Haparanda Stad

2. Haparanda Stad Medarbetarundersökning hösten 2011 Kommunledningsförvaltningen

3. Presentation • Om undersökningen • Förklaringar • Resultat- Index- Per fråga • Prioriteringsdiagram, Haparanda stad totalt • Sammanfattning

4. Om undersökningen • Metoden som använts är en kombination av webb och postala enkäter. De medarbetare som har egen dator och där mail bedömts vara bästa metod har fått ett mail med en länk till enkäten. Övriga har fått ett kuvert innehållande informationsbrev, enkät och svarskuvert. Enkäten har även översatts till finska • Totalt besvarades undersökningen av 609 personer motsvarande en svarsfrekvens av 70 procent • För Kommunledningsförvaltningen besvarades undersökningen av 50 personer motsvarande en svarsfrekvens av 98 procent • Öppna svar redovisas som oredigerad text i Word för Haparanda Stad totalt • Undersökningen genomfördes veckorna 47-50, 2011 • Leverantör: Markör Marknad och Kommunikation AB Peter Linsér 070-697 85 05

5. Resultatet i diagrammen baseras på de som avgivit ett ”betyg” på skalan. De som besvarat ett påstående med ”vet ej” redovisas inte i diagrammen • Diagrammen visar andelen som avgivit ett visst svar på varje fråga • Endast de avdelningar/enheter där minst 5 personer har besvarat enkäten redovisas i egen rapport. Övriga ingår i närmast överordnad organisatoriska redovisningsenhet. Detta krav gäller även för frågorna om utvecklings/medarbetarsamtal samt lönesamtal • Frågan om trakasserier, våld, hot och mobbing redovisas endast för Haparanda Stad totalt. Detsamma gäller nedbrytningar på olika bakgrundsvariabler såsom kön, anställningstid etc. vilket redovisas som tabeller i Excel Förklaringar

6. Förklaring av NöjdMedarbetarIndex (NMI) • NMI baseras på tre frågor som besvarats på en 10-gradig skala: • Gör en helhetsbedömning av ditt arbete och dina arbetsförhållanden. Hur nöjd är du med din nuvarande arbetssituation? Skala: Inte alls nöjd-I allra högsta grad nöjd • Hur väl motsvarade din nuvarande arbetssituation dina förväntningar på arbete och arbetsförhållanden? Skala: Inte alls - I allra högsta grad • Föreställ dig ideala arbetsförhållanden. Hur nära eller långt ifrån sådana perfekta arbetsförhållanden är din nuvarande arbetssituation? Skala: Långt ifrån-Mycket nära • Betygen för de tre frågorna har indexerats 0-100 (Svarsskalan 1-10 har gjorts om till 0-100) och ett medelvärde har beräknats för de tre frågorna • Delindex är beräknat som andelen svar med betyget 4 eller 5 av samtliga avgivna svar inom frågeområdet

7. ResultatNöjdMedarbetarIndex (NMI)

10. Resultat Index per frågeområde

12. Resultat per fråga

31. PrioriteringsdiagramOBS! För Haparanda stad totalt

32. Prioriteringsdiagram Prioriteringsdiagrammet är en statistisk analys som visar på sambandet mellan en enskild fråga och NMI. I diagrammet visas ”betyget” dvs andelen nöjda med en enskild fråga på den stående axeln och för den liggande stapeln visas hur stor påverkan en enskild fråga har på NMI. Korrelationen kan variera från -1 till +1. Frågor långt nere till höger dvs hög påverkan/starkt samband med NMI och lägre betyg bör prioriteras. Dock är det viktigt att påpeka att prioriteringsdiagrammet är en statistisk beräkning och ett stöd. Resultaten bör alltid sättas i relation till andra mål och de förutsättningar som organisationen har. För ett lyckat utvecklingsarbete behöver den statistiska analysen i kombination med övriga resultat ”kläs på” med den kunskap och erfarenheter som organisationens medarbetare besitter. För att medarbetarna skall bli nöjda handlar det inte bara om vilka utvecklingsområden som prioriteras utan också på vilket sätt åtgärderna implementeras/utförs. På nästa sida visas de 10 frågor som har starkast påverkan på NöjdMedarbetarIndex (NMI)

34. Sammanfattning • Kommunledningsförvaltningen når en svarsfrekvens på 98 % vilket är mycket bra och ger en hög tillförlitlighet i resultatet • Medarbetarindex är 66 vilket är signifikant högre än Haparanda stad totalt som når ett medarbetarindex på 61. Ett index på 66 är bra men visar ändå på att det finns en potential till utveckling inom flera områden • Kommunledningsförvaltningen får generellt högre resultat jämfört med Haparanda stad totalt. Mest nöjda är medarbetarna med frågeområdet ”Medarbetarskap” vilket når ett mycket högt index (94). Flertalet av frågorna handlar om hur medarbetarna själva upplever att de bidrar till verksamheten. Det är vanligt med högre betyg när medarbetarna bedömer sin egen insats • Även styrning och mångfald och jämlikhet får höga index, 82 respektive 80. Flertalet uppger att de väl känner till visionen och de olika målen. De allra flesta medarbetarna instämmer också i att man respekterar varandras olikheter och att det råder lika villkor för kvinnor och män • Två områden som får lite lägre ”betyg” av medarbetarna är området ”Hälsa” som når ett index på 53 samt ”Information och kommunikation” som når ett index på 65

35. Sammanfattning • Det är en relativt stor andel (41 procent) som uppger att de varje vecka upplever att de är stressade pga arbetet. Andelen är något högre än för Haparanda stad totalt (37 %). Viktigt att lyfta fram är att stress upplevs olika av olika individer och behöver inte alltid vara kopplad till faktisk arbetsbelastning. T ex får området information och kommunikation lite lägre betyg. Att inte veta eller inte se sin del i helheten kan vara väldigt stressande för många och också påverka motivationen negativt • 62 procent av medarbetarna upplever att informationen de får är tydlig och klar och 55 procent upplever att information från chefer och ledning är samstämmig. 41 procent instämmer i att de formella informationskanalerna är bra. Detta är siffror som absolut kan förbättras och bör prioriteras för att få fler medarbetare att ”dra åt samma håll” • Ledarskapet som är ett av de absolut viktigaste områdena når ett index på 79 (Haparanda totalt 70) vilket är ett bra resultat. Frågor som får lite lägre betyg handlar bl a om cheferna ger återkoppling och hur man planerar och organiserar arbetet. Till del hänger frågorna ihop med information ovan

36. Sammanfattning • 74 procent av medarbetarna uppger att de haft medarbetarsamtal och ytterligare 22 procent säger att det är planerat alternativt att de inte arbetet i 12 månader. Även om man alltid kan sträva mot 100 procent så är 96 procent genomförda och/eller planerade samtal en hög andel • Av de som haft medarbetarsamtal är 78 procent uttalat nöjda. Ett fåtal är missnöjda. 24 procent av medarbetarna uppger att man tagit fram eller planerat in ett samtal om att ta fram en individuell utvecklingsplan för medarbetaren • 62 procent uppger att de har haft lönesamtal de senaste 12 månaderna och ytterligare ca 30 procent säger att samtalet är planerat eller att de inte arbetat inom Haparanda stad i 12 månader • Lön är en svår fråga och det är vanligt att arbetsgivaren får lite lägre betyg på frågor som berör nöjdheten med lönesamtalet. Dock uppger 34 procent av medarbetarna inom kommunledningens förvaltning att de inte kan påverka sin löneutveckling, en siffra som bör kunna förbättras med tydlig information och ”måldokument” eller en individuell utvecklingsplan

37. Sammanfattning • Av prioriteringsdiagrammet framgår att det absolut viktigaste för nöjda medarbetare är att de känner sig delaktiga och kan påverka sin arbetssituation. Det är också viktigt att medarbetarna känner att deras kompetens tas tillvara, att informationen är tydlig och klar och att kraven som ställs på dem upplevs som rimliga

38. Slutsats • De viktigaste utvecklingsområdena för att medarbetarna skall trivas bättre, känna sig mer motiverade och bidra till att kommunen fungerar ännu bättre avgör ni! • Av resultaten framgår att:- Informationen och kommunikationen kan utvecklas. Ett viktigt område att se över är varför medarbetarna inte upplever att chefer och ledning är samstämmiga. - Se över kanalerna för hur vi informerar- Flera upplever sig vara stressade av sitt arbete. Vad är orsaken? Resurser, bristande styrning/oklara riktlinjer, känsla av brist på delaktighet/utanförskap etc?- Ledarskapet är motorn i maskineriet. Det är oerhört viktigt att få en bra dialog i utvecklingsarbetet ute på de olika enheterna så att medarbetarna känner delaktighet

39. Slutsats • Den största utvecklingspotentialen finns alltid på enskilda förvaltningar och enheter. Resultatet av undersökningen är ert! Bra frågor att ställa brukar vara: Vad är viktigast för att arbetet på er enhet skall fungera bättre/bli roligare? Vad kan du som medarbetare göra för att bidra till detta? Vad kan er chef göra? Ansvaret ligger inte bara på chefen! Medarbetaren har ett stort eget ansvar för sin arbetssituation • Prioritera arbetsområden. Försök inte att förbättra allt på en gångDet är bättre att göra några saker bra än många dåligt!