HINSIDES INFO-ENTUSIASMEN

1. Folkeuniversitetet - 2011 HINSIDES INFO-ENTUSIASMEN OM LEDELSE OG ORGANISATION SOM KOMMUNIKATION Finn Frandsen Center for Virksomhedskommunikation

2. Folkeuniversitetet - 2011 Oversigt • Hvorfor forsker jeg? • Min arbejdsplads: Center for Virksomhedskommunikation på Aarhus Universitet • Mød mine venner - ”info-entusiasterne”! • To grundopfattelser: • Det funktionalistiske perspektiv: organisationer harkommunikation • Det konstitutionalistiske perspektiv: organisationer er kommunikation (mød mine andre venner...) • Pause undervejs... • Praktiske konsekvenser for den daglige ledelse (af kommunikation) • Spørgsmål og diskussion

3. Folkeuniversitetet - 2011 Og så lige inden vi kommer alt for godt i gang... • Hallo! Kan vi få en kopi af dine slides? • Ja, det kan I, men kun hvis I går ind på... • www.asb.dk/staff/ff

4. Folkeuniversitetet - 2011 Hvorfor forsker jeg? • Fordi... • Jeg skal tjene penge, gøre karriere, ikke kan lade være, det er det eneste, jeg dur til osv. • Center for Positive Organizational Scholarship (POS) • Ross School of Business, University of Michigan • Blandt forskerne: Jane Dutton • ”A community of scholars devoted to energizing and transforming organizations through research on the theory and practice of positive organizing and leadership • Emner: skabe energi (no asshole-reglen!), medfølelse, positiv identitet, positivt lederskab, trivsel, modstandsdygtighed

5. Folkeuniversitetet - 2011 Aftenens budskab • Ikke mit svar på jeres spørgsmål, men jeres svar på mine spørgsmål... • Hvad er kommunikation? • Skal I arbejde med kommunikation i jeres organisation? • Hvis ja, hvordan? Operationelt, taktisk eller strategisk? • Skal I have en kommunikationsafdeling? • Eller er alle ledere og medarbejdere i organisationen i virkeligheden en slags ”kommunikationsmedarbejdere”? • Hvordan kan kommunikation bidrage til ”energizing” i jeres organisation?

6. Folkeuniversitetet - 2011 Hvordan ville du selv definere kommunikation? ?

7. Folkeuniversitetet - 2011 Center for Virksomhedskommunikation (1) • Vi er 32 forskere, der bl.a. arbejder med: • Corporate branding • CSR-kommunikation • Forandringskommunikation • Krisekommunikation • Strategiske samtaler: f.eks. ansættelse, MUS eller ”rundbordssamtaler” • Afskedigelseskommunikation • Diskursiv organisationsudvikling • Ledelseskommunikation (coaching, storytelling mv.) • Markedskommunikation • Kommunikationsafdelingens udvikling

8. Folkeuniversitetet - 2011 Center for Virksomhedskommunikation (2) • Vi underviser bl.a. på 5 studieprogrammer: • BA Sprog og Kommunikation • BA Management and Marketing Communication • Kandidat Virksomhedskommunikation • MA Corporate Communication • Executive Master Corporate Communication • Antal studerende: mellem 1000 og 1100 • www.asb.dk/asbccc

9. Folkeuniversitetet - 2011 Hvordan vi definerer virksomhedskommunikation... • Corporate communication • ASB Centre for Corporate Communication • Det har noget at gøre med... • Strategi • Integration af kommunikationsaktiviteter • Relationer mellem en organisation og dens eksterne og interne stakeholdere eller interessenter • Forretningsunderstøttelse

10. Folkeuniversitetet - 2011 Hvad er det nyeste inden for kommunikation? • Netværk • Et af de ti vigtigste ord i de sidste 10-15 år • Netværkskommunikation • Sociale netværk i, mellem og uden for organisationer • Sociale medier • Manuel Castells: Communication Power (2009) • Kommunikationsopfattelser • CCO-perspektivet (Communication Constitutes Organizations)

11. Folkeuniversitetet - 2011 Mine venner ”info-entusiasterne”

12. Folkeuniversitetet - 2011 Formål med foredrag Det ”sidste nye” inden for organisationers kommunikation handler om: • At nå frem til en større forståelse for, hvad kommunikation egentlig er • Kommunikation er ikke kun information • Kommunikation er ikke kun et redskab • Det handler også om mening, modtagere og fortolkning • Vi skal hinsides”info-entusiasmen”!!!

13. FUNKTIONALISME: Kommunikation Organisation Informations- og kommunikations-teknologi Ledelse Ideologi KONSTITUTIONALISME: Kommunikation Organisation Informations- og kommunikations-teknologi Ledelse Ideologi Folkeuniversitetet - 2011 To grundopfattelser – eller den samme historie to gange...

14. Kultur som variabel eller ”har-kultur Den funktionalistiske grundopfattelse Kultur som grundmetafor eller ”er”-kultur Den konstitutionalistiske grundopfattelse Folkeuniversitetet - 2011 Inspiration fra Smircich (1983) 1) Kommunikation 2) Organisation 3) Ledelse

15. Folkeuniversitetet - 2011 Den funktionalistiske grundopfattelse (1) Kommunikation: • Kommunikation = et redskab eller instrument, der kan anvendes som middel til at nå et andet mål • Kommunikation = distributionafinformation • Fokus på den rette kvantitet • Transmissionsparadigme En udbredt opfattelse: • Envejs- og tovejskommunikation • Massekommunikation • Det overkommunikerede samfund

16. Folkeuniversitetet - 2011 Den funktionalistiske grundopfattelse (2) Organisation: • Organisation = formelle relationer eller ”ting”, f.eks. et organisationsdiagram eller mennesker, afdelinger eller bygninger, som man kan gå ind og ud af • Organisation = en ”beholder”, som man kan ”hælde information ned i” Teknologi (IKT): • IKT er neutral funktions-optimering • Eksempel: organisationens intranet • ”Info-entusiasm” (Brown & Duguid 2001)

17. Folkeuniversitetet - 2011 Den funktionalistiske grundopfattelse (3) Ledelse: • Ledelse = management of decisions • Ledelse = rationel aktivitet udøvet af lige så rationelle aktører (rational choice-traditionen) • Ledelse = det præskriptive perspektiv (strategisk planlægning: situationsanalyse -> beslutning > implementering -> evaluering) eller a, b, c, d Ideologi: • Ledelsens synspunkt og interesser • ”Informationssamfundet” og ”vidensamfundet”

18. Folkeuniversitetet - 2011 Den konstitutionalistiske grundopfattelse (1) Kommunikation: • Kommunikation = et vilkår og ikke kun et værktøj • Kommunikation = fortolkning • Kommunikation = skabelse afmening • Fokus på den rette kvalitet • Interaktionsparadigme

19. Folkeuniversitetet - 2011 Den konstitutionalistiske grundopfattelse (2) Organisation: • Organisation = organisering, dvs. sociale processer, der altid allerede er i gang - eller: ”Der findes ikke organisationer” • Organisation er kommunikation - eller et ”fortolkningssystem” Teknologi (IKT): • ”Materialiseret teori” • Eksempel: den elektroniske kalender i organisationen

20. Folkeuniversitetet - 2011 Organisationsteoriens historie på fem minutter eller derunder... • Fra lukket til åben opfattelse • Fra maskine til netværk • Fra formel til uformel opfattelse • ”At arbejde efter reglerne” • Fra statisk til dynamisk opfattelse • Fra produkt til proces

21. Folkeuniversitetet - 2011 Hvor begynder og slutter en organisation egentlig? • Den fysiske afgrænsning • Organisationens bygninger • Den systemiske afgrænsning • Organisationskultur • Den psykologiske afgrænsning • Når vi tager arbejdet med hjem... • Den sproglige afgrænsning • ”Vi hos Home mener...”

22. Folkeuniversitetet - 2011 Den konstitutionalistiske grundopfattelse (3) Ledelse: • Ledelse = the management of meaning, dvs. at definere, hvad der er virkelighed for andre (Smircich & Morgan 1982) • Ledelse = aktivitet, der bygger på ”bounded rationality” (Simon, March og Carnegie-skolen) • Ledelse = det emergente perspektiv Ideologi: • Forskning for alle: både ledere og medarbejdere (i princippet) • Kritisk eller positiv tilgang

23. Folkeuniversitetet - 2011 Praktiske konsekvenser for arbejdet med kommunikation (1) • Spørgsmålet er ikke: at kommunikere eller ikke at kommunikere, men hvad og hvordan! • Man kommunikerer altid • Informationer er ikke noget, som ”overføres”! • Content fallacy • Alt kan tjene som budskab i en fortolkningsproces! • Hvad enten det er afsender eller modtager, som begynder • Kun det budskab, som fortolkes (fortolkes), tæller! • Tove Fergo-reglen • Et godt kommunikationsklima (en god kommunikationskultur) kan være vigtigere end en kommunikationspolitik! • Grundfos-reglen

24. Folkeuniversitetet - 2011 Praktiske konsekvenser for arbejdet med kommunikation (2) • Ledere er ikke kun afsendere • Den ”lyttende leder” • Kommunikation i en organisation er andet og mere end en kommunikationsafdeling og en kommunikationschef • Alle ledere og medarbejdere er også ”kommunikationsmedarbejdere” • En god organisation er en fortolkende organisation • Fortolkningsstyrke • God ledelse er fortolkende ledelse

25. Folkeuniversitetet - 2011 Praktiske konsekvenser for arbejdet med kommunikation (3) Praktiske tiltag: • Afdækning af (1) kommunikationsopfattelser i organisationen • Hierarki - funktionsinddeling (afdelinger) • Afdækning af (2) critical incidents i organisationen • Ditto • Kommunikationsdirektøren og kommunikationsafdelingen som intern rådgiver • Bevidst- og ansvarliggørelse • En altid igangværende proces

26. Folkeuniversitetet - 2011 Hvordan definerede du så kommunikation? !

27. Folkeuniversitetet - 2011 Hvor mange brugte ord som... • Afsender, effekt, formidle, få budskab igennem, ord? • Interaktion, dialog, samtale, proces? • Mennesker, modtagere, målgrupper, interessenter? • Metaforer eller ”billedsprog”: • Megafon, talerstol, prædikestol? • Dans, børnehaveklasse, rejse? • Magt, manipulere, undertrykke? • Er der en indre ”info-entusiast”?

28. Folkeuniversitetet - 2011 Kontakt Finn Frandsen, professor, centerleder ff@asb.dk Center for Virksomhedskommunikation www.asb.dk/asbccc Handelshøjskolen, Aarhus Universitet www.asb.dk

29. Folkeuniversitetet - 2011 Organisation = kommunikation- men hvordan? Karl Weick (født 1936) • Rensis Likert professor i organisationspsykologi, University of Michigan (USA) Vigtigste værker: • The Social Psychology of Organizing (1969, 1979) • Sensemaking in Organizations (1995) • Making Sense of the Organization (2001) Weicks tilgang: • Aktør-perspektiv og information systems approach (systemteori) inden for organisationspsykologi

30. Folkeuniversitetet - 2011 Organisationer som fortolkningssystemer • En teori om organisering (dynamisk processer), ikke om organisationer (statiske strukturer) • En organisation er ”informationsbehandling” eller et fortolkningssystem • Retrospektiv sensemaking

31. Folkeuniversitetet - 2011 Organisationer som fortolkningssystemer Den ”darwinistiske” eller evolutionsteoretiske mekanisme i fortolkningssystemet: • Ecological change • Equivocality eller tvetydig information • Enactment • ”How can I know what I think till I see what I say?” • Selection • Retrospektiv sensemaking • Assembly rules (fortolkningsskemaer) og double interact (handling, respons, tilpasning) • Retention • Balance mellem stabilitet og innovation • Enacted environment

32. Folkeuniversitetet - 2011 Weick om forandringer • Den planlagte tilgang til forandring • Kurt Levin: unfreezing, moving og freezing • Weicks tilgang til forandring: • Skelnen mellem episodisk forandring og kontinuerlig forandring • Freeze, rebalance og unfreeze

33. Folkeuniversitetet - 2011 Praksis inden for organisation = kommunikation • D. Modaff og S. De Wine: Organizational Communication: Foundations, Challenges, and Misunderstandings (2002) • Fokus på misforståelser: interaktion i en organisation er ofte problematisk! • Ny model for intern kommunikation: the communicative organization

34. Folkeuniversitetet - 2011 Ledelse af intern kommunikation • The communicative organization (CO): • Organisationens medlemmer er bevidste om, at misforståelser er en naturlig del af organisatorisk aktivitet og bør foregribes • Visse kendetegn ved social interaktion støttes og fremmes • Fleksibilitet i adfærd er afgørende for succesfuld kommunikation og effektiv strukturering af organisationen • Strategisk kommunikationsplanlægning er almindelig

35. (1) FOREGRIBE MISFORSTÅELSER Misforståelser er noget, man skal forvente, foregribe og forberede sig på i organisationen Misforståelser er både noget negativt og noget positivt Tre årsager til misforståelser: Værdier, som er i konflikt med hinanden Mangel på information Strategiske misforståelser Folkeuniversitetet - 2011 De fire komponenter

36. (2) SOCIAL INTERAKTION Visse kendetegn ved social interaktion støttes og fremmes: Psykologisk umiddelbarhed Respons i real time (feedback med den rette timing) Evaluering af udvekslinger Ledelse af sammenblanding af relationer Folkeuniversitetet - 2011 De fire komponenter

37. (3) FLEKSIBILITET I ADFÆRD Hvert medlem af organisationen må være parat til at tilpasse sig Forandringer i konteksten for de kommunikative aktiviteter Forandringer i selve relationen Forandringer i interaktions-mønstre Dialektiske spændinger i disse relationer Folkeuniversitetet - 2011 De fire komponenter

38. (4) STRATEGISK KOMMUNIKATIONS-PLANLÆGNING Strategisk kommunikationsplan-lægning består af fire sammenhængende strategier: Erkende, at der opstår misforståelser Dæmme op for misforståelsen (- læring) Håndtere misforståelsen Konstruere en ny fortolkning af misforståelsen (+ læring) Folkeuniversitetet - 2011 De fire komponenter

39. Folkeuniversitetet - 2011 Praksis inden for organisation = kommunikation • Målinger af intern kommunikation: ”tilfredshedsanalyser” • Grundantagelse: (høj) tilfredshed med intern kommunikation bidrager til produktivitet, mindsker sygefravær, reducerer stress og har indflydelse på tilfredshed med jobbet, motivation og lignende • Forskellige teknikker: • Spørgeskema, interviews, dagbogsstudier og analyse af sociale netværk • Communication Satisfaction Questionnaire • Lukket kvantitativ metode • Critical Incident Technique • Åben kvalitativ metode

40. Folkeuniversitetet - 2011 Måling af intern kommunikation (1) • C. Dawns & M.D. Hazen: A Factor Analytic Study of Communication Satisfaction (1977) • Communication Satisfaction Questionnaire (CSQ) • Medarbejderne svarer på 44 spørgsmål vedr. 8 kommunikative temaer • 7 punkts Likertskala: fra 1 (meget utilfreds) til 7 (meget tilfreds)

41. Folkeuniversitetet - 2011 De 8 kommunikative temaer • Kommunikationsklima • Forhold til overordnede • Integration i organisationen • Kvaliteten i de anvendte medier • Horisontal og uformel kommunikation • Det organisatoriske perspektiv • Forhold til underordnede • Personligt feedback

42. Folkeuniversitetet - 2011 Måling af intern kommunikation (2) • J.C. Flanagan: The critical incident technique (1954) • Fokus på erfaringer med kommunikative begivenheder, der i særlig grad er negative eller positive • Grundantagelse: medarbejdernes oplevelse af (u)tilfredshed stammer fra faktiske erfaringer (incidents) ”i den virkelige verden” • Udtømmende individuelle interviews

43. Folkeuniversitetet - 2011 Organizational communication:nogle forslag til videre læsning Centrale publikationer: • W. C. Redding: Communication within the Organization (1972) • L. Putnam & M. Pacanowsky (red.): Communication and Organization: An interpretive Approach (1983) • F. Jablin & L. Putnam (red.): The New Handbook of Organizational Communication (2001) • L. Putnam & K. Krone: Organizational Communication I-V (2006) • G. Fairhurst: Discursive Leadership (2007)