Reuniões

1. Escola Secundária de Paços de Ferreira Curso Profissional Técnicas de Secretariado Reuniões

2. Reunião como Método de Extensão Rural A reunião é uma das formas mais comuns de comunicação na extensão rural.

3. Por que razão se convocam reuniões? • Para fomentar o relacionamento pessoal e profissional; • Para divulgar e analisar informação; • Para decidir; • Para fomentar a criatividade e o empenhamento.

4. Reuniões que não funcionam, Porquê? • O local da realização não é apropriado; • -Não se justifica a realização da reunião, esta é desnecessária; • Os motivos e objectivos que determinaram a realização da reunião são vagos; • -Falhas a nível da tomada de decisão que, na maioria das vezes, não acontece; -O horário definido para a realização da reunião não é o mais indicado; -Não estão presentes as pessoas certas; -- Inexistência de capacidade de controlo e direcção durante a reunião.

5. As reuniões como instrumento de trabalho • Não devem ser entendidas como perdas de tempo(desde que se justifiquem); • Podem abranger qualquer área operacional da organização; • Representam um dos componentes importantes da moderna gestão organizacional; • - Podem ser entendidas como sistemas interaccionais para atingir objectivos.

6. Vantagens da Reunião • As reuniões são instrumentos de motivação e dinamização; • As reuniões são instrumentos de comunicação; • As reuniões são instrumentos de controlo; • As reuniões possibilitam a melhoria da capacidade e potencial individuais.

7. A Criatividade e a Participação nas Reuniões A comunicação eficaz e as atitudes comunicacionais na interacção. • A maior parte dos comportamentos dos participantes numa reunião são verbais; • O que se diz e a forma como se diz, induzem no receptor da informação determinadas reacções.

8. Existem vários tipos de reuniões: • BRAINSTORMING; • DEBATE; • REUNIÕES DE CONVÍVIO OU INFORMAIS; • PALESTRA.

9. Objectivo do Brainstorming: • Criar ideias novas;  Vantagens: • Desenvolvimento harmonioso dos participantes e do formador; • Preparação dos formandos para uma participação mais activa na sociedade e no local de trabalho; • Oportunidade de todos intervirem; • Transmite um ambiente de confiança.

10.  Inconvenientes • Dificuldade de coordenação e de condução; • Só pode ser utilizado com um número limitado de formandos; • Dispersão por parte dos formandos; • Pode ser difícil de controlar, podendo até mesmo gerar conflitos.

11. Debates  Vantagens: • Estimula a participação activa; • Desenvolve o sentido de crítica; • Induz à aprendizagem mútua; • Facilita a modificação de atitudes; • Desenvolve a tolerância.

12.  Desvantagens • Demorado; • Não existe capacitação técnica; • Não se adapta a qualquer tema. Pré-requisitos • Tema atractivo; • Participantes; • Presidente da Mesa.

13. Os debates podem classificar-se como: • Debates educativos; • Debates de exploração; • Debates informativos; • Debates para solucionar problemas.

14. Preparação do Debate • Objectivo principal; • Introdução; • Métodos; • Demonstração breve; • Meios visuais; • Tempo.

15. Palestra * São reuniões alargadas; * É uma exposição formal feita em forma verbal por um orador a um grupo de ouvintes; * Pode haver um período de perguntas e respostas no final. Objectivo * Transmitir um conjunto organizado de informação a um público.

16.  Vantagens * É um método sistemático de transmissão de informações; * Por vezes pode fazer-se uma série de palestras, com várias palestras distribuídas ao longo do tempo; * A descoberta que cada agricultor faz do mundo dos outros; * O nº elevado de indivíduos; * Baixos custos.

17.  Desvantagens * O ouvinte tem um papel passivo; * A atenção do público tende a dispersar-se, caso o orador não demonstre capacidades oratórias; *O nº elevado de indivíduos.

18. Reuniões de Convívio ou Informais • Participação activa e dinâmica do orador; • Comunicação dialéctica horizontal; • Grau de ensino do público alvo muito variado; • Objectivos e interesses diversificados; • Conteúdo programático essencialmente pragmático.

19. Vantagens • Descontracção do grupo; • Comunicação directa entre o animador/orador e o grupo. Desvantagens • Pode gerar conflitos dentro do grupo.

20. Conferência Esta uma reunião de chefes de estado ou uma conferência entre líderes de organizações. Videoconferência Videoconferência é uma discussão que permite o contacto visual e sonoro entre pessoas que estão em lugares diferentes, dando a sensação de que os interlocutores encontram-se no mesmo local. Permite não só a comunicação entre um grupo, mas também a comunicação pessoa-a-pessoa.

21. Correio Electrónico O correio electrónico é um dos mais cómodos e convenientes serviços: • Permite enviar e receber correio através de todo o mundo, por custos muito baixos; • É a implementação informática do correio tradicional.

22. As vantagens do e-mail são imensas: • Barato - não pagamos selo, não gastamos papel; • Ecológico - não há por exemplo carros a transportar cartas, papel a circular, …; • Rápido - uma mensagem é enviada em segundos e recebida quando o destinatário aceder ao serviço de email; • O conteúdo das mensagens enviadas por e-mail pode ser muito diversificado; • Por outro lado, podemos associar-nos a mailing lists. A partir desse momento receberemos todas as informações relativas ao serviço subscrito.  

23. Reuniões Electrónicas As Reuniões Electrónicas são um conceito que assenta nas reuniões tradicionais, mas com a particularidade de os participantes estarem fisicamente distantes/dispersos. O objectivo deste tipo de reuniões é permitir a sua realização e respectivas tomadas de decisões, independentemente da presença física dos participantes.

24. Os participantes são categorizados. Tal como nas reuniões tradicionais, existe sempre um responsável pelo decorrer da reunião – Facilitador. Os restantes elementos são categorizados como participantes, sendo intervenientes nos diversos pontos que constituem a reunião. O Facilitador é também um participante na reunião, que convoca os participantes, define a agenda e respectivos tópicos e comunica os resultados obtidos para cada ponto, na sua globalidade.

26. O Planeamento de Reuniões Electrónicas tem como objectivo fulcral optimizar ao máximo alguns dos aspectos inerentes às Reuniões Electrónicas. Actualmente, o tempo dispendido em reuniões é um factor bastante relevante no que diz respeito à rentabilidade/produtividade no mundo empresarial. Um Planeamento pressupõe três momentos: Abertura, Actualização/Revisão e Fecho.

28. Base de Dados Partilhadas Uma Base de Dados é uma colecção de dados partilhados, inter-relacionados e usados para múltiplos objectivos. O conceito de base de dados faz hoje parte do nosso dia a dia mesmo que por vezes de forma não explícita.

29. Reuniões Internacionais Destinatários Secretárias de Administração e Direcção, Assistentes Executivas Profissionais e Relações Públicas, que sejam responsáveis pela de organização de reuniões, eventos e cerimónias com presença de Entidades de vários países.

30. Objectivos Gerais • Identificar e caracterizar culturas diferentes; • Planear, organizar e acompanhar com eficácia reuniões, eventos ou cerimónias com a presença de Entidades de vários países; • Evitar situações embaraçosas por falta de conhecimento de protocolo internacional.

31. Metodologia Formativa • Expositiva com recurso a meios audiovisuais; • Activa, com realização de exercícios práticos e análise de situações concretas apresentadas pelos formandos, através dos quais estes vão experimentando e apreendendo a teoria; • Demonstrativa, através da análise de exemplos práticos.

32. FIM Trabalho realizado por: Sara Gonçalves n.º16; Susana Carneiro n.º18. 11ºS