Udvalgsnøglepersoner

1. Udvalgsnøglepersoner Roller og funktioner tirsdag 28. august 2007 18. januar 2007

2. Rolle og funktion • gennemgående figur både før, i og efter udvalgsmøderne. • holder overblik over sager og sagsforløb • vejleder udvalg, lederteams og sagsbehandlere om formelle, reelle og praktiske forhold i udvalgsarbejdet. • holder tæt kontakt til Sekretariatet (der står for samling og publicering af dagsordener, mødeplaner og kontakt til byrådsmedlemmer om alle praktiske forhold)

3. Hvornår? Senest 14 dage før møde Sker løbende/på formøde 8 dage før møde – senest kl. 8.00 om morgenen 8 dage før møde Dagen efter møde Tidsfrister – politisk sagsbehandling • Hvad og af hvem? • Sager anmeldes af sagsbehandler • Sager godkendes af formand sammen med ansvarlige chefer • Sagsbehandler sørger for at sager er færdige og klar til at sende til behandling • Dagsorden flettes og sendes ud af sekretariatet • Mødet holdes • Referat skrives og udsendes af sekretariatet

4. Udvalgsmøder • Deltagere: • Udvalgets medlemmer • Chefen/cheferne for området • Udvalgsnøgleperson (fører protokollen) • Evt. sagsbehandlere (som skal forelægge sager) • Evt. inviterede (forelægger, men deltager ikke under den politiske drøftelse)

5. Før mødet • Booker i begyndelsen af året udvalgsformanden og tilknyttede chefer/direktør til en række formøder i ugen før udvalgsmødets deadline. • Sørger for at relevante medarbejdere ved, at dagsordenspunkter skal foreligge beskrevet før disse formøder - om ikke andet summarisk på en måde så man kan se, hvad indhold og konklusion vil være. • Deltager i formøder. • Nummererer dagsordenens punkter - så der både tages hensyn til de medarbejdere, som skal deltage, og sikres et flow, så dagsordenspunkterne kommer i naturlig rækkefølge. • Laver tidsplan, som udsendes pr mail umiddelbart efter deadline til udvalgsformand, deltagende chefer og sagsbehandlere. Tidsplanen sendes cc til øvrige direktører (så de kan være orienteret om hvad der sker) samt til ansvarlig(e) fra Sekretariatet. • Kvalitetssikring af dagsordenspunkter er primært en opgave for sagsbehandlerens nærmeste overordnede.

6. Under mødet • Mødes med udvalgsformand lidt før mødet - er der noget, der er kommet til siden formødet? Fx bilag eller meddelelser, som skal uddeles under punktet Meddelelser. Hvem deltager i mødet og forelægger sager? Nye sagsbehandlere? • Fører protokol • Hjælper formanden med at være obs på hvem der markerer. • Hjælper med at være opmærksom på tidsplanen, og om nogen sidder og venter. • Orienterer ventende, hvis tidsplanen skrider og ca. hvor længe • Sikrer bilag, som er uddelt under mødet, til fraværende medlemmer.

7. Generelt • Koordinator/tovholder ift. tværgående sager, hvor der ikke er anden sagsbehandler, både på tværs af udvalg og på tværs af opgaveområder indenfor udvalgets ressort, herunder - oprettelse af sag med alle ansvarlige som alternativ sagsbehandler, - oprettelse af dagsordenspunkter - uddeling af opgaver - udmelding af deadlines - rykke for bidrag (og sommetider skælde ud) - skabe struktur i dagsordenspunkt, når flere har været inde og skrive • Hjælpe Sekretariatet med at sikre at deadlines overholdes