Mapa de Proce s so

1. Mapa de Processo

2. Objetivos • No final deste modulo, o participante será capaz de: • Definir o que é um Mapa de Processo. • Construir um SIPOC. • Conhecer os símbolos padrão de um Diagrama de Fluxo de Processo (DFP). • Construir um Diagrama de Fluxo de Processo (DFP) e detectar fábricas ocultas. • Construir um Mapa de Processo a partir de um SIPOC e DFP. • Detectar as atividades que agregam valor e as que não agregam valor.

3. Mapa de Processo Definição É uma descrição gráfica de um processo usando símbolos e um formato padrão. Importância 1. Identifica retrabalhos. 2. Identifica passos que não tem valor agregado. 3. Identifica gargalos. 4. Identifica inspeções (ou aonde deveria haver inspeções). 5. Identifica onde as pessoas usam diferentes processos para fazer a mesma operação. 6. Excelente ferramenta para treinamento.

4. Vamos abordar um exemplo: Preparação de uma simples limonada.

5. Preparar Suco de Limão Adicionar Açúcar e Água Misturar Servir

6. Preparar Suco de Limão Adicionar Açúcar e Água Misturar Servir Lavar Limões Partir Limões Espremer Limões Filtrar Suco

7. Preparar Suco de Limão Adicionar Açúcar e Água Misturar Servir Lavar Limões Partir Limões Espremer Limões Filtrar Suco Colocar Limões no espremedor Adicionar água Prensar por 10 segundos Limpar Prensa Até que nível devemos chegar?

8. *Estratégia de Negócios Gerencial *Planej.de Processos Marketing Produção Compras RH S C **SIPOC Avaliação Aquisição Cotação **Subprocessos * Seleção de Projetos ** Desenvolvimento de Projetos

9. O que pensamos que é: O que realmente é: O que gostaríamos que fosse: Versões do Mapa de Processo Existem pelo menos 3 versões do Mapa de Processo Um dos maiores perigos ao usar esta ferramenta é permanecer no nível “o que pensamos que é”

10. Diagrama de Fluxo de Processo (DFP) SIPOC Entradas Externas Saídas Externas Passos do Processo Mapa de Processo Elaboração do Mapa de Processo

11. SIPOC

12. S I P O C Fornecedor Entradas Processo Saídas Clientes Empresa SIPOC

13. SIPOC - Procedimento 1. Definir alcance do processo: Início e Fim. 2. Identificação de Clientes 3. Identificação de Exigências do Cliente Exigências do Cliente = Saídas do Processo 4. Identificação das Entradas do Processo. Entradas do Processo = Exigências aos Fornecedores 5. Identificação de Fornecedores

14. SIPOC - Exemplo Lugar: Restaurante Processo: Preparação de Café

15. PROCESSO PREPARAÇÃO DE CAFÉ

16. CLIENTE PROCESSO CONSUMIDOR PREPARAÇÃO DE CAFÉ

17. CLIENTE SAÍDAS PROCESSO CONSUMIDOR SABOR ODOR TEMPERATURA COR APRESENTAÇÃO PREPARAÇÃO DE CAFÉ Esta lista pode ser feita por um brainstorm da equipe

18. CLIENTE SAÍDAS PROCESSO ENTRADAS CONSUMIDOR SABOR ODOR TEMPERATURA COR APRESENTAÇÃO PÓ DE CAFÉ AÇÚCAR ÁGUA CALOR TEMPO FILTRO GUARDANAPO RECIPIENTE XÍCARA COLHER PREPARAÇÃO DE CAFÉ Esta lista pode ser feita por um brainstorm da equipe

19. Cliente Saídas PROCESSO Entradas Fornecedor CONSUMIDOR SABOR ODOR TEMPERATURA COR APRESENTAÇÃO PÓ DE CAFÉ AÇÚCAR ÁGUA CALOR TEMPO FILTRO GUARDANAPO RECIPIENTE XÍCARA COLHER RESTAURANTE ARMAZÉM COMÉRCIO PREPARAÇÃO DE CAFÉ

20. Cliente Saídas PROCESSO Entradas Fornecedor CONSUMIDOR SABOR ODOR TEMPERATURA COR APRESENTAÇÃO PÓ DE CAFÉ AÇÚCAR ÁGUA CALOR TEMPO FILTRO GUARDANAPO RECIPIENTE XÍCARA COLHER RESTAURANTE ARMAZÉM COMÉRCIO PREPARAÇÃO DE CAFÉ X´s Y´s Req’s do Cliente = Saídas do Processo (Y’s) Entradas do Processo (X’s) = Req’s aos Provedores

21. Exercício Para seu projeto/processo, identifique: 1. Cliente(s). 2. Exigências (Y’s - Saídas do Processo). 3. Entradas do processo (X’s – Exigências aos Fornecedores). 4. Fornecedores. Identifique pelo menos 5 X´s e 5 Y´s.

22. Recomendações SIPOC Gaste o tempo necessário para identificar completamente os Y’s importantes e TODOS os X´s do processo. Seja específico enquanto está listando os X´s. X´s muito amplos (comportamento do mercado, planejamento estratégico, desenho de peças, etc) dificultarão as ferramentas posteriores.

23. Diagrama de Fluxo de Processo (DFP)

24. Diagrama de Fluxo de Processo Diagrama que representa a seqüência de operações de um processo, utilizando símbolos padrão. Símbolos Padrão Operação Decisão Demora Transporte Armanezamento

25. Procedimento - DFP 1. Definir escopo do processo (princípio e fim). 2. Listar todas as operações que existem no processo. 3. Ordenar as operações de acordo com a seqüência atual do processo. 4. Traçar o DFP usando os símbolos padrão. 5. Anotar informações adicionais: Tempo de ciclo. Custo 6. Detectar ineficiências: Retrabalhos. Gargalos.

26. DFP - Exemplo Lugar: Restaurante Processo: Preparação de Café

27. DFP - Alcance Início: Set up Cafeteira. Fim: Servir Café ao Cliente.

28. DFP - Listar e Ordenar Operações Ordem das Operações: 1 Set up Cafeteira 2 Fazer Café 3 Preparar Serviço 4 Inspeção Final 5 Servir Café Lista de Operações: Fazer Café Servir Café Preparar Serviço Set up Cafeteira Inspeção Final 2 5 3 1 4 Esta lista pode ser feita por um brainstorm da equipe

29. INSP OK? FAZER CAFÉ PREPARAR SERVIÇO DFP - Traçar Diagrama NÃO SET UP CAFETEIRA SERVIR SIM Este diagrama deve comprovar-se com o processo operando em condições normais. Fazer as alterações caso seja necessário.

30. NÃO INSP OK? FAZER CAFÉ PREPARAR SERVIÇO SERVIR SIM SET UP CAFETEIRA 1 minuto ? $$$ 10 minutos ? $$$ 3 minutos ? $$$ 5 minutos ? $$$ DFP – Informações adicionais

31. NÃO INSP OK? FAZER CAFÉ PREPARAR SERVIÇO SERVIR SIM Retrabalho (Oportunidade para um projeto Seis Sigma) SET UP CAFETEIRA 1 minuto ? $$$ 10 minutos ? $$$ 3 minutos ? $$$ 5 minutos ? $$$ Os retrabalhos chamam-se “Fábrica Oculta”. 31

32. Mapa de Processo

33. Diagrama de Fluxo de Processo (DFP) SIPOC Entradas Externas Saídas Externas Passos do Processo Mapa de Processo Elaboração do Mapa de Processo

34. Glossário Passo com Valor Agregado (VA): Passo do processo que modifica o produto ou serviço de uma maneira desejada pelo cliente. Saídas (Y externos): Exigências do Cliente. Saídas (Y internos): Resultado de um Subprocesso que tem o objetivo de satisfazer a outro Subprocesso posterior. Entradas (X externos): Exigências aos fornecedores. Entradas (X internos): Exigências de um passo de processo para o seu funcionamento. Os Y´s internos com freqüência se convertem em X´s de passos posteriores.

35. Documentação de apoio Para os X´s e os Y´s internos podemos nos basear em: Procedimentos de Operação. Manuais de Operação do Equipamento Brainstorming.

36. Procedimento 1. Enriquecer o DFP com as Entradas e Saídas que foram marcadas quando de sua identificação no SIPOC. Identifica-las como externas. 2. Identifica os X´s e os Y´s internos em cada passo do processo. 3. Classifica os X’s da seguinte maneira: Controláveis (C): Aqueles que podemos modificar facilmente. Ruído (R): X’s que são difíceis ou onerosos para modificar ou não podem ser modificar porque já estão definidos pela infra-estrutura do processo. Procedimento de Operação (PO): Detalhes de execução do processo (segurança, partida, limpeza, inspeção inicial, etc). 4. Assinala os passos dos processos como AV ou NAV (Agrega Valor ou Não Agrega Valor).

37. Mapa de Processo - Exemplo Lugar: Restaurante Processo: Preparação de Café

38. SET UP CAFETEIRA NÃO INSP OK? FAZER CAFÉ PREPARAR SERVIÇO SERVIR SIM 1 minuto 10 minutos 3 minutos 5 minutos Y’s SABOR ODOR TEMPERAT. COR X’s RECIPIENTE GUARDANAPO XÍCARA COLHER Y’s APRESENTAÇÃO Y’s APRESENTAÇÃO TEMPERATURA SABOR ODOR COR X´s PÓ DE CAFÉ ÁGUA FILTRO ENTRADAS SAíDAS PÓ DE CAFÉ AÇÚCAR ÁGUA FILTRO GUARDANAPO RECIPIENTE XÍCARA COLHER SABOR ODOR TEMPERATURA COR APRESENTAÇÃO

39. SET UP CAFETEIRA NÃO INSP OK? FAZER CAFÉ PREPARAR SERVIÇO SERVIR SIM 1 minuto 10 minutos 3 minutos 5 minutos Y’s SABOR ODOR TEMPERAT. COR X’s TEMPO CAL TEMP OPER X’s RECIPIENTE GUARDANAPO XÍCARA COLHER Y’s APRESENTAÇ Y’s APRESENTAÇÃO TEMPERATURA SABOR ODOR COR X’s AÇÚCAR X´s PÓ DE CAFÉ ÁGUA FILTRO OPERAÇÃO CAFETEIRA X’s & Y’s internos

40. SET UP CAFETEIRA NÃO INSP OK? FAZER CAFÉ PREPARAR SERVIÇO SERVIR SIM 1 minuto 10 minutos 3 minutos 5 minutos Y’s SABOR ODOR TEMPERAT. COR X’s TEMPO CAL (C) TEMP OPER (C) X’s RECIPIENTE (C) GUARDANAPO (C) XÍCARA(C) COLHER (C) Y’s APRESENTAÇ Y’s APRESENTAÇÃO TEMPERATURA SABOR ODOR COR X’s AÇÚCAR (C) X´s PÓ DE CAFÉ (C) ÁGUA (C) FILTRO (C) OPERAÇÃO CAFETEIRA (PO) Clasificação dos X’s

41. SET UP CAFETEIRA NÃO INSP OK? FAZER CAFÉ PREPARAR SERVIÇO SERVIR SIM 1 minuto 10 minutos 3 minutos 5 minutos Y’s SABOR ODOR TEMPERAT. COR X’s TEMPO CAL (C) TEMP OPER (C) X’s RECIPIENTE (C) GUARDANAPO (C) XÍCARA(C) COLHER (C) Y’s APRESENTAÇÃO NAV NAV AV NAV AV Y’s APRESENTAÇÃO TEMPERATURA SABOR ODOR COR X´s PÓ DE CAFÉ (C) ÁGUA (C) FILTRO (C) OPERAÇÃO CAFETEIRA (PO) X’s AÇÚCAR (C) Agrega valor o que: Modifica a Forma do produto/serviço. Modifica a Função do produto/serviço. Modifica a Fixação do produto/serviço. É requerido por Lei. Exemplos de Operações que NÃO agregam valor: Inspeções. Retrabalhos. Verificações. Pista extra: Se um processo não tem uma Saída associada é provável que não agregue valor. Assinalar AV/NAV

42. Recomendações Finais Deve-se ter um Mapa de Processo suficientemente detalhado para cobrir as seguintes ferramentas: Matriz Causa e Efeito FMEA Análises Multivari Ferramentas Analíticas O Mapa de Processo final deve conter entre 30 e 50 X´s. Se descobrimos alguma oportunidade imediata devemos comentá-la com os Líderes de Projeto, Dono do Processo, e o MBB. Isto implicará na revisão do Plano de Controle do Processo.

43. Revisão dos Objetivos • Agora devemos ser capazes de: • Definir o que é um Mapa de Processo. • Construir um SIPOC. • Conhecer os símbolos padrão de um Diagrama de Fluxo de Processo (DFP). • Construir um Diagrama de Fluxo de Processo (DFP) e detectar fábricas ocultas. • Construir um Mapa de Processo a partir de um SIPOC e DFP. • Detectar as atividades que agregam valor e as que não agregam valor.