Projektbericht: Welcome Centre an der Ruhr-Universität Bochum

1. Monika Sprung, Leiterin Akademisches Auslandsamt Anna Tredota, Projektmitarbeiterin Welcome Centre Projektbericht: Welcome Centre an der Ruhr-Universität Bochum www.rub.de/welcome-centre

2. Konzept Welcome Centre Bochum • Information und Serviceleistungen für international mobile ForscherInnen und ihre Familien sowie die gastgebenden Lehrstühle • Bündelung der Expertise und Ergänzung der Angebote von bereits existierenden (Verwaltungs-)Strukturen - Matrixorganisation (AAA, Personaldezernat, Pro-Kids, Research School, Lehrstühle, Akafö, Sprachabteilung DaF u.a.) www.rub.de/welcome-centre

3. ProjektumsetzungAufgaben innerhalb des Projektes • Koordination und Vernetzung intern • Aufbau der Dienstleistungen • Aufbau und Pflege der Internetseiten • Vernetzung Welcome Centre-Mitarbeiter (Matrix) • Öffentlichkeitsarbeit, Erstellung Printmaterial • Aufbau der Datenbank (Datenschutz!) • Rekrutierung und Fortbildung der student. Tutoren • Organisation von Veranstaltungen • Vernetzung extern (Stadt Bochum, Unis Bonn und Marburg, ERAMORE, Utrecht Network) www.rub.de/welcome-centre

4. Arbeitsweise und Kommunikation Stud.Tutoren Zentraler Kontakt AAA Ansprechpartner RUB Lehrstühle externe Ansprechpartner lokal Internationale Netzwerke www.rub.de/welcome-centre

5. Stand der Umsetzung:Services und Informationen • Homepage: Praktische Informationen, Events/News, Rückblicke • Hilfe bei der Wohnungssuche • Beratung ausländerrechtliche Angelegenheiten • Beratung Arbeitsverträge (Personaldezernat), englische Übersetzungen von allen Verträgen, Personalbogen etc. • Beratung Familie (ProKids) • Sprachkurse Deutsch als Fremdsprache • Studentische Tutoren • Datenbank der Gastwissenschaftler: Anmeldung online • Datenbank der Gastgeber: Backoffice www.rub.de/welcome-centre

6. Stand der Umsetzung:Begleitprogramm und Extras • Neujahrsempfang • Welcome Centre Cocktails • Angebote für begleitende PartnerInnen (z.B. Frauenkontaktgruppe) • Wissenschaftler Lounge • Projekt Wirtschaftspsychologie www.rub.de/welcome-centre

7. Stand der Umsetzung: Aktuelles • Gastwissenschaftler-Ausweis • Internetseite „Internationale Gäste der RUB“ • Willkommens-Mappe: Welcome Centre-Booklet • Begleitprogramm (Zusammenarbeit BO-Marketing) www.rub.de/welcome-centre

8. Projektphase 2 und danach:Aufgaben und offene Fragen • Gestaltung der Geschäftsprozesse • Nachhaltigkeit der aufgebauten Dienstleistungen und Strukturen nach dem Förderzeitraum • Gastwissenschaftler inclusive Doktoranden? • Ausbau der externen Vernetzungsstrukturen (Universitätsallianz Metropole Ruhr, Utrecht Network) www.rub.de/welcome-centre

9. Geschäftsprozesse: Beispiel real • Vorbereitungen • Ankunft • Unterbringung • Visum und Anmeldung • Kontoeröffnung • Formalitäten Kinder • Formalitäten Partner • Arbeitsvertrag • Mietvertrag • Doppelbesteuerung • Rechenzentrum • GW-Ausweis • Universitätsführung • Formalitäten während und am Ende des Aufenthalts Lehrstuhl www.rub.de/welcome-centre

10. Geschäftsprozesse: Wunschmodell? • Vorbereitungen • Ankunft • Unterbringung • Visum und Anmeldung • Formalitäten Partner • Formalitäten Kinder • Kontoeröffnung • Arbeitsvertrag • Mietvertrag • Doppelbesteuerung • Rechenzentrum • GW-Ausweis • Universitätsführung • Formalitäten während und am Ende des Aufenthalts Lehrstuhl Lehrstuhl www.rub.de/welcome-centre

11. Lösung: Paket-Angebot (nach Abschluß der Projektphase) Basispaket: Informieren Beraten Lehrstuhl „Rundum-Sorglos-Paket“: Übernehmen Erledigen Lehrstuhl www.rub.de/welcome-centre

12. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! www.rub.de/welcome-centre