MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL MÓDULO VI PLAN DE TRABAJO

1. MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL MÓDULO VI PLAN DE TRABAJO Guatemala Febrero 2010 Instructores: Licda. Alma Irene González – Coordinadora General Especialista FyEdeP. e Innovación y Mercadeo - Asesoría Técnica Profesional Lic. Ezrra Israel Orozco - Especialista Formulación de Proyectos Arq. Edgar Juárez – Especialista Formulación de Proyectos

2. De la matriz del marco lógico al Plan de trabajo y presupuestos anuales • Se debe plasmar la Estrategia de un proyecto, tal como está redactada en la matriz del marco lógico. • El plan de trabajo anual operacional (POA) para que se entienda claramente, debe transformar las ideas en acción. Un Plan Operacional está suficientemente detallado cuando el personal sabe que debe hacer. • El instrumento operacional y de planificación más importante de un proyecto es el Plan de Trabajo y Presupuesto anuales. Guía la ejecución diaria de las actividades MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

3. De la matriz del marco lógico al Plan de trabajo y presupuestos anuales • Plan de trabajo: descripción basada en el ML de cada actividad/producto/indicador, por componente; • Calendario o Plan cronológico: en el se especifica cuándo deben realizarse las actividades y en qué orden; • Presupuesto: identifica el costo de cada producto y actividad por componente. • El Plan de Personal: identifica las responsabilidades, las necesidades adicionales de personal y la capacitación de éste. • El Plan de materiales y equipo: Necesidades para cada producto y actividad por componente, incluidas las compras MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

4. Recomendaciones para planificar y diseñar el sistema de SyE • El diseño del Proyecto es un proceso continuo que abarca toda la vida del proyecto. • No sólo quienes diseñan el proyecto, sino también los encargados de su ejecución, tienen que entender los principios adecuados de diseño para adaptar la estrategia y las operaciones del proyecto a los contextos cambiantes y a las lecciones aprendidas durante la implementación. • Una práctica adecuada para el diseño (y la adaptación) del proyecto comprende lo siguiente: promover la participación de las partes interesadas, completar un análisis detallado de la situación, asegurar la lógica de la estrategia de intervención, identificar los objetivos transversales y planificar el desarrollo de las capacidades y la sostenibilidad, así como la planificación con vistas al aprendizaje y la adaptación. • El Enfoque del ML (EML) puede contribuir al diseño de las diversas etapas del proyecto que se recorren con flexibilidad, y si se comprenden y se tratan de subsanar sus limitaciones. • El producto del EML es la matriz del marco lógico, que resume la lógica de la intervención y el SyE. • La Matriz del ML puede servir para mantenerse al corriente de la marcha del proyecto, junto con los POA y los impactos. Para alcanzar este objetivo es indispensable la utilización diligente, con el nivel de detalle adecuado. • La elaboración de un buen sistema de SyE depende que durante la fase inicial del diseño se preste la atención adecuad al seguimiento y la evaluación. En el Informe ex - ante del proyecto debe figurar ua descripción del sistema de SyE. MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

5. EL ML BASE DEL POG Y POAS • El ML del proyecto indica las principales actividades durante la vida del proyecto. • Cada año los encargados de la ejecución, deberán identificar que actividades serán necesarias para el año siguiente y preparar u presupuesto. • El Marco Lógico es la base del Plan de Trabajo y presupuesto anual, con detalle y actualizado. Puede Ocurrir que el ML original incluya productos, o incluso componentes, que no son pertinentes y se ha abandonado. MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

6. Etapas Básicas – Preparación del Plan Operativo Anual (POA) • Tomar en cuenta las actividades de la Matriz revisada del ML, incluirlas en la primera columna del Plan de trabajo, indicando qué actividad es necesaria para realizar las otras. Hacer aclaraciones y añadir actividades secundarias si es necesario. • Para cada actividad o actividad secundaria indicar: puntos de referencia, es decir que tiene que hacerse y cuando, quién es responsable de la ejecución y de la verificación, cuándo comienzan y terminan las actividades, necesidades de personal en forma de meses-hombre, cantidad necesaria de material y equipo, costos y supuestos importantes. • Se debe comprobar que el costo total del Plan no exceda del presupuesto y que no hay duplicidad de funciones. MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

7. Ejemplo de un Índice de contenido para un Plan de Trabajo Anual Tema Descripción Resumen de los objetivos, área y componentes de un proyecto centrado en la estrategia del Proyecto. Descripción de los progresos logrados, los problemas planteados, la idoneidad o falta de ella de los insumos del proyecto y las lecciones aprendidas para cada nivel del marco lógico. Indica los ajustes necesarios en el ML y justifica. Presupuesto consolidado: resumen por componente de proyecto, productos, unidades de acción. Explica cómo financiará la participación de diferentes interesados como producto de la coordinación. 1. Introducción 2. Análisis de la Ejecución hasta la fecha 3. Resumen del presupuesto MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

8. Ejemplo de un Índice de contenido para un Plan de Trabajo Anual Tema Descripción Para cada componente, explica lo que debe financiarse, la justificación, la estrategia, los productos previstos y los eventuales cambios con respecto al POA anterior, siguiendo el modelo del ML. Indica cuál de estos elementos está relacionado con las necesidades prioritarias señaladas por los interesados directos y qué necesidades se han descartado, y por qué, Resume el proceso que debe n seguir los interesados directos con su participación del año siguiente. Planes para cada componente, incluidas las necesidades de apoyo y coordinación y las actividades de capacitación de personal e interesados directos. Cómo proceder al seguimiento de la implementación del Plan. 4. Plan General de Trabajo 5. Planes por producto/activ. MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

9. Tema Descripción Tipos de instalaciones y equipo que deben comprase, cantidades, costo, destino y descripción. Asistencia Técnica, servicios de ONG y del sector privado que deben contratarse. Presupuesto del producto/actividad: definición de los insumos necesarios para realizar las actividades por componente y categoría de gastos. Esto está directamente relacionado con el Plan de trabajo. Período durante el cual deberán realizase las actividades y productos que deben obtenerse, responsabilidades y principales puntos de referencia durante el año. Descripciones de los formatos: Plan de producto/actividad, presupuesto de producto/actividad, indicadores y programa de seguimiento, seguimiento de los servicios contratados, seguimiento de las actividades de capacitación, seguimiento de la ejecución, situación financiera, resumen de la situación del proyecto, resumen de los productos y calendario de activ. • Plan de compras • Plan de Serv. / contratar • Plan y presupuesto requeridos • Calendario General (gráfico Gantt) Apéndices MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

10. MANUAL FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL