Hyöty järjestelmään sisään järjestelmässä sisällä järjestelmästä ulos

1. Hyötyjärjestelmään sisään järjestelmässä sisällä järjestelmästä ulos Markku I. NurminenSilja Symphony7.9.2004SYTYKE 25 v.

2. Taustaa • LABORIS: Turun yliopiston tietojärjestelmälaboratorio (1993) • Tietojärjestelmätutkimusta vuodesta 1985 • Ydinosaamisalueita • Tietojärjestelmien hyötykäyttö: lukuisia arviointiprojekteja • Tietojärjestelmien käyttöönotto • Tietojärjestelmien käytettävyys

3. Hyvä tuuri • Tietotyöprojektin (1985-1989, Suomen Akatemia) loppuarvioinnissa kuultu lausunto: • Tutkijoilla oli hirveän hyvä tuuri, kun onnistuivat löytämään niin heikkolaatuisen järjestelmän, että siitä löytyi niin paljon kriittistä sanottavaa • Hyvä tuuri on jatkunut siitä lähtien lähes katkeamatta • Kaikilla on hyötykäytön ongelmia, useimmilla todella merkittäviä

4. Muita ääniä • Cap Gemini Ernst Young selvitys syksyllä 2003 • Suomalaiset käyttäjät käyttävät tietotekniikan kanssa mähjäämiseen 5 – 20 (8) prosenttia työajasta • Laborikselle tämä ei ole yllätys • Tietojärjestelmätieteen tutkijayhteisö • Pyrkii siirtymään teknisestä tulkinnasta organisatorisesti ja sosiaalisesti painottuneeseen • Liittyy uuden identiteetin etsintään tieteenalalla • IS Core debate

5. Hyöty tietojärjestelmässä • Tätä hyötyä ei ole ellei sitä joku hyödynnä • Muutoin se on hyötypotentiaalia • Hyödyn havaitseminen on vaikeata, hyödyn puuttuminen on helpompi huomata • Hyödyn ulossaamisen konsti on paljon huonommin tunnettu kuin sen sisään ahtamisen • Kuitenkin ulos saaminen on tärkeämpi, koska jos se jää puuttumaan, on sisään laittamisen investointi mennyt hukkaan

6. Hyötypotentiaalin nelikenttä

7. Tarttis tehrä jottai • Opetellaan tekemään hyödyn ulosottoa tehokkaammin tai taitavammin • Laboriksen piirissä on koulutettu 15 vuoden ajan maistereita, joilla on tällaista osaamista • Työmarkkinoilla ei ole työpaikkoja, joiden kautta he voisivat muuttaa tilannetta • ATK-yrityksessa ura alkaa kumminkin ohjelman koodauksella • Viiden vuoden kuluttua voi päästä toisenluonteisiin työtehtäviin (jos on osoittautunut hyväksi ohjelmoimaan)

8. Hyväksikäyttävät organisaatiot • Ei ole juurikaan hyötykäyttöön painottuneita työpaikkoja • Onko mikrotukihenkilö ainoa työnimike? • Usein konsultti on ainoa hyötykäytöstä kiinnostunut • Vain käyttöönoton aikana, lähtee pois kun alkaa oppia organisaation toimintaa • Kohtuullisesti säännösteltävissä oleva mutta kallis resurssi • Konsultoinnin osuus projektien kustannuksista ollut nousussa (ERP)

9. Tilanne ei ole kohentunut • Miten oli ennen? • Käyttäjien osallistuminen järjestelmien kehittämiseen tarjosi platformin hyötykäyttönäkökohtien esillä pitämiseen • Osallistumisen tavoitteet • Asenne myönteisemmäksi, muutosvastarinta lievemmäksi • Järjestelmän laatu paremmaksi, äänetön tieto mukaan prosessiin • Demokraattinen oikeus vaikuttaa omaan työtilanteeseen

10. Ulkoistaminen • Järjestelmän suunnittelee ja toteuttaa asiantuntijajoukko, jolla ei (enää) ole sisäpuolista näkemystä tai tuntumaa organisaation liiketoimintaan • Kustannusten ja aikataulujen saaminen hallintaan (toteutuiko?) tapahtuu usein ”laadun” ja hyötykäytettävyyden kustannuksella

11. Valmisohjelmistot • Pitkälle tuotteistettu – usein sellofaaniin kääritty • Suunnittelija ei tunne tulevia käyttäjiä • Käyttäjäorganisaatioita on (toivottavasti) suuri määrä • Räätälöintimahdollisuus on usein olematon • Käyttäjien osallistuminen on looginen ja käytännöllinen mahdottomuus

12. Johtopäätös • Hyödyn ulosottamista ei pidetä kovin tärkeänä tai aliarvioidaan sen vaatimaa työmäärää, kestoa ja kustannusta • Laboriksen kokemukset vahvistavat tätä • Miten tämä on mahdollista? • Taustalla on käsitys tietojärjestelmästä ja sen luonteesta, joka on väärin painottunut

13. Tietojärjestelmäkäsitys • Irmeli Sinkkosen aforismi: Käyttäjän työtä ei ole tietojärjestelmän käyttäminen

14. Tietojärjestelmä työn tekemisen välineenä • Järjestelmä ei ole yhteistyön osapuoli • Tehtäviä ei voida jakaa käyttäjien ja järjestelmän suoritettaviksi • Koska järjestelmä ei kelpaa toimijaksi • Käyttäjän työn tarkoitus on jotain muuta, jotain enemmän • Tietotekninen väline sulautuu toimintaprosessien osaksi

15. Työrooli ja representaatio • Mistä tiedetään mitä kenenkin kuuluu tehdä töissään? • Jaetaan prosessit työroolien kesken • Jaetaan roolit työntekijöiden kesken • Roolien ja roolinhaltijoiden lukumäärät • Samalla jaetaan myös tietojärjestelmä-tehtävät • Kaikista järjestelmistä ei näe ainakaan selvästi, millaisia työnjaon ratkaisuja niissä on ajateltu

16. Järjestelmä ja vastuualueet • Voidaanko kaikille järjestelmän osille osoittaa vastuuhenkilöt tai –roolit • Jos ei voida, kuka vastaa lopuista, ATK-päällikkökö? • Voidaanko järjestelmä jakaa osajärjestelmiksi vai onko se pidettävä jakamattomana? • Kuka vastaa järjestelmätoiminnoista ja kuka vastaa sen tiedoista?

17. Integroidun järjestelmän sosiaalinen tulkinta • Suuri osa organisaation koordinoinnista tapahtuu järjestelmän välittämänä • Yksi kirjoittaa tietokantaan, toinen lukee tämän tiedon: syntyy kommunikaatiosuhde • Sosiaalinen tulkinta tarkoittaa tässä, että että nämä koordinointirakenteet avataan ja tehdään havainnollisiksi

18. Käyttöönotto ja käyttö • Käyttöönotossa luodaan järjestelmästä tällainen sosiaalinen tulkinta • Jokainen käyttäjä joutuu tuottamaan itsellensä tällaisen tulkinnan, muut eivät voi tehdä sitä hänen puolestaan • Järjestelmätehtävät on sulautettava vastuualueen prosesseihin

19. Hyötykäytön paradokseja • Hyötykäyttöä on vaikea havaita mutta sen puuttuminen huutaa kovalla äänellä • Uskomattoman monet asiat voivat mennä pieleen ja aiheuttaa hyötykäyttöongelman • Vaikea tutkittava, vrt. onnettomuustutkimus • Ongelma lasketaan ongelmaksi vain jos sille voidaan esittää ratkaisu tai lievennys • Ratkaisuesitykset voivat olla keskenään ristiriidassa

20. LABORIS: liikesalaisuus • Esitetään ensin organisaatioyksikön toiminta riippumattomana tietoteknisistä ratkaisuista • Samalla määritellään toiminnan tavoitteet ja sen onnistumisen kriteerit. • Ne ovat samat! • Sitten arvioidaan, miten hyvin käytössä oleva järjestelmä palvelee tätä toimintaa ja sen tavoitteita

21. Inessiivi – elatiivi – illatiivi • Aikajärjestys • Sisään – sisällä – sisältä (ulosotto) • Tärkeysjärjestys • Sisältä – sisällä – sisään • Päinvastainen • Käyttäjäluokittelu • Input-käyttäjät ja output-käyttäjät • Raportointia ja valvontaa • Kuka huolehtii hyödyn sisälläpitämisestä? • Hyödyn jakaminen tasaisemmin

22. Uudet ammattikuvat • Käyttöönottaja • Hyödyn ulosottomies • Prosessinsulauttaja • Hyötykäyttöasiamies • Rooliohjaaja • Työnjakovirittäjä • Vierihoitaja • Osaamisvyöryttäjä

23. Kysyntä ja tarjonta • Miten saadaan aikaan riittävä synnintunto? • Pitää myös tietää, mikä on mennyt pieleen ja mitä sille voidaan tehdä • Korjaavat ja ennaltaehkäisevät toimenpiteet • Miten tämä johtaa kysyntään ja miten se järjestetään? • Miten tuotetaan tarvittavia osaajia? • Turun yliopistolla on resepti • Tuotteistamista tarvitaan yhteistyössä markkinoiden kanssa