Szervezetfejlesztési Program ÁROP-1.2.18-2012-2012-0001 Budapest, 2013. június 18-19.

1. Szervezetfejlesztési Program ÁROP-1.2.18-2012-2012-0001 Budapest, 2013. június 18-19. Módszertan: CAF modellen alapuló szervezeti önértékelés Előadó: dr. Bajzáth Orsolya Igazságügyi és Magánjogi Jogalkotásért Felelős Helyettes Államtitkárság

2. Munkamódszer (formai): „Tesztelő csoport tagjainak bevonása a fejlesztésbe” Munkamódszer (tartalmi): Fordítás  Tartalmi korrekció Munkacsoport ülések - munkafolyamat: 2013.03.05. fordítás felosztása 2013.03.27. külső szakértő bekapcsolódása, „nyers fordítás” áttekintése 2013.04.12. fordítás módosítása, fogalomtár 2013.04.26. fordítás véglegesítése, szakmai kérdések, fogalomtár 2013.04.30. szöveg véglegesítése, szakmai kérdések, fogalomtár Munkamódszer bemutatása

3. Minőség, mint elvárás Minőség szabályozás  Minőség fejlesztés Minőség a közigazgatásban? (´80-as,´90-es, 2000 utáni évek) CAF (2000) 2005: 228 regisztrált felhasználó 2010: 2066 regisztrált felhasználó Mo: 2001, 2003 Minőségmenedzsment

4. Minőségre törekvő közszolgálati szervek CAF - a hatékony közigazgatásért

5. Típusa: Önértékelési modell Közvetlen célja a szervezet tekintetében: Helyzetelemzés Erősségek és fejlesztendő területek beazonosítása és rangsorolása Intézkedési terv elkészítése Intézkedési terv végrehajtása Eredmény elemzése Közvetett célja/eredménye: tudatosság fejlesztése a működésben CAF – a hatékony közigazgatásért

6. EFQM kiválóság modell (Európai Minőségmenedzsment Alapítvány, 1991) PDCA ciklus – folyamatos fejlődés: Plan - tervezés (a tervezés fázisa) Do - megvalósítás (a megvalósítás fázisa) Check - ellenőrzés (az ellenőrzés fázisa) Act - Beavatkozás (a kiigazítás és javítás fázisa) Plan - tervezés (a tervezés fázisa) A CAF alapjai

7. A CAF Modell

8. A CAF felépítése ADOTTSÁGOKEREDMÉNYEK Kritériumok (1-5) (6-9) Alkritériumok + Pontozásos értékelés (20) (28) (8) Példák („jó gyakorlatok”)

9. Politikusok<->Vezetők Tekintsék át, mit tesz a vezetés annak érdekében, hogy …… 1.1….iránymutatást adjon a szervezet számára a szervezet küldetésének, jövőképének és értékrendjének kialakításával 1.2……irányítsa a szervezetet, valamint menedzselje annak teljesítményét és folyamatos fejlesztését 1.3….ösztönözze és támogassa a munkatársakat (emberierőforás-menedzsment) és példát mutasson (személyes magatartás) számukra 1.4….a politikai döntéshozókkal és más érdekelt felekkel* hatékony kapcsolatokat ápoljon ADOTTSÁGOK 1. Kritérium : Vezetés

10. 1.1….iránymutatást adjon a szervezet számára a szervezet küldetésének, jövőképének és értékrendjének kialakításával Tekintsék át, hogy mit tesz a szervezet annak érdekében, hogy… 2.1….az érdekelt felek jelenlegi és jövőbeni igényeire vonatkozó, valamint a szervezet működtetéséhez kapcsolódó információkat gyűjtsön a szervezet stratégiájának felülvizsgálatához és tervei aktualizálásához (belső: PDCA, külső környezet változása) 2.2…az általa gyűjtött adatok alapján alakítsa stratégiáját és terveit 2.3…megismertesse stratégiáját és terveit, továbbá, hogy azokat lebontsa a teljes szervezetre, és biztosítsa rendszeres felülvizsgálatukat (stratégia megvalósulása - tervek végrehajtása) 2.4…megtervezze, bevezesse és felülvizsgálja a szervezeten belüli innovációt* és változtatásokat ADOTTSÁGOK 2. kritérium: Stratégiaalkotás és tervezés

11. Tekintsék át mit tesz a szervezet annak érdekében, hogy… 2.2 – stratégiaalkotás 3.1….emberi erőforrásait a stratégiájával és terveivel összhangban, átlátható módon tervezze, irányítsa és fejlessze (2.2. kikre van/lesz szükségem, kulcsmunkatársak) 3.2….felmérje>fejlessze>felhasználja a munkatársak kompetenciáit az egyéni és szervezeti célokkal összhangban. 3.3….a nyílt párbeszéd* és a felhatalmazás* fejlesztése, valamint jól(l)étük* támogatása révén fokozza a munkatársak bevonását ADOTTSÁGOK 3. kritérium: Munkatársak

12. Tekintsék át mit tesz a szervezet annak érdekében, hogy…. 4.1…megfelelő módon alakítsa ki és irányítsa partnerkapcsolatait* fontosabb partnereivel* (azonosítás>megállapodás>figyelemmel kísérés) 4.2…megfelelő módon alakítson ki és valósítson meg partnerkapcsolatokat*(bevonás a szolgáltatásba, visszacsatolás) az állampolgárokkal/ügyfelekkel*. 4.3…pénzügyeit megfelelően kezelje, irányítsa, menedzselje (költségvetés) 4.4…hasznosuljon a szervezetben rendelkezésre álló információ és tudás 4.5…megfelelő módon menedzselje technológiáját* 4.6…vagyontárgyait megfelelően kezelje ADOTTSÁGOK 4. kritérium: Partnerkapcsolatok és erőforrások

13. Stratégia megvalósulása: Kulcsfolyamatok/vezetési folyamatok (1-2)/támogató folyamatok(3-4) Tekintsék át mit tesz a szervezet annak érdekében, hogy…. 5.1…az érdekelt felek* bevonásával kialakítsa, működtesse és folyamatosan fejlessze/megújítsa folyamatait és azok rendszerét 5.2…állampolgár-/ügyfélközpontú szolgáltatásokat, termékeket biztosítson és fejlesszen (ügyfélkapu, 20.00-ig való nyitva tartás, adó) 5.3…összehangolja a folyamatait a szervezeten belül, illetve az együttműködő szervezetek folyamataival ADOTTSÁGOK 5. kritérium: Folyamatok*

14. Tekintsék át, hogy… 6.1…mi az ügyfelek/állampolgárok véleménye, mennyire vannak megelégedve a szervezettel és annak tevékenységével Szubjektív vélemény, (formája pl. kérdőív, fórum általános vélemény, szervezet elérhetősége, szolgáltatásainak/termékeinek minősége stb.) 6.2…milyen eredményt jeleznek a szervezet teljesítménymutatói az állampolgárok/ügyfelek elégedettségével kapcsolatban (pl. várakozási/ügyintézési idő, reklamációk száma, közig. eljárások díjai, információk elérhetősége) Objektív mérés EREDMÉNYEK 6. kritérium:Állampolgár/ügyfélközpontú eredmények

15. Tekintsék át, hogy… 7.1….mi a munkatársakvéleménye, mennyire vannak megelégedve a szervezettel és tevékenységével (pl. szervezet, vezetés, munkakörülmények, életpálya) Szubjektív vélemény 7.2…milyen eredményt jeleznek a szervezet teljesítménymutatói a munkatársak elégedettségével kapcsolatosan (betegszabadság, munkaerő-fluktuáció) Objektív mérés EREDMÉNYEK 7. kritérium: a munkatársakkal kapcsolatos eredmények

16. Közszolgálati szervek sajátossága (alapfeladat + társadalmi szerepvállalás) Tekintsék át, hogy… 8.1…milyen a szervezet társadalmi megítélése, a társadalom véleménye és elégedettsége a szervezettel és tevékenységével kapcsolatosan (pl. hírnév, környezetvédelemhez való hozzáállás) Szubjektív értékelés 8.2…milyen eredményt jeleznek a szervezet teljesítménymutatói a szervezet másodlagos társadalmi hatásával kapcsolatosan (környezetvédelmi szabványok betartásának mértéke) Objektív mérés EREDMÉNYEK 8. kritérium: Társadalmi felelősségvállalással kapcsolatos eredmények

17. Tekintsék át, hogy milyen eredményeket ért el a szervezet… 9.1…a „külső” eredményeivel (1.2. kritérium) kapcsolatban (a szervezet eredményei és hatása a célok – küldetés, stratégia stb. – tekintetében) 9.2…a „belső” eredményeivel (3.4.5. kritérium) kapcsolatban (működés eredményessége és hatékonysága) EREDMÉNYEK 9. kritérium: kulcsfontosságú eredmények

18. Miért pontozzunk? - Fejlesztés iránya - Előrehaladás mérése - Jó gyakorlatok Hogyan pontozzunk? Hagyományos pontozás/értékelés >PDCA ciklus Finomhangolt pontozás/értékelés „sávos” pontozás PONTOZÁSOS ÉRTÉKELÉSI RENDSZER

19. ÉRTÉKELŐ TÁBLÁZAT-HAGYOMÁNYOS ÉRTÉKELÉS ADOTTSÁGOK

20. ÉRTÉKELŐ TÁBLÁZAT-HAGYOMÁNYOS ÉRTÉKELÉS EREDMÉNYEK

21. Szakasz : a CAF alkalmazásának megkezdése lépés: Az önértékelés szervezésének és tervezésének meghatározása Az önértékelés megtervezésének megkezdése 2. lépés: Az önértékelési projekt kommunikációja Szervezetfejlesztés a CAF segítségével

22. 2. szakasz: Az önértékelési folyamat (időtartam?) 3. lépés: Egy vagy több önértékelési csoport létrehozása (létszám meghatározása, tagok kiválasztása-főbb kompetenciák, csoportvezető kijelölése) 4. lépés: Az önértékelési csoport tájékoztatása és képzése (elméleti és gyakorlati képzés, konszenzusteremtés folyamata, szervezet általános jellemzőinek rögzítése) 5. lépés: Az önértékelés megkezdése (egyéni értékelés > csoportos konszenzusteremtés) 6. Az önértékelés eredményeit bemutató jelentés készítése Szervezetfejlesztés a CAF segítségével

23. 3. szakasz: Fejlesztési terv/Rangsorolás 7. lépés: Az intézkedési terv összeállítása 8. lépés: Az intézkedési terv kommunikációja 9. lépés: Az intézkedési terv alkalmazása Eredmények ellenőrzése! Szervezetfejlesztés a CAF segítségével