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Formulierungstipps. Briefe und E-Mails ansprechend formulieren. Was ist Kommunikation?. „Man kann nicht nicht kommunizieren.“ Paul Watzlawick. Begriffsklärung. Kommunikation ist „Austausch von Informationen“ aber auch eine Form miteinander „Verbindung aufzunehmen“.
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Formulierungstipps Briefe und E-Mails ansprechend formulieren
Was ist Kommunikation? „Man kann nicht nicht kommunizieren.“ Paul Watzlawick
Begriffsklärung • Kommunikation ist „Austausch von Informationen“ aber auch eine Form miteinander „Verbindung aufzunehmen“. • Sie verläuft alltäglich und scheinbar selbst-verständlich. • Sie wird erst dann thematisiert, wenn sie scheitert. • Probleme entstehen dabei meist auf der Beziehungsebene.
Die 4 Seiten einer Nachricht • Sachebene • Selbstoffenbarungsebene • Beziehungsebene • Appellebene
Die Bereiche der Kommunikation • Verbale Kommunikation = „das Gesagte“ • Nonverbale Kommunikation = „das Ungesagte“ • Paraverbale Kommunikation = „das Sprech-/Schreibverhalten“ • Extraverbale Kommunikation = „die Rahmenbedingungen“
Grundvoraussetzungen Warum schreibe ich? Was will ich erreichen?
Grundvoraussetzungen II Warum lesen die Menschen? • weil sie die Information benötigen • weil ein Schriftstück ihnen Angst macht • weil etwas angenehm geschrieben ist
Fazit Alles Geschriebene muss klar verständlich und mühelos zu lesen sein!
Meine Sprache ist allzeit simpel, enge und plan! Georg Christoph Lichtenberg
Aber: Wie erreiche ich das?
Man vermeide: • Aufgeblähte Floskeln wie „zu diesem Zeitpunkt“ • Füllwörter wie gewissermaßen, insbesondere, irgendwie • Verneinungen, wenn man ja sagen möchte • Bürokratische Ausdrucksweise (je nach Verwendungs-zweck) wie anbei, befindlich, sich belaufen auf • Passiv, Infinitiv, Plusquamperfekt • Substantivierungen • zu viele Adjektive • Überdehnung des Satzrahmens
Man nutze: • Schlichte und verständliche Worte • Kurze Worte • Konkrete Bezeichnungen • Aussagekräftige Verben • Mehr Hauptsätze als Nebensätze • Alle Satzzeichen • Direkte Anrede des Adressaten • Enge Verbindungen zwischen Subjekt und Prädikat • Den ersten Satz – er hat eine Schlüsselfunktion.
Man biete: • Aha-Erlebnisse • Informationen • Direkte Anreden • Flüssige Texte • Bildhafte Sprache
Schriftliche Gäste-Kommunikation Was gehört dazu? • Anfragebeantwortung • Nachfrage • Reservierungsbestätigung • Urlaubserinnerung • Stornierung • (Willkommensbriefe, Urlaubsvorfreudemails)
Schriftliche Gäste-Kommunikation II Was muss man beachten? • Reaktionsgeschwindigkeit • Zielgruppe (Erstgast oder Stammgast) • Kulturkreis (der deutsche Gast reagiert z.B. verstärkt auf die Sach- und die Beziehungsebene) • So viel Personalisierung als möglich