SIMAS

1. SIMAS Sistem Integrat pentru Managementul Asistentei Sociale UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative"

2. Scopul SIMAS Informatizarea intregii activitati a Directiei Generale de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Giurgiu, prin realizarea unui sistem integrat pentru managementul documentelor, fluxurilor de comunicare si activitatilor administrative si economice UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative"

3. Dimensiunile proiectului Hardware: servere de comunicatie, servere de date, servere pentru sustinerea diverselor procese si aplicatii sistem de backup, statii de lucru; Software: aplicatii pentru management general de sistem (registru electronic unic, gestionarea informatiilor referitoare la serviciile sociale disponibile, rapoarte si previziuni / propuneri strategice etc.); aplicatii pentru managementul intern (managementul documentelor, managementul proceselor, managementul economic, administrativ, de resurse umane etc.); Comunicatie si broadband: asigurarea suportului de comunicare intre unitatile sistemului si intre utilizatorii sistemului si acesta; Baze de date: crearea bazelor de date, formarea structurilor logice pentru relationarea informatiilor in si intre bazele de date, introducerea datelor (dosarele beneficiarilor). UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative"

4. Obiective operationale Realizarea unei platforme tip portal, ce poate fi folosita indiferent de raspandirea geografica, prin intermediul internetului, pentru gestionarea intregii activitati a institutiei si pentru obtinerea informatiilor legate de nevoile de asistenta sociala si de serviciile existente; Dezvoltarea si implementarea unor componente software pentru managementul institutiei si al activitatii de asistenta sociala (ex: managementul documentelor si al fluxurilor de comunicare, inregistrare electronica, in timp real, a petitiilor si dosarelor atasate); Crearea unei baze de date cuprinzatoare domeniului asistentei sociale din teritoriul de competenta. UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative"

5. Caracteristicile specifice proiectului Baza de date la nivel local, ce va cuprinde: Furnizorii de servicii sociale; Toti beneficiarii de alocatii (fonduri acordate de stat in conditiile legislatieispecifice), prestatii (ajutoare financiare alocate in functie de nevoile stabilite de cei in drept sau prestatii in natura), servicii sociale (actiuni de sprijin acordat de furnizorii de servicii sociale), la nivel local sau national; Toate serviciile sociale furnizate, impreuna cu dinamica acordarii acestora (locuri disponibile / ocupate / libere, servicii noi etc.). Componenta software de gestiune a informatiei, utilizabila atat la nivelul vizitatorilor externi (pentru public), cat si al celor inregistrati si cu acces dedicat; Componenta software de tip „registru electronic” utilizabila atat pentru nevoile interne ale fiecarei institutii, dar si pentru preluarea informatiei in baza de date generala; Componente informatice pentru management institutional (administrativ, econonomic si al proceselor de lucru) si al asistentei sociale; Perspectiva dezvoltarii ulterioare prin crearea de sisteme informatice pentru elaborarea politicilor si strategiilor de dezvoltare, care sa aiba la baza algoritmi pentru construirea unor modele de prognoza a sistemului, cu raportare la aria geografica in care se personalizeaza proiectul, sau pentru realizarea „hartii sociale”. UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative"

6. Platforma tip portal Aplicatia are 2 niveluri distincte de acces: 1. primul nivel este dedicat vizitatorilor anonimi, cu acces nerestrictionat, ce permite: a. inregistrarea solicitarilor directe de informatii care au caracter public; b. un nivel minim de securitate; c. vizualizarea rapoartelor de cercetare si strategiilor propuse; d. postarea solicitarilor/petitiilor referitoare la serviciile sociale dorite; e. realizarea listelor de asteptare online pentru serviciile sociale disponibile. 2.al doilea nivel este cel dedicat angajatilor institutiei si partenerilor acesteia (furnizori de servicii sociale), accesul fiind pe baza de username si parola. La acest nivel de acces sunt disponibile modulele software pentru managementul activitatii institutiei: a.registrul electronic online; b.modulul pentru managementul institutional si al documentelor; c.modulul de management financiar si administrativ al institutiei. UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative"

7. Componentele sistemului Registru electronic online inregistrarea petitiilor din mai multe sedii simultan, din portal sau de la alti utilizatori institutionali conectati la platforma; generarea unui numar unic de inregistrare oricarui document scanat; arhivarea tuturor documentelor scanate si transmiterea lor catre alte module; accesul rapid la tot dosarul solicitantului si la solicitarile anterioare ale aceluiasi petitionar; inregistrarea simultana a intrarilor si iesirilor in cazul institutiilor cu doua sau mai multe sedii, neexistand riscul duplicarii numarului de inregistrare, al erorilor sau intarzierilor sistemului clasic; generarea rapoartelor interne, fapt care va permite identificarea fluxurilor vulnerabile, intarzierilor, depasirilor de termene; gestionarea documentelor prin preluarea informatiilor atat din aplicatia registru, cat si din reteaua proprie de la nivelul institutiei. UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative"

8. Componentele sistemului Registru electronic online Introducerea informatiilor prin 4 cai distincte: 1. din aplicatia registru, pentru solicitari din afara institutiei; 2. din sub-modul „registru intern”, care va fi alocat doar comunicarii si corespondentei din interiorul institutiei; 3. dintr-o procedura software pentru gestionarea semnaturii digitale. Fiecare angajat al institutiei va avea o „semnatura digitala” asociata cu amprenta semnaturii individuale. Astfel, solutionarea unei petitii poate sa se desfasoare integral in format electronic; 4. realizarea comentarilor si rezolutiilor care se ataseaza informatiei de baza, fara a fi vizibile in afara sistemului. Este disponibila atat factorilor decizionali, cat si celor de executie. Se inregistreaza in „dosarul petitionarului” solutiile sau raspunsurile la petitii, notele, referatele, solicitarile de avize sau propunerile de acte normative locale (hotarari de consiliu sau dispozitii de primar). UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative"

9. Componentele sistemului Modul pentru gestiunea administrativa si financiar-contabila este destinat informatizarii si optimizarii activitatii de gestiune financiara si administrativa a DGAS(PC); ofera un instrument necesar activitatii specifice, care realizeaza evidentierea si raportarea costurilor pe departamente, compartimente interne, centre din subordine, categorii de activitati, furnizori; este complet compatibil cu aplicatiile de tip ERP pentru managementul institutiei, conducand la evidentierea si raportarea costurilor serviciilor sociale pana la nivelul fiecarui beneficiar, al fiecarei activitati. UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative"

10. Beneficiile sistemului evidenta centralizata si automatizata a solicitantilor si beneficiarilor de asistenta sociala; imbunatatirea performantelor serviciilor publice; reducerea costurilor administrative; imbunatatirea calitatii si eficientei furnizarii serviciilor; asigurarea suportului de comunicare intre unitatile sistemului si intre utilizatorii sistemului cu acestea; reducerea duratei de livrare a serviciilor sociale propriu-zise; simplificarea accesului la servicii si informatii de interes pentru cetateni si reducerea barierelor administrative pentru acestia; reducerea duratei de livrare a raspunsurilor si clarificarilor pentru cetateni; UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative"

11. Beneficiile sistemului accesul rapid la tot dosarul solicitantului si la solicitarile anterioare; gestionarea imediata a informatiei din baza de date pentru corelatii, verificarisau orice tip de analize bazate pe informatia din registru; digitalizarea tuturor „intrarilor” (petitii sau dosare) si a documentelor interne permite arhivarea in format electronic si gestionarea usoara a dosarelor din arhiva; eficientizarea activitatii, crescand atat viteza de reactie, cat si calitatea serviciilor pentru cetateni; reducerea erorilor umane, pierderea documentelor sau asocierea accidentala cu alte dosare sau cu alti solicitanti fiind imposibila; monitorizarea intregii activitati prin formalizarea tuturor proceselor interne si transferarea lor in sistem informatic. UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative"