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BENCHMARKING É UM PROCESSO DE MEDIÇÃO SISTEMÁTICA E COMPARAÇÃO CONTÍNUA DAS ESTRATÉGIAS, DE PRODUÇÃO, SERVIÇOS E DOS RESULTADOS DE UMA ORGANIZAÇÃO COM AS MELHORES EMPRESAS DO SEGUIMENTO. VISA OBTER INFORMAÇÕES QUE INDICARÃO QUAIS AÇÕES DEVEM SER IMPLEMENTADAS PARA MELHORAR SEU DESEMPENHO TORNANDO-SE MAIS COMPETITIVA.
Objetivos • Avaliação do desempenho da organização comparativamente aos líderes do seguimento.- Sair da "cegueira empresarial“ e entender as perspectivas do negócio.- A organização pode estar tendo muito sucesso, mas será que não poderia ser melhor?
BENCHMARKING O que é? É a busca das melhores práticas na indústria que conduzem ao desempenho superior (Robert C. Camp – Benchmarking).
O que é? É um marco de referência, uma medida de desempenho, um referencial. Pode ser quantitativo, representado por um resultado, ou qualitativo, como um processo ou uma prática. BENCHMARK
Princípios do Benchmarking 4. Validade • Reciprocidade • Analogia 3. Medição
Procedimento geral • Tenha conhecimento da metodologia do Benchmarking e utilize uma metodologia estruturada; • Antes de iniciar o contato com os parceiros potenciais de Benchmarking, tenha já claramente identificado o objeto do estudo, os indicadores de desempenho a serem comparados e uma auto-avaliação detalhada do objeto do estudo (processo ou produto); • Elabore um questionário para guiar o estudo e compartilhe com os potenciais parceiros se necessário; • Tenha autoridade e esteja disposto a compartilhar suas informações com os parceiros de Benchmarking, dentro do princípio da reciprocidade; • Realize o estudo baseado em cronogramas e atividades prévia e mutuamente definidas.
Benefícios do Benchmarking • Quebrar paradigmas existentes, desafiando o usual. • Aperfeiçoar a Gestão Empresarial por meio do aprendizado contínuo; • Facilitar o processo de mudança, apoiando o planejamento estratégico; • Entender os melhores desempenhos do mercado e determinar como a organização e seus processos se comparam a eles; • É uma ferramenta administrativa por excelência – metas estratégicas -
Benefícios do Benchmarking • Identificar e utilizar as tendências de mercado em áreas relevantes do negócio; • Orientar a empresa no processo de seleção e priorização dos projetos e metas de melhoria e dos recursos a serem alocados. • Não re-inventar a roda !
Fatores críticos • Falta de comprometimento da alta direção; • Ausência de coordenação e gerenciamento do processo de Benchmarking; • Não entendimento do conceito de Benchmarking - equipe inadequada; • Processos críticos não selecionados, Indicadores-chave de desempenho não identificados e Causas básicas das diferenças no desempenho não identificadas;
Fatores críticos • Foco somente em indicadores e seus resultados; • Processo a ser comparado não compreendido ocasionando entre outros, excesso de dados coletados; • Parceiro de Benchmarking inadequados ou não encontrados;
Fatores críticos de sucesso • Práticas não adaptadas à realidade da organização; • Plano de melhoria não elaborado, não implementado ou não acompanhado; • Melhorias impossíveis de se implantar.
Tipos de Benchmarking • Benchmarking governamental - caracterizado pela comparação da eficiência das várias políticas entre países. Atualmente, na comunidade européia existem vários processos em curso. • Benchmarking setorial - caracterizado pela comparação da eficiência inter e intra sectores de atividade. • Benchmarking Interno - caracterizado pela comparação da eficiência entre funções semelhantes em várias instalações, departamentos ou divisões, sendo que, no caso das multinacionais é particularmente notório. • Benchmarking Competitivo - Análises competitivas identificam diferenças no desempenho das organizações , em vertentes como a produtividade, o crescimento, os custos, investimentos e inovação.
Tipos de Benchmarking Benchmarking Funcional - caracterizado por ser investigada uma função ou processo específico, não sendo necessário comparar-se somente com as empresas concorrentes. Benchmarking Genérico - aborda grupos de tarefas ou funções em processos mais complexos que atravessam a organização transversalmente e que são encontrados facilmente em outras empresas, como por exemplo, o processo desde a entrada de um pedido do cliente até á entrega do produto.
5 - Melhorar 4 - Adaptar 3 - Analisar 2 - Coletar 1 - Planejar Metodologia de implementação de um processo de Benchmarking O processo de implementação está dividido em cinco fases, que por sua vez, estão subdivididas em atividades e estas em tarefas. As cinco fases deste processo, são:
Planejar 1- Definir o objeto de estudo 2- Formar a equipe 3- Caracterizar detalhadamente o objeto de estudo 4 – Estabelecer os indicadores de desempenho 5 – Selecionar as organizações parceiras
Coletar 1 - Definir os métodos de coleta de dados 2- Coletar os dados referentes aos resultados e práticas 3 - Registrar as conclusões da coleta • Perfil do parceiro • Recursos • Objetivo • Relatório estruturado e organizado
Analisar 1 -Análise das informações 2-Identificar os diferenciais em termos de de desempenho 3 -Determinar as causas das diferenças encontradas 4 - Projetar o desempenho futuro da organização • Validar, comparar, normalizar e identificar
Adaptar 1 - Adequar as práticas à realidade da organização 2 - Comunicar os resultados 3 - Obter o aceite das propostas 4 - Definir as metas e planos de melhoria • Descrição do método e do modo como deverá contribuir para reduzir o diferencial da empresa. • Fixar um calendário • Determinar responsabilidades • Demonstrar o montante dos recursos envolvidos
Melhorar 1 - Implementar os planos de melhoria contínua 2 - Monitorar os resultados decorrentes dos planos 3 - Reavaliar as metas a partir de novos referenciais 4 - Manutenção do base de dados
Exemplo • Aspectos: • Objetivos; • Conceito de Benchmarking; • Tipos de benchmarking; • Metodologia: • Fatores a serem considerados no estudo; • Etapas de Benchmarking; • Ferramentas; • Princípios fundamentais. • Responsabilidades