Katalogizace - tentokrát opravdu sdílená Využití systému Aleph-Cluster

1. Katalogizace - tentokrát opravdu sdílenáVyužití systému Aleph-Cluster PhDr. Libuše Machačová

2. Sdílená katalogizace - termín • Původní (originální) katalogizace prostřednictvím společné práce skupiny knihoven, které vytvářejí bibliografické záznamy přístupné spolupracujícím knihovnám. Katalogizační záznamy jsou vytvářeny v centrálním katalogu. V případě, že záznam již v centrálním katalogu existuje, jsou přidány lokační údaje a záznam je zkopírován do lokálního katalogu.

3. Terminologie: přebírání záznamů • Způsob katalogizace, kdy není vytvářen původní (originální) záznam, ale jsou využívány externí zdroje (obvykle souborné katalogy nebo jiné bibliografické databáze), odkud jsou záznamy kopírovány do lokálního katalogu. Po přejmutí jsou záznamy jsou upraveny a doplněny podle potřeb dané knihovny. Katalogizace - tentokrát opravdu sdílená

4. Přebírání (stahování) záznamů Přenos souboru (záznamu, obecně libovolných dat) ze vzdáleného počítače na lokální počítač.

5. Elektronický katalog VKOL • Rok 1990 – rok vzniku elektronického katalogu v systému CDS/ISIS • V roce 1993 byl už veškerý přírůstek zpracováván automatizovaně • Rok 1994 – připojení knihovny na Internet – nutná podmínka k přebírání záznamů Katalogizace - tentokrát opravdu sdílená

6. Co předcházelo přebírání záznamů Systém CDS/ISIS v té době neumožňoval ani vystavení elektronického katalogu na internetu a už vůbec ne přebírání záznamů. Katalogizace - tentokrát opravdu sdílená

7. Co předcházelo přebírání záznamů • Přepínání ze systému CDS/ISIS na internet byl poměrně složitý a zdlouhavý proces. K nahlížení do jiných knihoven byl využíván telnet. • Byl to však jediný způsob, jak najít záznam v jiné knihovně a inspirovat se jím – nešlo kopírovat ani jinak přebírat Katalogizace - tentokrát opravdu sdílená

8. Přechod na systém ALEPH Rok 1998-1999: implementace systému ALEPH a konverze dat do bibliografického formátu UNIMARC (od roku 2004 užíván MARC 21). Katalogizace - tentokrát opravdu sdílená

9. Počátek přebírání záznamů Systém ALEPH konečně umožňuje využívat díky protokolu Z39.50 přebírání záznamů, což u programu CDS/ISIS nebylo možné. Katalogizace - tentokrát opravdu sdílená

10. Přebírání záznamů Po ověření , že se jedná přesně o ten záznam, který jsme hledali, byl přebrán záznam z jiné knihovny nejdříve do modulu OPAC, potom do modulu Katalogizace Katalogizace - tentokrát opravdu sdílená

11. Přebírání záznamů • Tento záznam se zkopíroval • Tím se z cizího záznamu stal záznam lokální, se kterým bylo možné dále pracovat. Katalogizace - tentokrát opravdu sdílená

12. Přebírání záznamů • Takto přetažené záznamy bylo ještě třeba upravit, protože některá pole, která už byla dříve vyplněna, byla duplicitní. • Rušila se také případná interní pole jiné knihovny Katalogizace - tentokrát opravdu sdílená

13. Přebírání záznamů • Po kontrole záznamuse přidala interní pole VKOL, jako např. pole 910 - sigla, signatura a dále pole pro počet exemplářů. Katalogizace - tentokrát opravdu sdílená

14. Použití JIB pro přebírání záznamů • Od roku 2002 bylo možné využívat pro přebírání záznamů jednodušší a rychlejší postup než dříve. Místo postupného prohledávání jednotlivých knihovenje výhodnější pomocí JIB (Jednotná informační brána) položit dotaz do několika knihoven najednou.

15. Použítí JIB pro přebírání záznamů • Knihovny se prohledávají postupně, jedna za druhou, tak jak bylo pořadí nadefinováno podle důležitosti. Nejdříve se prohledávaly NK Praha a MZK Brno. Byl-li záznam v těchto knihovnách nalezen, vyhledávání v dalších knihovnách nepokračovalo. Pokud v nich však vyhledávání nebylo úspěšné, pokračovala JIB v prohledávání dalších knihoven. Katalogizace - tentokrát opravdu sdílená

16. Použítí JIB pro přebírání záznamů • Jediným dotazem jsme tak rychle získali zpět odpověď, zda se v některé z  knihoven záznam nachází. Potom mohli katalogizátoři záznam přetáhnout a ihned a jednoduše spojit s aktuálním záznamem. • Záznam se přebíral přímo do modulu Katalogizace. Katalogizace - tentokrát opravdu sdílená

17. Použítí JIB pro přebírání záznamů • Přitom si katalogizátor ušetřil kroky jako kopírování na lokální počítač, opětné kopírování a vkládání do záznamu. Stále však ještě bylo nutné odmazávat některá duplicitní pole (ISBN, autor, název - ta byla součástí lokálního akvizičního záznamu). Katalogizace - tentokrát opravdu sdílená

18. Použítí JIB pro přebírání záznamů • Přebírání záznamů se ukázalo pro kvalitu a rychlost práce užitečné a přínosné, ale stále to ještě nebyla opravdová sdílená katalogizace.

19. Sdílená katalogizace • Ostrý provoz sdílené katalogizace v byl spuštěn 1.6.2005 přibližně po půlročním testování. • Účastní se knihovny s povinným výtiskem. Důvodem je vysoká úroveň katalogizace a podobný fond.

20. Sdílená katalogizace • Katalogizátoři MZK a VKOL pracují přímo v bázi NKC (=hlavní báze Národní knihovny). • Umožňuje to nadstavba programu ALEPH: ALEPH - CLUSTER

21. Sdílená katalogizace ALEPH-Cluster je nástroj, který nám konečně umožnil uskutečnit náš sen – katalogizaci skutečně sdílenou. Funguje na základě vytvoření vazby mezi centrální (NKC) a lokální bází prostřednictvím shodného identifikačního čísla v poli 001. Katalogizace - tentokrát opravdu sdílená

22. Sdílená katalogizace Při každém uložení záznamu v centrální bázi je automaticky upraven záznam v lokální bázi – změny se replikují. Obráceným směrem vazba nefunguje: pokud si někdo udělá změnu pouze v lokální bázi, tato změna se nepřenáší směrem do báze centrální.

23. Sdílená katalogizace • Pole chybějící v lokální bázi se přidají z centrální báze • Pole lišící se v centrální a v lokální bázi se přepíšou podobou z centrální báze • Pole chybějící v centrální bázi se v lokální bázi vymažou Katalogizace - tentokrát opravdu sdílená

24. CLUSTER NKC MZK VKOL Katalogizace - tentokrát opravdu sdílená

25. Sdílená katalogizace • V MZK a VKOL je však třeba i nadále pracovat souběžně v obou bázích - v centrální i lokální (v akvizici). • Pro akvizici tedy znamená současný způsob práce větší zátěž, ulehčení však přináší jmennému a věcnému zpracování. Ušetřený čas je možné věnovat zkvalitnění záznamů, např. přidáváním naskenovaných obáleka obsahů.

26. Výhody sdílené katalogizace • Každý záznam bude vytvořen skutečně a jen jednou – ne třikrát v každé knihovně a pokaždé trochu jinak. • Sdílená katalogizace tedy přináší jednotnost a vyšší kvalitu. • Kladem je jistě i to, že při změnách a opravách záznamů se tyto změny automaticky přenesou do lokálních bází bez zásahu lidské ruky.

27. Výhody pro katalogizátory • Záznam nemusí složitě vyhledávat, přetahovat a odmazávat duplicitní pole -tento způsob práce je tedy pro katalogizátory rychlejší. • Část záznamů už katalogizátoři najdou v NKC hotovou – vytvořil je katalogizátor jiné knihovny. • Katalogizátoři NK poskytují metodickou pomoc – tím usnadňují práci katalogizátorům jiných knihoven.

28. Elektronický katalog Záznamy VKOL jsou přístupné na Internetu v elektronickém katalogu VKOL: http://kat.vkol.cz Katalogizace - tentokrát opravdu sdílená