salam sejahtera untuk kita semua

1. السلام عليكم ورحمة الله وبركاته salam sejahtera untuk kita semua BagianOrganisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana Tahun 2011

2. PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIANOMOR 164 TAHUN 2010 TENTANG PEDOMAN PELAKSANAAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA Disampaikan dalam acara Diseminasi Reformasi Birokrasi Di lingkungan Kanwil Kementerian Agama Provinsi BagianOrganisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana Tahun 2011

3. Dasar Hukum Undang-UndangNomor 28 Tahun 1999 tentangPenyelenggaraan Negara Yang BersihdanBebasdariKorupsi, Kolusi, danNepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, danTambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851); Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun2008Nomor61, danTambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor4846); Undang-Undang Nomor 39 Tahun 2008 tentang Kementerian Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 166, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4916); Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun2009Nomor112, danTambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor5038); Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara; Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara; PeraturanMenteriPendayagunaanAparatur Negara Nomor Per/21/M.PAN/11/2008 tentangPedomanPenyusunanStandarOperasionalProsedur (SOP) AdministrasiPemerintahan; Peraturan Menteri Agama Nomor 1 Tahun 2010 tentang Perubahan Penyebutan Departemen Agama menjadi Kementerian Agama; Peraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama;

4. Latar Belakang Acuan bagi seluruh satuan organisasi/kerja di lingkungan Kementerian Agama dalam menyusun SOP sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing Setiap satuan organisasi/kerja di lingkungan Kementerian Agama, baik kantor pusat maupun instansi vertikal maupun UPT harus menyusun SOP yang berpedoman pada Keputusan Menteri Agama ini SOP bersifat dinamis dan dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan teknis masing-masing unit organisasi eselon I di lingkungan Kementerian Agama Kerangka susunan SOP, sekurang-kurangnya memuat: 1. Uraian Prosedur; 2. Syarat-syarat; dan 3. Gambar format SOP.

5. Maksud dan Tujuan Agar dapatdigunakanolehseluruhsatuanorganisasi/kerjadilingkunganKementerian Agama untukmenstandarkanprosedur-prosedurpentingdalammenyelenggarakanpelayanan Maksud Mendorong setiap unit kerja di lingkungan Kementerian Agama untuk menyusun SOP baik dalam menyelenggarakan tugas dan fungsi maupun dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat Tujuan • Standardisasi cara yang harus dilakukan dalam menyelesaikan pekerjaan, mengurangi kesalahan atau kelalaian. • Menjamin proses yang telah ditetapkan dan dijadwalkan dapat berlangsung sebagaimana mestinya. • Menjamin tersedianya data untuk penyempurnaan proses. • Meningkatkan akuntabilitas dengan rnelaporkan dan mendokumentasikan hasil dalam pelaksanaan tugas. • Memberikan cara konkrit untuk perbaikan kinerja. • Menghindari terjadinya variasi proses pelaksanaan kegiatan dan tumpang tindih.  • Membantu pegawai menjadi lebih mandiri. • Membantu mengidentifikasi apabila terjadi kesalahan prosedural • Memudahkan penelusuran terjadinya penyimpangan dan memudahkan langkah perbaikan Manfaat

6. Pengertian Umum Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lainnya, sehingga menunjukan adanya urutan tahapan secara jelas dan pasti, serta cara-cara yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas Pelayanan Publik, yaitu segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan Simbol-simbol, merupakan suatu gambar yang merepresentasikan suatu proses tertentu dalam SOP Produk/Output adalah hasil yang diperoleh dari jenis pelayanan yang dikerjakan oleh suatu satuan organisasi/kerja baik berupa barang maupun jasa SOP atau Prosedur Tetap (Protap) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan dan didokumentasikan dari aktivitas rutin dan berulang yang dilakukan oleh suatu organisasi Administrasipemerintahanadalahpengelolaanprosespelaksanaantugasdanfungsipemerintahan yang dijalankanolehKementerian Agama

7. Asas-Asas Penyusunan SOP 1. AsasPembakuan • Disusunberdasarkantatacaradanbentuk yang telahdibakukansehinggadapatmenjadiacuan yang bakudalammelakukansuatutugas 2. AsasPertanggungjawaban • harusdapatdipertanggungjawabkanbaikdarisisiisi, bentuk, prosedur, standar yang ditetapkanmaupundarisisikeabsahannya 3. AsasKepastian • Adanyakeseimbanganhakdankewajibanantaraaparaturdanmasyarakatsehinggamasing-masingpihakmempunyaitanggungjawab yang sama 4. AsasKeterkaitan • Harusterkaitdengankegiatanadministrasiumumlainnyabaiksecaralangsungataupuntidaklangsung 5. AsasKecepatandanKelancaran • Dapatmenjaminterselesaikannyasuatutugaspekerjaansesuaidenganwaktu yang telahditetapkan, tepatsasaran, menjaminkemudahandankelancaransecaraprosedural 6. AsasKeamanan • harusdapatmenjaminkepentingansemuapihak yang terlibatdalampelaksanaantugas 7. AsasKeterbukaan • Keberadaan SOP dapatmenciptakantransparansidalampelaksanaantugas

8. Prinsip-PrinsipPenyusunan SOP

9. Tipe SOP 1. Teknis • Adalahstandarprosedur yang sangatrincidanbersifatteknis. Setiapprosedurdiuraikandengansangattelitisehinggatidakadakemungkinanvariasi lain. SOP teknisinipadaumumnyadicirikandengan: • Pelaksanaprosedur (aktor) bersifattunggal, yaitusatuorangatausatukesatuantimkerja; • Berisicaramelakukanpekerjaanataulangkahrincipelaksanaanpekerjaan • SOP inibiasanyaditerapkandalampenyelenggaraankegiatanadministrasi, antara lain padabidangpemeliharaansaranadanprasarana, keuangan (auditing), kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayanankepadamasyarakat, dankepegawaian

10. Tipe SOP 2. Administratif Adalahstandarprosedur yang disusunbagijenispekerjaan yang bersifat administrative, yaitupekerjaan yang dilaksanakanolehlebihdarisatuorangataupekerjaan yang melibatkanbanyakorang, danbukanmerupakansatukesatuan yang tunggal (tim, panitia). SOP inidapatditerapkanpadapekerjaan yang menyangkuturusankeseretariatan (administrativepada unit-unit pendukung (supporting units) danurusanteknis (substantif) pada unit-unit teknis (operating units). SOP administratifinipadaumumnyadicirikandengan: Pelaksanaprosedur (aktor) berjumlahbanyak (lebihdarisatuorang) danbukanmerupakansatukesatuan yang tunggal; Berisitahapanpelaksanaanpekerjaanataulangkah-langkahpelaksanaanpekerjaan yang bersifatmakroataupunmikro yang tidakmenggambarkancaramelakukanpekerjaan. Dalampenyelenggaraanpemerintahan, jenis SOP administratifmelingkupipekerjaan yang bersifatmakrodanmikro. Yang dimaksuddengan SOP administratifmakroadalah SOP administrasi yang menggambarkanpelaksanaanpekerjaan yang bersifatmakro yang melingkupibeberapapekerjaan yang bersifatmikro yang berisilangkah-langkahpekerjaan yang lebihrinci, sedangkan SOP administrasi yang bersifatmikroadalah SOP administrasi yang merupakanbagiandari SOP administrasimakro yang membentuksatukesinambunganaktivitas

11. Format SOP 1. Format Diagram AlirBercabang (Branching Flowcharts) Format yang dipergunakandalam SOP AdministrasiPemerintahanhanya format diagram alirbercabang (branching flowcharts) tidakada format lainnya yang dipakai. Hal inidiasumsikanbahwaprosedurpelaksanaantugasdanfungsiinstansipemerintahtermasukdidalamnyaKementerian Agama memuatkegiatan yang banyak (lebihdarisepuluh) danmemerlukanpengambilankeputusan yang banyak. Olehsebabituuntukmenyamakan format makaseluruhprosedurpelaksanaantugasdanfungsiadministrasipemerintahandibuatdalambentuk diagram alirbercabang (branching flowcharts) termasukjugaprosedur yang singkat (sedikit, kurangdarisepuluh) dengan/atautanpapengambilankeputusan • 2. Menggunakanmaksimal 5 (Lima) SimbolFlowcharts SimbolKapsul/Terminator untukmendeskripsikankegiatanmulaidanberakhir SimbolKotak/Processuntukmendeskripsikanprosesataukegiataneksekusi SimbolBelahKetupat/Decisionuntukmendeskripsikankegiatanpengambilankeputusan SimbolAnakPanah/Panah/Arrowuntukmendeskripsikanarahkegiatan (arahproseskegiatan) SimbolSegilima/Off-Page Connectoruntukmendeskripsikanhubunganantarsimbol yang berbedahalaman

12. Format SOP 3. Aktordipisahkandariaktivitas Penulisanaktordalam SOP AdministrasiPemerintahaninidipisahkandariaktivitas (kegiatan-kegiatan). Olehkarenaituuntukmenghindarirepetisi (pengulangan) yang tidakperludantumpang-tindih (overlapping) yang tidakefisienmakapenulisankegiatantidakdisertaidenganaktorpelaksanakegiatandandipisahkandalamkolomaktortersendiri. Dengandemikianpenulisankegiatanmenggunakankatakerjaaktif yang diikutidenganobyekdanketeranganseperti: menulislaporan; mendokumentasikansuratpengaduan; mengumpulkanbahanrapat; mengirimsuratundangankepadapeserta; menelitiberkas, menandatangani draft suratnet (konsep final), mengarsipkandokumen. Penulisanaktortidakdiurutkansecarahierarkitetapididasarkanpadasekuenkegiatansehinggakegiatanselaludimulaidarisisikiridantidakadakegiatan yang dimulaidaritengahmaupunsisikananmatriksflowcharts 4. Dilengkapi Data Identitas, Mutu Baku danKeterangan SOP AdministrasiPemerintahan yang dipersyaratkandalamKebijakanReformasiBirokrasidisampingmatriksflowcharts yang berisinomor, aktivitas (kegiatan) danflowcharts, dilengkapidengan data identitas, mutubakudanketerangan

13. Format SOP 5. Format khususterkait layout penulisan SOP • Penulisan SOP padakertasberukuran A4 (210 x 297 mm) • Arahkertas (paper orientation) penulisantegak (portrait) • Jenishurufadalah Arial denganukurandisesuaikan • Dokumentasi SOP harusdibuatbaikdalambentuksoftcopy, maupundalambentukhardcopy 6. Standarmutu output SOP yang telahdisusunperludilengkapidenganstandar-standarmutu, balk dilihatdansisi output yang dihasilkan, waktupenyelesaian, kelengkapan, ketepatan, dankesesuaiandenganperaturanperundang-undangan yang berlaku, dankriterialainnya. Untuksetiapaktivitas yang dimuatdalam SOP, pemuatanstandar-standarmutuinisangat panting, mengingatsetiapprosedurharusmemilikikepastiandalampenyelesaianoutputnyadilihatdarikriteria-kriteriasebagaimanadisebutkandiatas 7. Standar sarana dan prasarana SOP yang telah disusun juga harus dilengkapi dengan standar sarana dan prasarana yang akan digunakan dalam melaksanakan prosedur-prosedur yang distandarkan. Ketersediaan sarana dan prasarana yang dipersyaratkan dapat mengganggu konsistensi prosedur dan pelayanan

14. Dokumen SOP • Dokumen SOP adalah sekumpulan uraian prosedur yang disusun dalam satu buku yang dipergunakan dalam suatu kegiatan tertentu pada satuan organisasi/kerja tertentu. Berdasarkan tingkatannya, dapat dikelompokkan sesuai jenjang penerapan dari SOP yang bersangkutan yaitu mulai dari tingkat eselon I, eselon II, eselon III dan eselon IV • Informasi yang dimuat dalam dokumen SOP antara lain: 1. HalamanJudul Halaman judul disesuaikan dengan kepentingan satuan organisasi/kerja yang menyusun, berisi informasi mengenai: Logo/lambangKementerian Agama/PTAN; Juduldokumen SOP; SatuanOrganisasi; TahunPembuatan; Informasi lain yang diperlukan

15. Dokumen SOP • ContohHalamanJudulDokumen SOP

16. Dokumen SOP 2. Penetapan SOP • Keputusan Menteri Agama yang termuat dokumen merupakan bentuk kekuatan hukum pada dokumen SOP 3. DaftarIsiDokumen SOP Daftarisidibutuhkanuntukmembantumempercepatpencarianinformasi yang diperlukandalamdokumen SOP terkait • 4. PenjelasanSingkatPenggunaan Sebagaisebuahdokumen yang menjadipedoman, dokumen SOP memuatpenjelasanbagaimanamembacadanmenggunakandokumentersebut. Isidaribagianpenjelasaniniantara lain: RuangLingkup, menjelaskantujuandibuatnyaprosedurdankebutuhanorganisasi; Ringkasan, memuatringkasansingkatmengenaiprosedur yang dibuat; danDefinisi/Pengertian-pengertianUmum, memuatbeberapadefinisi yang terkaitdenganprosedur yang distandarkan • 5. Prosedur-prosedur Sebagaibagiandaridokumen SOP, sebaiknya SOP dibagikedalamjenistertentu, sesuaidengankebutuhansatuanorganisasi/kerja

17. Muatan SOP

18. Muatan SOP

19. Muatan SOP

20. Muatan SOP n. Uraian SOP (Prosedur) • berupaflowcharts yang menjelaskanlangkah-langkahkegiatansecaraterincidansistematisdariprosedur yang distandarkan, yang berisi: • Nomorkegiatan; • UraianAktivitas yang berisikegiatan-kegiatan; • Pelaksana yang merupakanaktorkegiatan; • Keterangan

21. Muatan SOP • Contoh Format SOP

22. Penetapan SOP • Dokumen SOP sebagaisebuahpedomanpelaksanaankegiatan yang mengikatseluruhunsur yang adadisetiapsatuanorganisasi/kerjadan UPT, harusditetapkandalamsuatukeputusan yang diaturberdasarkansatuanorganisasidan UPT, yaitu: • Menteri Agama • Menteri Agama menetapkan SOP unit eselon I kantorpusatKementerian Agama. • 2. SekretarisJenderal • SekretarisJenderalatasnamaMenteri Agama menetapkan SOP Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi, PerguruanTinggi Agama Negeri, Balai, danLajnah. • ContohLembarPenetapan SOP

23. Langkah-Langkah Penyusunan SOP Prosedurpenyusunan SOP merupakansebuahsiklus, yang dimulaidaripenilaiankebutuhan SOP (SOP Need Assessment), pengembangan SOP (SOP Development), penerapan SOP (SOP Implementation), hingga monitoring danevaluasi SOP (SOP Monitoring and Evaluation) danjikadarihasilevaluasiperludilakukanpenyempurnaanataupunpembuatan SOP yang baru, makaprosesdimulaikembalidaritahapanpenilaiankebutuhan SOP

24. A. PenilaianKebutuhan SOP Penilaiankebutuhanadalahprosesawalpenyusunan SOP yang dilakukanuntukmengidentifikasikebutuhan SOP yang akandisusun. Bagiorganisasi yang sudahmemiliki SOP, makatahapaninimerupakantahapanuntukmelihatkembali SOP yang sudahdimilikinyadanmengidentifikasiperubahan-perubahan yang diperlukan. Bagiorganisasi yang samasekalibelummemiliki SOP, makaprosesinimerupakanprosesidentifikasi SOP yang dibutuhkan 1. Tujuanpenilaiankebutuhan Penilaiankebutuhan SOP bertujuanuntukmengetahuitingkatkebutuhansuatuorganisasidalammengembangkan SOP yang dimilikinya. Penilaiankebutuhanakansangatbermanfaatdalammenentukanruanglingkup, jenis, danjumlah SOP yang dibutuhkan. Ruanglingkupakanberkaitandengantugasmana yang proseduroperasionalnyaakanmenjadi target untukdistandarkan. Jenisakanberkaitandengantipedan format SOP yang sesuaiuntukditerapkan. Jumlahakanberkaitandenganberapabanyak SOP yang akandibuatsesuaidengantingkatanurgensinya

25. 2. Aspek yang mempengaruhipenilaiankebutuhan • Beberapaaspek yang perludipertimbangkanketikamelakukanpenilaiankebutuhan, yaitu: • LingkunganOperasional • Semakinbesarorganisasi, semakinluasruanglingkuppenilaiankebutuhan, baik yang bersifat internal maupuneksternal. Faktor-faktor internal antara lain: strukturorganisasi, tugasdanfungsi yang diemban, jumlah SDM, saranadanprasarana yang dibutuhkan, danjenislayanan yang dilaksanakan. Faktor-faktoreksternalmeliputiantara lain: tuntutandankeinginanpenggunalayanan, hubunganantarorganisasidenganberbagaipihakbaikdalammaupunluarnegeri, danberbagaibentukjaringankerja. • b. PeraturanPerundang-undangan • KeberadaanPeraturanperundang-undanganmempengaruhipenyusunan SOP, mulaidariundang-undang, danturunannyasampaikepadaperaturan/keputusanmenteri • c. KebutuhanOrganisasidanStakeholdersnya • Penilaiankebutuhanorganisasidan stakeholders berkaitaneratdenganskalaprioritasterhadapprosedur-prosedur yang harusdistandarkan, karenaperubahanstrukturorganisasidantugasdanfungsi, sertadesakan stakeholders yang menginginkanperubahankualitaslayanan. • SOP jugaharusberubahkarenaperubahan-perubahanpadasaranadanprasaranadanperkembanganteknologiinformasi

26. 3. Langkah-langkahPenilaianKebutuhan MenciptakanKomitmenPimpinan Penyusunan SOP memerlukankomitmen yang kuatdarisemuaunsurpimpinanorganisasi, memilikiketegasan, maumenerimadanmelakukanperubahan. Pimpinansebagaiaktorperubahan (agent of change) yang akanmenjadipanutanbagiseluruhpegawai yang menjadibawahannya. Komitmentersebutsangatpentingbagikelancarandankeberhasilanpenyusunan. Komitmenmulaidaripenyediaanberbagaisumberdaya yang dibutuhkan (personil, waktu, tempatpertemuan, dll). b. Menyusunrencanatindakpenilaiankebutuhan Pelaksanaanpenilaiankebutuhan yang menyeluruhdapatmenjadisebuahproses yang cukuppadatdanmemakanwaktu yang relatif lama. Olehkarenaituperludisusunsebuahrencanadan target yang jelas, sertapembagiantugassiapamelakukanapa. Olehkarenaitumembuatrencanatindakakansangatmembantudalammenjagakomitmenkerja, menunjukkanakuntabilitaskerja, sertamembantuuntukfokuspadaapa yang ingindicapaidariprosesini. Untukmembantumenyusunrencanatindak, dapatdigunakantabelberikut

27. c. Melakukanpenilaiankebutuhan • 1. SatuanOrganisasi/kerja yang telahmemiliki SOP, harusdilakukanpenyempurnaansecaraberkesinambungan, dimulaidari: • Melihatkembaliinformasi yang diperolehdarihasilevaluasi, terutamaterhadaphal yang tidakrelevandari SOP tersebut. • Melakukanidentifikasiterhadapkegiatan yang belumtercakup SOP baikkarenaperubahanstrukturmaupunkarenaterlewatkan. • 2. SatuanOrganisasi/kerja yang belummemiliki SOP, penilaiankebutuhandimulaidengan: • mempelajariaspeklingkunganoperasional, peraturanperundang-undangan, petunjukteknismaupundokumen-dokumen internal organisasi yang memberikanpengaruhterhadapprosesorganisasi. • Prosesakanmenghasilkankebutuhansementaramengenai SOP apa yang perludibuat. • d. Membuatdaftar SOP yang akandikembangkan. • Berdasarkanhasilpenilaiandiatasdibuatdaftar SOP yang akandisusunmaupun yang akandisempurnakan, denganmemperhatikan: • Dampak yang akanterjadi, baiksecara internal maupuneksternal, apabila SOP inidikembangkandandiimplementasikan; • Keterkaitandengantugasdanfungsi; • Keterkaitandenganperaturanperundang-undangan; • Keterkaitandenganpelayanankepadamasyarakat/stakeholders; • Keterkaitandenganprosedurlainnya.

28. Kebutuhanpengembangan SOP dapatdisajikandalambentuktabelsebagaiberikut: • Keterangan: • Nama satuan kerja SOP diterapkan • NomorUrutdaftar SOP • Bidangtugas/prosestertentu (misalnya: perencanaan, pelaksanaan, monitoring danevaluasi, ataukepegawaian, keuangan, pembuatankebijakan, danlainnya). • Nama SOP yang akandibakukan. • Pertimbanganpenyusunan SOP

29. Melakukananalisisterhadap SOP yang telahadaberdasarkandaftar yang dikembangkandalamtahapanhuruf d. Tahapan yang lebihmendalamdilakukandenganmelihatkembalipadasetiap SOP yang ada, danmengidentifikasibagian­-bagianmanasaja yang perludikembangkan, direvisi, diganti, ataudihilangkan. SOP yang berkaitandenganhukumdanperundanganharusmemilikiprioritas yang tinggiuntukdikembangkan. • Membuatdokumenpenilaiankebutuhan SOP. • Tahapakhirdaripenilaiankebutuhan SOP, harusmembuatsebuahlaporanataudokumenpenilaiankebutuhan SOP. Dokumenmemuat: • Hasilkesimpulansemuatemuandanrekomendasi yang didapatkandariprosespenilaiankebutuhanini. • Penjelasanberbagaiprioritas yang harusdilakukansegeradenganmempertimbangkankemampuanorganisasi. • Membuatalasan yang rasionaluntuksetiappengembangan, baikpenambahan, perubahan, penggantian, maupunpenghapusanberbagai SOP yang telahada. • Jikaorganisasibelummemiliki SOP, alasanmengapadiperlukan SOP tersebut.

30. B. Pengembangan SOP Sebagaistandar yang akandijadikanacuandalamprosespelaksanaantugaskeseharianorganisasi, makapengembangan SOP bukankegiatan yang langsungjadi (instan), tetapimemerlukanpeninjauanberulang kali sebelumakhirnyamenjadi SOP yang valid danreliable. Pengembangan SOP meliputitujuhtahapanproseskegiatanyaitu: pembentukantim, pengumpulaninformasi, identifikasiprosedurdanalternatifnya, analisisdanpemilihanalternatif, penulisan SOP, pengintegrasian SOP, pengujiandanreviu SOP danpengesahan SOP. 1. Pembentukan Tim Pengembangan SOP dilaksanakandenganmembentuktim yang secarakhususmenanganinya. Tim pengembangan SOP dibentukdariorang-orang yang beradadalamsatuanorganisasi/kerjamulaidaritingkateselon I sampaidenganeselon III. Satuanorganisasi/kerjadapatmelibatkantenaga yang mumpunisehinggabisamenghasilkan SOP yang optimal. Secaraoperasional, efektivitaskerjatimsangattergantungdaritingkatketerlibatanpimpinansatuanorganisasi/kerjadalammemberikanarahansejakpermulaantimdibentuk, sehinggaakanmemudahkanprosespengembangan SOP dimaksud. Olehkarenaitu, timharussecaraaktifmemberikaninformasimengenaikemajuanpenyusunandariawalkegiatanhinggaakhirsampaimemperolehhasil final

31. 2. PengumpulanInformasi, Identifikasi SOP danAlternatifnya Langkahpertama yang harusdilakukanolehtimdalammengembangkan SOP, setelahmerekamemperolehpenguatan internal, adalahmengumpulkanberbagaiinformasi yang diperlukanuntukmenyusun SOP. Identifikasiinformasi yang akandicari, dapatdipisahkanmanainformasi yang dicaridarisumber primer danmana yang dicaridarisumbersekunder. Jikaidentifikasiberbagaiinformasi yang akandikumpulkansudahdiperoleh, makaselanjutnyaadalahmemilihteknikpengumpulandatanya. Adaberbagaikemungkinanteknikpengumpulaninformasi yang dapatdigunakanuntukmengembangkan SOP, sepertimelaluibrainstorming, focusgroup discussion, interview,survey, benchmarking, telaahandokumendanlainnya. Teknikmana yang akandigunakan, sangatterkaiteratdenganinstrumenpengumpulinformasinya 3. Analisisdanpemilihanalternatif Langkahselanjutnyaadalahmelakukananalisisterhadapalternatif-alternatifprosedur yang berhasildiidentifikasiuntukdibuatkanstandarnya. Rujukandalammenentukanalternatifmana yang dipilihantara lain meliputiaspek-aspek: kelayakan, implementasi, efisiensidanefektivitas, berorientasipadapihak yang dilayani, kesesuaiandenganperaturanperundang-undangan, dankelayakanpolitis. Denganmembandingkanberbagaialternatifmelaluikeuntungandankerugian yang kemungkinanterjadijikaditerapkan, selanjutnyadapatdipilihalternatifmana yang dipandangdapatmemenuhikebutuhanorganisasi. Proses analisisiniakanmenghasilkanprosedur-prosedur yang telahdipilih, baikberupapenyempurnaanprosedur-prosedur yang sudahadasebelumnya, pembuatanprosedur-prosedur yang sudahadanamunbelumdistandarkan, atauprosedur-prosedur yang belumadasamasekali/baru

32. 4. Penulisan SOP Setelahberbagaialternatifprosedurdipilih, langkahselanjutnyaadalahmenyusun SOP. Padaprosespenulisanini, untukmemperolehprosedur yang baik, bahkantimterkadangharuskembalimengumpulkaninformasi yang dirasakankurang, melakukananalisis, mengidentifikasidanmenetapkanalternatif. Aspek yang perludiperhatikandalampenyusunan SOP, adalahtipedan format SOP. Penulisan SOP minimal memuaturaianprosedur, syarat-syaratkelengkapan, dangambarsehinggamudahdipahami. Penyusunan SOP bukanhal yang mudah. Apalagijikamerupakansebuahprosedurbaru, yang harusmempertimbangkanberbagaiunsursehinggaprosedur yang ditulisbenar-benarmemenuhikriteria. Untukmemperolehprosedur yang baik, timharuskembalimengumpulkaninformasi yang dirasakankurang, melakukananalisis, mengidentifikasi, danmenetapkanalternatif 5. Pengintegrasian SOP SOP yang telahdisusunperludiintegrasikankedalamsebuahdokumen yang nantinyaakanmenjadipanduandalampelaksanaanprosedur-prosedurpelaksanaantugaspokokdanfungsiataupunpenyelenggaraanpelayanan. Pengintegrasiandilakukankarenasatuprosedurdenganprosedurlainnya yang salingberkaitan, harusdiselaraskansehinggaterwujudkosistensi, dankeseragamanantarasatudengan yang lain, dantidaksalingbertentangan yang akanmenghambatproseduritusendiri

33. 5. PengujiandanReviu SOP SOP yang telahdirumuskanolehtimharusmelaluitahapanpengujian yang dilakukanmelaluipenerapanlangsungpada unit penggunaataupelaksanaprosedur. Prosespengujianbertujuanuntukmendapatkaninformasi-informasilebihlanjut yang belumditampungdalamproseduratau yang diperlukanoleh Tim sebagaibentukreviuatas SOP. Langkah-langkahpengujiandanreviudilakukansebagaiberikut: Penyiapandokumen SOP yang sudahdiintegrasikan Simulasi/Ujicobaterhadap SOP Penyempurnaan SOP Proses pengujiandapatdilakukanberulang kali hinggadihasilkanrumusan yang benar-benarsesuai. 6. Pengesahan SOP SOP yang sudahdiujidandireviudisampaikankepadapimpinansatuankerja/organisasiuntukmendapatkanpengesahan. Prosespengesahanmerupakantindakanpengambilankeputusanolehpimpinan, meliputipenelitiandanevaluasiterhadapprosedur yang distandarkan. SOP yang akandisahkanharusmemuatringkasaneksekutifuntukmembantupimpinanmemahamihasilrumusansebelummelakukanpengesahan. Meskipun SOP telahdisahkanolehpimpinan, proses review secaraberkelanjutantetapdilakukan agar diperoleh SOP yang benar-benarefisiendanefektif

34. C. Penerapan SOP D. Monitoring danEvaluasiPenerapan SOP • Penerapan SOP dalampraktekpenyelenggaraantugasdanfungsiorganisasimerupakanlangkahselanjutnyasetelahsecara formal ditetapkanolehpimpinanorganisasi. Prosespenerapanharusdapatmemastikanbahwa output yang dikehendakidapatdiwujudkanyaitu: • Setiappelaksanamengetahui SOP yang barudisusundanalasanperubahannya. • Salinan/kopi SOP disebarluaskansesuaikebutuhandansiapdiaksesolehsemuapenggunapotensial. • Setiappelaksanamengetahuiperannyadalam SOP dandapatmenggunakansemuapengetahuandankemampuan yang dimilikiuntukmenerapkannyasecaraamandanefektif (termasukpemahamanakanakibat yang akanterjadibilagagaldalammelaksanakan SOP). • Ada mekanismeuntukmemonitor/memantaukinerja, mengidentifikasimasalah-masalah yang mungkintimbul, danmenyediakandukungandalam proses penerapanSOP. Pelaksanaanpenerapan SOP harussecaraterusmenerusdipantausehinggaprosespenerapannyadapatberjalandenganbaik. Berbagaimasukandalamsetiapupaya monitoring akanmenjadibahan yang berhargadalammelakukanevaluasisehinggapenyempurnaanterhadap SOP dapatdilakukansecaracepatdantepatsesuaikebutuhan.

35. Contoh Format SOP (1)

36. Contoh Format SOP (2)

37. TERIMA KASIH