Benchmarking v slovenských knižniciach

1. Benchmarking v slovenských knižniciach Martin 19.4..2012 vit.richter@nkp.cz Národní knihovna ČR

2. Hlavní témata • Co je benchmarking? • Projekt Benchmarking knihoven • Indikátory pro hodnocení činnosti knihoven • Příklad porovnávání • Jak vstoupit do projektu? • Jak vyplnit formuláře a podklady?

3. Dvě metody pro měření výkonu knihoven • Standard veřejných knihovnických a informačních služeb (VKIS) • Benchmarking – vzájemné porovnávání mezi knihovnami • Veřejné knihovny • Regionální funkce (služby) krajských knihoven Benchmarking  Podle předem určeného standardu

4. Co je BENCHMARKING? • Benchmarking • Značka zeměměřiče pro měření výšky • Komparativní bod • Porovnávací ukazatel • Standard • Srovnávání vlastní výkonnosti s nejlepší praxí • Je to neustále pokračující činnost, která se snaží nalézt nejlepší praktické postupy uvnitř knihovny a jejím smyslem je dosáhnout lepších výkonů ve vlastní knihovně • Poprvé použit v r. 1979 – Xerox Corporation • Benchmarking – externí, interní, odvětvový, generický Metoda vzájemného srovnávání výkonu a činnosti knihoven

5. Co je BENCHMARKING? CO MY DĚLÁME?JAK TO MY DĚLÁME? JAK DOBŘE TO MY DĚLÁME? CO DĚLAJÍ JINÍ?JAK TO DĚLAJÍ JINÍ? JAK DOBŘE TO JINÍ DĚLAJÍ? SROVNEJTEA UČTESE PŘÍLEŽITOSTI A NÁMĚTY KE ZLEPŠOVÁNÍ Převzato: A. Plášková: Benchmarking. VŠE

6. Základní údaje o projektu • Zahájení projektu – 2005 – Národní knihovna ČR • Kategorizace knihoven • Výběr indikátorů pro vzájemné porovnávání • Zpracování definic indikátorů • Vytvoření databáze pro analýzu dat • Metodika srovnávání výkonů knihoven • Porovnávání výkonových indikátorů • Známkování • SWOT analýza • Ranking– Městská knihovna roku • Spolupracuje 190 knihoven – krajské, městské, obecní • Vstup do projektu volný, bezplatný • Elektronická konference, semináře, workshopy, metodická pomoc

7. Cíle projektu • Vytvořit a testovat benchmarkingový systém pro hodnocení činnosti veřejných knihoven. • Pomoci veřejným knihovnám různých velikostních kategorií analyzovat metodou benchmarkingu vlastní výkony a porovnat je s jinými knihovnami a nalézt nejlepší způsoby řešení. • Efektivně využít existující statistická data.

8. Hlavní inspirace http://www.bix-bibliotheksindex.de/

9. Kategorizace knihoven Komu je benchmarking určen? • Benchmarking je otevřen všem veřejným knihovnám • Největší přínos může mít ve větších knihovnách • Podmínka: schopnost poskytnout kompletní data pro srovnávání (zejména ekonomická)

10. Knihovny zastoupené v benchmarkingu

11. Knihovny zastoupené v benchmarkingu

12. Údaje nezbytné pro benchmarking • Údaje ze statistického výkazu knihovny KULT • Údaje o službách a fondech 15 • Ekonomické údaje 12 • Údaje neuváděné ve výkazu KULT - • Absenční výpůjčky • Počet návštěvníků internetu • Počet dětí do 15 let v obci/městě • Celkové výdaje města/obce v roce 2011 • Dotazník k elektronickým službám • Dotazník - komentář k údajům – specifika lokality – např. počet škol, spádovost oblasti, výše poplatků apod.

13. 3 bloky výkonových parametrů= 31 indikátorů • Podmínky pro činnost knihovny • 14 indikátorů • Uživatelé, využití služeb • 7 indikátorů • Financování, výdaje, efektivita • 10 indikátorů

14. 3 cílové oblasti = 31 indikátorů •  Nabídka podmínky pro činnost knihovna 14 indikátorů Využití služeb 7 indikátorů Financování efektivita 10 indikátorů

15. Nabídka - podmínky pro činnost knihovny • Co nabízí dobrá knihovna? • Bohatý a aktuální KF • Dostatečné prostory • Odpovídající technologické vybavení • Dobrou obsluhu • Rozsáhlou provozní dobu • Kulturní a vzdělávací akce • Podporu uživatelů • Kvalitní a pohotové internetové služby • Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel • % obnovy knižního fondu • Objem přírůstků na 1000 obyvatel • Počet exemplářů docházejících periodik na 1000 obyvatel • Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel • Počet studijních míst na 1000 obyvatel • Počet internetových stanic na 1000 obyvatel • Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel • Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 registrovaných čtenářů • Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 návštěvníků • Počet hodin pro veřejnost týdně • Kulturní akce na 1000 obyvatel • Vzdělávací akce (semináře, kurzy…) na 1000 obyvatel • Internetové služby: webová stránka, OPAC… • Co chybí? • Bibliografické a konzultační služby • Úroveň kvalifikace pracovníků • Publikační činnost

16. Jaké internetové služby poskytujete uživatelům? Dotazník

17. Využití služeb, uživatelé • Registrovaní čtenáři: % z obsluhované populace • Registrovaní čtenáři: % mládeže do 15 let • Počet návštěv na jednoho obyvatele • Počet virtuálních návštěv na obyvatele • % návštěvníků internetu z celkového počtu návštěvníků • Počet absenční výpůjček na registrovaného čtenáře • Obrat knihovního fondu • Co charakterizuje dobře využívanou knihovnu při jejím využití? • Knihovna je hodně navštěvována • (registrovaní uživatelé, návštěvníci) • Má vysokou návštěvnost webu • Kvalitní KF je hojně využíván • Co chybí? • Bibliografické a konzultační služby • Pohotovost výpůjčních služeb • Počet obslužných míst, poboček

18. Co charakterizuje efektivní knihovnu? • Přiměřené výdaje na uživatele • Přiměřené proporce mezi výdaji na nákup, osobními a provozními výdaji • Více financí na nákup informačních zdrojů • Rozvoj • Získat přiměřené prostředky od svého zřizovatele • Získat finanční prostředky prodejem některých svých služeb, získat finance z grantů a projektů Financování, výdaje, efektivita • Podíl financování knihovny na rozpočtu obce • Celkové provozní náklady v přepočtu na jednoho obyvatele • Náklady na pořízení knihovního fondu v přepočtu na jednoho obyvatele • Náklady na nákup licencí na el. inf. zdroje v přepočtu na jednoho obyvatele • Náklady na pořízení knihovního fondu na výpůjčku • % čistých provozních nákladů z celkových provozních nákladů • % nákladů na pořízení knihovního fondu z celkových provozních nákladů z celkových provozních nákladů • % osobních nákladů z celkových provozních nákladů • % získaných dotací, grantů, • % vlastních příjmů na celkovém rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz • Co chybí? • Další indikátory pro rozvoj knihovny • Podpora vzdělávání pracovníků • Proporce pracovníků: služby, zpracování IT • Efektivnost zpracování KF

19. Databáze „Benchmarking knihoven“

20. Databáze „Benchmarking knihoven“ • Zpracovatel a provozovatel: NIPOS • Obsahuje data 190 knihoven – účastníků projektu • Rok 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011 • Umožňuje: • Propočet výkonových indikátorů z vložených statistických dat • Zjištění minimálních, průměrných a maximálních hodnot indikátorů pro jednotlivé kategorie knihoven • Vzájemné porovnávání výkonových indikátorů vybraných knihoven • Sledování trendu jednotlivých indikátorů • Přístup do databáze: pouze pro účastníky projektu

21. Jak se provádí porovnávání? Dodatečné informace o porovnávaných knihovnách

22. Metoda známkování Obrácené pořadí

23. Vzájemné porovnávání knihoven ZELENÁ knihovna ŽLUTÁ knihovna

24. Doplňující údaje o porovnávaných knihovnách

25. Žlutá a zelená knihovna

26. Průměr

27. Průměr

28. Která knihovna je lepší?

29. SWOT analýza žluté a zelené knihovny

30. Knihovna má dobrý knihovní fond. Ve vztahu k počtu obyvatel je menší než průměr, ale je bohatě doplňován novou literaturou, a to jak knihami, tak zejména časopisy. Tomu odpovídá také nadprůměrné procento výdajů na nákup dokumentů. Fond dokumentů má silně nadprůměrný obrat. Knihovna vykazuje mírně nadprůměrné množství výpůjček na uživatele. Knihovna má mírně podprůměrné prostorové podmínky, nabízí přiměřené množství internetových, ale také velké množství studijních míst. Knihovna pořádá nadprůměrné množství kulturních a vzdělávacích akcí. Knihovna je nadprůměrně navštěvována. Průměrná je návštěvnost internetu. Knihovna má průměrné množství mladých uživatelů do 15 let. S ohledem na počet pracovníků je produktivita práce spíše nadprůměrná. Knihovna má podprůměrný podíl osobních nákladů. Podíl výdajů knihovny na výdajích obce je nadprůměrný. Knihovna nemá výrazné silné stránky. Většina parametrů se pohybuje na úrovni průměrných a podprůměrných hodnot. Knihovna má podprůměrné čisté provozní náklady. Knihovna má nízký počet pracovních úvazků Silné stránky

31. Vzájemné srovnávání knihoven Města 10 000 až 20 000 obyvatel: Vranov, Sokolov, Česká Lípa, Michalovce Města nad 40 000 obyvatel: Martin, Nitra, Žilina, Prešov

32. Srovnávané knihovny

33. Srovnávané knihovny

34. Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel Standard ČR, SRN: minimálně 60 m2

35. Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel Standard ČR, SRN: minimálně 60 m2

36. Počet hodin pro veřejnost týdně Standard ČR 45 až 50 hodin

37. Počet hodin pro veřejnost týdně Standard ČR 50 hodin a více

38. Sledování trendů

40. Která knihovna je nejlepší? Soutěž SKIP a SKANSKA Nejlepší městská knihovna od roku 2010

41. Výběr 15 indikátorů

42. Výpočet indexu • Základ pro výpočet a porovnávání: hodnota MEDIÁNU • Získané procentuální hodnoty se vynásobí váhou indexu • Provede se součet hodnot všech indikátorů • Získané součty se opět přepočítají přes medián (=100%) • Výsledné hodnoty seřadí sestupně podle velikosti

44. Městská knihova roku 2010

45. K čemu je benchmarking užitečný? • Definuje nejlepší výkony • Pružná metoda pro srovnávání – možnost zjistit silné a slabé stránky • Dává včasné varování, pokud knihovna zaostává • Podporuje tvořivé uvažování o vnitřních procesech • Pomáhá rozvíjet spolupráci, navázání nových kontaktů • Efektivní využití statistických dat • V ČR používá: veřejná správa, sociální služby, CzechInvest - Český benchmarkingový index, srovnávání regionálních služeb knihoven

46. Jaká jsou omezení? • Zvolené indikátory nepokrývají celou činnost a služby knihovny • Kvantitativní údaje nemají vždy odpovídající vypovídací schopnost • Každá knihovna pracuje v jiném kontextu • Knihovny plní různé funkce • Problém spolehlivosti a korektnosti statistických dat • Problematické údaje: fyzické a virtuální návštěvy, ekonomické údaje • Nemusí se vždy podařit najít inspirativní partnery • Napodobování postupů nemusí vždy přinést úspěch • Chybí hodnocení uživatelů • Standardizovaný dotazník pro hodnocení spokojenosti uživatelů • Pokud má být benchmarking užitečný, musíme ho my i celá knihovna vnímat jako něco užitečného

47. Jak vstoupit do projektuBenchmarking knihoven?

48. V čem pomůže projekt? Postup benchmarkingu Co musíte udělat knihovna? Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!!

49. Podmínky účasti v projektu • Mít zájem a odvahu ke vzájemnému srovnávání • Přihlásit se jako účastník projektu • Poskytnout kvalitní a spolehlivá statistická data a další údaje o své činnosti • Poskytnout souhlas pro práci s daty • Nepoužívat data jiných knihoven bez souhlasu • Spolupracovat s účastníky projektu při vzájemném poznávání • Být připraven poskytnout účastníkům informace a know-how ze své vlastní činnosti

50. Jak postupovat • Napsat paní dr. Kilárovékilarova@snk.sk a vyslovit zájem: do 4.5. • Dr. Kilárové odešle pokyny a výzvu k vyplnění údajů • Přihlášení do konference „mereni@cvut.cz“ • Vyplnění údajů do 15.5. • Co se vyplňuje: • Formulář se statistickými daty • Doplňující informace • Kontrola dat: do 31.5. • Opravy dat do 15.6. – komunikace přes s dr. Kilárovou • Vložení dat do databáze: do 30.6.