.

9. Una formación que integre la proyección de la función archivística y la implicación de los usuarios (mejoras en la accesibilidad). La cuestión no estriba sólo en situar información en la web, sino además formar a los usuarios para que sepan encontrar lo que les interesa de manera autónoma.

10. 3.1 Usuarios internos: Permiten una oferta muy afinada en la medida que existe una gran cohesión de intereses. Formación en gestión documental y gestión de documentos electrónicos en el marco de la asunción de los principios de la archivística integrada (ciclo de vida de los documentos). De los cursos de nociones básicas a la formación secuencial en tratamiento documental (ISO, ISAD-G, ISAAR-CPF, ISAF. El personal administrativo es básico ya que son, a su vez, proveedores y usuarios del sistema de gestión documental.

11. Una dualidad formativa: presencial y remota. El incremento de la formación semipresencial. Los cursos organizados en colaboración entre el Servicio de Archivos y el Departamento de Formación. La Intranet corporativa como medio de formación. La autoformación a través del e-learning (aula virtual, tutoría electrónica).

12. La “formación” de gerentes y gestores. La presentación de proyectos en las jornadas generales convocadas por los sectores de la administración y la empresa. La formación de otros profesionales implicados en las políticas de implementación de sistemas de gestión documental (juristas, informáticos, organizadores, administrativistas).

13. 3.2 Usuarios externos: La formación de los usuarios externos deviene un factor básico para mejorar el uso de los recursos informativos y aumentar la accesibilidad de los archivos. El servicio de referencia: elaboración de herramientas de acceso (web, instrumentos de descripción) para la formación e información de usuarios. Atención personalizada a los nuevos usuarios.

14. Los investigadores requieren tres formas de conocimiento para usar eficazmente los documentos de archivo (E. Yakel): - El conocimiento de la materia o del tema sobre el que se investiga - La capacidad de interpretar los textos (crítica, análisis) - La inteligencia archivística (teoría, práctica y procedimientos de la archivística)

15. Los investigadores profesionales: cursos específicos orientados a conocer los sistemas de clasificación, descripción y recuperación de la información. La introducción de asignaturas de metodología archivística en los planes de formación universitarios (opcionales). El caso de los periodistas y los documentalistas de televisión.

16. Los investigadores aficionados: realizan un uso intenso de los recursos en Internet. Cursos orientados al conocimiento de la metodología archivística y conocimiento de las fuentes documentales (principalmente de urbanismo, genealogía o la historia local). El caso de la genealogía y la historia de la familia. Es el segmento mayoritario de los usuarios. Tendencia creciente a crear centros específicos para su orientación y formación en el ámbito de los archivos y las bibliotecas en EE.UU., Canadá y el Reino Unido.

17. Estudiantes: colectivo de crecimiento más intenso en los últimos años. Utilización de los documentos como recurso educativo. La creación de servicios específicos de atención y formación. El Servicio Educativo o Didáctico. Un espacio para la formación. Los productos y programas específicos (Archivo Abierto; Taller de Historia; la Casa de la Memoria). Algunas funciones necesarias: talleres de metodología de la investigación; asesoramiento individualizado; preparación de materiales e instrumentos didácticos. Los recursos educativos para docentes del ámbito de la educación primaria y secundaria.

18. Ciudadanos con intereses muy plurales: consultas administrativas, de carácter esporádico. Precisan de una orientación que puede asumir el Servicio de Referencia. En algunos casos devienen usuarios permanentes.

19. 4. Algunas experiencias relevantes: Formación e información para la historia de las familias - Centro Canadiense de Genealogía (Archivo y Biblioteca Nacional del Canadá). Genealogistas e historiadores de la familia constituyen el 50% del total de usuarios. http://cgc-ccg.archives.ca - La guía de recursos para la historia de la familia en el Archivo Nacional del Reino Unido. Cerca del 70% de los usuarios se interesan por la historia de la familia. http://www.nationalarchives.gov.uk/familyhistory

20. - Formación para estudiantes y docentes - El Servicio Didáctico del Archivo Nacional de Cataluña. Creación de un servicio y un espacio específico en colaboración con el Departamento de Educación. La producción de materiales y recursos didácticos. El módulo didáctico (web). http://www.cultura.gencat.net/anc

21. - Formación en gestión documental - Arma Internacional. Cursos online, publicaciones y programas de autoformación http://www.arma.org/learningcenter/onlinecourses - National Archives and Records Administration. Primary Sources http://www.nara.gov/education/teaching.htm - Portal Internacional de Archivística Francófona (PIAF). Iniciativa de la Asociación Internacional de Archiveros Francófonos. Ofrece recursos informativos, bibliografía y módulos prácticos. http://www.piaf-archives.org/ http://www.aiaf.org

22. - Cursos tutoriales en línea en diferentes universidades norteamericanas: http://www.library.yale.edu/mssa/tutorial http://www.rice.edu/Fondren/Woodson/usinarchives.html - Formación online para funcionarios de la administración local. Archivo Municipal de Barcelona y Departamento de Formación. www.bcn.cat/arxiu