Haparanda Stad

2. Haparanda Stad Medarbetarundersökning hösten 2011 HTFAB

3. Presentation • Om undersökningen • Förklaringar • Resultat- Index- Per fråga • Prioriteringsdiagram, Haparanda stad totalt • Sammanfattning

4. Om undersökningen • Metoden som använts är en kombination av webb och postala enkäter. De medarbetare som har egen dator och där mail bedömts vara bästa metod har fått ett mail med en länk till enkäten. Övriga har fått ett kuvert innehållande informationsbrev, enkät och svarskuvert. Enkäten har även översatts till finska • Totalt besvarades undersökningen av 609 personer motsvarande en svarsfrekvens av 70 procent • För HTFAB besvarades undersökningen av 11 personer motsvarande en svarsfrekvens av 42 procent • Öppna svar redovisas som oredigerad text i Word för Haparanda Stad totalt • Undersökningen genomfördes veckorna 47-50, 2011 • Leverantör: Markör Marknad och Kommunikation AB Peter Linsér 070-697 85 05

5. Resultatet i diagrammen baseras på de som avgivit ett ”betyg” på skalan. De som besvarat ett påstående med ”vet ej” redovisas inte i diagrammen • Diagrammen visar andelen som avgivit ett visst svar på varje fråga • Endast de avdelningar/enheter där minst 5 personer har besvarat enkäten redovisas i egen rapport. Övriga ingår i närmast överordnad organisatoriska redovisningsenhet. Detta krav gäller även för frågorna om utvecklings/medarbetarsamtal samt lönesamtal • Frågan om trakasserier, våld, hot och mobbing redovisas endast för Haparanda Stad totalt. Detsamma gäller nedbrytningar på olika bakgrundsvariabler såsom kön, anställningstid etc. vilket redovisas som tabeller i Excel Förklaringar

6. Förklaring av NöjdMedarbetarIndex (NMI) • NMI baseras på tre frågor som besvarats på en 10-gradig skala: • Gör en helhetsbedömning av ditt arbete och dina arbetsförhållanden. Hur nöjd är du med din nuvarande arbetssituation? Skala: Inte alls nöjd-I allra högsta grad nöjd • Hur väl motsvarade din nuvarande arbetssituation dina förväntningar på arbete och arbetsförhållanden? Skala: Inte alls - I allra högsta grad • Föreställ dig ideala arbetsförhållanden. Hur nära eller långt ifrån sådana perfekta arbetsförhållanden är din nuvarande arbetssituation? Skala: Långt ifrån-Mycket nära • Betygen för de tre frågorna har indexerats 0-100 (Svarsskalan 1-10 har gjorts om till 0-100) och ett medelvärde har beräknats för de tre frågorna • Delindex är beräknat som andelen svar med betyget 4 eller 5 av samtliga avgivna svar inom frågeområdet

7. ResultatNöjdMedarbetarIndex (NMI)

10. Resultat Index per frågeområde

12. Resultat per fråga

31. PrioriteringsdiagramOBS! För Haparanda stad totalt

32. Prioriteringsdiagram Prioriteringsdiagrammet är en statistisk analys som visar på sambandet mellan en enskild fråga och NMI. I diagrammet visas ”betyget” dvs andelen nöjda med en enskild fråga på den stående axeln och för den liggande stapeln visas hur stor påverkan en enskild fråga har på NMI. Korrelationen kan variera från -1 till +1. Frågor långt nere till höger dvs hög påverkan/starkt samband med NMI och lägre betyg bör prioriteras. Dock är det viktigt att påpeka att prioriteringsdiagrammet är en statistisk beräkning och ett stöd. Resultaten bör alltid sättas i relation till andra mål och de förutsättningar som organisationen har. För ett lyckat utvecklingsarbete behöver den statistiska analysen i kombination med övriga resultat ”kläs på” med den kunskap och erfarenheter som organisationens medarbetare besitter. För att medarbetarna skall bli nöjda handlar det inte bara om vilka utvecklingsområden som prioriteras utan också på vilket sätt åtgärderna implementeras/utförs. På nästa sida visas de 10 frågor som har starkast påverkan på NöjdMedarbetarIndex (NMI)

34. Sammanfattning • HTFAB når en svarsfrekvens på 42 % vilket ger utrymme till förbättring. Det är också antalsmässigt få svar varför resultatet bör tolkas med viss försiktighet. Enskilda personers svar får stort procentuellt genomslag. Resultatet kan ses som en indikation av områden där medarbetarna är mer eller mindre nöjda • Medarbetarindex är 63 vilket är i nivå med Haparanda stad totalt som når ett medarbetarindex på 61 vilket är ett godkänt resultat men visar på att det finns en potential till utveckling inom flera områden. • Mest nöjda är medarbetarna med frågeområdet ”Medarbetarskap” vilket når ett mycket högt index (95). Flertalet av frågorna handlar om hur medarbetarna själva upplever att de bidrar till verksamheten. Det är vanligt med högre betyg när medarbetarna bedömer sin egen insats • Även mångfald och jämlikhet samt arbetsförhållanden får ett högt index, 85 respektive 81. De allra flesta medarbetarna instämmer i att man respekterar varandras olikheter och att det råder lika villkor för kvinnor och män. Medarbetarna som svarat inom HTFAB upplever sitt arbete som meningsfullt, det är ett bra arbetsklimat i gruppen med en ”tillåtande” atmosfär och den fysiska arbetsmiljön upplevs som bra • Två områden som får lite lägre ”betyg” av medarbetarna är området ”Hälsa” som når ett index på 55 samt ”Information och kommunikation” som når ett index på 55 • Frågeområden med högre/lägre betyg överensstämmer med Haparanda stad totalt

35. Sammanfattning • Det är en något lägre andel inom HTFAB (27 procent) som uppger att de varje vecka upplever att de är stressade pga arbetetjämfört med Haparanda stad totalt (37 %). Stress är dock individ orienterat så även om andelen totalt sett är lägre så är det viktigt att fånga upp och reda ut orsakerna för de mest utsatta personerna innan det leder till sjukskrivningar som på många sätt är kostsamma för såväl medarbetaren som arbetsgivaren • Inom information och kommunikation så uttrycks ett tydligt önskemål om fler arbetsplatsträffar. 55 procent av medarbetarna upplever att informationen de får är tydlig och klar och 64 procent upplever att information från chefer och ledning är samstämmig. 64procent instämmer i att de formella informationskanalerna är bra. Detta är siffror som absolut kan förbättras och bör prioriteras för att få fler medarbetare att ”dra åt samma håll” • Ledarskapet som är ett av de absolut viktigaste områdena når ett index på 76 (Haparanda totalt 70) vilket kan betraktas som ett bra resultat

36. Sammanfattning • 45 procent av medarbetarna uppger att de haft medarbetarsamtal och ytterligare 9 procent säger att det är planerat. Andelen är klart lägre än för Haparanda stad totalt där ca 90 procent har haft eller har ett medarbetarsamtal inplanerat. Ingen av respondenterna inom HTFAB uppger att de varit med och tagit fram en individuellt utvecklingsplan • Av de som haft medarbetarsamtal är 60 procent uttalat nöjda. Ingen är uttalatmissnöjd. • 55 procent uppger att de har haft lönesamtal de senaste 12 månaderna . Andelen är lägre än för Haparanda stad totalt där ca 85 procent av medarbetarna uppger att de haft lönesamtal eller att det är inplanerat • Lön är en svår fråga och det är vanligt att arbetsgivaren får lite lägre betyg på frågor som berör nöjdheten med lönesamtalet. Dock uppger 50 procent av medarbetarna att de inte kan påverka sin löneutveckling, en siffra som bör kunna förbättras med tydlig information och ”måldokument” eller en individuell utvecklingsplan

37. Sammanfattning • Av prioriteringsdiagrammet framgår att det absolut viktigaste för nöjda medarbetare är att de känner sig delaktiga och kan påverka sin arbetssituation. Det är också viktigt att medarbetarna känner att deras kompetens tas tillvara, att informationen är tydlig och klar och att kraven som ställs på dem upplevs som rimliga

38. Slutsats • De viktigaste utvecklingsområdena för att medarbetarna skall trivas bättre, känna sig mer motiverade och bidra till att kommunen fungerar ännu bättre avgör ni! • Av resultaten framgår att:- Informationen och kommunikationen kan utvecklas. Fler arbetsplatsträffar är ett tydligt önskemål- Även om andelen är lägre än för Haparanda stad totalt så upplever flera sig vara stressade av sitt arbete. Vad är orsaken? Resurser, bristande styrning/oklara riktlinjer, känsla av brist på delaktighet/utanförskap etc?- Allt för få har haft medarbetar och lönesamtal. Dialogen är viktig för att säkerställa att medarbetarna ser sin del i helheten. Medarbetarsamtalet bidrar till att skapa delaktighet och engagemang som är av stor vikt för att medarbetarna skall känna sig motiverade och efter bästa förmåga bidra till kommunens verksamhet- Ledarskapet är motorn i maskineriet. Det är oerhört viktigt att få en bra dialog i utvecklingsarbetet ute på de olika enheterna så att medarbetarna känner delaktighet

39. Slutsats • Den största utvecklingspotentialen finns alltid på enskilda förvaltningar och enheter. Resultatet av undersökningen är ert! Bra frågor att ställa brukar vara: Vad är viktigast för att arbetet på er enhet skall fungera bättre/bli roligare? Vad kan du som medarbetare göra för att bidra till detta? Vad kan er chef göra? Ansvaret ligger inte bara på chefen! Medarbetaren har ett stort eget ansvar för sin arbetssituation • Även om svarsfrekvensen är lägre inom HTFAB så kan frågorna ovan ställas och resultaten användas som underlag för dialog. En medarbetarundersökning kommer aldrig att ge er de exakta svaren på vad som är viktigast att utveckla och förbättra. Lösningarna skapar ni genom en öppen dialog. Det är er arbetsplats och er vardag • Prioritera arbetsområden. Försök inte att förbättra allt på en gångDet är bättre att göra några saker bra än många dåligt!